सामग्री

• पाऊल टाकण्यासाठी
• भाग 1 चा 1: अजेंडा लिहित आहे
• सुरवातीपासून अजेंडा तयार करा
• कॅलेंडर टेम्पलेट वापरणे
• भाग २ पैकी 2: दिनदर्शिका वापरण्याच्या सर्वोत्कृष्ट पद्धती
• टिपा

ऑर्डरली मीटिंगसाठी सु-लेखी अजेंडा आवश्यक असतो. आपल्या संमेलनांना जितकी बैठक वाटेल तितकी त्रासदायक आणि कार्यक्षम होऊ देऊ नका. तपशीलवार परंतु लवचिक अजेंडाचे पालन करून आपण आपली बैठक सुव्यवस्थित आणि केंद्रित ठेवू शकता जेणेकरून आपण आपली सर्व लक्ष्ये कमीत कमी वेळात साध्य कराल. आपणास स्वतःचे कॅलेंडर लिहायचे असेल, टेम्पलेट वापरावे किंवा आपल्याकडे आधीपासून असलेले कॅलेंडर सर्वाधिक बनवायचे असेल तर प्रारंभ करण्यासाठी खालील चरण 1 पहा.

पाऊल टाकण्यासाठी

भाग 1 चा 1: अजेंडा लिहित आहे

सुरवातीपासून अजेंडा तयार करा

1. आपल्या कॅलेंडरला शीर्षक देऊन प्रारंभ करा. उत्कृष्ट साहित्यापासून ड्रामेस्ट स्प्रेडशीटपर्यंत, जवळजवळ प्रत्येक महत्वाच्या दस्तऐवजाला शीर्षक आवश्यक असते आणि एजेंडांना भेट देणे याला अपवाद नाही. आपल्या शीर्षकामुळे वाचकाला दोन गोष्टी सांगायला हव्यात: प्रथम, की तो किंवा ती एक अजेंडा वाचत आहेत आणि दुसरे म्हणजे, मीटिंग ज्या विषयाबद्दल बोलत आहे. जेव्हा आपण आपले मन तयार कराल तेव्हा आपले शीर्षक आपल्या रिक्त दस्तऐवजाच्या शीर्षस्थानी ठेवा. शीर्षक फुलांच्या किंवा गुंतागुंतीचे नसते - व्यवसायाच्या संदर्भात, सोपी आणि थेट शीर्षके सहसा सर्वोत्तम असतात.
   • आपल्या शीर्षकासाठी स्वतंत्र किंवा मोठे फॉन्ट वापरण्याच्या तीव्र इच्छेचा प्रतिकार करा. बर्‍याच प्रकरणांमध्ये, आपल्याला टाइम्स न्यू रोमन किंवा कॅलिबरी सारखा एक साधा, प्रतिष्ठित फॉन्ट वापरायचा असेल आणि आपले शीर्षक दस्तऐवजावरील उर्वरित अक्षराइतकेच आकार बनवावे (किंवा थोडेसे मोठे). लक्षात ठेवा आपल्या शीर्षकाचा उद्देश वाचकांना ते पहात असलेल्या गोष्टींबद्दल माहिती देणे, त्यांचे मनोरंजन करणे किंवा त्यांचे लक्ष विचलित करणे आवश्यक नाही.
2. जोडा "Who?’, ’खरे?"आणि"कधी?"शीर्षलेखातील डेटा. शीर्षकानंतर, मीटिंग एजन्डामध्ये सहसा एक शीर्षलेख असतो जो आपले कार्यस्थळ किती औपचारिक आहे यावर अवलंबून तपशील बदलू शकतो. हे हेडर सहसा शीर्षकाच्या खाली असलेल्या ओळीच्या जवळपास असते. सहसा, शीर्षलेखात, आपण संमेलनाबद्दल वस्तुस्थितीची माहिती थोडक्यात सूचीबद्ध करता जिचा चर्चा होत असलेल्या विषयाशी काही संबंध नाही. हे असे आहे जे जे उपस्थित नसतात त्यांना हे कधी आणि कुठे घडले आणि कोण उपस्थित होते हे समजू शकेल. खाली आपण जोडू शकता अशा काही गोष्टी आहेत; आपण निवडलेल्या डेटाची पर्वा न करता, प्रत्येक माहितीचे तुकडे स्पष्टपणे ओळखले असल्याचे सुनिश्चित करा (लेबल मजकूर ठळक बनविणे येथे चांगले कार्य करते):
