सामग्री

• पाऊल टाकण्यासाठी
• कृती 3 पैकी 1: आपले तक्रार पत्र लिहा
• पद्धत 3 पैकी 2: योग्य टोन आणि स्वरूप वापरुन
• 3 पैकी 3 पद्धत: पाठपुरावा
• टिपा
• चेतावणी

तक्रारीचे पत्र लिहिणे हे बहुतेक लोकांना एखाद्या वेळी करावे लागते. आपण कंपनीचे उत्पादन किंवा सेवेबद्दल असमाधानी असलात तरीही सामान्यपणे सामान्य परंतु नम्र तक्रारीद्वारे समस्येचे परस्पर फायदेशीर मार्गाने निराकरण करणे शक्य आहे. तक्रार कंपनी लिहिणे अवघड किंवा भितीदायक नसावे - आपल्याला फक्त तथ्ये स्पष्टपणे आणि विनम्रतेने सांगणे आवश्यक आहे आणि ठराव विचारण्याची गरज आहे.

पाऊल टाकण्यासाठी

कृती 3 पैकी 1: आपले तक्रार पत्र लिहा

1. कृपया आपले पत्र ग्राहक सेवा विभागाला द्या. जर आपण तक्रारीचे पत्र लिहिले तर आपण कंपनीच्या ग्राहक सेवा विभागाला हे पत्र निर्देशित केल्यास आपल्यास यशाची उत्तम संधी आहे. ग्राहक सेवा विभाग तक्रारींचा सामना करण्यासाठी वापरला जातो आणि आपले पत्र कार्यक्षमतेने आणि प्रभावीपणे हाताळले जाऊ शकते.
   • ग्राहक सेवेचे व्यवस्थापक किंवा संचालक यांचे नाव शोधण्याचा प्रयत्न करा आणि आपले पत्र त्याच्याकडे किंवा तिला वैयक्तिकरित्या सांगा. आपले पत्र प्रिय सह प्रारंभ करा सर किंवा सौ.त्यानंतर त्यांचे आडनाव जर आपल्याला ग्राहक सेवा व्यवस्थापकाचे नाव सापडले नाही तर फक्त लिहा प्रिय महोदय / महोदया.
   • आपण कंपनीच्या वेबसाइटवर किंवा कंपनीच्या जाहिरातात्मक किंवा प्रचारात्मक सामग्रीवर किंवा उत्पादन पॅकेजिंग किंवा लेबलांवर ग्राहक सेवेचा पत्ता शोधण्यात सक्षम आहात.
2. आपल्या पत्राच्या मुद्द्यावर द्रुतपणे पोहोचा. आपण पत्र का लिहित आहात आणि आपली तक्रार नेमकी काय आहे हे आपल्या पत्राच्या पहिल्याच ओळीत स्पष्टपणे सांगितले पाहिजे. कृपया कुठल्याही संबंधित अनुक्रमांक किंवा मॉडेल क्रमांकासह आपण खरेदी केली किंवा सेवा मिळविली तेथे तारीख, वेळ आणि ठिकाण यासह शक्य तितक्या अधिक संबंधित तथ्ये प्रदान करा.
   • पत्र प्राप्तकर्ता पाच सेकंदातच पत्राचा मुख्य मुद्दा ओळखण्यास सक्षम असावा, म्हणून लांबलचक, विसंगत परिचय टाळा.
   • आपल्या सुरुवातीच्या वाक्यानंतर आपण परिच्छेदाच्या परिस्थितीबद्दल पुढील तपशील किंवा स्पष्टीकरण समाविष्ट करू शकता, परंतु पहिल्या ओळीने आपल्या तक्रारीकडे त्वरित लक्ष देणे आवश्यक आहे शक्य तितक्या स्पष्टपणे.
   • उदाहरणार्थ, आपली सुरुवातीची ओळ असू शकते, "मी 15 जुलै रोजी आपल्या ए स्ट्रीट स्थान, उदाहरण सिटी येथे आपल्या कंपनीकडून खरेदी केलेल्या तुटलेल्या हेयर ड्रायरबद्दल तक्रार करण्यासाठी लिहित आहे."
