बदल व्यवस्थापन योजना कशी लिहावी

सामग्री

पावले
2 पैकी 1 पद्धत: संस्थात्मक बदल व्यवस्थापन योजना कशी लिहावी
2 पैकी 2 पद्धत: कोणत्याही प्रकल्पातील बदलांचा मागोवा कसा घ्यावा
शिफारसी

बदल व्यवस्थापन योजनांचे दोन प्रकार आहेत. त्यापैकी एक संस्थेवरील बदलाचा प्रभाव विचारात घेतो आणि संक्रमण कालावधीला पाठिंबा देण्याचे उद्दिष्ट ठेवते. आणखी एक प्रकारची योजना आपल्याला एकाच प्रकल्पाच्या प्रगतीचा मागोवा घेण्यास, विचलन किंवा प्रकल्पाच्या कोर्स आणि स्केलमधील बदल कॅप्चर करण्यास अनुमती देते. दोन्ही योजनांचे ध्येय स्पष्टपणे आणि स्पष्टपणे स्पष्ट करणे आहे की नेमके काय करणे आवश्यक आहे.

पावले

2 पैकी 1 पद्धत: संस्थात्मक बदल व्यवस्थापन योजना कशी लिहावी

1 बदलाची कारणे सांगा. बदलाची अंमलबजावणी करण्याच्या निर्णयावर परिणाम करणाऱ्या घटकांची यादी करा, जसे की कमी उत्पादकता, नवीन तंत्रज्ञान किंवा संस्थेच्या ध्येयातील बदल.
- एक दृष्टिकोन म्हणजे संस्थेतील सद्य परिस्थितीचे वर्णन करणे आणि भविष्यात ती कोणत्या अवस्थेत नेली जाईल याचे वर्णन केलेली योजना.
2 बदलांचे प्रकार आणि प्रमाण निर्दिष्ट करा. प्रकल्पामध्ये अपेक्षित बदलांचे स्वरूप थोडक्यात वर्णन करा. बदलाचा नेमका काय परिणाम होईल ते सांगा: नोकरीची जबाबदारी, प्रक्रिया, धोरण आणि / किंवा संघटनात्मक रचना. आगामी बदलांमुळे प्रभावित होणारे विभाग, संघ, प्रणाली आणि संस्थेच्या इतर घटकांची यादी करा.
3 कोणता भागधारक या प्रकल्पाला समर्थन देतो ते सूचित करा. या योजनेच्या अंमलबजावणीमुळे प्रभावित होणाऱ्या सर्व भागधारकांची यादी करा, जसे की वरिष्ठ व्यवस्थापन, प्रकल्प व्यवस्थापक, प्रकल्प प्रायोजक, अंतिम वापरकर्ते आणि / किंवा कंपनीचे कर्मचारी. प्रत्येक श्रेणीसाठी, हे भागधारक बदल प्रकल्पाचे समर्थन करतात की नाही ते सूचित करा.
- अधिक स्पष्टता आणि स्पष्टतेसाठी ही माहिती टेबलमध्ये प्रतिबिंबित करण्याचा प्रयत्न करा. उदाहरणार्थ, जागरूकता, समर्थन आणि प्रभाव यासारख्या मेट्रिक्सला उपयुक्त टेम्पलेट म्हणून घेतले जाऊ शकते आणि प्रत्येक भागधारक गटासाठी उच्च / मध्यम / कमी म्हणून स्थान दिले जाऊ शकते.
- शक्य असल्यास, भागधारकांचे समर्थन तयार करण्यासाठी समोरासमोर मुलाखती घ्या.
4 बदल व्यवस्थापन कार्यसंघ तयार करा. ही टीम सर्व भागधारकांपर्यंत माहिती पोहचवण्यासाठी, त्यांच्या चिंता ऐकून घेण्यासाठी आणि बदल शक्य तितक्या सहजतेने अंमलात आणल्याची खात्री करण्यासाठी जबाबदार आहे. संस्थेद्वारे विश्वासार्ह आणि आदरणीय आणि ज्यांच्याकडे चांगले संभाषण कौशल्य आहे अशा लोकांना निवडा.
- हे वरिष्ठ व्यवस्थापन स्तरावर देखील लागू होते. नेत्यांच्या लक्ष वेधून घ्या की त्यांना केवळ योजनेवर सहमत होणे आवश्यक नाही, तर सक्रियपणे बदलांना प्रोत्साहन देणे देखील आवश्यक आहे.