   • तारीख आणि वेळ. हे एकत्रितपणे किंवा त्यांच्या स्वत: च्या स्वतंत्र विभागांमध्ये गटबद्ध केले जाऊ शकते.
   • स्थान. जर आपल्या व्यवसायात एकाधिक स्थाने असतील तर आपण पत्ता लिहू शकता परंतु फक्त एकच स्थान असल्यास आपण ज्या खोलीत भेट घेत आहात त्या खोलीचे नाव देऊ शकता (उदा. मीटिंग रूम # 3)
   • उपस्थिती नोकरीची शीर्षके सहसा पर्यायी असतात परंतु आवश्यक नसतात.
   • उपस्थित विशेष व्यक्ती. हे विशेष अतिथी, स्पीकर्स किंवा परिषद नेते असू शकतात.
3. गोलांसह एक लहान विधान लिहा. ज्या बैठकीत स्पष्टपणे परिभाषित हेतू नसतो त्या बहुतेक वेळेचा वाया घालविण्याचा धोका उपस्थितांनी ठरवावा की काय बोलावे. आपल्या शीर्षलेखानंतर एक ओळ वगळा आणि "गोल" किंवा "गोल" सारख्या शीर्षकासह कोलन किंवा न्यूलाईन नंतर आपले लक्ष्य विभाग निर्दिष्ट करण्यासाठी ठळक किंवा अधोरेखित मजकूर वापरा. मग आपण संक्षिप्तपणे चर्चा करण्यासाठी काही संक्षिप्त आणि तीक्ष्ण वाक्यांमध्ये वर्णन करा. येथे सुमारे 1-4 वाक्य लिहिण्याचे आपले लक्ष्य ठेवा.
   • उदाहरणार्थ, आम्ही बजेट बैठकीसाठी उद्दीष्टांचे विधान लिहू इच्छित असल्यास, आम्ही हे वापरू शकतो: "उद्देशः २०१-201-२०१ financial आर्थिक वर्षातील मुख्य बजेट लक्ष्यांची यादी करा आणि दीर्घ मुदतीच्या खर्च बचतीच्या उपायांवर चर्चा करा. याव्यतिरिक्त, आर अँड डी संचालक मार्कस फेल्डमन नुकत्याच झालेल्या स्पर्धेच्या सर्वेक्षणातील निकाल सादर करतील. "
   • आपण कधीही वैज्ञानिक संदर्भात लिहिले असल्यास, उद्दीष्टांचे विधान सभेचा सारांश म्हणून विचार करा. आपण मुळात असे म्हणत आहात की, सविस्तरपणे न जाता, बैठकीत कशावर चर्चा करणे आवश्यक आहे.
4. संमेलनाच्या मुख्य मुद्द्यांचे वेळापत्रक लिहा. वेळापत्रक बरेच दिवस चालण्यासाठी व्यवसाय संमेलनांच्या प्रवृत्तीचा सामना करण्यास मदत करते. आपल्या उद्दीष्टांच्या विधानानंतर एक ओळ वगळा, आपल्या वेळापत्रकात ठळक किंवा अधोरेखित शीर्षक द्या आणि आपल्या वेळापत्रकात वेळा तयार करा (मुख्य चर्चा बिंदू जुळविण्यासाठी). वाचण्यास सुलभतेसाठी प्रत्येक वेळेस स्वतःची ओळ द्या.