3. आपण काय परिणाम किंवा उपाय पाहू इच्छित आहात हे विशेषत: सांगा. जर तुम्हाला एखादी बदली, तुमची रक्कम परत, एखादी दुरुस्ती किंवा भरपाईची इतर प्रकार हवी असतील तर कृपया तुमच्या दुसर्‍या परिच्छेदात हे स्पष्टपणे सांगा. हे आपल्याला फॉर्म पत्र मिळण्यापासून वाचविण्यात मदत करेल आणि प्राप्तकर्त्यास प्रारंभ करण्यास काहीतरी देईल.
   • आपल्या टिप्पण्यांमध्ये जितके शक्य असेल तितके विधायक होण्यासाठी प्रयत्न करा आणि असे मार्ग सुचवा जे आपल्याला मदत करतील आणि कंपनीशी संबंध कायम ठेवतील. आपण आपले पैसे परत किंवा इतर काही भरपाईसाठी विचारल्यास, त्याचवेळी आपण दुसर्‍या कंपनीकडे जाण्याचा विचार करीत असल्याचे सांगत असतांना, त्यांनी समस्येचे निराकरण करण्याचा प्रयत्न केला नाही.
   • आपल्यास कंपनीने विस्तृत समस्या सोडवावयाची असल्यास आपल्या पत्रात ते समाविष्ट करा, परंतु वेळ लागू शकेल हे ओळखा.
   • आपल्या पहिल्या पत्रात दावा दाखल करू नका. आपल्याला शेवटी आवश्यक तो उपाय असू शकतो, परंतु प्रथम आपल्यास तक्रारीचे पत्र पाठवा आणि प्रतिसादाची प्रतीक्षा करा.
4. सहाय्यक दस्तऐवजांच्या प्रती जोडा. यात पावती, वॉरंटिटी प्रमाणपत्रे, आपण पाठविलेल्या धनादेशांच्या प्रती आणि योग्य असल्यास फोटो किंवा व्हिडिओ समाविष्ट होऊ शकतात. सर्व कागदपत्रे आपल्या पत्रासह समाविष्ट करणे आवश्यक आहे.
   • आपण खात्री करा प्रती आपण संलग्न करू इच्छित सर्व दस्तऐवजांचे मूळ नाही. अशा प्रकारे, महत्वाची माहिती गमावू शकत नाही जर आपण दुसर्‍यास पुरावे दर्शवावे.
   • हे देखील सुनिश्चित करा की आपण अक्षर मजकूरामध्ये संलग्नकांची अचूक संख्या दर्शविली आहे. उदाहरणार्थ: "बंद असलेल्या आपल्याला माझ्या मूळ पावतीची एक प्रत, तसेच केस ड्रायर वॉरंटी कार्ड आणि अनुक्रमांक माहितीची एक प्रत सापडेल."
5. समस्येचे निराकरण करण्यासाठी त्यांना विशिष्ट प्रमाणात वेळ द्या. आपणास समस्येचे निराकरण व्हायचे आहे असा अचूक कालावधी प्रदान करण्यात हे मदत करू शकते. हे आपल्याला मनाची शांती देईल आणि समस्येचे त्वरेने निराकरण करण्यात मदत करेल.
   • वेळ मर्यादा निश्चित करणे आपले पत्र गमावले किंवा विसरण्यापासून प्रतिबंधित करते ज्यामुळे आपण आणि कंपनीमध्ये अधिक त्रास आणि संताप उद्भवू शकेल.
   • आपण दिलेला कालावधी वाजवी आहे याची खात्री करा.एक आठवडा किंवा दोन सहसा पुरेसा असतो, जरी तो आपल्या विनंतीनुसार बदलत असेल.
6. पत्र आदरपूर्वक संपवा. प्राप्तकर्त्याच्या मदतीबद्दल त्यांचे आभार माना आणि ते समस्येचे निराकरण करण्यासाठी ते केव्हां आणि केव्हां आपल्यापर्यंत पोहोचू शकतात हे त्यांना कळवा. हे त्यांचे कार्य खूपच सुलभ करेल, ज्यामुळे आपण अधिक कार्यक्षम परिणामाची अपेक्षा करू शकाल.
   • सह पत्र समाप्त प्रामाणिकपणे किंवा आपला विनम्र (नंतरचे थोडे अधिक औपचारिक आहे). "ग्रीटिंग्ज" सारख्या अनौपचारिक बंद सूत्रे टाळा.