5 संस्थेचे व्यवस्थापन करण्यासाठी वैचारिक दृष्टिकोन विकसित करा. बदलाच्या यशस्वी अंमलबजावणीसाठी संस्थेतील प्रभावकारांचा पूर्ण पाठिंबा महत्त्वपूर्ण आहे. प्रत्येक नेत्याला बदलाबद्दल त्यांचे मत मांडू द्या आणि प्रत्येकाला यशस्वी बदल घडवून आणण्यासाठी सक्रिय भूमिका बजावण्यास प्रोत्साहित करा.
6 प्रत्येक भागधारक गटासाठी योजना बनवा. बदलांना समर्थन देणाऱ्यांसह प्रत्येक भागधारक गटाच्या जोखमी आणि चिंतांचे मूल्यांकन करा. या समस्यांमधून कार्य करण्यासाठी बदल व्यवस्थापन कार्यसंघाच्या सदस्यांमध्ये कार्ये विभागून घ्या.
7 संप्रेषण योजना बनवा. संप्रेषण हा बदल व्यवस्थापनाचा सर्वात महत्वाचा घटक आहे. बदल प्रक्रियेत सहभागी असलेल्या प्रत्येकाशी शक्य तितक्या वेळा संवाद साधा. बदलाची कारणे आणि त्यातून मिळणारे फायदे यावर अविरतपणे जोर द्या.
- द्वि-मार्ग संवाद सुनिश्चित करण्यासाठी इच्छुक पक्षांनी वैयक्तिकरित्या संवाद साधण्यास सक्षम असावे. समोरासमोर बैठका आवश्यक आहेत.
- माहितीचा स्त्रोत वरिष्ठ व्यवस्थापन प्रायोजक, प्रत्येक कर्मचाऱ्याचे लाइन मॅनेजर आणि कोणत्याही अतिरिक्त कंपनीचा प्रतिनिधी असावा ज्यावर भागधारकांचा विश्वास आहे. सर्व माहिती एकसंध पद्धतीने पार पाडली पाहिजे.
8 ट्रॅक प्रतिकार. बदल नेहमी शत्रुत्वाने प्राप्त होतात. हे वैयक्तिक पातळीवर घडते, म्हणून प्रतिकार करण्याचे मूळ कारण ओळखण्यासाठी भागधारकांशी वैयक्तिकरित्या बोला. तक्रारी आणि तक्रारींचा मागोवा घ्या जेणेकरून बदल व्यवस्थापन कार्यसंघ वेळेवर समस्या सोडवू शकेल. या निसर्गाच्या सर्वात सामान्य समस्यांमध्ये हे समाविष्ट आहे:
- बदलण्याची प्रेरणा नसणे किंवा निकडीची भावना नसणे.
- मोठे चित्र समजून घेण्याची कमतरता किंवा बदल का आवश्यक आहेत याची कारणे.
- प्रक्रियेत इनपुटचा अभाव.
- भविष्याबद्दल अनिश्चितता, भविष्यातील जबाबदाऱ्या, किंवा भविष्यातील जबाबदार्यांसाठी आवश्यकता.
- बदल किंवा संवादाच्या अंमलबजावणीसंदर्भातील अपेक्षा पूर्ण करण्यात व्यवस्थापनाचे अपयश.
9 अडथळे दूर करा. बहुतांश तक्रारींना प्रतिसाद अतिरिक्त माहिती किंवा विशिष्ट मुद्द्यांविषयी संप्रेषण धोरणात बदल असावा. इतर प्रकरणांमध्ये, अतिरिक्त पावले आवश्यक असू शकतात जी आपल्या योजनेत समाविष्ट केली जावीत किंवा आवश्यकतेनुसार अंमलबजावणी करण्यासाठी बदल व्यवस्थापन कार्यसंघावर सोपविली जाऊ शकतात. खालीलपैकी कोणती आपल्या संस्थेशी संबंधित असू शकते याचा विचार करा:
- नोकरीच्या जबाबदाऱ्यांमध्ये किंवा कामाच्या प्रक्रियेत बदल झाल्यास, कर्मचाऱ्यांच्या प्रशिक्षणावर लक्ष केंद्रित करणे आवश्यक आहे.
- जर तुम्ही टीमच्या मनोबलमध्ये घसरण किंवा नवीन वातावरणात जास्त तणावपूर्ण संक्रमणाची अपेक्षा करत असाल तर कॉर्पोरेट इव्हेंट किंवा कर्मचाऱ्यांच्या बक्षीसाने वातावरण कमी करा.
- जर भागधारक बदलण्यास प्रवृत्त नसतील तर प्रोत्साहन प्रणाली विकसित करा.
- जर भागधारकांना ओव्हरबोर्ड वाटत असेल, तर त्यांची प्रतिक्रिया मिळवण्यासाठी एक बैठक घ्या आणि त्यानुसार तुमची योजना समायोजित करा.