   • सह प्रत्येक कालावधी दर्शवा एकतर नियोजित प्रारंभ आणि समाप्ती वेळ, किंवा आपण प्रत्येक भागासाठी किती वेळ घेऊ इच्छित आहात. एक किंवा इतर सिस्टम निवडा आणि सुसंगत रहा - गोष्टींचे मिश्रण करणे अव्यावसायिक दिसते.
   • दुसर्‍या शब्दांत, आपण संभाषणाच्या त्या विषयासाठी प्रत्येक कालावधी प्रारंभ आणि समाप्तीच्या वेळेसह चिन्हांकित करू इच्छित आहात किंवा आपण किती वेळ टिकू इच्छिता हे लिहून काढा. उदाहरणार्थ, उदाहरणार्थ एक ओळ असू शकते "14:00 - 14:05: परिचय आणि सादरीकरण " किंवा ’5 मि: परिचय आणि उपस्थिती. ”तथापि, आपण दोन सिस्टममध्ये स्विच करणे टाळावे.
5. कोणत्याही विशिष्ट पाहुण्यांसाठी वेळापत्रकात वेळ बाजूला ठेवा. अतिथी आपल्या सभेला महत्वाच्या विषयांवर चर्चा करण्यासाठी येत असल्यास, आपण या लोकांसाठी सभेत वेळ घालवू इच्छिता. संभाषणात एकापेक्षा जास्त विषय असले तरीही प्रत्येक अतिथीस त्यांचा स्वत: चा वेळ स्लॉट द्या. अशाप्रकारे प्रत्येकजण इच्छिततेनुसार आपले स्वतःचे विषय आयोजित करू शकतो.
   • शेड्यूलिंगचे लाजिरवाणी विषय टाळण्यासाठी, त्यांच्या संभाषणाच्या विषयावर प्रत्येकाला किती वेळ लागतो हे जाणून घेण्यासाठी अतिथींशी अगोदरच संपर्क साधा.
6. इतर कोणत्याही व्यवसायासाठी संमेलनाच्या शेवटी अतिरिक्त वेळ द्या. या वेळी लोक संभाषणाच्या गोंधळाच्या विषयांबद्दल स्पष्टीकरण विचारू शकतात, स्वत: ची मते व्यक्त करू शकतात, भविष्यातील सभांसाठी विषय सुचवू शकतात आणि इतर टिप्पण्या देऊ शकतात. आपण हे सर्वेक्षण आपल्या वेळापत्रकातील शेवटची आयटम म्हणून समाविष्ट करुन हे स्पष्ट करू शकता किंवा आपण सभेच्या शेवटच्या बिंदूनंतर ते स्वतः समोर आणू शकता.
   • आपण आपल्या संमेलनाच्या शेवटी पोहोचल्यास आणि कोणाकडेही अतिरिक्त प्रश्न किंवा टिप्पण्या नसल्यास आपण नेहमीच बैठक लवकर संपवू शकता. आपले बरेच उपस्थिता बहुदा याबद्दल धन्यवाद करतील!
7. आपण संभाषणाच्या विषयांचे विहंगावलोकन देखील प्रदान करू शकता. सहसा, वेळापत्रक हे सभेच्या अजेंड्यातील सिंहाचा वाटा असतो - हा भाग लोक चर्चेचे मार्गदर्शन करण्यासाठी दिसतात. तथापि, या अतिरिक्त प्रयत्नांमध्ये प्रयत्न करणे आवश्यक नसले तरी, लक्ष विचलित केलेल्या उपस्थितांना मुख्य मुद्द्यांचा अतिरिक्त विहंगावलोकन प्रदान करणे खूप उपयुक्त ठरू शकते. एक रूपरेषा उपस्थितांना बैठकीत सादर केलेल्या कल्पनांच्या व्यवस्थेची आठवण करून देते आणि ज्यांचा उल्लेख केलेल्या प्रत्येक विषयावर कठोर परिश्रम करतात त्यांना मदत करते. खाली आपण कदाचित वापरू इच्छित सारांश प्रकाराचे एक उदाहरण आहे:

   • I. उच्च प्राधान्य बजेट आयटम

     • ए. कर्मचारी प्रवास बजेट

       बी. व्यापा .्यांचे दर

       • मी. एक चांगला करार वाटाघाटी?

       सी. लॉबिंगचा खर्च

     II. उलाढाल सुधारण्यासाठी उपाय

     • उत्तर. वैकल्पिक सेवा करार

       • मी. ग्राहकांना सादर पर्याय

         ii. अभिप्राय मिळवा

       ब. मोबाइल तंत्रज्ञानामधील पुनर्निवेश

     ...वगैरे वगैरे.

8. त्रुटी देण्यापूर्वी कॅलेंडरला त्रुटींसाठी तपासा. काही उपस्थितांच्या बैठकीच्या अजेंड्यावर जोरदारपणे अवलंबून राहू शकत नसल्यामुळे, त्रुटी देण्यापूर्वी ती तपासणे खूप चांगली कल्पना आहे. हे केवळ उपस्थितीत असलेल्यांसाठी अनुकूल नाही - हे आपल्या तपशीलांकडे आपले लक्ष आणि आपल्या पदासाठी असलेले मूल्य यावर देखील सकारात्मक प्रतिबिंबित करते.
   • शिवाय, आपल्या डायरीत काही त्रुटी नाहीत हे तपासून आपल्याला मदत होऊ शकते वेळ आणि आपण जतन चेहरा चुकांबद्दलचा अजेंडा स्पष्ट करण्यासाठी वेळ घालवणे आपल्या संमेलनाला गोंधळात टाकू शकते आणि आपल्याला लाजवेल, विशेषत: जेव्हा महत्त्वपूर्ण लोक उपस्थित असतील.

कॅलेंडर टेम्पलेट वापरणे

1. आपल्या वर्ड प्रोसेसरसह समाविष्ट केलेले टेम्पलेट वापरा. मायक्रोसॉफ्ट ऑफिस, मॅकसाठी पृष्ठे आणि यासारख्या बर्‍याच वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम्समध्ये मीटिंग एजन्डासमवेत सर्व प्रकारच्या वैयक्तिक आणि व्यावसायिक कागदपत्रांसाठी मानक टेम्पलेट्स आहेत. या टेम्पलेट्सद्वारे आपण आश्चर्यकारकपणे द्रुत आणि सहजतेने व्यावसायिक दिसणारा कागदजत्र तयार करू शकता. सामान्यत: या प्रकारचे टेम्पलेट्स सौंदर्यात्मकदृष्ट्या सुखकारक लेआउटसह तार्किक विभागांमध्ये आयोजित केले जातात - संबंधित ठिकाणी फक्त संबंधित डेटा टाइप करा आणि आपण जाणे चांगले आहे!
   • प्रत्येक वर्ड प्रोसेसर थोडासा वेगळा असला तरी, बहुतेक टेम्पलेट पर्यायामुळे प्रोग्राम विंडोच्या वरच्या मेनूबारवरील टेम्पलेटवर आपल्याला नेव्हिगेशन करू देते.
   • आपला वर्ड प्रोसेसर टेम्पलेट वापरू शकत असल्यास, परंतु त्यास योग्य संमेलनाच्या अजेंडा टेम्पलेट नसल्यास आपण प्रोग्राम निर्मात्याच्या वेबसाइटवरून एक डाउनलोड करू शकता. मायक्रोसॉफ्ट वर्डचे टेम्पलेट्स उदाहरणार्थ, ऑफिस.माईक्रोसॉफ्ट.कॉम वर उपलब्ध आहेत, तर Pagesपल अ‍ॅप स्टोअरमध्ये पृष्ठे मॅकसाठी टेम्पलेट्स आढळू शकतात.
