सामग्री

• पाऊल टाकण्यासाठी
• पद्धत 1 पैकी 1: संस्थात्मक बदल व्यवस्थापित करण्यासाठी एक योजना तयार करा
• 2 पैकी 2 पद्धत: प्रकल्पातील बदलांचा मागोवा घ्या
• टिपा

बदल व्यवस्थापनाच्या दोन योजना आहेत. एखाद्याचा बदल एखाद्या संस्थेवर होणार्‍या परिणामामुळे आणि संक्रमण मऊ होण्याशी संबंधित आहे. दुसरा एका प्रकल्पात बदल करतो आणि प्रकल्प स्तरावर उत्पादनामध्ये केलेल्या समायोजनांचे किंवा बदलांचे स्पष्ट रेकॉर्ड तयार करतो. योग्य आणि अचूकपणे काय केले पाहिजे याबद्दल स्पष्टपणे संवाद साधण्याचे दोन्ही योजनांचे उद्दीष्ट आहे.

पाऊल टाकण्यासाठी

पद्धत 1 पैकी 1: संस्थात्मक बदल व्यवस्थापित करण्यासाठी एक योजना तयार करा

1. बदलाची कारणे दाखवा. कार्यक्षमतेचे अंतर, नवीन तंत्रज्ञान किंवा संस्थेच्या ध्येय विधानातील बदल यासारख्या बदलांच्या निर्णयाला कारणीभूत घटकांची यादी करा.
   • एक संभाव्य दृष्टिकोन म्हणजे संस्थेची सद्यस्थिती आणि या योजनेस आणू इच्छित असलेल्या भविष्यातील परिस्थितीचे वर्णन करणे.
2. काय बदल करायचा ते आणि त्याचे परिमाण निर्धारित करा. बदल व्यवस्थापन योजनेच्या अपेक्षित स्वरूपाचे थोडक्यात वर्णन करा. यामुळे नोकरीचे वर्णन, कार्यपद्धती, धोरण आणि / किंवा स्ट्रक्चरल संस्था प्रभावित होईल की नाही ते निर्दिष्ट करा. विभाग, कार्यसमूह, प्रणाली किंवा इतर क्षेत्रांची यादी करा ज्यामध्ये बदल होईल.
3. भागधारकांच्या समर्थनाची यादी करा. योजनेद्वारे प्रभावित सर्व भागधारकांची यादी करा, उदाहरणार्थ, वरिष्ठ व्यवस्थापन, प्रकल्प व्यवस्थापक, प्रकल्प प्रायोजक, शेवटचे वापरकर्ते आणि / किंवा कर्मचारी. भागधारक बदलास समर्थन देत असल्यास प्रत्येक गटाला लिहा.
   • हा डेटा संक्षिप्त आणि स्पष्टपणे संप्रेषण करण्यासाठी आपण आलेख प्रदर्शित करू शकता. उच्च / मध्यम / निम्न रेटिंगच्या आधारे आपण प्रत्येक हितधारकासाठी "जागरूकता", "समर्थनाचे स्तर" आणि "प्रभाव" मध्ये आलेख विभागू शकता.
   • शक्य असल्यास, समर्थनाची नोंद करण्यासाठी आपण एक-एक-एक संभाषणे घेऊ शकता.
4. बदल व्यवस्थापन संघास एकत्र करा. ही कार्यसंघ सर्व भागधारकांशी चांगल्या प्रकारे संवाद साधण्यास, समस्यांची यादी करण्यास आणि बदल प्रक्रिया शक्य तितक्या सहजतेने सुनिश्चित करण्यासाठी जबाबदार आहे. जे लोक कंपनीमध्ये उत्तम विश्वासार्हता घेतात आणि ज्यांची संभाषण चांगली कौशल्य आहे अशा लोकांची निवड करा.
   • या कार्यसंघामध्ये उच्च व्यवस्थापन पातळीवरील बदल प्रक्रियेचा आरंभकर्ता समाविष्ट आहे. यामध्ये बदल चालविण्याकरिता खरोखर सक्रिय कार्याचा समावेश आहे आणि ते केवळ योजनेस मंजुरी देण्यासारखे नाही यावर जोर द्या.