पद्धत 3 पैकी 2: योग्य टोन आणि स्वरूप वापरुन

1. नम्र पणे वागा. आपण रागावू शकता, आणि आपण योग्य असू शकता, परंतु उद्धट असणे केवळ बचावासाठी प्राप्तकर्ता बनवेल. सन्माननीय स्वरात लिहा आणि कोणत्याही किंमतीवर धमकावणे, रागावणे किंवा व्यंगात्मक टिप्पण्या करणे टाळा. लक्षात ठेवा की आपल्या पत्राचे वाचन करणारी व्यक्ती जे घडले त्याबद्दल थेट जबाबदार नव्हती आणि रागावलेला, आरोप करण्यापेक्षा सभ्य आणि सभ्य ग्राहकास मदत करण्यास ते अधिक सकारात्मक आणि इच्छुक असतील.
   • लक्षात ठेवा की आपण ज्या कंपनीला लिहित आहात ती आपले लक्ष्य करीत नाही. बर्‍याच कंपन्यांना ग्राहकांना खुश ठेवण्यात रस असतो.
   • आपण प्राप्तकर्त्याला दुर्भावनायुक्त असल्याचे गृहित धरण्याऐवजी ज्याने आपल्याला मदत करू इच्छित आहे असे मानले तर आपण बरेच यशस्वी व्हाल.
   • रागावले असताना लिहू नका. आपले पत्र लिहिण्यापूर्वी शांत होण्याची प्रतीक्षा करा. किंवा आपण प्राधान्य दिल्यास, आपल्या कानातून स्टीम बाहेर येत असताना पत्र लिहा, नंतर पाठविण्यापूर्वी एक किंवा दोन दिवस प्रतीक्षा करा. आपल्याला कदाचित धार सुधारण्यासाठी गोष्टी सुधारण्याची इच्छा असेल.
2. संक्षिप्त रहा. ग्राहक सेवा प्रतिनिधींना दिवसाला शेकडो पत्रे मिळू शकतात, म्हणूनच आपण त्वरीत त्या ठिकाणी पोहचणे आवश्यक आहे जेणेकरून त्यांना वाचन सुरू होताच त्यांना नेमके काय व्यवहार करावे लागले आहे हे त्यांना ठाऊक असेल. जर आपले पत्र बरेच लांब किंवा तपशीलवार असेल तर वाचक ते जागतिक स्तरावर वाचतील आणि शेवटी अचूक समस्या किंवा इच्छित निराकरणाची कोणतीही कल्पना नसेल.
   • जास्त तपशील किंवा लांब टीराडे किंवा एकपात्री स्त्रीलहरी टाळा.
   • आपले पत्र एका बाजूला किंवा सुमारे 200 शब्दांपेक्षा कमी मर्यादित ठेवण्याचा प्रयत्न करा.
3. आज्ञा आदर. आपल्या पत्राबद्दल आदर लागू करणे योग्य स्वर सेट करते आणि आपली तक्रार गंभीरपणे घेतली पाहिजे हे कंपनीला कळू देते. अधिक गंभीर तक्रारींसाठी हे विशेषतः खरे आहे, ज्याचे महत्त्वपूर्ण आर्थिक परिणाम होऊ शकतात.
   • सन्मान लागू करण्यामध्ये भाषेची गुणवत्ता, आपल्या हक्कांबद्दलचे ज्ञान आणि कंपनीच्या जबाबदा .्या तसेच पत्राचे व्यावसायिक सादरीकरण यासारख्या अनेक गोष्टींचा समावेश असतो.
   • या सर्व गोष्टी आपल्याला विश्वासार्हता देतात, ज्याचा आपल्या पत्राच्या प्रतिसादावर सकारात्मक परिणाम झाला पाहिजे.
4. आपले पत्र स्पष्ट, योग्य मार्गाने आयोजित करा. वर नमूद केल्याप्रमाणे, आपल्या पत व्यवसायाने व्यवस्थित केल्याने आपली तक्रार कशी प्राप्त होते यावर सकारात्मक प्रभाव पडेल आपले नाव, पत्ता आणि तारीख वरच्या डाव्या बाजूस ठेवा, त्यानंतर ज्या व्यक्तीला आपण लिहीत आहात त्याचे नाव किंवा शीर्षक द्या. पत्राच्या मुख्य भागाच्या वर कंपनीचा पत्ता.
   • आपले पत्र संगणकावर नेहमी टाइप करा, हे वाचणे सुलभ करते आणि बरेच बारीक दिसते. आपणास आपले पत्र लिखाण करायचे असल्यास, हस्तलेखन स्पष्ट व सुवाच्य आहे याची खात्री करुन घ्या, शब्दात किंवा शाईच्या डाग नसलेल्या.
   • आपली स्वाक्षरी लिहिण्यासाठी खाली रिकामी जागा सोडा प्रामाणिकपणे किंवा आपला विनम्र आपण आपली स्वाक्षरी कुठे ठेवू शकता. या जागेखाली आपले नाव टाइप करा जेणेकरून ते स्पष्टपणे सुवाच्य असेल.
   • अंदाजे समान आकाराचे परिच्छेद असलेले पत्र व्यवस्थित आणि व्यवस्थित ठेवा.
5. शब्दलेखन आणि व्याकरण तपासा. चुकीची शब्दलेखन आणि व्याकरण आपली तक्रार कशी प्राप्त होते यावर नकारात्मक परिणाम करते. हे पत्र छापण्यापूर्वी आपल्या संगणकावर शब्दलेखन तपासक वापरण्याचे सुनिश्चित करा किंवा आपण पाठविण्यापूर्वी एखाद्याने ते वाचले आहे याची खात्री करा.