2. आपण बाह्य स्रोतावरून टेम्पलेट डाउनलोड देखील करू शकता. जर आपला वर्ड प्रोसेसर कॅलेंडर टेम्पलेट्ससह डीफॉल्टनुसार येत नसेल आणि आपण त्यांना अधिकृत साइटवर घेऊ शकत नसाल तर काळजी करू नका - तेथे बरेच विनामूल्य टेम्पलेट्स उपलब्ध आहेत. आपल्या पसंतीच्या शोध इंजिनवर एक साधा शोध म्हणा, "मीटिंग एजन्डा टेम्पलेट" आपल्याला डझनभर संबंधित परिणाम देईल. तथापि, हे सर्व निकाल अधिकृत, विश्वासार्ह स्त्रोतांकडून आले नाहीत म्हणून कोणती टेम्पलेट वापरायची ते निवडताना फरक करणे महत्त्वाचे आहे. खाली आपण खाली जाऊ शकता अशा काही बाह्य साइट आहेतः
   • वर्ड टेम्पलेट्स जतन करा - ही व्यावसायिक साइट मायक्रोसॉफ्ट वर्डसाठी अनेक दर्जेदार टेम्पलेट्स देते.
   • वर्ड टेम्पलेट्स ऑनलाईन - वर्ड टेम्पलेट्ससाठी आणखी एक चांगला स्त्रोत. तथापि, हे पृष्ठ केवळ काही निवड देईल.
   • आयवर्क कॉम्युनिटी - पृष्ठांसाठी एक चांगले कॅलेंडर टेम्पलेट. तथापि, हे टेम्पलेट पृष्ठांच्या जुन्या आवृत्तीसाठी आहे (2009 पूर्वी).
   • अ‍ॅप स्टोअरमध्ये पृष्ठांसाठी बरीच टेम्पलेट्स आहेत. दुर्दैवाने, या सर्व विनामूल्य उपलब्ध नाहीत.
3. आपल्या टेम्पलेटमधील फील्ड भरा. एकदा आपल्याला आपल्या वर्ड प्रोसेसरमध्ये एक योग्य टेम्पलेट सापडल्यानंतर, किंवा आपल्या आवडीनुसार एखादे डाउनलोड केले की आपल्याला फक्त आवश्यक माहितीसह टेम्पलेट भरायचे आहे. बर्‍याच टेम्पलेट्समध्ये आपल्यासाठी नावे, वेळा, संभाषणाचे विषय, विभागातील शीर्षके इत्यादी टाइप करण्यासाठी स्पष्टपणे क्षेत्र चिन्हांकित केले जाईल. आपला अजेंडा पूर्ण करण्यासाठी सर्व संबंधित फील्ड भरा आणि नंतर त्रुटींसाठी आपले कार्य तपासा. कॅलेंडर टेम्पलेट्स जितके उपयुक्त असू शकतात ते शुद्धलेखन, व्याकरण आणि वस्तुस्थितीतील त्रुटींपासून आपले संरक्षण करीत नाहीत.
   • कोणतीही फील्ड रिक्त ठेवू नका. असे म्हणायला काहीच हौशी दिसत नाही, की म्हणा, "येथे टाइप करा" असे म्हणतात. काही कारणास्तव टेम्पलेटचे काही भाग आहेत जे आपल्याला भरायचे नाहीत, त्यांना रिक्त ठेवण्याऐवजी ते हटवा.
4. आपल्या कॅलेंडरला आपल्या गरजेनुसार अनुकूल करण्यासाठी किरकोळ बदल करा. अजेंडा टेम्पलेट्स भेटणे खूप उपयुक्त ठरू शकते, परंतु आपण डीफॉल्ट कॅलेंडर शैली आणि लेआउट अचूक चिकटून राहण्याचे काही कारण नाही. आपली कंपनी आपल्यासाठी ठरवलेल्या आणि आपण संमेलनासाठी निश्चित केलेल्या मानकांची पूर्तता आपल्या कॅलेंडरमध्ये आहे हे सुनिश्चित करण्यासाठी आपण टेम्पलेटची सामग्री आणि शैलीमध्ये मोकळेपणाने विचार करा.
   • उदाहरणार्थ, एखादा टेम्पलेट खूप चांगला दिसत आहे असे आपल्याला वाटत असल्यास, परंतु त्याचे हेडर इतके लांब आहे की ते विचलित करणारे आहे, आपण फिट दिसता तसे शीर्षलेखातील कोणतेही अनावश्यक विभाग हटविण्यास मोकळ्या मनाने असेपर्यंत आपण असे करत आहात की दस्तऐवजाची मांडणी खराब झाली नाही किंवा अजेंडा कुरूप दिसत नाही.