2 पैकी 2 पद्धत: कोणत्याही प्रकल्पातील बदलांचा मागोवा कसा घ्यावा

1 बदल व्यवस्थापनात भूमिका परिभाषित करा. या प्रकल्पासाठी आवश्यक असलेल्या सर्व भूमिकांची यादी करा. प्रत्येक भूमिकेसाठी आवश्यक जबाबदाऱ्या आणि कौशल्यांचे वर्णन करा. कमीतकमी, प्रोजेक्ट मॅनेजरचा समावेश करा, ज्यांनी दैनंदिन आधारावर बदल अंमलात आणले पाहिजेत, आणि प्रोजेक्ट प्रायोजक, ज्यांनी एकूण प्रगतीचा मागोवा घ्यावा आणि व्यवस्थापन स्तरावर बदल व्यवस्थापनाबाबत निर्णय घ्यावा.
- मोठ्या संस्थेतील मोठ्या प्रकल्पांसाठी, आपल्याला विविध पार्श्वभूमी असलेल्या अनेक लोकांमध्ये प्रकल्प व्यवस्थापनाची भूमिका विभाजित करण्याची आवश्यकता असेल.
2 बदल नियंत्रण पॅनेल वापरा. सॉफ्टवेअरमधील प्रकल्पांमध्ये सामान्यत: चेंज कंट्रोल डॅशबोर्ड असतो जो प्रत्येक भागधारक गटाच्या सदस्यांद्वारे वापरता येतो. असे सॉफ्टवेअर बदल विनंत्यांचे स्वयंचलित समेट करण्यास परवानगी देते, प्रकल्प व्यवस्थापकाची ही जबाबदारी काढून टाकते, तसेच निर्णयधारकांना भागधारकांना माहिती देते. हा दृष्टिकोन मोठ्या संख्येने भागधारकांसह प्रकल्पांमध्ये तसेच प्रकल्पाच्या व्याप्ती आणि उद्दीष्टांच्या नियमित पुनरावृत्तीची आवश्यकता असलेल्या प्रकल्पांमध्ये चांगले कार्य करते.
3 बदल विनंत्यांच्या अंमलबजावणीसाठी प्रक्रिया विकसित करा. जेव्हा टीममधील कोणीतरी पुढची पायरी आवश्यक असेल तेव्हा कल्पना प्रत्यक्षात कशी अनुवादित केली जाते याचा विचार करा. या प्रक्रियेचे वर्णन करा आणि संपूर्ण संघासह आगाऊ समन्वय करा. येथे एक उदाहरण आहे:
- कार्यसंघ सदस्य बदल विनंती फॉर्म भरतो आणि ही विनंती प्रकल्प व्यवस्थापकाकडे पाठवतो.
- प्रोजेक्ट मॅनेजर ही विनंती विनंतीच्या सामान्य सूचीमध्ये नोंदवतो आणि जेव्हा एखादी कल्पना अंमलात आणण्याचा किंवा त्यागण्याचा निर्णय घेतला जातो तेव्हा विनंतीची स्थिती नोंदवते.
- व्यवस्थापक आवश्यक संसाधने विचारात घेऊन अधिक विशिष्ट योजना तयार करण्यासाठी कार्यसंघ सदस्याचे कार्य जारी करतो.
- प्रकल्प व्यवस्थापक प्रकल्प प्रायोजकाला मंजुरीसाठी योजना पाठवतो.
