सामग्री

• पाऊल टाकण्यासाठी
• पद्धत 3 पैकी 1: योग्य स्वरूप निवडत आहे
• पद्धत 3 पैकी 2: आपला संदेश लिहा
• पद्धत 3 पैकी 3: पाठविण्यासाठी आपला ईमेल तयार करा

बरेच लोक औपचारिक ईमेल लिहिण्यास कचरतात. आपण सामान्यत: वैयक्तिक आणि अनौपचारिक संदेश पाठविण्यासाठी ईमेल वापरता. जर आपल्याला शिक्षक, मालक, ग्राहक, सरकारी संस्था किंवा अन्य औपचारिक गंतव्यस्थानास ईमेल पाठविण्याची आवश्यकता असेल तर आपण अनुसरण करू शकता अशी काही सोप्या मार्गदर्शक तत्त्वे आहेत. आपला संदेश स्पष्ट आणि संक्षिप्त ठेवा आणि शैली, टोन आणि स्वरूपण या सामान्यत: स्वीकारलेल्या मानकांचे अनुसरण करा. आणि आपला ई-मेल पाठविण्यापूर्वी वाचणे आणि तपासणी करणे विसरू नका.

पाऊल टाकण्यासाठी

पद्धत 3 पैकी 1: योग्य स्वरूप निवडत आहे

1. एक तटस्थ ईमेल पत्ता वापरा. ईमेल पत्ता वापरणे चांगले जे आपल्या वास्तविक नावाचे फरक असेल आणि वापरकर्तानाव, टोपणनाव किंवा टोपणनाव नाही. एखादा ईमेल पत्ता तयार करण्यासाठी ज्यामध्ये आपल्या नावाशिवाय अतिरिक्त संख्या किंवा अक्षरे नसतात, आपण पूर्णविराम आणि / किंवा हायफन किंवा हायफन वापरू शकता.
   • उदाहरणार्थ, [email protected] सारखा ईमेल पत्ता खूप व्यावसायिक दिसत नाही. दुसरीकडे, [email protected] पत्ता अधिक गंभीर छाप पाडतो.
2. व्यावसायिक फॉन्टवर रहा. बरेच ई-मेल सेवा प्रदाता आपल्याला मोठ्या संख्येने विविध फॉन्ट आणि लेआउट शैलीमधून निवडण्याची परवानगी देत ​​नाहीत. एकतर, टाइम्स न्यू रोमन किंवा एरियल सारख्या फॉन्टसह औपचारिक ईमेलमध्ये पारंपारिक शैलीवर चिकटणे चांगले. कॉमिक सॅन्स किंवा जुनी इंग्रजी अशा सजावटीच्या फॉन्ट वापरू नका. खालील गोष्टी लक्षात ठेवा:
   • आपला ईमेल सुस्पष्ट फॉन्ट आकारात टाइप करा, जसे की फॉन्ट आकार 12.
   • आपल्या ईमेलची सामग्री आणि हेतू संबंधित असल्याशिवाय इटालिक, हायलाइट केलेले किंवा बहुरंगी फॉन्टसारख्या विशेष शैली टाळा.
   • सर्व मजकूर कॅपिटल अक्षरे लिहू नका. आपण सर्व काही भांडवल अक्षरे टाइप केल्यास असे दिसते की आपण प्राप्तकर्त्याकडे ओरडत आहात.
3. एक छोटा आणि तंतोतंत विषय निवडा. आपल्या विषयात, काही शब्दांपेक्षा अधिक, ईमेलबद्दल नेमके काय वर्णन करणारे कीवर्ड वापरा. अशाप्रकारे आपण वाचकांना आपल्या संदेशाकडे दुर्लक्ष करण्यास मदत करा कारण ईमेलचा कोणताही विषय नाही, असा विषय खूप अस्पष्ट आहे किंवा एखादा विषय ईमेलला महत्त्व देत नाही असा समज देणारा विषय आहे.
   • "प्रश्न", "माझ्याकडून संदेश" किंवा "एखाद्या महत्त्वपूर्ण विषयाबद्दल ईमेल" हे विषय खूप अस्पष्ट किंवा निरर्थक आहेत आणि म्हणून ते पूर्णपणे निरुपयोगी आहेत.
   • दुसरीकडे, "वेळापत्रक, अतिथी यादी, लंच प्राधान्ये आणि 12 मार्च बैठकांचे विहंगावलोकन" सारखा विषय हाताळण्यास खूपच लांब आहे. शिवाय, हे शीर्षक अनेक विषयांचा समावेश करते.
   • "एस्केलेटरला 12 मार्चला होणारे नुकसान" असे शीर्षक लहान आणि स्पष्ट आहे. तो प्राप्तकर्त्यास एकाच मुख्य विषयाकडे आणि संबंधित तारखेकडे निर्देश करतो.

