कामाचा अहवाल लिहा

सामग्री

पाऊल टाकण्यासाठी
3 पैकी भाग 1: कामाच्या अहवालाची योजना आखत आहे
भाग 3 चा 2: कामाचा अहवाल तयार करणे
भाग 3 चा 3: अहवाल प्रभावी बनविणे
टिपा
चेतावणी

कामाचा अहवाल लिहणे प्रभावी ठरू शकते, जरी आपल्या विचार करण्यापेक्षा हे सोपे असेल. कार्य अहवाल सामान्यत: कामाच्या प्रकल्पाची प्रगती स्पष्ट करण्यासाठी किंवा कार्यस्थळाच्या समस्यांविषयी निष्कर्ष आणि शिफारसी देण्यासाठी वापरला जातो. प्रभावी कार्य अहवाल सहजपणे लिहिण्यासाठी, आपले उद्दीष्ट, आपले प्रेक्षक, संशोधन आणि संदेश विचारात घेऊन प्रारंभ करा. नंतर मानक अहवाल अहवाल स्वरूप वापरून आपला अहवाल तयार करा. शेवटी, आपण अहवाल प्रभावी बनविण्यासाठी सुधारित करू शकता.

पाऊल टाकण्यासाठी

3 पैकी भाग 1: कामाच्या अहवालाची योजना आखत आहे

अहवालाचा उद्देश आणि विषय निश्चित करा. कदाचित एखाद्याने आपल्याला अहवाल मागितला असेल. विनंतीमध्ये उद्दीष्ट किंवा विषय समाविष्ट केले जाण्याची शक्यता आहे. उद्दीष्ट किंवा विषय काय आहे याबद्दल आपल्याला खात्री नसल्यास आपण आपल्या प्रेक्षकांना काय सांगत आहात याचा विचार करा. स्पष्टीकरणासाठी आपण आपल्या बॉस किंवा पर्यवेक्षकांना देखील विचारू शकता.
- उदाहरणार्थ, व्यवसायाच्या समस्येचे विश्लेषण करणे, आपण ज्या प्रकल्पावर काम केले आहे त्याचे परिणाम स्पष्ट करणे किंवा आपल्या पर्यवेक्षकास आपल्या कामाच्या प्रगतीचा आढावा देणे हे असू शकते.
लक्ष्य प्रेक्षकांसाठी योग्य तो आवाज आणि भाषा निश्चित करा. लक्ष्य प्रेक्षकांना आधीपासून काय माहित आहे तसेच त्याच बरोबर त्यांना काय समजेल ते विचारात घ्या. कार्याचा अहवाल लिहिताना आपण सामान्य लोकांसाठी लिहिण्यापेक्षा अधिक वेळा व्यावसायिक भाषा आणि कलंक वापरू शकता.
- अहवाल वाचणार कोण? आपल्या प्रेक्षकांमधील अशा कोणालाही समाविष्ट करा जे उचितपणे अहवाल वापरू शकतील.
- जर आपण वेगवेगळ्या प्रकारच्या वाचकांसाठी लिहित असाल तर सर्व आवश्यक माहिती समाविष्ट करा जेणेकरून कमीतकमी माहिती वाचकदेखील सहज समजेल. तथापि, प्रत्येक विभागासाठी शीर्षकाचा वापर करा जेणेकरून माहिती असलेले वाचक त्यांच्यासाठी आवश्यक नसलेली माहिती वगळू शकतील. आपण प्रत्येक प्रेक्षकांच्या त्यांच्या वैयक्तिक गरजा भागविण्यासाठी विभाग देखील समाविष्ट करू शकता.
