सामग्री

• पायर्‍या
• सल्ला
• चेतावणी

कधीकधी आपल्याला आयुष्यातील अनेक कारणांसाठी विस्तार विचारण्याची आवश्यकता असते. कदाचित आपण महाविद्यालयात असाल आणि आपला निबंध पूर्ण करण्यासाठी अधिक वेळ लागेल, कदाचित आपण कामाच्या ठिकाणी एक प्रकल्प पूर्ण करण्यासाठी संघर्ष करीत आहात.एक कार्यक्षम आणि योग्य नूतनीकरण पत्र नेहमीच महत्वाचे असते. आपल्या गरजा बद्दल तंतोतंत विचार करण्यासाठी आपण थोडा वेळ घ्यावा: विस्तारासाठी आपल्याला किती काळ अर्ज करावा लागेल आणि का? त्यानंतर, औपचारिक पत्रात लिहा, ते पाठवा आणि शांततेसाठी पाठपुरावा करा.

पायर्‍या

पद्धत 3 पैकी 1: औपचारिक पत्र लिहिण्याच्या अधिवेशनाचे अनुसरण करा

1. 

   पृष्ठ शीर्षलेख सादर करते. सबमिशनची तारीख पृष्ठाच्या उजव्या कोप corner्यात स्थित आहे. रिक्त खाली एक पंक्ती सोडा आणि आपला पत्ता देखील उजवीकडे संरेखित करा. त्यानंतर, पंक्ती रिक्त करा आणि प्राप्तकर्त्याचा संपूर्ण पत्ता पृष्ठाच्या डाव्या बाजूला लिहा.
   • आपण एखादा ईमेल संदेश पाठवत असल्यास, आपण शुभेच्छा देऊन प्रारंभ आणि तारीख वगळू शकता. तथापि, आपणास हे सुनिश्चित करणे आवश्यक आहे की आपले शीर्षक स्पष्ट आणि प्रभावी आहे. उदाहरणार्थ, आपण आपल्या प्राध्यापकास एक पत्र पाठवत असल्यास, आपण विषय विस्तार लिहू शकता, "विस्ताराचे पत्र - नुग्वेन होआंग मिन्ह - बी 2 वर्ग के 34".

2. 

   
   
   पूर्ण आणि औपचारिक अभिवादन लिहा. "प्रिय" शब्दापासून प्रारंभ करा, त्यानंतर प्राप्तकर्त्याचे शीर्षक आणि पूर्ण नाव. उदाहरणार्थ, "प्रिय श्री. नुग्वेन है ट्रीयू" किंवा "प्रिय श्रीमती बुई फुंग माई". काही शीर्षके अधिक जटिल असू शकतात, जसे की "प्रिय प्राध्यापक नुग्वेन डूक कुंग" किंवा "प्रिय अध्यक्ष गुगुये वॅन अन".
   • ही औपचारिक शिफारस आहे, म्हणून आपणास या लोकांची जवळून ओळख पटली तरी आपली शैली आणि सामग्री औपचारिक ठेवा. "हॅलो हं" लिहू नका.
   • पत्र पाठविण्यासाठी विशिष्ट व्यक्ती शोधण्याचा प्रयत्न करा. अन्यथा, आपले पत्र नमुना पत्रासारखे दिसेल. उदाहरणार्थ, "प्रिय सभापती नुग्वेन व्हॅन अन" "प्रिय प्राधिकरण" पेक्षा चांगले होईल.

3. 

   
   
   एक संक्षिप्त लेआउट वापरा. पत्राच्या मुख्य भागावर १- 1-3 परिच्छेद असावेत. बर्‍याच प्रकरणांमध्ये, आपण 2-3 ओळींनी प्रारंभ करू शकता. आपल्याला पूर्ण 3 परिच्छेदासह विस्तृत करणे आवश्यक असल्यास, आपल्याला फक्त त्यांना उघडणे, शरीर आणि शेवटमध्ये वेगळे करणे आवश्यक आहे.
   • आपले पत्र सुरू करण्यासाठी, आपण लिहू शकता, "मी नुगुयेन होआंग मिन्ह, बी 2 के 34 मधील विद्यार्थी". हे प्रोफेसरला लक्षात ठेवण्याची आठवण करुन देईल आणि आपण कोण आहात हे शोधण्यात वेळ वाया घालवू नका.

4. 

