सामग्री

• पावले
• 9 पैकी 1 पद्धत: एक अजेंडा विकसित करा
• 9 पैकी 2 पद्धत: आमंत्रणे पाठवा
• 9 पैकी 3 पद्धत: सभेचे ठिकाण तयार करा
• 9 पैकी 4 पद्धत: बैठकीसाठी आवश्यक साधने द्या
• 9 पैकी 5 पद्धत: प्रश्नावली किंवा प्रश्नावली तयार करा
• 9 पैकी 6 पद्धत: मीटिंग स्मरणपत्र पाठवा
• 9 पैकी 7 पद्धत: वेळापत्रकानुसार मीटिंग सुरू करा
• 9 पैकी 8 पद्धत: मीटिंगच्या विषयाला चिकटून रहा
• 9 पैकी 9 पद्धत: शक्य तितक्या प्रश्नांची उत्तरे द्या

जो कोणी मध्यस्थी करतो किंवा मीटिंग आयोजित करतो त्याला या टिप्सचा फायदा होईल. आयोजकांच्या जबाबदाऱ्यांमध्ये सहभागींना आमंत्रित करणे आणि त्यांना शक्य तितक्या कार्यक्षमतेने काम करण्यासाठी आवश्यक असलेली प्रत्येक गोष्ट प्रदान करणे समाविष्ट आहे.बैठकीच्या कोर्ससाठी होस्ट देखील जबाबदार आहे. त्याने बैठकीच्या विषयावर जास्तीत जास्त एकाग्रता सुनिश्चित केली पाहिजे, सहभागींना वैयक्तिक होण्यापासून आणि बैठकीच्या नियमांवर चर्चा करण्यापासून रोखले पाहिजे. हे साहित्य सभा आणि संघटना चालविण्यास सुलभ करेल जेणेकरून ते यशस्वी होईल.

पावले

9 पैकी 1 पद्धत: एक अजेंडा विकसित करा

1. 1 मीटिंगची सुरुवात आणि शेवटची वेळ आणि प्रत्येक मुद्द्याच्या चर्चेसाठी वेळ मर्यादा निर्दिष्ट करा. बैठकीतील सहभागी हे तुमच्याकडून सौजन्याने घेतील.
2. 2 आपल्या संस्थेतील लोकांना किंवा बैठक बोलावणाऱ्या व्यक्तीला अजेंडामध्ये कोणत्या विषयांचा समावेश करणे आवश्यक आहे ते विचारा आणि प्रत्येक समस्येचे संक्षिप्त वर्णन देखील विचारा.

9 पैकी 2 पद्धत: आमंत्रणे पाठवा

1. 1 आमंत्रणे पाठवण्याचा सर्वोत्तम मार्ग ईमेलद्वारे आहे, विशेषत: जर तुमच्या कर्मचाऱ्यांकडे एखादा प्रोग्राम आहे जो ईमेल फंक्शन्सला कॅलेंडर आणि स्मरणपत्रांसह जोडतो.
2. 2 जागा आरक्षित करण्यासाठी अंतिम मुदत निर्दिष्ट करा. हे आपल्याला आवश्यक प्रमाणात संसाधने तयार करण्यास अनुमती देईल जेणेकरून आपण गहाळ साहित्य तयार करण्यासाठी मीटिंगमध्ये व्यत्यय आणू नये.

9 पैकी 3 पद्धत: सभेचे ठिकाण तयार करा

1. 1 गुळगुळीत बैठकीसाठी, आपल्याला खोली योग्यरित्या तयार करणे आवश्यक आहे. बर्‍याचदा बैठकांसाठी (उदाहरणार्थ, हॉटेलच्या खोलीत किंवा समर्पित सेवेसाठी) वापरली जाणारी जागा भाड्याने घेताना, तुम्ही स्थानिक कर्मचाऱ्यांना जागा तयार करण्याच्या बारकावे जाणकार आणि परिचित होण्यासाठी विश्वास ठेवू शकता.
   • व्याख्यान प्लेसमेंट - खुर्च्या अशा प्रकारे संरेखित केल्या जातात की व्याख्याता लक्ष केंद्रीत आहे. जर काही माहिती संप्रेषित करणे हा मुख्य हेतू असेल तर अशी नियुक्ती विशेषतः प्रभावी आहे.
   • नाट्य व्यवस्था - खोलीच्या समोर एक प्रेसिडियम बसवले आहे (एक टेबल ज्यावर स्पीकर आणि तज्ञ बसतात). इतर सहभागींच्या खुर्च्यांची व्यवस्था व्याख्यान सभागृहासारखी आहे.
   • शालेय मांडणी - बैठकीतील सहभागींना बोलतांना नोट्स घेण्याची अनुमती देण्यासाठी खुर्च्यांच्या पंक्तीसमोर टेबल्स सेट केल्या आहेत. फोकस स्पीकरवर आहे.
   • गोल मेज. सहभागींना स्वतंत्र संघ म्हणून काम करायचे असेल आणि गट किंवा वैयक्तिक सहभागी यांच्यातील विचारांची देवाणघेवाण उत्तेजित करायची असेल तर ही व्यवस्था निवडा.
   • U- आकाराचे टेबल सेट करा. ही एक बोर्डरूम शैली आहे जी सहभागींना एकमेकांना पाहण्याची आणि आवश्यकतेनुसार संवाद साधण्याची परवानगी देते.
   • जर तुम्ही एखाद्या खुल्या बैठकीची योजना करत असाल ज्यात प्रेक्षकांशी संवाद साधला गेला असेल तर खुर्च्या एका वर्तुळात स्पीकरच्या मध्यभागी ठेवा.