लागू असल्यास आपले संशोधन आणि सहाय्यक साहित्य गोळा करा. आपण निष्कर्ष काढण्यासाठी किंवा शिफारसी विकसित करण्यासाठी वापरलेल्या साहित्याचा समावेश करा. आपण अहवाल तयार करता तेव्हा आपण याचा संदर्भ घेता आणि आपल्याला अहवालाच्या जोडण्यामध्ये हे समाविष्ट करण्याची आवश्यकता असू शकते. अहवाल तयार करताना समाविष्ट करण्याच्या या गोष्टी:
- आर्थिक तपशील
- सारण्या
- आलेख
- सांख्यिकी
- सर्वेक्षण
- प्रश्नावली
- तज्ञ, सहकारी, ग्राहक इत्यादींशी संभाषणे.
आपण प्रगती अहवाल लिहिता तेव्हा आपली प्रगती पहा. एक चांगला प्रगती अहवाल आपण केलेल्या कार्याचे, आपण काय करीत आहात आणि प्रकल्प रुळावर आहे की नाही याविषयी एक द्रुत विहंगावलोकन देते. आपल्या प्रोजेक्टबद्दल लोकांच्या प्रश्नांचे उत्तर म्हणून याचा विचार करणे चांगले आहे. आपल्या अहवालात काय समाविष्ट करावे ते येथे आहेः
- प्रकल्पाची मुदत बदलली आहे?
- मागील प्रगती अहवालापासून आपण कोणती कार्ये करीत आहात?
- आपण पुढे कोणती कामे कराल?
- प्रकल्प वेळेवर पूर्ण करण्यासाठी तुम्ही ट्रॅकवर आहात? जर नसेल तर का?
- आपण कोणत्या अडथळ्यांना तोंड दिले आहे आणि आपण त्यांचे निराकरण कसे करणार आहात?
- आपण या महिन्यात काही शिकलात?
बाह्यरेखा बनवा आपल्या अहवालात समाविष्ट करण्यासाठी माहितीसह. आपल्या कल्पना बाह्यरेखामध्ये लिहा आणि त्यास लेखन सहाय्य म्हणून वापरा. आपण हे करीत असताना काय म्हणायचे ते व्यवस्थापित करण्यासाठी आपल्या अहवालाची मथळे विकसित करा. विहंगावलोकन व्यवस्थित किंवा सुस्त असणे आवश्यक नाही, कारण ते केवळ आपल्या स्वतःच्या वापरासाठी आहे.
- बर्‍याच प्रकरणांमध्ये, आपण निकाल आणि निष्कर्ष किंवा शिफारसी स्पष्ट करुन अहवाल सुरू केला पाहिजे. आपण या टप्प्यावर कसे आला हे आणि नंतर लागू असल्यास आपल्या युक्तिवादाचे स्पष्टीकरण द्या.
- आपण विवादास्पद निष्कर्ष किंवा शिफारस करणार असाल तर प्रथम प्रक्रिया आणि युक्तिवादाचे स्पष्टीकरण द्या जेणेकरून आपल्या लक्षित प्रेक्षकांना आपण ही कल्पना का आली हे समजू शकेल.