   
   
   शेवट पहा. ठोस शेवटचे महत्त्व कमी लेखू नका. आपल्या केसची पुनरावृत्ती करण्यासाठी शेवटचे वाक्य वापरा (एका ओळीत) आणि संदेश वाचण्यासाठी प्राप्तकर्त्याचे आभार. आपण लिहू शकता, "माझ्या प्रस्तावाबद्दल आपल्या विचारांची मी प्रशंसा करतो".
   • आपण स्वाक्षरी करण्यापूर्वी पत्र शुभेच्छा देऊन बंद करणे चांगले. काही चांगले पर्यायः "विनम्र", "प्रिय", "हॅलो".
   • जर आपल्याला प्रतिसादाची आवश्यकता असेल तर आपण शेवटी हे सांगायला हवे. सहसा आपण धन्यवाद एकत्र करू शकता. उदाहरणार्थ, "आपल्या विचाराबद्दल धन्यवाद, मी पुढच्या आठवड्यात आपल्याकडून सुनावणीची अपेक्षा करतो." तथापि, जास्त त्रासदायक होऊ नये यासाठी सावधगिरी बाळगा.

5. 

   आपले पूर्ण नाव आणि स्वाक्षरी प्रविष्ट करा. "विनम्र अभिवादन" च्या खाली, कृपया 3-4 पंक्ती दूर ठेवा. मग आपले पूर्ण नाव लिहा आणि डावे संरेखित करा. शाई सह साइन इन करण्यासाठी वरील जागा वापरा. आपण ईमेल पाठविण्याची योजना आखल्यास आपण जागा रिक्त करू शकता आणि त्यामध्ये आपले नाव टाइप करू शकता. जाहिरात

3 पैकी 2 पद्धत: संदेशाच्या मुख्य भागावर चर्चा करा

1. 

   शक्य तितक्या लवकर लिहा. एखाद्या विस्तारासाठी अर्ज करणे आवश्यक आहे हे आपल्याला माहिती होताच पत्र लिहिण्याची तयारी ठेवा. आपला केस ठरवण्यासाठी आपल्याला प्राप्तकर्त्यास भरपूर वेळ देणे आवश्यक आहे. आपण आपले वेळापत्रक समायोजित करण्यास सांगत असले तरीही आपण तयार असल्याचे दर्शविणे देखील आवश्यक आहे.

2. 

   आपल्याला किती काळ जोडण्याची आवश्यकता आहे ते निर्धारित करा. सर्व घटक विचारात घ्या आणि यथार्थवादी शिफारसी करा. अर्ज करण्याची अंतिम मुदत कमी असल्यास, आपल्याला पुन्हा अर्ज करावा लागू शकतो. अंतिम मुदत पूर्ण होण्यापासून टाळण्यासाठी आपण आपल्याकडून प्रयत्न करणे आवश्यक आहे, म्हणून जास्तीत जास्त वेळेचा अंदाज करणे चांगले.
   • परिस्थितीनुसार आपण वाटाघाटीच्या प्रक्रियेचा एक भाग म्हणून पत्र लिहिण्याची आवश्यकता असू शकते. या प्रकरणात, आपण अंदाजे वेळेपेक्षा जास्त मुदतीसाठी अर्ज केला पाहिजे जेणेकरून आपण तडजोड करू शकता आणि मध्यभागी सहमत होऊ शकता.
   • आपल्या वर्तमान प्रगती आणि अपूर्ण प्रकल्प भागांवर आधारित अंदाजित वेळ उदाहरणार्थ, आपण तीन महिन्यांपासून एखाद्या सल्लामसलत प्रकल्पावर काम करत असाल तर आपल्याला किती काम शिल्लक आहे याचा अंदाज येईल.
   • संदेश प्राप्त करणार्‍याससुद्धा सामना करत असलेल्या वेळेच्या मर्यादेविषयी आपल्याला जाणीव देखील असणे आवश्यक आहे. मुदतीच्या मुळे कदाचित त्यांच्यावर दबावही असेल. उदाहरणार्थ, महाविद्यालयीन प्राध्यापकांना बर्‍याचदा मध्यावधी ग्रेड सादर करावे लागतात आणि विद्यार्थ्यांसाठी त्या अंतिम मुदतीवर आधारित असावे लागते.

3. 

   लागू कायद्यांकडे लक्ष. विस्तारासाठी अर्ज करण्यापूर्वी आपल्याला सद्यस्थितीची अंतिम मुदत सत्यापित करणे आवश्यक आहे. सद्य परिस्थिती समजून घेतल्याशिवाय मुदत मागितताना आपल्याकडे संघटनात्मक मनाची उणीव भासू नका. उदाहरणार्थ, काही सरकारी एजन्सींनी प्रथम संपर्क साधल्यानंतर 24 तासांच्या आत आपल्याला याचिका दाखल करण्याची आवश्यकता असते. जर हे आपल्यासाठी कार्य करत नसेल तर आपण तक्रार करू शकता की वेळ खूपच मर्यादित आहे.

