सामग्री

• पाऊल टाकण्यासाठी
• पद्धत पैकी 1: भाग 1: योग्य कौशल्ये आहेत
• 2 पैकी 2 पद्धत: भाग 2: प्रतिनिधी व्हा
• टिपा
• चेतावणी

प्रत्येक कंपनी जी भेट देतात त्यांना रिसेप्शनिस्टची आवश्यकता असते. रिसेप्शनिस्ट अशी व्यक्ती आहे जी कंपनी किंवा संस्थेच्या काउंटरवर अभ्यागत घेते. हे सहसा भेट देणार्‍याला भेट देणारी पहिली व्यक्ती असते आणि आपल्याला माहिती आहे की प्रथम प्रभाव नेहमीच खूप महत्वाचा असतो. रिसेप्शनिस्टला भेट देणा्याने सभ्यपणे आणि योग्य उत्तर दिले पाहिजे, तसेच फोनवर किंवा ई-मेलद्वारे. हे जसे होते तसे कंपनीचे कॉलिंग कार्ड आहे.

पाऊल टाकण्यासाठी

पद्धत पैकी 1: भाग 1: योग्य कौशल्ये आहेत

1. उत्कृष्ट संघटनात्मक कौशल्ये आहेत. रिसेप्शनिस्ट म्हणून, आपण कंपनीचे बिझिनेस कार्ड आहात - आपण ग्राहक आहात ज्याने ग्राहक प्रथम बोलला आणि कोणाकडे कर्मचारी माहिती व नियोजनासाठी येतात. कॉल घेण्यासह आणि अभ्यागतांचा संदर्भ घेण्याव्यतिरिक्त, आपल्याला बर्‍याचदा ग्राहकांशी व्यवहार करावा लागतो, सर्व प्रकारच्या कार्यक्रमाचे आयोजन करावे लागते, भेटीची व्यवस्था करावी इत्यादी. कारण यात बर्‍याच जबाबदा ent्या आहेत, म्हणून रिसेप्शनिस्ट म्हणून तुम्ही व्यवस्थित आयोजन केले पाहिजे, जेणेकरून तुम्ही एकाच वेळी बर्‍याच गोष्टी करा. आपण एकाच वेळी बर्‍याच कार्ये करण्यास सक्षम नसल्यास आणि त्या योग्य क्रमाने पूर्ण केल्या असल्यास, रिसेप्शनिस्ट म्हणून आपण फार काळ टिकणार नाही.
   • व्यवस्थापित करण्याचा एक चांगला मार्ग म्हणजे आपण कार्य करू शकता अशा आर्काइव्ह सिस्टममध्ये गुंतवणूक करणे. आपला बॉस, सहकारी आणि ग्राहकांना कोणती कागदपत्रे आणि माहिती आवश्यक असू शकते हे आपल्याला माहित असणे महत्वाचे आहे. आपल्या संगणकाच्या डेस्कटॉपवर किंवा कागदावर - या सर्व माहिती भिन्न फोल्डरमध्ये ठेवा. आपल्या सिस्टमसाठी आपल्या सिस्टमसाठी त्या पद्धतीने व्यवस्थित करा - आपल्याला त्याकरिता निऑन चिकट नोटांची आवश्यकता असल्यास तेही ठीक आहे.
   • संघटित राहण्याचा अर्थ असा आहे की आपण स्वत: ला प्रवृत्त करू शकता - आपल्याला काहीतरी कसे करावे हे सांगण्याची किंवा आपल्याला योग्य मार्गावर ठेवण्यासाठी आपल्याकडे कोणाचीही आवश्यकता नाही. जर आपण व्यवस्थित असाल तर आपल्याला एका दिवसामध्ये कोणती कार्ये पूर्ण करावी लागतील आणि कोणत्या गोष्टींना प्राधान्य आहे हे आपल्याला माहिती आहे.
   • आपल्याकडे (बरीच) दूरध्वनी क्रमांक असल्याची खात्री करा, उदाहरणार्थ सहकारी, कंत्राटदार, विक्रेते, आपत्कालीन सेवा इत्यादी. आपणास या सर्वांची विशिष्ट वेळेत आवश्यकता असेल. दूरध्वनी क्रमांक एका विशेष संगणक प्रोग्राममध्ये किंवा रोलोडेक्समध्ये संचयित करा.
2. आपल्याकडे थोडे तांत्रिक ज्ञान आहे याची खात्री करा. रिसेप्शनिस्टने तंत्रज्ञानाचा सर्वात महत्त्वाचा भाग म्हणजे टेलीफोन - आणि त्यास संबंधीत सर्व बटणे आणि ओळी. संगणक कौशल्य देखील अपरिहार्य आहे - बहुतेक रिसेप्शनिस्टना ईमेल कसे पाठवायचे हे माहित असणे आवश्यक आहे आणि वर्ड प्रोसेसर वापरणे चांगले आहे. आपण कार्य करीत असलेल्या कंपनीसाठी विशिष्ट स्प्रेडशीट तयार आणि प्रोग्राम कसे वापरावे हे आपल्याला माहित असल्यास हे देखील उपयुक्त ठरेल.
   • हे लक्षात ठेवा की आपणास कॉपीयर, स्कॅनर आणि प्रिंटर (आणि या डिव्हाइससह कार्य करताना आपल्या सहकारी-कामगारांना येणा problems्या अडचणींचे निवारण) देखील करण्याची आवश्यकता असेल. आपण कोणत्या प्रकारचे उपकरणे वापरत आहात हे आपल्याला माहिती असल्यास, मॅन्युअलमध्ये शोधा म्हणजे आपण सर्वात सामान्य समस्या सोडवू शकाल.
3. विश्वासार्ह व्हा. रिसेप्शनिस्ट नेहमीच त्याच्या / तिच्या डेस्कवर असण्याची अपेक्षा असते - जर कोणी फोनला उत्तर न दिल्यास किंवा प्रतीक्षा करण्याची वेळ खूप लांब असेल तर कंपनीचे नाव खराब होते. विश्वासार्ह असण्याला आपली प्राधान्य द्या - जर आपल्या मालकाला माहित असेल की तो तुमच्यावर अवलंबून राहू शकेल आणि तुम्ही नेहमी मदतीसाठी असाल तर तुम्ही स्वत: ला अपरिहार्य बनता.