पद्धत 3 पैकी 2: आपला संदेश लिहा

1. योग्य अभिवादन निवडा. नेहमीच उचित अभिवादनासह औपचारिक ईमेल प्रारंभ करा. पत्त्याला त्याच्या किंवा तिच्या नावाने कॉल करणे चांगले आहे (आपण त्यांना ओळखत असल्यास). तत्वतः, औपचारिक ईमेलची वंदना नेहमीच "प्रिय ..." ने सुरू होते, त्यानंतर त्या व्यक्तीचे आडनाव आणि स्वल्पविरामाने शीर्षक (सर / मॅडम) होते. ज्याला ई-मेल संबोधित केले आहे त्या व्यक्तीस आपण आधीच ओळखत असाल तर आपण "प्रिय ..." सह अभिवादन सुरू करू शकता आणि त्यानंतर नाव लिहिले जाईल.
   • ज्याला आपला ईमेल संबोधित केला आहे त्या व्यक्तीचे नाव आपल्याला माहित नसल्यास, "प्रिय सर / मॅडम", "प्रिय अध्यक्ष / प्रिय मंडळ", किंवा आवश्यक असल्यास, "ज्याचा त्याचा संबंध आहे" असे अभिवादन वापरा.
   • आपले ईमेल "हॅलो", "हाय", "गुडबाय" किंवा इतर प्रासंगिक अभिवादनासह प्रारंभ करू नका.
2. आवश्यक असल्यास पहिल्या परिच्छेदामध्ये आपला परिचय द्या. तुमचा संदेश ज्याला सध्या अस्तित्त्वात नाही अशा एखाद्याला, जसे की एखादा नवीन ग्राहक, ज्याला आपण अर्ज करू इच्छित आहात अशा कंपनीच्या भरती व निवड विभागाचा प्रमुख किंवा नगरपालिकेतील अधिका-यास संबोधित केले तर प्रथम सांगा. आपण कोण आहात आणि आपल्या संदेशास कारण काय आहे. आपल्या ईमेलच्या सुरूवातीस दोन किंवा दोन वाक्यांमध्ये हे करा.
   • उदाहरणार्थ, आपण एखाद्या संभाव्य नियोक्ताला ईमेल पाठवू इच्छित असाल तर आपण म्हणू शकता, "माझे नाव एरिक व्हॅन राम आहे. या ई-मेलचे कारण असे आहे की मी CarrièreXYZ.nl वेबसाइटवर नमूद केलेल्या प्रशासकीय सहाय्यकाच्या पदासाठी अर्ज करू इच्छित आहे. "
3. सर्वात महत्वाच्या माहितीसह प्रारंभ करा. स्वत: चा परिचय करून दिल्यानंतर आणि आपल्या संदेशामागचे कारण सारांशित केल्यावर आपण आपल्या ईमेलच्या मुख्य भागाकडे जाऊ शकता. सर्वात महत्वाची माहिती जवळजवळ शीर्षस्थानी ठेवा. अशा प्रकारे आपण प्राप्तकर्त्याच्या अनमोल काळाबद्दल आदर दर्शविता आणि आपण आपल्या ई-मेलचा हेतू त्वरीत स्पष्ट करता.
   • उदाहरणार्थ, जर आपण एखाद्या सरकारी एजन्सीमध्ये एखाद्या सिव्हिल सेवकाला लिहित असाल तर, प्रथम आपण म्हणू शकता, "माझे नाव अलेटा व्हॅन राम आहे. मला आपला ईमेल पत्ता सार्वजनिक वकील सेवेच्या वेबसाइटवर आढळला. मी वाहतुकीच्या उल्लंघनासंदर्भात 31 डिसेंबर 2009 रोजी मला प्राप्त झालेल्या सबपौनाबद्दल प्रश्न विचारत आहे. "
4. थेट काय आहे ते सांगा. औपचारिक ईमेलमध्ये, जोपर्यंत आपण नम्र राहता तोपर्यंत थेट राहणे काहीच हरकत नाही. बुशभोवती फिरताना, आपण केवळ आपल्या वाचकाचे लक्ष कमी झाल्याचे साध्य करता, जे आपल्याला किंवा हवे आहे ते निश्चित करणे त्याला किंवा तिला अधिक अवघड बनते.
   • उदाहरणार्थ, आपण एखाद्या शिक्षकास ईमेल करत असल्यास अनावश्यक फिल-अप्ससह जागा वाया घालवू नका, "मी डायना फ्रान्सन आहे. आपण मला ओळखता का? केमिस्ट्री 221 हा सध्या माझा आवडता विषय आहे. व्याख्याने ज्या पद्धतीने आयोजित केल्या जातात त्या मला आवडतात. मी नेहमीच प्रत्येक गोष्टीचे अचूकपणे अनुसरण करू शकतो आणि परीक्षेच्या वेळी काय अपेक्षा करावी हे मला नेहमीच माहित असते. परीक्षेबद्दल बोलताना मला पुढील परीक्षेच्या आठवड्याबद्दल विचारायचे होते. "
   • त्याऐवजी असे काहीतरी लिहिणे अधिक स्पष्ट आहे: "माझे नाव डायना फ्रान्सन आहे आणि मी तुझ्याबरोबर रसायनशास्त्र २२१ मध्ये हजर आहे. येत्या परीक्षेच्या काळात होणा conflict्या संभाव्य संघर्षाबद्दल मी एका प्रश्नासह तुला लिहीत आहे."
5. ते लहान ठेवा. ई-मेलच्या निर्धारित लांबीसाठी कोणताही मानक नियम नाही. तरीसुद्धा, एका स्क्रीनच्या पृष्ठभागाची (लॅपटॉप किंवा पीसीची) जास्तीत जास्त लांबी ईमेलसाठी ठेवणे चांगले.
   • जर आपला ईमेल तुलनेने लांब असेल तर त्यास अनेक लहान परिच्छेदात विभाजित करा. प्रत्येक परिच्छेदाच्या सुरूवातीस इंडेंटिंगऐवजी दोन परिच्छेदांदरम्यान एक रिक्त रेखा घाला.
6. आपली भाषा औपचारिक ठेवा. आपण व्यावसायिक संदर्भात औपचारिक ई-मेल लिहिता, म्हणूनच आपल्याला नैसर्गिकरित्या एक चांगली छाप पाडण्याची इच्छा आहे. संपूर्ण वाक्ये आणि सभ्य वाक्ये वापरा. यासारख्या गोष्टी टाळा:
   • अपभाषा
   • अनावश्यक संक्षेप किंवा आकुंचन
   • इमोटिकॉन आणि स्माइली
   • असभ्य भाषा
   • विनोद
7. आपला ईमेल योग्यरित्या बंद करा. जे अभिवादनास लागू होते ते बंद होण्यास देखील लागू होते. आपण बर्‍याच स्वीकार्य मार्गांनी औपचारिक ईमेल बंद करू शकता. आपले पूर्ण नाव आणि समाप्तीच्या खाली स्थान नेहमी समाविष्ट करा. आपल्या ईमेलच्या सामग्रीवर अवलंबून आपण खालीलपैकी एक किंवा अधिक क्लोजर वापरू शकता:
   • "तुमच्या उत्तराच्या प्रतीक्षेत, मी राहतो,"
   • 'विनम्र,'
   • 'प्रामाणिकपणे,'
   • 'आगाऊ धन्यवाद,'
   • 'मैत्रीपूर्ण धन्यवाद,'