भाग 3 चा 2: कामाचा अहवाल तयार करणे

एक कव्हर पृष्ठ किंवा शीर्षक पृष्ठ वापरा. शीर्षक पृष्ठाने अहवालाचे नाव समाविष्ट केले पाहिजे, त्यानंतर तारखेनंतर - वेगळ्या ओळीवर - जेव्हा आपण ते सबमिट केले. तिसर्‍या ओळीवर आपण सर्व लेखकांची नावे लिहिता. त्यानंतर आपल्या संस्थेचे नाव चौथ्या ओळीवर लिहा.
- काही प्रकरणांमध्ये, आपण अहवाल का लिहिला, त्यात काय समाविष्ट आहे आणि आपण पुढे काय करावे असे आपल्याला वाटते त्यासह एक प्रेरणा पत्र देखील समाविष्ट करू शकता. हे वाचकांनी अहवाल स्वतःकडे पाहण्यापूर्वी तयार करण्यासाठी बराच वेळ घेतला आहे किंवा अतिरिक्त स्पष्टीकरण आवश्यक आहे अशा अहवालांसह हे अधिक सामान्य आहे.
- प्रगती अहवालासह आपण शीर्षक पृष्ठावरील आपले नाव, प्रोजेक्ट नाव, तारीख आणि अहवाल कालावधी सांगा. प्रत्येक वस्तू वेगळ्या ओळीवर ठेवा. आपण प्रत्येक ओळ "नाव", "प्रोजेक्ट नाव", "तारीख" आणि "अहवाल कालावधी" सह लेबल लावू शकता किंवा आपण फक्त माहिती सूचीबद्ध करू शकता.
- आपल्या कामाच्या अहवालाचे स्वरूपन करण्यासाठी काही विशिष्ट शिफारसी असल्यास आपल्या बॉसला विचारा. आपला अहवाल तयार करण्यासाठी तो किंवा ती सर्वोत्तम स्त्रोत आहेत.
सर्वात महत्वाच्या माहितीचा सारांश द्या. आपले निष्कर्ष, औचित्य आणि शिफारसी समाविष्ट करा. हे संपूर्णपणे अहवाल वाचल्याशिवाय आपल्या अहवालाचे मुख्य मुद्दे समजून घेण्यास अनुमती देते. आपणास तपशीलवार स्पष्टीकरण लिहिण्याची आवश्यकता नाही, परंतु अहवाल काय आहे हे वाचकांना समजण्यास सक्षम असले पाहिजे. सारांश एक ते पाच पृष्ठांचा असावा.
- आपल्याला संपूर्ण अहवालाचा सारांश देण्याची आवश्यकता नाही. अहवालातील मुख्य कल्पनांवर लक्ष द्या, जसे की आपण सादर करता त्या मुख्य शिफारसी किंवा निष्कर्ष.
- आपण प्रगती अहवाल लिहित असाल तर आपण हा विभाग वगळू शकता.
अहवालात असलेल्या सामग्रीसह सारणी समाविष्ट करा. सामग्रीच्या सारणीतील विभागातील शीर्षके आणि जेथे विभाग सुरू होईल तेथे पृष्ठ क्रमांक दर्शवा. हे आवश्यक माहिती शोधण्यासाठी वाचकांना अहवालाद्वारे सहजपणे नेव्हिगेट करण्यास परवानगी देते.
- प्रत्येक विभागासाठी शीर्षके आणि मथळे वापरा जेणेकरून अहवाल वाचणे सोपे होईल.
- प्रगती अहवाल लिहिताना, सहसा आपला बॉस प्राधान्य देत नाही तोपर्यंत आपल्याला सामुग्री सारणीचा समावेश करण्याची आवश्यकता नाही. तथापि, अहवाल नेव्हिगेट करणे अधिक सुलभ करण्यासाठी प्रत्येक विभागासाठी शीर्षके आणि शीर्षलेख जोडा.
प्रस्तावना लिहा अहवालाचे पुनरावलोकन करण्यासाठी आपण हा कार्य अहवाल का लिहिला हे वाचकांना सांगा. अहवालाच्या सभोवतालच्या संदर्भांचा सारांश द्या आणि आपले उद्दीष्ट समजावून सांगा. आपण उत्तर दिलेले प्रश्न किंवा आपण सोडवत असलेल्या समस्येचे उत्तर द्या. अहवालाची मुदत आणि त्यातील सामग्रीसह कृती योजना सूचित करा.