4. एक चांगला श्रोता व्हा. रिसेप्शनिस्ट होण्याचा एक महत्त्वाचा भाग म्हणजे इतर लोक ऐकणे - फोनवर, जेव्हा एखादा ग्राहक डेस्कवर प्रश्न विचारतो किंवा जेव्हा आपल्याला माहिती दिली जाते तेव्हा. जर आपण चांगले श्रोते असाल तर आपण अधिक कार्यक्षमतेने कार्य करू शकता - एखादी व्यक्ती आपल्याकडून काय विचारत आहे हे आपल्याला त्वरित समजल्यास आपण अधिक सहजपणे समस्यांचे निराकरण करण्यास सक्षम असाल आणि ग्राहकांना ज्या विभागात त्यांना मदत केली जाऊ शकते तेथे आपण त्यास अधिक चांगल्या प्रकारे संदर्भित करू शकता.
5. प्रत्येक गोष्टीच्या नोट्स बनवा. जेव्हा आपला बॉस आपल्याला काही करण्यास सांगेल तेव्हा तपशीलांच्या नोट्स बनवा. जेव्हा एखादा ग्राहक कॉल करतो तेव्हा त्यांची माहिती (नाव, संपर्क तपशील, त्यांना काय हवे आहे इत्यादी) लिहून ठेवण्याची खात्री करा. नोट्स आपल्याला संघटित राहण्यास मदत करतात आणि दिवसभरात येणा .्या सर्व लहान गोष्टींबद्दल आपल्याला आठवण करून देतात. आपल्या नोट्स एका नोटबुकमध्ये किंवा नोटबुकवर लिहा आणि नेहमी आपल्याकडे ठेवा. हे आश्चर्यकारक आहे की आपण किती आश्चर्यकारक आहात, विशेषत: जर आपल्याला ज्या व्यक्तीला पाच तासांपूर्वी फोन केला होता त्याला काय पाहिजे आहे हे जाणून घ्यायचे असेल.
   • आपण सविस्तरपणे संदेश लिहित आहात आणि आपण काय लिहिले आहे ते वाचा. आपल्याकडे अचूक माहिती आहे हे सुनिश्चित करण्यासाठी आपण संदेश आणि / किंवा संपर्क तपशीलांची पुनरावृत्ती करा.
6. फोनला विनम्रपणे नमस्कारासह उत्तर द्या, जसे की "सुप्रभात, आपण ____ (आपले नाव), ____ (कंपनीचे नाव) वरून बोलत आहात, मी आपली कशी मदत करू?एक किंवा दोन रिंगनंतर फोनला उत्तर देण्याचे सुनिश्चित करा. लोकांना एका मिनिटापेक्षा जास्त काळ थांबविणे (आपण विचार करण्यापेक्षा जास्त लांब आहे) हे ठीक नाही.
   • ज्याला कॉल करीत आहे त्या व्यक्तीचे नाव काळजीपूर्वक ऐका. आपल्याला खात्री करुन घ्यायची असेल तर पुन्हा करा. कॉलरला हे समजणे कठीण असल्यास त्या नावाचे स्पेलिंग आहे का ते विचारा.
   • "एक मिनिट थांबा, मी तुम्हाला मिस्टर स्मिथकडे आणीन" यासारख्या मानक वाक्यांशासह सुबकपणे संभाषण हस्तांतरित करा. किंवा ती व्यक्ती संभाषणात असल्यासः "मिस्टर स्मिथ सध्या संभाषणात आहे. आपण प्रतीक्षा करू इच्छिता की मी संदेशाला पाठवू का?". कॉलरचे नम्रपणे आभार आणि कॉल ट्रान्सफर करा.
7. पार्सल वितरकांना समान व्यावसायिकतेसह शुभेच्छा आणि इतर कोणत्याही अभ्यागतासारखे सौजन्य. तुम्हाला प्रसूतीसाठी सही करावी लागेल. आपली स्वाक्षरी सुयोग्य आहे याची खात्री करा. डिलिव्हरी व्यक्तीला पॅकेज कोठे ठेवायचे या दिशानिर्देशांची आवश्यकता असू शकते. अशा गोष्टींसाठी आपण योग्य कर्मचार्‍यांशी संपर्क साधता हे सुनिश्चित करा.
8. व्यवसायात प्रभावीपणे आणि सभ्यतेने येत असलेले ग्राहक प्राप्त करा. अभ्यागत ते कोण आहेत आणि कोण शोधत आहेत हे सांगल्यानंतर, आपण त्या व्यक्तीशी कनेक्ट व्हा आणि तेथे कोण आहात हे सांगा. आपण यासाठी वापरू शकता असे एक मानक वाक्य आहेः "मिस्टर स्मिथ, एक्सवायझेड बी. व्ही. श्रीमती जेन्सेन येथे 2 वाजताच्या भेटीसाठी आहेत." प्रथम नाव आणि आडनाव आणि ते प्रतिनिधित्व करतात अशी कंपनी देण्याचा नेहमी प्रयत्न करा. त्याला / तिची भेट आहे का हे विचारणे उपयुक्त आहे. त्यानंतर श्री स्मीत ग्राहकांना कुठे थांबायचे आणि त्यासाठी किती वेळ लागेल याची पुढील सूचना देतील. त्यानंतर आपण अभ्यागताला हे सांगू शकता: "मिस्टर स्मिट एका मिनिटात तेथे असेल". किंवा: "मिस्टर स्मिथ म्हणतो की मी मीटिंग संपवित आहे आणि ते minutes मिनिटात तिथे येतील. कृपया खाली बसा".