9 पैकी 4 पद्धत: बैठकीसाठी आवश्यक साधने द्या

1. 1 संपूर्ण बैठकीच्या तयारीमध्ये पेन, नोटबुक, वर्क एड्स, हँडआउट्स आणि मीटिंग दरम्यान आपल्याला आवश्यक असलेल्या इतर कोणत्याही गोष्टींचा समावेश असतो.
2. 2 प्रश्नांसाठी जागा बाजूला ठेवा. हे एक पोस्टर किंवा बोर्ड असू शकते ज्यावर सहभागी त्यांचे प्रश्न लिहू शकतात किंवा चिकट पेपर स्टिकर्स वापरून त्यांना संलग्न करू शकतात. बैठकीतील सहभागींना कळेल की एका विशिष्ट वेळी त्यांना त्यांच्या प्रश्नांची उत्तरे मिळतील आणि मीटिंग अधिक सुरळीत चालेल.
3. 3 दीर्घ बैठकीतील सहभागींसाठी पेय आणि स्नॅक्स तयार करा. छोट्या बैठकांसाठी, प्रत्येक टेबलवर पाण्याच्या बाटल्या आणि मिठाईचा वाडगा ठेवणे पुरेसे आहे.

9 पैकी 5 पद्धत: प्रश्नावली किंवा प्रश्नावली तयार करा

1. 1 बैठकीतील सहभागी बैठकीनंतर लगेच त्याच्या गुणवत्तेचे मूल्यांकन करू शकतात किंवा एक प्रश्नावली भरून 1-2 दिवसात ई-मेलद्वारे पाठवू शकतात.
2. 2 मूल्यांकनाची पत्रके आणि प्रश्नावली तुम्हाला हे निर्धारित करण्यास अनुमती देतात की मीटिंगला सहभागींनी कसे समजले.

9 पैकी 6 पद्धत: मीटिंग स्मरणपत्र पाठवा

1. 1 सहभागींच्या नोंदणीच्या शेवटच्या दिवशी किंवा त्याआधी 1-2 दिवस स्मरणपत्रे पाठवली जातात.
2. 2 जर कोणी योजना बदलल्या असतील आणि त्यांना भाग घेण्यास भाग पाडले असेल तर तक्रार करण्यास सांगा.

9 पैकी 7 पद्धत: वेळापत्रकानुसार मीटिंग सुरू करा

1. 1 बैठकीला उशीरा येणारे "पकडण्यासाठी" सक्षम असतात, परंतु इतरांना प्रतीक्षा करणे हे असभ्य मानले जाते.
2. 2 सभेच्या सुरुवातीला, ब्रेक आणि लंच टाईम, टॉयलेटची ठिकाणे, आणि मीटिंगचे सहभागी कुठे आणि कसे प्रश्न विचारू शकतात यासह संस्थात्मक घोषणा करा.

9 पैकी 8 पद्धत: मीटिंगच्या विषयाला चिकटून रहा

1. 1 बैठकीच्या आयोजकांनी सहभागींना बैठकीच्या विषयावर मार्गदर्शन करावे. तुम्हाला संबंधित विषयांवर बाहेर जाण्याची परवानगी देणे तुमच्या कामाच्या वेळापत्रकात व्यत्यय आणते.
2. 2 नियुक्त केलेल्या ब्रेक आणि लंचच्या वेळेला चिकटून रहा.

9 पैकी 9 पद्धत: शक्य तितक्या प्रश्नांची उत्तरे द्या

1. 1 बैठकीतील सहभागींकडून प्रश्न गोळा करा. जास्तीत जास्त लोकांचे हित पूर्ण करण्यासाठी प्रतिसादांसाठी पुरेसा वेळ द्या.
2. 2 बैठकीनंतर, आवाक्यात रहा जेणेकरून इतर लोकांसमोर बोलण्यास लाज वाटणाऱ्या किंवा ज्यांना समोरासमोर चर्चेची आवश्यकता आहे अशा विशिष्ट समस्या असलेल्यांना भेटून तुम्ही संपर्क साधू शकता.
3. 3 बैठकीतील सहभागींना प्रश्नावली किंवा चेकलिस्ट पूर्ण करण्याची आठवण करून द्या आणि मीटिंगला उपस्थित राहिल्याबद्दल त्यांचे आभार.