सामग्री

• पायर्‍या
• सल्ला
• चेतावणी

एक व्यावसायिक आणि सभ्य नोकरी पत्र लिहिणे आवश्यक आहे? बरेच कार्य संदेश पूर्वनिर्मित आणि कॉपी करणे सोपे असतात, आपल्याला फक्त संदेशाची सामग्री बदलण्याची आवश्यकता असते. व्यवसाय मेलमध्ये नेहमीच तारीख, पाठविणार्‍याबद्दलची माहिती, प्राप्तकर्त्याची माहिती आणि संदेशाच्या मुख्य भागामध्ये काही परिच्छेद असणे आवश्यक आहे. आपल्याला एखादे चित्र लिहायचे आहे, कृपया खाली दिलेल्या चरणांचे अनुसरण करा आणि आपल्या कंपनीच्या मानकांशी जुळण्यासाठी आवश्यक मुद्दे दुरुस्त करा.

पायर्‍या

भाग 1 चा 1: संदेश उघडत आहे

1. 

   स्वरूप समजून घ्या. आपले पत्र काय आहे याबद्दल काहीही फरक पडत नाही, परंतु आपल्या पत्राचे काही पालन करणे आवश्यक आहे. व्यवसाय अक्षरे एरियल किंवा टाईम्स न्यू रोमन सारख्या लोकप्रिय फॉन्टमध्ये टाइप आणि लिहिली पाहिजेत. आपल्याला संदेशांमध्ये परिच्छेदन व्यक्तिचलितपणे हायलाइट करणे आवश्यक आहे. याचा अर्थ आपण दोन वेळा "रिटर्न" की टाइप करून नवीन परिच्छेद सुरू करा. परिच्छेद हायलाइट करण्यासाठी इंडेंट कमांड वापरू नका.
   • सर्व कडा वर मार्जिन सुमारे 2 सेमी ठेवा.
   • ईमेल लोकप्रिय फॉन्टमध्ये देखील लिहिले जावे. वर्क मेलमध्ये ब्लॅक अँड व्हाईट वगळता हस्तलेखनाची नक्कल करणारे किंवा रंगीबेरंगी असणारे फॉन्ट वापरू नका.

2. 

   
   
   योग्य पेपर प्रकार निवडा. कार्यरत पत्र 22 सेमी x 28 सेमी कागदाच्या आकारावर ("अक्षराचा आकार") मुद्रित केले जावे. आपण यूएस मध्ये नसल्यास आपण ए 4 आकाराचे कागद वापरू शकता. काही लांबीचे करार 22 सेमी x 36 सेमी ("कायदेशीर आकार") पेपरवर छापले जाऊ शकतात.
   • आपण मेलिंगसाठी मुद्रण केले असल्यास आपण ते कंपनीच्या लेटरहेडवर मुद्रित केले पाहिजे. हे पत्राला अधिक व्यावसायिक स्वरूप देते आणि आपल्या कंपनीचा लोगो आणि संपर्क माहिती देखील प्रदान करते.

3. 

   
   
   आपल्या कंपनीबद्दल माहिती द्या. कंपनीचे नाव आणि पत्ता द्या, ज्यामध्ये पत्त्याचा प्रत्येक भाग वेगळ्या ओळीवर लिहिला आहे. आपण मालक किंवा स्वयंरोजगार असल्यास कंपनीचे नाव आपल्या स्वतःच्या नावाने बदला किंवा त्या वर आपले नाव लिहा.
   • आपल्या कंपनीकडे प्री-डिझाइन केलेले लेटरहेड असल्यास आपण कंपनीचे नाव आणि पत्ता टाइप करण्याऐवजी ते वापरू शकता.
   • आपण पत्ता स्वत: टाइप केल्यास आपण आणि आपल्या कंपनीच्या निवडीनुसार पृष्ठाच्या शीर्षस्थानी उजवीकडे संरेखित किंवा डावे संरेखित केले पाहिजे.
   • जर आपण आंतरराष्ट्रीय स्तरावर मेल पाठवत असाल तर देशाचे नाव भांडवल अक्षरात टाइप करा.