2 पैकी 2 पद्धत: भाग 2: प्रतिनिधी व्हा

1. सकारात्मक दृष्टीकोन ठेवा. वर नमूद केल्याप्रमाणे, रिसेप्शनिस्ट कंपनीचे व्यवसाय कार्ड आहे - ग्राहक आपल्याला प्रथम भेटतात आणि जे लोक ऑफिसमध्ये येऊ शकत नाहीत अशा लोकांच्या प्रश्नांची उत्तरे देतात. कोणालाही आंबट किंवा कुरकुरीत चेह by्याने अभिवादन करू इच्छित नाही. आपल्या चेह on्यावर नेहमी हसू आणि आनंदी व्यक्तिमत्व ठेवा. जरी कठीण ग्राहक आपल्या नसावर गेले तरीही त्यांच्याशी धीर धरा.
   • जरी आपल्याकडे खूप कठीण ग्राहक आहे, तरीही आपल्याकडे एक मजबूत, आनंदी व्यक्तिमत्व असल्याची आठवण करून द्या. स्वत: ला सांगा की ते आपली नैराश्य आपल्यावर घेत आहेत, परंतु हे जाणून घ्या की जोपर्यंत आपण त्यांना सामावून घेण्याचा प्रयत्न करता तोपर्यंत आपण काहीतरी चूक करीत नाही. स्फोट होण्यापेक्षा आपले थंड ठेवणे चांगले.
2. एक ग्रीटिंग तयार आहे. ग्राहकांना मैत्रीपूर्ण पद्धतीने स्वागत करणे नेहमीच महत्वाचे असते. जरी आपण ग्राहकांना मदत करण्यापूर्वी काहीतरी समाप्त केले असेल तरीही, त्यांना अभिवादन करणे महत्वाचे आहे, जेणेकरून त्यांना माहित आहे की ते पाहिले गेले आहेत आणि त्यांना मदत केली जाईल.
   • उदाहरणार्थ, आपण यास अभिवादन करू शकता: "सुप्रभात! तुम्ही बसलात तर मी तुझ्या बरोबर आहे!".
3. नम्र पणे वागा. आदरयुक्त राहा. प्रत्येकाशी अशी वागणूक द्या की जसे की आज कार्यालयात जाण्यासाठी सर्वात महत्वाची व्यक्ती आहे. हे आपले कार्य आहे - आज सकाळी आपण वाहतुकीच्या जाममध्ये काही तास घालविला किंवा आपल्या नवीन लेदरच्या शूजवर आपण कॉफी ओतली याची कोणालाही पर्वा नाही. घरी वैयक्तिक काळजी सोडा. ग्राहकांना आरामदायक वाटू द्या आणि आपल्याशी बोलण्याचा आनंद घ्या.
4. ड्रेस प्रतिनिधी. आपण एखाद्या कंपनीचे प्रतिनिधित्व करता, यासाठी आपल्याला सुबक दिसले पाहिजे. कॉर्पोरेट संस्कृतीशी जुळणार्‍या कपड्यांमध्ये गुंतवणूक करा. आपण विशिष्ट प्रकारच्या व्यवसायाचे रिसेप्शनिस्ट असल्यास (उदाहरणार्थ कपड्यांचा ब्रँड) त्या ब्रँडचे कपडे घालणे चांगले आहे. पुराणमतवादी बाजूकडे कल करा, जोपर्यंत आपण अशा ठिकाणी कार्य करत नाही जिथे फॅशन किंवा इतर घटक महत्वाचे आहेत.
   • आपल्या कंपनीकडे कपड्यांबाबत विशिष्ट नियम आहेत की नाही ते तपासा. औपचारिक वर्कवेअरसह आपली कंपनी ठीक असू शकते, परंतु आपल्याला कधीही आठवत नाही करण्यासाठी औपचारिक पोशाख (घामांच्या पँट्सचे कौतुक केले जाऊ शकत नाही)
5. नेहमी स्वच्छ दिसतात.