4. 

   वाजवी स्पष्टीकरण द्या. आपण नूतनीकरण पत्राचा मसुदा तयार करण्यास वेळ घेत आहात आणि प्राप्तकर्ता वाचण्यास देखील वेळ देईल; म्हणून तुम्हाला पत्र व्यवस्थित लिहिण्याची गरज आहे. आपल्याला अधिक वेळेची वास्तविक कारण काळजीपूर्वक विचार करा आणि आपल्या प्राप्तकर्त्यास प्रामाणिकपणे सादर करा. खोटे बोलू नका किंवा अतिशयोक्ती करू नका कारण हे केवळ आपणास हानी पोहचवते.
   • यामागील एक चांगले कारण म्हणजे आपण कार्य काळजीपूर्वक आणि काळजीपूर्वक केले पाहिजे. उदाहरणार्थ, आपण अशा प्रकल्पावर काम करत असाल जिथे इतरांच्या सुरक्षेवर परिणाम होण्याची शक्यता असेल तर आपण हे सहानुभूती दाखवा.
   • विस्तारासाठी अर्ज करण्याकडे आपल्याकडे एकापेक्षा जास्त कारणे असल्यास, सर्वात संबंधित असलेल्यास निवडा आणि त्याकडे लक्ष द्या. उदाहरणार्थ, आपण ऑफर केलेली नोकरी स्वीकारण्यात विलंब होत असल्यास, आपण एखाद्या शब्दाची प्रतीक्षा करत आहात हे त्यांना सांगण्याऐवजी आपण शिपिंग खर्च (हे सत्य असल्यास) बद्दल अधिक शोधू इच्छित आहात हे त्यांना सांगा. दुसर्‍यास आमंत्रित करा.

5. 

   काही काळजीपूर्वक निवडलेले तपशील दर्शवा. प्रदान केलेला तपशील आपले पत्र कायदेशीर आणि कुशल दर्शविण्यात मदत करेल. आपण सरकारी एजन्सी किंवा आपण कधीही भेट न घेतलेल्या दुसर्‍या संस्थेला पत्र सबमिट करत असल्यास हे विशेषतः महत्वाचे आहे.
   • उदाहरणार्थ, जर आपल्या आजोबांचा निबंध सादर करण्यापूर्वी दोन दिवस आधी मरण पावला असेल तर, सर्वसाधारणपणे "तातडीने" न सांगता "कौटुंबिक आपातकालीन" म्हणून तथ्य मांडणे चांगले. आपण त्याच्या मृत्यूबद्दल आणि आपल्या योजनांबद्दल काही माहिती देखील देऊ शकता.
   • नूतनीकरण पत्र सादर करण्यापूर्वी आपली कागदपत्रे आयोजित करा. आपल्याला केलेल्या कार्याचे आणि अनुप्रयोगांचे वर्णन आवश्यक असू शकते, विशेषत: सरकारी संस्था किंवा इतर अधिकृत संस्थांसह काम करताना. आपण या टप्प्याने प्रक्रियेच्या प्रत्येक चरणांचे अनुसरण केले हे सिद्ध करणे आपल्या हिताचे आहे.

6. 

   सकारात्मक शैली आणि सामग्री ठेवा. कोणालाही तक्रारींनी भरलेले पत्र वाचण्याची इच्छा नाही. त्याऐवजी, नकारात्मक तथ्यांविषयी फक्त एक द्रुत आणि संक्षिप्त सादरीकरण करा आणि त्यानंतर सकारात्मक निराकरणे सांगा. उदाहरणार्थ, जर आपल्याला प्रारंभिक पगार खूपच कमी वाटला असेल तर आपण असे लिहू शकता, “मला तुमच्या ऑफरचा विचार करण्यासाठी अधिक वेळ हवा आहे. तथापि, मला वाटते की जास्त पगार मला अधिक कार्यक्षमतेने कार्य करण्यास मदत करेल.

7. 

   संदेश पाठविण्यापूर्वी पुन्हा वाचा. संदेश पाठविण्यापूर्वी पुन्हा वाचण्यासाठी काही मिनिटे घ्या. संपादन आणि टाइपिंग त्रुटी पहा. आपल्या संगणकावर व्याकरण आणि शब्दलेखन तपासणी सॉफ्टवेअर चालवा. त्यांना पुन्हा वाचण्यासाठी एखाद्या विश्वासू मित्रास पाठवा. घाई करू नका किंवा ही पायरी वगळू नका; अन्यथा, संदेश प्राप्तकर्त्यास अशी समज येईल की आपण आळशी आहात आणि याचा परिणाम अंतिम परिणामावर होईल. जाहिरात

पद्धत 3 पैकी 3: प्राप्तकर्त्यास संदेश पाठवा

1. 