3 पैकी 3 पद्धत: पाठपुरावा

1. आपण जी मुदत दिली आहे त्या वेळेची प्रतीक्षा करा. तुमच्या पहिल्या पत्रामध्ये दिलेली मुदत संपेपर्यंत संयम बाळगा आणि काहीही करू नका. जर ही तारीख निघून गेली आणि तरीही आपण काही ऐकले नाही, तर पत्र प्राप्त झाले आहे की नाही यासाठी फोन कॉल किंवा ईमेलसह पाठपुरावा करा. कंपनीचा संशयाचा फायदा देणे नेहमीच चांगले.
   • आपल्याकडे अद्याप आपल्या पत्राशी संबंधित माहिती मिळाली नसल्यास, किंवा आपल्याकडे परंतु परिस्थिती समाधानकारकपणे हाताळली गेली नसेल तर आपण आपली तक्रार उच्च पदावर पाठवून पुढे जाऊ शकता.
2. कमांड रचनेत वरच्या दिशेने कार्य करा. आपण ग्राहक सेवेच्या संचालकांशी वागण्यात अयशस्वी ठरल्यास कोणास उच्च स्थान देण्यात आले आहे ते शोधा आणि त्या व्यक्तीला लिहा. प्रत्येक वेळी आपण शिडी वर जाताना, ग्राहक सेवेच्या प्रतिनिधीपासून ते संचालक ते उपाध्यक्ष ते मुख्य कार्यकारी अधिकारी असावे, आधीच्या पातळीवरील पत्रव्यवहार जोडा. अशाप्रकारे, कंपनीमधील आपल्या नवीन विक्री प्रतिनिधीला काय चालले आहे ते समजेल आणि दावा सोडल्याशिवाय ही समस्या सोडविली जाऊ शकते.
   • थेट डोंगरावर जाण्याऐवजी आपण डोंगरावर जाण्यापूर्वी ग्राहक सेवा विभागासह प्रारंभ करणे चांगले. कारण या प्रकारच्या तक्रारी हाताळण्यात ग्राहक सेवा विभाग अधिक अनुभवी आहे आणि मुख्य कार्यकारी अधिकारी यांना पत्रे तरीही या विभागात पाठविली जाण्याची शक्यता आहे.
   • तसे असल्यास, ग्राहकांच्या सेवेच्या प्रतिनिधींनी आपापल्या डोक्यावरुन जाण्याचा प्रयत्न केल्याबद्दल आपणास प्रतिकूल प्रकाशात आपोआप दिसणे सुरू होईल.
   • लक्षात ठेवा, आपण सीईओ किंवा सरव्यवस्थापकांना पत्र लिहित असल्यास ते अधिक स्पष्ट, संक्षिप्त आणि चांगले लिहिलेले असावे कारण त्यांना अद्याप घटनेविषयी माहिती नाही.
3. आपल्याला दावा दाखल करायचा असेल तर वकीलाकडे जा. त्याला किंवा तिला काय करावे हे कळेल. लक्षात ठेवा की कायदेशीर कारवाई हा एक शेवटचा उपाय आहे आणि तो आपल्या पत्रामध्ये लगेच आणल्यास नुकसान भरपाईसाठी नकारात्मक स्वर आणि जोखीम कमी होईल. आपण ब्लफ करीत असल्याचे त्यांच्या लक्षात आल्यास आपल्यासाठी हे देखील नकारात्मक असू शकते.