4. 

   
   
   तारीख जोडा. पूर्ण तारीख लेखन ही सर्वात व्यावसायिक निवड आहे. उदाहरणार्थ, आपण "1 एप्रिल, 2012" किंवा "1 एप्रिल, 2012" लिहू शकता. तारीख न्याय्य सोडली पाहिजे, प्रेषकाच्या पत्त्याच्या खाली काही ओळी.
   • जर आपले पत्र काही दिवसात लिहिले गेले असेल तर आपण पत्र पूर्ण केल्याची तारीख द्या.

5. 

   प्राप्तकर्त्याची माहिती द्या. प्राप्तकर्त्याचे पूर्ण नाव, शीर्षक (असल्यास असल्यास), कंपनीचे नाव आणि मेलिंग पत्ता लिहा आणि ही माहिती स्वतंत्र रेषांमध्ये विभाजित करा. आवश्यक असल्यास, एक संदर्भ क्रमांक जोडा. प्राप्तकर्त्याची माहिती तारखेच्या खाली काही ओळींनी न्याय्य ठेवली पाहिजे.
   • एखाद्या ओळखीच्या व्यक्तीला पत्र पाठविणे चांगले. अशा प्रकारे आपण ज्याला संदेश पाठवित आहात तो आपल्या संदेशास प्रत्युत्तर देऊ शकेल. आपण ज्याला पाठवायचे त्या व्यक्तीचे नाव आपल्याला माहित नसल्यास, थोडेसे तपासा. त्या व्यक्तीचे नेमके नाव आणि शीर्षक विचारण्यासाठी आपण त्यांची कंपनी कॉल करू शकता.

6. 

   शुभेच्छा निवडा. अभिवादन हा संदेश घेणार्‍याला मान देणारा मुद्दा आहे आणि ज्या ग्रीटिंग्जचा उपयोग केला जातो त्यावर आपण अवलंबून असतो की आपण ज्याला संदेश पाठवत आहात त्या व्यक्तीला आपण ओळखत आहात का, आपण त्यांना किती ओळखत आहात आणि पत्र किती गंभीर आहे. . आपण खालील पर्यायांचा विचार करू शकता:
   • "ज्याच्याशी हे संबंधित आहे त्यांना" (त्यात सामील असलेल्यांना) फक्त जेव्हा आपणास माहित नाही की कोणाला, विशेषतः आपण कोणास संदेश पाठवायचा आहे.
   • आपल्याला आपला मेल प्राप्तकर्ता माहित नसल्यास, "प्रिय सर / मॅडम" ने प्रारंभ करणे हा एक सुरक्षित पर्याय आहे.
   • आपण प्राप्तकर्त्याचे शीर्षक आणि नाव देखील वापरू शकता, उदाहरणार्थ "प्रिय डॉ स्मिथ" (प्रिय प्रोफेसर स्मिथ).
   • जर आपल्याला मेल प्राप्तकर्त्यास चांगले माहित असेल आणि त्यांच्याशी जवळचे नाते असेल तर आपण त्यांना "प्रिय सुसान" या नावाने कॉल करू शकता.
   • आपण संदेश प्राप्तकर्त्याच्या लिंगाबद्दल निश्चित नसल्यास, संपूर्ण नाव टाइप करा, उदा. "प्रिय क्रिस स्मिथ" (हॅलो क्रिस स्मिथ).
   • अभिवादनानंतर स्वल्पविराम किंवा "टू हूम इट मे कॉन्सरन" नंतर कोलन टाइप करण्यास विसरू नका.
   जाहिरात

4 पैकी भाग 2: संदेश सामग्री तयार करीत आहे

1. 