पद्धत 3 पैकी 3: पाठविण्यासाठी आपला ईमेल तयार करा

1. आपण समाविष्ट करू इच्छित असलेले कोणतेही संलग्नक जोडा. आपल्याला आपल्या ईमेलसह काही संलग्नक समाविष्ट करण्याची आवश्यकता असल्यास, कृपया ईमेलसह संलग्नक आहेत हे प्राप्तकर्त्यास कळवण्यासाठी आपल्या ईमेलच्या मुख्य भागामध्ये त्यांची यादी करा. संलग्नकांची संख्या आणि आकार लहान ठेवण्यास छान रहा आणि पारंपारिक आणि मोठ्या प्रमाणात सुसंगत फाइल प्रकारांची निवड करा.
   • उदाहरणार्थ, अशी टिप्पणी जोडा की: "संलग्न मी तुम्हाला माझा सारांश आणि पोर्टफोलिओची एक प्रत पीडीएफ स्वरूपात पाठवितो."
2. शब्दलेखन आणि व्याकरणातील त्रुटींसाठी आपले ईमेल काळजीपूर्वक तपासा. आपल्या ईमेल सेवा प्रदाता किंवा वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्रामच्या शब्दलेखन तपासकांवर आंधळेपणाने अवलंबून राहू नका. आपला ईमेल मोठ्याने वाचणे किंवा एखाद्यास आपल्यासाठी याची तपासणी करण्यास सांगणे टायपिंग्ज, चुकीचे स्पेलिंग्ज किंवा अस्पष्ट वाक्ये निवडण्याचा उत्तम मार्ग आहे.
3. आपल्या ई-मेलमध्ये कोणतीही गोपनीय माहिती नाही याची खात्री करा. नेहमी लक्षात ठेवा की ईमेल ही 100% सुरक्षित संप्रेषण प्रणाली नाही. हे लक्षात ठेवा की ई-मेल सर्व्हर हॅक केले जाऊ शकतात किंवा प्राप्तकर्ता हेतूनुसार किंवा अन्यथा आपण इतरांसह सार्वजनिक करू इच्छित नाही अशी माहिती सामायिक करू शकतात.
   • ईमेलमधील संकेतशब्द, खाते क्रमांक किंवा इतर गोपनीय माहिती समाविष्ट करणे टाळा.