भाग २ पैकी 2: दिनदर्शिका वापरण्याच्या सर्वोत्कृष्ट पद्धती

1. प्रथम सर्वात महत्वाचे विषय निवडा. मीटिंग्जचे वेळापत्रक ठरवताना, सर्वात महत्वाचा विषय वेळापत्रकात ठेवणे सहसा चांगले धोरण असते. यासह आपण दोन गोष्टी साध्य करता. प्रथम, ते प्रत्येकास या महत्त्वाच्या विषयांवर चर्चा करण्यास परवानगी देतात जेव्हा ते त्यांच्या काठावर असतात आणि संमेलनाच्या सुरूवातीला थकलेले नसतात. दुसरे म्हणजे, संमेलन वेळेपूर्वीच संपेल किंवा काही उपस्थितांनी संपायच्या आधी निघून जावे, हे सुनिश्चित करते की महत्त्वपूर्ण विषयांवर आधीच चर्चा झाली आहे.
   • मीटिंग्ज नेहमीच ठरल्याप्रमाणे जात नाहीत. जर संमेलनाच्या शेवटी लहान, बिनमहत्त्वाचे विषय सोडले गेले असतील तर आपण त्या स्वतःच सोडवू शकाल किंवा नंतर दुसर्‍या संमेलनाचे वेळापत्रक तयार करू शकता. तथापि, आपण संभाषणाचे मुख्य विषय कव्हर करण्यास अक्षम असल्यास, आपली बैठक उद्दीष्टेचा भाग साध्य करण्यात अयशस्वी झाली, जी आपल्यासाठी निराश आणि लाजीरवाणी दोन्ही असू शकते. आपल्या वेळापत्रकात सर्वात महत्त्वाच्या विषयांवर ठेवणे प्रतिबंधित करते मुख्यतः ही समस्या
2. आपल्या कॅलेंडर वेळापत्रकात रहा, परंतु लवचिक रहा. मीटिंगचे नियोजन आणि आयोजन करताना, सर्वात मोठा धोका म्हणजे त्यास नियोजित वेळेपेक्षा जास्त कालावधी लागतो. कर्मचारी सहसा एक असतात नापसंत अशा बैठका ज्या खूप लांब असतात आणि त्या योग्य असतात म्हणून, कारण त्या आश्चर्यकारकपणे कंटाळवाण्या होऊ शकतात आणि त्याऐवजी लोकांना वास्तविक कार्य करण्यास प्रतिबंधित करतात. आपली बैठक नियोजित वेळेवर ठेवण्यासाठी, घड्याळावर लक्ष ठेवा आणि आपणास संधी मिळाली तर विनम्रपणे असे काही बोलून पुढे जा, “वेळेवर येथून जायचे असेल तर आम्हाला पुढील विषयाकडे जाण्याची खरोखर गरज आहे. "
   • तथापि, मीटिंग्ज बहुतेक वेळेस योजनेनुसार नसतात, म्हणून तुमच्या सभेचा कोणताही भाग तुमच्या आवडीपेक्षा जास्त घेतल्यास तुमची भरपाई करायला तयार असावे. आपल्या संमेलनासाठी आपल्याकडे असलेल्या मर्यादित वेळेत शक्य तितक्या चर्चा करण्यात लवचिक रहा. उदाहरणार्थ, जर तुमच्या सभेचा काही भाग थकीत असेल तर आपण आपल्या सभेच्या इतर भागासाठी चर्चेला ट्रिम करू शकता किंवा बैठकीचा तुलनेने बिनमहत्वाचा भाग वेळेवर संपत असल्याचे सुनिश्चित करण्यासाठी वगळू शकता.
3. सभेपूर्वी आपला अजेंडा चांगले लिहायला सुरुवात करा. इतर प्रकारच्या व्यवसाय दस्तऐवजांप्रमाणेच कॅलेंडर इतके महत्त्वाचे नसले तरी (जसे की अहवाल, डेटाची स्प्रेडशीट, सादरीकरणाच्या स्लाइड इ.), तरीही आपण आपले कॅलेंडर व्यावसायिक आणि गोंडस दिसावे अशी अपेक्षा आहे, खासकरून जर आपण ते आपल्या सहकार्यांसह सामायिक केले असेल तर बैठक. दर्जेदार दस्तऐवज तयार करण्यासाठी आपल्याकडे पुरेसा वेळ आहे हे सुनिश्चित करण्यासाठी, शक्य तितक्या लवकर आपली डायरी लिहा.
   • लवकर प्रारंभ केल्याने आपल्याला आपल्या बैठकीच्या अजेंड्यावर अभिप्राय मिळविण्याचा फायदा देखील मिळतो. आपल्या कॅलेंडरची प्राथमिक आवृत्ती सहकार्यांसह किंवा पर्यवेक्षकासह सामायिक करणे आणि त्यांचे इनपुट विचारणे, त्रुटी दूर करण्यास आणि पूर्वी नसलेल्या हरवलेल्या तपशीलांना जोडण्यात आपली मदत करू शकते. आपण आपले कॅलेंडर लिहिण्यासाठी शेवटच्या सेकंदापर्यंत वाट पाहिल्यास आपल्याकडे हा अभिप्राय विचारण्यासाठी कदाचित वेळ नसेल.
   • आपण सभेच्या आदल्या दिवसापूर्वी नियमितपणे घेत असलेल्या बैठकीसाठी अजेंडा लिहून दूर जाऊ शकता, परंतु महत्त्वपूर्ण सभेची तयारी करण्यासाठी आठवडे लागू शकतात.
4. सभेच्या उपस्थितांसह अजेंडा सामायिक करा. प्रत्येकजण चर्चेला येईल या विषयाचे संपूर्ण ज्ञान घेऊन बैठकीला येईल हे सुनिश्चित करण्यासाठी आपणास आधीपासूनच प्रत्येकासह अजेंडा सामायिक करावासा वाटेल. आपण जेथे काम करता त्या कॉर्पोरेट संस्कृतीवर अवलंबून, याचा अर्थ बर्‍याच प्रती मुद्रित करणे आणि त्या वैयक्तिकरित्या हस्तांतरित करणे किंवा कॅलेंडरला संलग्नक म्हणून ईमेल करणे म्हणजे. तथापि आपण आपले कॅलेंडर वितरीत करीत असल्यास ते पाठविण्यापूर्वी ते तांत्रिक त्रुटींपासून मुक्त आहे हे सुनिश्चित करा.
   • सभेचे महत्त्व लक्षात घेऊन तुम्हाला कदाचित बैठकीच्या किमान एक-दोन तास आधी उपस्थित उपस्थितांना अजेंडा द्यायचा असेल. मोठ्या, महत्वाच्या बैठकींसाठी अजेंडा एक दिवस किंवा त्याहूनही अगोदर पाठवणे आवश्यक असू शकते.
   • लोक बर्‍याचदा व्यस्त किंवा विसरलेले असतात, जर कोणी त्यांचा विसर पडला तर त्या बैठकीत अजेंडाच्या काही अतिरिक्त प्रती आणणे हुशार आहे.