   सरळ समस्येवर. मॅक्सिमच्या म्हणण्यानुसार वेळ हा पैसा आहे, बहुतेक उद्योजक वेळ वाया घालवत नाहीत. म्हणून, पत्राची सामग्री थोडक्यात आणि व्यावसायिकपणे सादर केली पाहिजे. एक पत्र लिहा जिथे प्राप्तकर्ता ते थेट वाचू शकेल अशा बिंदूवर जाऊन आणि पहिल्या परिच्छेदामध्ये आपले मत सारांशित करून. उदाहरणार्थ, आपण नेहमीच "मी आपल्यासंदर्भात लिहित आहे ..." (मी त्याला याबद्दल लिहित आहे ...) आणि तेथून प्रारंभ करू शकता.
   • टेक्स्चर भाषा, मोठे जबड किंवा लांब, गोल वाक्य वापरू नका - आपल्याला जे म्हणायचे आहे ते शक्य तितक्या संक्षिप्त आणि स्पष्टपणे सांगावे.
   • ते मनापासून व्यक्त करा. पत्र लिहिण्याचा बहुतेक हेतू वाचकाला काहीतरी करण्यास मनाई करणे हे आहे: त्यांचे मत बदलणे, चूक दुरुस्त करणे, पैसे पाठविणे किंवा काही कृती करणे. संदेशास प्राप्तकर्त्यास पाहिजे ते करण्यासाठी मनापासून प्रयत्न करा.

2. 

   व्यक्ती सर्वनाम वापरा. आदर्शपणे, आपण आपल्या पत्रात "मी" (मी), "आम्ही" (आम्ही) आणि "आपण" (आपण) सर्वनाम वापरु शकता. त्यास "मी" (मी) असे वर्णन करा आणि वाचकास "आपण" (मित्र / आजोबा / आजी / भाऊ / बहीण) कॉल करा.
   • आपण एखाद्या संस्थेच्या वतीने लिहित असाल तर लक्षात घ्या. आपण आपल्या कंपनीच्या वाढीची संभावना देत असल्यास आपण कंपनीच्या वतीने आपण बोलतो हे वाचकांना कळवण्यासाठी आपण "आम्ही" (आम्हाला) वापरावे. आपण आपल्या वैयक्तिक मताबद्दल लिहित असल्यास, “मी” (मी) वापरा.

3. 

   
   
   स्पष्ट, संक्षिप्त आणि संक्षिप्तपणे लिहा. आपल्याला काय म्हणायचे आहे हे आपल्या वाचकांना कळू द्या. आपल्या संदेशाची सामग्री स्पष्ट असल्यास वाचक केवळ आपल्या संदेशास त्वरित प्रत्युत्तर देतील. विशेषतः आपल्या वाचकास आपल्या पत्राला उत्तर देताना किंवा कृती करायला हव्या असल्यास, त्यांना सांगा. आपला प्रबंध सर्वात संक्षिप्त मार्गाने स्पष्ट करा.

4. 

   
   
   सक्रिय वाक्ये वापरा. परिस्थितीचे वर्णन करताना किंवा विनंती करताना निष्क्रीयतेऐवजी सक्रिय वापरा. निष्क्रीय वाक्ये आपले पत्र अस्पष्ट बनवू शकतात किंवा त्यामध्ये सामील असलेल्या व्यक्तीस निर्दिष्ट करु शकत नाहीत. याव्यतिरिक्त, सक्रिय वाक्य सुव्यवस्थित आणि अधिक सरळ आहे. उदाहरणार्थ:
   • निष्क्रीय वाक्यः सनग्लासेस त्यांच्या टिकाऊपणाच्या संदर्भात डिझाइन केलेले किंवा तयार केलेले नाहीत.
   • सक्रिय विधानः आपली कंपनी सनग्लासेसच्या त्यांच्या टिकाऊपणाची पर्वा न करता डिझाइन आणि बनवते.

5. 