   एक प्रत बनवा किंवा पत्र जतन करा. जेव्हा आपण मसुदा पत्र वाचणे संपविता आणि तो पाठविण्यापूर्वी, एक फोटो घ्या (त्यास पीडीएफमध्ये रूपांतरित करा), हस्तलिखित ऑनलाइन जतन करा किंवा पारंपारिक मार्गाने कॉपी करा. जर आपण संदेशाच्या शीर्षस्थानी दर्शविलेल्या तारखेशी जुळत नसेल तर आपण मेलिंगची तारीख देखील रेकॉर्ड करू शकता. आपल्या वैयक्तिक रेकॉर्डसाठी ही कॉपी एका सुरक्षित ठिकाणी जतन करा.

2. 

   नियमित मेलबॉक्समध्ये ठेवा. ते पोस्ट ऑफिसमध्ये न्या, पोस्टमॅनला द्या किंवा मेलबॉक्समध्ये ठेवा. आपण मेल प्राप्तकर्त्यापर्यंत पोहोचल्याचे सुनिश्चित करू इच्छित असल्यास आपण अतिरिक्त शुल्कासाठी पाठपुरावा सेवेची विनंती करू शकता.
   • जर आपल्याला पेपर मेल पाठवायचा असेल तर आपल्याला तो प्रिंटर आणि चांगल्या प्रतीची शाई सह प्रिंट करणे आवश्यक आहे. हस्तलिखित नूतनीकरणे सामान्यत: स्वीकारली जात नाहीत.

3. 

   नूतनीकरणासाठी ईमेल पाठवा. कमी वेळ आणि निश्चिततेसह नूतनीकरणे पाठविण्याचा हा कदाचित एक चांगला मार्ग आहे. आपल्याला प्राप्तकर्त्याचा ईमेल पत्ता पाठविण्यापूर्वी तो सत्यापित करणे आवश्यक आहे, आणि संबंधित असल्यास आपल्या अभिज्ञापकास विषय ओळमध्ये समाविष्ट करणे सुनिश्चित करा.
   • प्राप्तकर्त्यास आपण ईमेल केव्हा पाठविले ते नक्की कळेल. आपण रात्री उशीरा मेल पाठवू इच्छित असल्यास हे लक्षात घ्या.
   • आपले ईमेल आपण पाठविण्यासाठी वापरत असलेल्या ईमेल पत्त्यासह औपचारिक असले पाहिजे. आपण हे ईमेल व्यावसायिक खात्यासह पाठवावे. उदाहरणार्थ, [email protected] ईमेल खात्यातून पाठविलेले पत्र योग्य आहे.
   • जर आपण मेल फॅक्सद्वारे पाठवत असाल तर आपण मेल यशस्वीरित्या पाठविला आहे आणि संदेश प्राप्त झाला आहे हे सिद्ध करण्यासाठी पुष्टीकरण पृष्ठ ठेवणे सुनिश्चित करा.

4. 

   पत्र लिहिण्याऐवजी फोन कॉल करा. आपल्याला शेवटच्या मिनिटाच्या विस्तारासाठी अर्ज करण्याची आवश्यकता असल्यास, त्या व्यक्तीशी फोनवर बोलणे अधिक चांगले आहे. या प्रकरणात, आपण देखील औपचारिक असणे आवश्यक आहे आणि आपले केस स्पष्टपणे मांडण्याची आवश्यकता आहे. जाहिरात

सल्ला

• एका पृष्ठावर लांबीपर्यंत अक्षरे लिहिण्याचा प्रयत्न करा. अशाप्रकारे, आपले पत्र पूर्ण आणि दृष्टीक्षेपात सहज दिसते.
• संदेश प्राप्तकर्त्याने पुष्टीकरण संदेशासारखा प्रतिसाद पाठविला तर ते लक्षात ठेवा.

चेतावणी

• आश्वासनांविषयी वास्तववादी व्हा. इतर अतिरिक्त मिशन पूर्ण करण्यासाठी अतिरिक्त वेळ घालविण्यासाठी विस्तारासाठी अर्ज करु नका.
• वाढवलेल्या वेळेचा चांगला उपयोग करा. आपण कदाचित विस्तारासाठी पुन्हा अर्ज करण्याचा प्रयत्न करू इच्छित नाही.
• संदेशात आपण आवश्यक फॉर्म समाविष्ट केले असल्याचे तपासा. याव्यतिरिक्त, काही संस्था आपल्याला त्यांचा पत्र फॉर्म वापरण्यास सांगतील.