5. संस्थेचे कार्यकारी कर्मचारी बोर्डात येण्यासाठी दृष्टीकोन विकसित करा. हा बदल यशस्वी होण्यासाठी संघटनेच्या नेत्यांचा पाठिंबा मिळविणे अत्यंत महत्त्वाचे आहे. स्टाफच्या प्रत्येक कार्यकारी सदस्याने त्या बदलाबद्दल अभिप्राय द्यावा आणि प्रत्येक व्यक्तीस त्या बदलास चालना देण्यासाठी सक्रिय भूमिका बजावा.
6. प्रत्येक भागधारकासाठी योजना तयार करा. प्रत्येक भागधारकासाठी, ज्यात या बदलाचे समर्थन आहे त्यांच्यासह, जोखीम आणि चिंतेचे मूल्यांकन करा. या समस्या सोडविण्यासाठी बदल व्यवस्थापन कार्यसंघाला कार्य करा.
7. एक संप्रेषण योजना तयार करा. संवाद व्यवस्थापन योजनेचा सर्वात महत्वाचा भाग म्हणजे संप्रेषण. ज्यांचे कार्य बदलांमुळे प्रभावित होते अशा कोणाशीही नियमितपणे संप्रेषण करा. बदल करण्याच्या कारणास्तव आणि त्यांच्याबरोबर येणारे फायदे यावर जोर द्या.
   • भागधारकांना समोरासमोर द्वि-मार्ग संप्रेषण करण्याचा पर्याय देण्यात यावा. खासगी बैठका खूप महत्वाच्या असतात.
   • परिवर्तनाच्या अग्रगण्यकर्त्याकडून, प्रत्येक कर्मचार्‍याच्या तत्काळ पर्यवेक्षकाकडून आणि भागधारकाद्वारे विश्वास ठेवलेल्या कोणत्याही अतिरिक्त प्रवक्त्यांद्वारे संप्रेषण केले पाहिजे. सर्व संप्रेषणात सुसंगत संदेश देणे आवश्यक आहे.
8. विरोधी पक्ष कुठून आला आहे ते शोधा. बदल नेहमीच विरोधाला कारणीभूत ठरतात. हे वैयक्तिक पातळीवर घडते, म्हणून ते का आहे हे जाणून घेण्यासाठी हितधारकांशी वैयक्तिकरित्या बोला. तक्रारींचा मागोवा घ्या म्हणजे बदल व्यवस्थापन कार्यसंघ त्यांचे निराकरण करू शकेल. यात विशेषत:
   • लोकांना बदलण्याची प्रेरणा नाही किंवा तातडीची भावना नाही
   • लोकांना मोठे चित्र किंवा बदल का आवश्यक आहेत हे समजत नाही
   • प्रक्रियेत सहभागाचा अभाव आहे
   • लोकांना त्यांची नोकरी, भविष्यातील स्थिती किंवा आवश्यकता आणि कौशल्य याबद्दल अनिश्चित आहे
   • व्यवस्थापन बदल व अंमलबजावणी किंवा संप्रेषणाबाबत अपेक्षांची पूर्तता करण्यात अपयशी ठरत आहे
9. अडथळे हाताळा. अधिक तक्रारींकडे अधिक गहन संवाद साधून किंवा संवाद धोरण बदलून सोडविले जाऊ शकते जेणेकरुन विशिष्ट अडचणींवर चर्चा होईल. इतर तक्रारींसाठी भिन्न दृष्टिकोन आवश्यक असतात जे आपल्या योजनेत समाकलित केले जाऊ शकतात किंवा ती अंमलात आणण्यासाठी बदल व्यवस्थापन टीमला नियुक्त केले जाऊ शकतात. या पैकी कोणत्या पध्दती आपल्या संस्थेच्या परिस्थितीस अनुकूल आहेत याचा विचार करा:
   • नोकरीच्या वर्णनात किंवा प्रक्रियेत बदल करण्यासाठी, कर्मचारी प्रशिक्षणांना प्राधान्य द्या.
   • आपण तणावग्रस्त संक्रमण किंवा थोड्या प्रेरणेने अशी अपेक्षा करत असल्यास एखादा कार्यक्रम आयोजित करा किंवा कर्मचार्‍यांना लाभ द्या.
   • जर भागधारक बदलण्यास प्रवृत्त झाले नाहीत तर त्यांना प्रोत्साहन द्या.
   • जर भागधारकांना वगळलेले वाटत असेल तर अभिप्राय एकत्रित करण्यासाठी बैठक आयोजित करा आणि आपण योजनेत काय बदल करू शकता याचा विचार करा.