टिपा

• आपण लिहिण्यापूर्वी, काय घडले याचा विचार करण्यासाठी थोडा वेळ घ्या. जेव्हा आपण सर्व गोष्टींबद्दल विचार केला असेल आणि आपल्याला नेमके काय हवे आहे आणि आपण त्यास कसे विचारू इच्छिता हे माहित असेल तेव्हा आपण आपले पत्र लिहिण्यास तयार आहात.
• आपले नाव, पत्ता, ई-मेल आणि टेलिफोन नंबर (शक्य असल्यास घर, काम आणि मोबाइल) आपल्या पत्रावर असल्याचे सुनिश्चित करा. वाचकाचे तपशील देखील विचारून घ्या जेणेकरून आपण दोघेही आपल्या तक्रारीवर कोणत्याही प्रगतीसह अद्ययावत राहू शकता.
• ते पुन्हा वाचा आणि सर्वकाही सत्य, प्रामाणिक आणि सत्यापित करण्यायोग्य असल्याचे सुनिश्चित करा.
• शपथ घेऊ नका. लक्षात ठेवा की आपणास नुकसानभरपाई किंवा तोडगा हवा आहे आणि आपल्या वाचकाला आक्षेपार्ह ठरणार नाही. आपण अधिक सामर्थ्यवान भाषा वापरू इच्छित असल्यास निष्क्रीय आवाज टाळा आणि अधिक थेट आणि वर्णनात्मक शब्द वापरा. कदाचित आपण होता धक्का बसला किंवा अगदी वाटले तिरस्कार, साध्या शब्दांपेक्षा मजबूत शब्द निराश.
• आपली तक्रार लेखी सादर करण्याचा कंपनीला त्यांच्या ब्लॉग किंवा वेबसाइटवर ईमेल, फॅक्स किंवा टिप्पण्या पाठविण्यापेक्षा मजबूत प्रभाव पडतो. बर्‍याच कंपन्या औपचारिक लेखी तक्रारी अधिक प्राधान्याने हाताळतात.
• आपण एखाद्या विशिष्ट व्यक्तीबद्दल तक्रार करण्यासाठी लिहित असल्यास, आपले पत्र त्यांच्या कमतरतेपुरते मर्यादित ठेवा आणि संपूर्ण संस्थेबद्दल तक्रार करू नका. आपण कंपनीच्या धोरणांबद्दल तक्रार करण्यासाठी लिहित असल्यास, ऐकणार्‍याचा किंवा धोरणाचा अपमान करू नका. फक्त आपली समस्या सांगा आणि आपण त्याचे निराकरण कसे करू इच्छिता.
• शपथविरूद्ध साक्षीदारांची निवेदने पाठवू नका. खरं तर, जर आपण असा विचार करत असाल की आपण न्यायालयात जात असाल तर कदाचित आपण केवळ साक्षच थांबवू इच्छित नाही, तर तिचे नाव देखील. हे देखील लक्षात ठेवा की कोर्टात जाणे कदाचित स्वस्त नाही. बहुतेक प्रकरणांमध्ये अनौपचारिकरित्या किंवा विवाद समितीद्वारे करारापर्यंत पोहोचणे चांगले.
• अशी ग्राहक वेबसाइट आहेत जिथे आपण तक्रारी सबमिट करू शकता आणि इतर एखाद्या विशिष्ट कंपनीत त्याच स्थितीत असतील काय ते पाहू शकता.
• सर्व पत्रव्यवहाराच्या प्रती आणि आपली पत्रे पाठविलेल्या तारखांच्या प्रती ठेवा.

चेतावणी

• शारीरिक हिंसा, मालमत्ता नष्ट करणे किंवा आरोग्य किंवा सुरक्षिततेवर हल्ला अशी धमकी देणारे पत्र लिहणे बेकायदेशीर आहे. धमकी देणे ही धमकी म्हणून दिली जाऊ शकते आणि खटल्याची कारणीभूत ठरू शकते आणि दंड किंवा तुरुंगवास देखील असू शकतो. स्वत: ला अनुकूल करा आणि धमक्या विसरून जा. त्यांना कागदावर ठेवू नका किंवा पाठवू नका!