टिपा

• जर कोणी बैठकीस उपस्थित राहू शकत नसेल तर अजेंडाच्या शीर्षस्थानी “घोषित अनुपस्थित” विभाग तयार करण्याचा विचार करा किंवा त्यासाठी जागा सोडा आणि मीटिंगच्या वेळी ते जाहीर करा.
• एक उत्कृष्ट स्रोत उत्पादक मीटिंग "डीएआरव्ही" वापरत आहे: उद्दिष्टे, कार्यसूची, भूमिका आणि जबाबदा .्या. सर्व प्रथम, आपल्या संमेलनात एक असावे उद्देश आहेत. आपण माहिती प्रदान करण्यासाठी नुकतीच बैठक घेत असाल तर लोकांचा सभेतील वेळ वाया घालवू नका. त्यांना एक वृत्तपत्र पाठवा. उद्दीष्टात एक सक्रिय घटक असावा आणि शक्य असल्यास एखादे उत्पादन प्रदर्शित करावे: "संघासाठी तिमाही गोल निश्चित करा". ध्येय साध्य करण्यासाठी आपण ज्या विषयांवर लक्ष केंद्रित कराल त्या विषयांची कार्यसूची ही यादी आहे आणि आपल्याला ट्रॅकवर ठेवण्यासाठी मुदत आहे. उदाहरणार्थ, "१. शेवटच्या तिमाहीच्या गोलांची स्थिती (१ minutes मिनिटे) तपासा. २. गोल (२० मिनिटे) साठी इतर कोणत्याही व्यवसाय सूचना, top. शीर्ष goals गोल (१० मिनिटे) इ. निवडा." भूमिका व जबाबदा .्यांसाठी तुम्ही बैठकीचे नेतृत्व कोण करते, कोण नोट्स घेते आणि कोण संमेलनातून उद्भवणा action्या कारवाईच्या वस्तू नियुक्त करतो हे आपण निश्चित करता.
• आपल्या कंपनीकडे कॅलेंडरसाठी खास फॉर्म असल्यास हा फॉर्म टेम्पलेट म्हणून वापरा. काही ठिकाणी, फॉर्म्युला चिकटविणे आवश्यक आहे.
• आपले सहकारी काय पसंत करतात यावर अवलंबून, लोकांना अजेंडासाठी कल्पना प्रस्तावित करण्याची अंतिम मुदत मिळवणे उपयुक्त ठरेल. शेवटची तारीख आणि वेळ सांगा आणि त्यास चिकटून राहा. ते जेथे कॅलेंडर सुधारतात तेथे जोडण्यासाठी जागा तयार करा किंवा जेव्हा कार्यक्रम आपले मूळ कॅलेंडर पुनर्स्थित करतात.