टिपा

• वैयक्तिक गोष्टींना कामापासून वेगळे ठेवा. याचा अर्थ असा की आपण कामावर वैयक्तिक संभाषणे आणि ईमेल हाताळत नाही. आयटी विभाग आपल्या संगणकावरील कामांवर नजर ठेवू शकतो.
• व्यवस्थापकांसाठी चांगले व्हा, आपल्याकडे काहीच नसते तेव्हा आपण त्यांना मदत करू शकाल की नाही ते पहा.
• लक्षात ठेवा की आपला पगार कोण देतो आणि नेहमीच त्यांचा आदर ठेवा.
• जेव्हा आपल्याला बाथरूममध्ये जाण्याची आवश्यकता असते तेव्हा, आपण दुपारच्या जेवणासाठी, सुट्टीवर वगैरे वगैरे जाण्यापूर्वी डेस्क किंवा फोनवर नजर ठेवू शकेल अशा एखाद्यास शोधा ज्यायोगे आपण परत आल्यावर रागावलेला लोक तुमची वाट पाहणार नाहीत.
• आपण काही मदत करू शकत असल्यास सहका Ask्यांना विचारा. आपण तक्रार करून शत्रूंपेक्षा मदत करून मित्रांना चांगले बनवू शकता.
• मेल हाताळणे देखील बर्‍याचदा आपल्या कामाचा भाग असतो. आपल्या पहिल्या दिवशी, कोठे जाणे आवश्यक आहे ते ताबडतोब शोधा, कोण हे कधी वितरीत करेल.
• नवीन कार्य शिकण्यास नेहमी तयार रहा. अष्टपैलुत्व आपल्यासाठी बरेच काही आणू शकते.
• डुप्लिकेटमध्ये संदेश लिहा आणि ज्याच्यासाठी संदेश हवा आहे त्यास एक प्रत द्या. किंवा डायरी वापरा, हे शोधणे अधिक सुलभ करते, विशेषत: आपण नाव किंवा टेलिफोन नंबर शोधत असाल तर.

चेतावणी

• "मी येणार नाही." असे कधीही म्हणू नका. मग आपण त्वरीत आपली नोकरी गमवाल.
• आपण छान आहात असे भासवू नका. लोक त्यातूनच पाहतात. मनापासून स्वारस्य, सभ्य आणि आदर ठेवा. आपण हे करू शकत नसल्यास, आपण रिसेप्शनिस्ट बनू नये. आपण कंपनीची प्रतिष्ठा खाली घ्या. तर त्याऐवजी ऑफिसची नोकरी शोधा जिथे तुम्हाला सार्वजनिकपणे बाहेर पडायचे नाही.
• ग्राहक किंवा कॉलरशी वाद घालू नका. त्याला / तिला एका वरिष्ठाकडे पहा.