2 पैकी 2 पद्धत: प्रकल्पातील बदलांचा मागोवा घ्या

1. बदल व्यवस्थापन कार्ये परिभाषित करा. या प्रकल्पासाठी नियुक्त केलेल्या कार्ये सूचीबद्ध करा. प्रत्येक पदासाठी असलेल्या जबाबदा and्या व कौशल्यांचे वर्णन करा. दिवसा-दररोज पातळीवरील बदलाची अंमलबजावणी करण्यासाठी आपण कमीतकमी एक प्रकल्प व्यवस्थापक आणि एकंदर प्रगतीवर नजर ठेवण्यासाठी आणि उच्च-स्तरीय बदल व्यवस्थापन निर्णय घेण्यासाठी प्रकल्प प्रायोजक प्रदान करणे आवश्यक आहे.
   • मोठ्या संस्थेत मोठ्या प्रकल्पांसाठी आपण प्रोजेक्ट मॅनेजरची भूमिका वेगवेगळ्या लोकांमध्ये विभागू शकता, त्यातील प्रत्येक विशिष्ट कौशल्य आहे.
2. बदल नियंत्रण समिती स्थापन करण्याचा विचार करा. सॉफ्टवेअर प्रकल्पांमध्ये सामान्यत: प्रत्येक भागधारक गटाच्या प्रतिनिधींची एक बदल नियंत्रण समिती असते. ही समिती प्रकल्प व्यवस्थापकाच्या जागी बदललेल्या विनंत्यांना मंजुरी देते आणि निर्णयधारकांना कळवते. हे दृष्टिकोन भिन्न भागधारक आणि अशा प्रकल्पांसाठी चांगले कार्य करते ज्यांचे कार्यक्षेत्र आणि उद्दीष्टांचे पुन्हा मूल्यांकन करणे आवश्यक आहे.
3. बदलासाठी विनंत्या जारी करण्यासाठी एक प्रक्रिया तयार करा. एकदा प्रोजेक्ट टीममधील एखाद्यास पुढे जाण्याचा मार्ग सापडला की आपण ही कल्पना प्रत्यक्षात कशी आणता? या योजनेत, संघाने मंजूर केलेल्या प्रक्रियेचे वर्णन करा. येथे एक उदाहरण आहे:
   • एक कार्यसंघ सदस्य बदलांची विनंती करण्यासाठी फॉर्म भरतो आणि प्रकल्प व्यवस्थापकाला पाठवितो.
   • प्रोजेक्ट मॅनेजर बदल विनंती लॉगमध्ये फॉर्ममध्ये प्रवेश करतो आणि विनंत्या अंमलात आणल्या किंवा नाकारल्या गेल्यामुळे हा लॉग अपडेट करतो.
   • अधिक तपशीलवार योजना विकसित करण्यासाठी आणि आवश्यक प्रयत्नांचा अंदाज लावण्यासाठी व्यवस्थापक कार्यसंघ सदस्यांना नियुक्त करतो.
   • प्रकल्प व्यवस्थापक योजना स्वीकृत किंवा नाकारण्यासाठी प्रकल्प प्रायोजकांना पाठवते.
   • बदल अंमलात आला आहे. भागधारकांना नियमितपणे प्रगतीची माहिती दिली जाते.
4. बदलाची विनंती करण्यासाठी एक फॉर्म तयार करा. पुढील माहिती प्रत्येक विनंतीसह समाविष्ट केली पाहिजे आणि लॉगमध्ये जोडली जावी:
   • अर्ज बदलण्याची तारीख
   • बदल विनंतीची संख्या, जी प्रकल्प व्यवस्थापकाद्वारे दिलेली आहे
   • शीर्षक आणि वर्णन
   • सबमिटरचा नाव, ई-मेल आणि दूरध्वनी क्रमांक
   • प्राधान्य (उच्च, मध्यम किंवा निम्न) त्वरित बदल व्यवस्थापन योजनेची भिन्न मुदत आहे.
   • उत्पादन क्रमांक आणि आवृत्ती (सॉफ्टवेअर प्रकल्पांसाठी)
5. बदल लॉगमध्ये अतिरिक्त माहिती जोडा. या लॉगने निर्णय आणि त्यांची अंमलबजावणी देखील नोंदविली पाहिजे. बदल अर्जाच्या फॉर्ममध्ये प्रदान केलेल्या माहिती व्यतिरिक्त, आपल्याला पुढील माहितीसाठी जागा प्रदान करणे आवश्यक आहे:
   • मान्यता किंवा नकार
   • अर्ज मंजूर किंवा नाकारणार्‍याची सही
   • बदल अंमलबजावणी करण्यासाठी अंतिम मुदत
   • बदल संपुष्टात आणण्याची तारीख
6. मोठ्या निर्णयांचा मागोवा ठेवा. दररोजच्या बदलांचा मागोवा ठेवणार्‍या बदल लॉग व्यतिरिक्त, आपण घेतलेल्या सर्व प्रमुख निर्णयांची नोंद ठेवू शकता. या अहवालाबद्दल धन्यवाद, दीर्घकालीन प्रकल्प किंवा त्यांच्या व्यवस्थापनात बदल होत असलेले प्रकल्प शोधणे सोपे आहे. हा अहवाल ग्राहक किंवा उच्च व्यवस्थापन कर्मचार्‍यांशी संवाद साधण्यासाठी आधार म्हणून काम करू शकतो. टर्म, प्रोजेक्ट आकार किंवा प्रकल्प आवश्यकता, प्राधान्य पातळी किंवा रणनीतीतील कोणत्याही बदलासाठी खालील माहितीचा मागोवा ठेवा:
   • कोण निर्णय घेतला
   • जेव्हा निर्णय घेण्यात आला
   • निर्णयामागील कारणांचा सारांश आणि ती लागू करण्याची कार्यपद्धती. या प्रक्रियेशी संबंधित दस्तऐवज जोडा.

टिपा

• आपला कर्मचारी आणि ग्राहक या दोघांवर विश्वास आणि निष्ठा निर्माण करा. लोक अनेकदा बदलांमुळे अस्वस्थ असतात. आपण आपल्या कर्मचार्‍यांचे हित प्रथम ठेवता असा संदेश देऊन आपण त्यांचा पाठिंबा जिंकला.