- प्रस्तावना लांब पडायची नाही. थेट आणि विशिष्ट व्हावे जेणेकरून प्रदीर्घ स्पष्टीकरण न घेता संदर्भ आणि हेतू वाचकास समजेल.
- प्रस्तावनेसाठी दोन ते चार परिच्छेद लिहा.
- प्रगती अहवालात, प्रस्तावनेमध्ये एक किंवा दोन परिच्छेदांपेक्षा जास्त असू शकत नाही. हे प्रकल्प आणि आपण काय साध्य करण्याची आशा सारांशित केले पाहिजे. आपण आधीच काय पूर्ण केले आहे आणि आपण पुढे काय कराल हे देखील आपण दर्शवू शकता.
आपण सादर केलेले निकाल किंवा निष्कर्ष स्पष्ट करा. या प्रकल्पाच्या संदर्भात आपण पूर्ण केलेल्या संशोधन किंवा मूल्यमापनाचे मूलभूत विहंगावलोकन द्या. नंतर आपली निरीक्षणे आणि ते अहवालाच्या विषयाशी कसे संबंधित आहेत याबद्दल चर्चा आणि अर्थ लावा.
- बर्‍याच प्रकरणांमध्ये, या विभागात परिचयात्मक परिच्छेद आणि आपण पोहोचलेल्या निष्कर्षांची यादी असते.
- हा एक निष्कर्ष असे दिसते: "1. आमची लोकसंख्या वृद्धिंगत होत आहे, ज्यामुळे आमच्या ग्राहकांना आरोग्यास अधिक धोका निर्माण होईल. "
- जेव्हा आपण प्रगती अहवाल लिहित करता तेव्हा आपल्याकडे सादर करण्यासाठी कोणतेही परिणाम किंवा निष्कर्ष नाहीत. त्याऐवजी, आपल्या प्रेरणेनंतर विभागात आपली कृत्ये किंवा पूर्ण केलेली कामे सूचीबद्ध करा. आपण या विभागात लहान 2- ते 4 वाक्यांच्या परिच्छेद देखील लिहू शकता. तथापि, यादी सहसा पुरेशी असते. आपण यादी करू शकताः "उत्सवाच्या तंबूची भरपाई करण्यासाठी 200 डॉलर वाढवलेले," "उत्सव नियोजन व्यवस्थापित करण्यासाठी पक्षाच्या योजनेशी करार केला" आणि "सार्वजनिक इनपुट एकत्रित करण्यासाठी 1,500 रहिवाशांचे सर्वेक्षण केले."
आपल्याला भविष्यासाठी शिफारसी द्या. आपल्या शिफारसींमध्ये भविष्यात काय होईल हे स्पष्ट केले पाहिजे. निराकरण काय करेल आणि ते आपल्या निष्कर्षांशी कसे संबंधित आहे ते स्पष्ट करा. आपले स्पष्टीकरण लिहिल्यानंतर, आपल्या शिफारसी क्रमांकाच्या यादीतील कृती बिंदूच्या स्वरूपात द्या. आपल्या शिफारसींची यादी सर्वात महत्त्वपूर्ण ते महत्त्वपूर्ण पर्यंत सूचीबद्ध करा.
- उदाहरणार्थ, आपण लिहू शकता: "1. सर्व कर्मचार्‍यांना सीपीआर करण्यासाठी प्रशिक्षित करा. "
- आपण प्रगती अहवाल लिहित असाल तर त्याऐवजी पुढील कामाच्या कालावधीत आपण जी कार्ये किंवा उद्दीष्टे साध्य करू इच्छिता ती सांगा. उदाहरणार्थ, आपण "उत्सवासाठी पुरवठा करणारे शोधा", "उत्सवाचे डिझाइन मंजूर करा" आणि "जाहिरात पोस्टर्स ऑर्डर करा" सूचीबद्ध करू शकता.