- बदल अंमलात आणला जात आहे. इच्छुक पक्षांना सद्य परिस्थितीबद्दल नियमितपणे माहिती दिली जाते.
4 बदल विनंती फॉर्म तयार करा. प्रत्येक बदल विनंती विनंत्यांच्या सामान्य सूचीमध्ये नोंदणीकृत असणे आवश्यक आहे आणि खालील समाविष्ट करा:
- बदल विनंतीची तारीख;
- प्रकल्प व्यवस्थापकाने नियुक्त केलेला विनंती क्रमांक बदला
- नाव आणि वर्णन;
- विनंतीकर्त्याचे नाव, ईमेल पत्ता आणि दूरध्वनी क्रमांक;
- प्राधान्य (उच्च, मध्यम, कमी). त्वरित बदल व्यवस्थापन योजनांसाठी स्पष्ट टाइमलाइन आवश्यक आहे;
- उत्पादन आणि आवृत्ती क्रमांक (सॉफ्टवेअर विकास प्रकल्पांसाठी).
5 विनंती लॉगमध्ये अतिरिक्त माहिती रेकॉर्ड करा. विनंती लॉगमध्ये वर्तमान निर्णय आणि अंमलबजावणीचे उपाय देखील प्रतिबिंबित केले पाहिजेत. विनंती फॉर्ममध्ये निर्दिष्ट केलेल्या माहिती व्यतिरिक्त, खालील डेटा देखील येथे समाविष्ट केला पाहिजे:
- मंजुरीच्या निकालांवर चिन्ह (मंजूर किंवा रद्द);
- विनंती मंजूर केलेल्या व्यक्तीची स्वाक्षरी;
- बदलाच्या अंमलबजावणीची मुदत;
- बदल प्रकल्प पूर्ण होण्याची तारीख.
6 मुख्य बदलांचा मागोवा घ्या. दैनंदिन आधारावर प्रकल्पाच्या स्थितीचा मागोवा ठेवण्याव्यतिरिक्त, दिलेल्या प्रकल्पासाठी सर्व प्रमुख निर्णयांचा मागोवा ठेवणे उपयुक्त ठरेल. यासारख्या रेकॉर्डमुळे दीर्घकालीन प्रकल्प किंवा प्रकल्पांचा मागोवा घेणे सोपे होते ज्यामध्ये नेतृत्व बदल होत आहेत. ही माहिती क्लायंट आणि वरिष्ठ व्यवस्थापनाला कळवण्यासाठी देखील वापरली जाते. प्रकल्पाची वेळ, व्याप्ती किंवा आवश्यकता, प्राधान्य किंवा धोरणातील कोणत्याही बदलांसाठी, कृपया खालील माहिती लक्षात घ्या:
- निर्णय कोणी घेतला.
- जेव्हा निर्णय झाला.
- निर्णयाची कारणे आणि अंमलबजावणी प्रक्रियेचे संक्षिप्त वर्णन. या प्रक्रियेशी संबंधित सर्व कागदपत्रे जोडा.

शिफारसी

आपले कर्मचारी आणि ग्राहकांमध्ये विश्वास आणि वचनबद्धता निर्माण करा. बदल लोकांना अस्वस्थ वाटतात. तुम्ही त्यांच्या सर्वोत्तम हितासाठी कृती करण्यास वचनबद्ध आहात हे लोकांना दाखवून तुम्हाला त्यांचा पाठिंबा मिळविण्यात मदत होऊ शकते.