प्रक्रिया आणि युक्तिवादावर चर्चा करा ज्यामुळे आपल्या निष्कर्षांवर परिणाम झाला. आपण विषय, समस्या किंवा समस्येचे निराकरण कसे केले हे स्पष्ट करा. आपल्या निरीक्षणाचा आढावा घ्या आणि मग आपल्या शिफारसी कशा आणतात हे स्पष्ट करा. विविध विभागांमध्ये चर्चा शीर्षकासह विभक्त करा जी त्या विभागात काय आहे हे वाचकास सांगते.
- यात संशोधनाची आणि मूल्यांकनांची दीर्घ चर्चा समाविष्ट आहे.
- हा विभाग रेकॉर्डमधील सर्वात लांब असावा.
- आपण प्रगती अहवाल लिहित असाल तर आपण हा विभाग वगळू शकता. त्याऐवजी, प्रोजेक्टवर काम करताना आपल्याला आलेल्या अडथळ्यांचा आणि आपण त्या कशा सोडवल्या याचा एक विभाग समाविष्ट करा. आपण लिहू शकता, "टपाल नसल्याने अनेक रहिवाश्यांनी सर्वेक्षण परत केले नाही. भविष्यात आम्ही आमच्या सर्वेक्षणात प्रीपेड मेल समाविष्ट करू किंवा रहिवाशांना त्यांचे सर्वेक्षण डिजिटल पद्धतीने पूर्ण करण्यास अनुमती देऊ. "
आपण अहवाल तयार करताना वापरलेल्या सर्व संदर्भांची यादी करा. संदर्भात मासिकाचे लेख, बातम्या लेख, मुलाखती, सर्वेक्षण, प्रश्नावली, आकडेवारी आणि इतर संबंधित माहिती समाविष्ट असू शकते. अहवालाच्या शेवटी हे संदर्भ सांगा आणि पृष्ठास "संदर्भ" असे लेबल द्या.
- अन्यथा निर्दिष्ट केल्याशिवाय, व्यवसाय अहवालांसाठी एपीए स्वरूप वापरा.
- आपण प्रगती अहवाल तयार करत असल्यास आपण हा विभाग वगळू शकता.
सर्वेक्षण, प्रश्नावली किंवा ईमेल यासारख्या सामग्रीची संलग्नके प्रदान करा. प्रत्येक कामाच्या अहवालात संलग्नकांची आवश्यकता नसते. तथापि, आपण संदर्भित केलेली सामग्री वाचकांना प्रदान करायची असल्यास किंवा आपल्याला अतिरिक्त माहिती प्रदान करू इच्छित असल्यास आपण त्यांचा विषय किंवा आपल्या निरीक्षणास चांगल्या प्रकारे समजून घेण्यास मदत करू इच्छित असल्यास आपण त्यास समाविष्ट करू शकता. प्रत्येक संलग्नकाला वेगळ्या पत्राने लेबल करा.
- उदाहरणार्थ: "परिशिष्ट ए", "परिशिष्ट बी" आणि "परिशिष्ट सी."
- आपण प्रगती अहवाल लिहित असल्यास, आपल्याला हा विभाग समाविष्ट करण्याची आवश्यकता नाही.
आपल्या निरीक्षणे किंवा प्रगती सारांश एक संक्षिप्त निष्कर्ष बंद करा. आपल्याला कदाचित निष्कर्ष काढण्याची आवश्यकता नाही, परंतु हे लिहिणे आपल्या प्रयत्नांचा छान सारांश असू शकेल. आपण आपल्या अहवालात सादर केलेल्या माहितीचा सारांश देऊन आपला निष्कर्ष तीन ते चार वाक्यांमध्ये ठेवा.
- आपण असे लिहू शकता: "कला महोत्सवाचे नियोजन प्रकल्प ट्रॅकवर आहे आणि वेळापत्रकानुसार पूर्ण होईल. आम्ही आमचे पूर्व नियोजन 90% पूर्ण केले आणि आता आवश्यक उपकरणे खरेदीकडे लक्ष वेधले आहे. प्रोजेक्टला कोणतेही उत्कृष्ट अडथळे नाहीत, परंतु आम्ही हळूहळू भविष्यातील कोणत्याही अडथळ्यांकडे लक्ष देऊ. "

भाग 3 चा 3: अहवाल प्रभावी बनविणे

अहवालात नेव्हिगेट करण्यासाठी आपल्या प्रेक्षकांना मदत करण्यासाठी स्पष्ट मथळे वापरा. थेट असणारी मथळे तयार करा आणि थेट बिंदूवर जा. अहवालात नक्की काय आहे हे वाचकास माहित असणे आवश्यक आहे.
- मुख्य बातमींमध्ये परिचय, पूर्ण केलेली कार्ये, पुढील तिमाहीची उद्दीष्टे, अडथळे आणि निराकरणे आणि निष्कर्ष समाविष्ट असू शकतात.
- अहवालातील माहितीची शीर्षके जुळवा.
- प्रगती अहवालात वाचक कदाचित तुमचा सुपरवायझर, कार्यसंघ किंवा ग्राहक असतील.
आपल्या कल्पना संवादित करण्यासाठी सोपी आणि थेट भाषा वापरा. कार्य अहवालात कठीण शब्द आणि सर्जनशील वाक्ये नसतात. आपल्याला फक्त आपला मुद्दा वाचकांपर्यंत पोहोचविणे आवश्यक आहे. आपल्या कल्पना शक्य त्या सोप्या शब्दात आणि त्या मुद्यावर व्यक्त करा.
- आपण लिहू शकता की "चौथ्या तिमाहीत महसूल 50०% वाढेल", त्याऐवजी "चौथ्या तिमाहीत मोठा महसूल मिळविण्याकरिता कमाई %०% वाढली आहे."
अहवाल शक्य तितक्या लहान ठेवण्यासाठी थोडक्यात लिहा. निरर्थक लिखाण आपला आणि वाचकांचा वेळ वाया घालवितो. वरवरचे होऊ नका आणि थेट व्यवसायाकडे जा.
- लक्षात ठेवा की काही कामाचे अहवाल बर्‍याच लांब असू शकतात कारण त्यामध्ये बर्‍याच माहिती असू शकतात. तथापि, आपले लेखन नेहमी संक्षिप्त असले पाहिजे.
- हे लिहिणे ठीक आहे, force instead विक्री दलाने कोल्ड-कॉलिंग लागू केल्यावर मागील तिमाहीत विक्री वाढली, '' त्याऐवजी, tale our आमच्या प्रतिभावान व समर्पित सेल्सपेपल संभाव्य ग्राहकांना सुरूवात झाल्याने मागील तिमाहीत महसूलत घट झाली आहे. त्यांना अधिक उत्पादने खरेदी करण्यास सांगण्यास सांगत आहे. '
आपल्या कल्पना वस्तुनिष्ठ आणि भावनाप्रधान भाषेत व्यक्त करा. वस्तुस्थितीवर ठाम रहा आणि त्या विषयावरील वस्तुनिष्ठ दृश्यावर आधारित वाचकांना त्यांचे स्वतःचे निष्कर्ष काढू द्या. आपण एखाद्या समस्येसाठी शिफारसी करता त्यावेळेस वाचकांच्या भावना जागृत करण्याचा प्रयत्न करू नका. वाचकांना वस्तुस्थितीच्या वस्तुस्थितीच्या दृश्यावर आधारित स्वत: ची कल्पना आणि निर्णय तयार करू द्या.
- आपण लिहू शकता की "निराश झालेल्या कर्मचार्‍यांचे मनोधैर्य कमी आहे आणि ते कार्यालयाला एक निर्जीव मशीन बनवित आहेत," आपण लिहू शकता, "ज्या कर्मचार्‍यांची उत्पादकता रेटिंग इतरांपेक्षा कमी झाली आहे अशा कर्मचार्‍यांना बिनविरोध वाटले."
अपशब्द वापरणे तसेच बर्‍याच अहवालांमध्ये "मी" हा शब्द टाळा. आपण एकट्या ज्या प्रकल्पात काम करत आहात त्याबद्दल लिहित असताना प्रगती अहवालात "मी" वापरणे योग्य ठरेल. नसल्यास आपल्या जॉब रिपोर्टमध्ये "मी" हा शब्द किंवा इतर अपशब्द वापरु नका. तथापि, इच्छित वाचकाकडे एखादे वाक्य निर्देशित करताना "आपण" वापरणे ठीक आहे.
- अहवालात आपली भाषा व्यावसायिक ठेवा.
आपल्या अहवालाचे पुनरावलोकन करा की ते त्रुटींपासून मुक्त आहे. व्याकरण आणि शब्दलेखन चुका आपल्या कामाच्या अहवालाची व्यावसायिकता कमजोर करतात. आपण टायपो, चुकीचे शब्द किंवा चुकीचे शब्द वापरलेले नाहीत याची खात्री करण्यासाठी आपण अहवालाचे पुनरावलोकन करणे आवश्यक आहे. किमान दोनदा अहवाल तपासणे चांगले.
- जर शक्य असेल तर, कोणीतरी आपल्यासाठी अहवाल तपासायला सांगा, कारण आपल्या स्वतःच्या चुका स्पष्ट करणे कठीण आहे.
- परवानगी देताना आपण तो तपासण्यापूर्वी अहवाल कमीत कमी 24 तास बाजूला ठेवला पाहिजे.

टिपा

आपण आपला प्रथम कामाचा अहवाल लिहल्यानंतर आपण भविष्यातील अहवालांसाठी टेम्पलेट म्हणून वापरू शकता.
आपल्याकडे कदाचित आपल्या कामाच्या ठिकाणी कार्य अहवालांसाठी टेम्पलेट आहे. आपण आपल्या अहवालासाठी टेम्पलेट वापरू शकता की नाही हे पाहण्यासाठी आपल्या पर्यवेक्षकाशी संपर्क साधा.
शक्य असल्यास, आपली कंपनी किंवा संस्थेच्या विद्यमान कार्य अहवालावर आपला अहवाल स्वरूप द्या. आपल्या कार्यालयातील फायली तपासा किंवा एखाद्या सहकारी किंवा आपल्या पर्यवेक्षकास विद्यमान अहवालाची प्रत विचारून घ्या.