   
   
   योग्य मनाने वागा. पत्रे मानवांनी लिहिली आहेत आणि मानवांना उद्देशून आहेत, म्हणून शक्य असल्यास कठोर अक्षरे टाळा. आपण वैयक्तिक नसलेल्या पत्रासह नवीन संबंध तयार करू शकत नाही आणि मोकळेपणाचा अभाव आहात. तथापि, बोलक्या भाषेचा वापर करणे किंवा "तुम्हाला माहित आहे" (आपल्याला माहित आहे), "मी म्हणायचे आहे" (म्हणजे मला पाहिजे) किंवा "वांडा" (करू इच्छितो - 'वांदी लहान करा') यासारखे वाक्ये टाळा. मोठा '). आपला टोन गंभीर पण मैत्रीपूर्ण आणि उत्साही ठेवा.
   • जर आपण प्राप्तकर्त्यास चांगले ओळखत असाल तर आपण त्यांना अनौपचारिकरित्या शुभेच्छा देण्यासाठी एक ओळ असावी.
   • स्वतःला व्यक्त करण्यासाठी कोणत्या मर्यादेपर्यंत निर्णय घेताना स्वतःचा निर्णय वापरा. कधीकधी थोडा विनोद यशस्वी सौदा करण्यात आपली मदत करू शकतो, परंतु छेडताना सावधगिरी बाळगा ही एक चूक असू शकते.

6. 

   सभ्य आणि सभ्य आपण तक्रार करण्यासाठी किंवा चिंता व्यक्त करण्यासाठी पत्र लिहिले तरीही आपण सभ्य असू शकता. आपणास रिसीव्हरच्या शूजमध्ये ठेवा आणि आपण नेहमी उत्साही आहात आणि मदतीसाठी इच्छुक आहात हे वाचकांसाठी समजूतदार मार्गाने आपण जे काही कल्पना घेऊन आलात त्या पुढे या.
   • उदाहरणार्थ, आपण अशी कठोर तक्रार करू शकताः “मला वाटते की तुमचे सनग्लासेस खराब आहेत आणि मी यापुढे पुन्हा खरेदी करणार नाही.” तथापि, आपण अधिक सभ्य पद्धतीने लिहू शकता: “ मी तुमच्या कंपनीच्या सनग्लासेस उत्पादनामुळे निराश आहे आणि मी भविष्यात इतरत्र चष्मा खरेदी करण्याची योजना आखत आहे.

7. 

   अतिरिक्त पृष्ठांसाठी "द्वितीय पृष्ठ" शीर्षलेख टेम्पलेट वापरा. बर्‍याच व्यवसाय अक्षरे एका पृष्ठावर लहान असावीत. परंतु जर आपण ज्या समस्येबद्दल बोलत आहात तो करार किंवा कायदेशीर समस्येसारखा असेल तर आपल्याला आणखी काही पृष्ठांची आवश्यकता असू शकेल. "द्वितीय पृष्ठ" लेटरहेड टेम्पलेट वापरा, ज्यात सामान्यत: संक्षिप्त पत्ता आणि पहिल्या पृष्ठाचा लेटरहेड सारखा कागदाचा प्रकार असतो.
   • दुसर्‍या आणि त्यानंतरच्या पृष्ठांसह पृष्ठाच्या शीर्षस्थानी पृष्ठ क्रमांकन. आपण प्राप्तकर्त्यांची नावे आणि तारखा देखील जोडू शकता.

8. 

   सामग्री सारांश. अंतिम परिच्छेदात, मुख्य मुद्द्यांचा सारांश द्या आणि आपल्या कृती योजनेतील चरण किंवा संदेश प्राप्तकर्त्याकडून काय अपेक्षा करावी हे स्पष्टपणे सांगा. लक्षात ठेवा की प्राप्तकर्ता आपल्यास विचारण्यास किंवा बोलण्यासाठी आपल्याशी संपर्क साधू शकेल, पत्राबद्दल आणि आपल्या समस्येबद्दल त्यांनी रस घेतल्याबद्दल त्यांचे आभार. जाहिरात

भाग 3 चा: शेवटची अक्षरे

1. 

   शेवटचे वाक्य निवडा. शुभेच्छा देण्यासारखे शेवटचे वाक्य, प्राप्तकर्त्याचा आदर आणि पत्राची गंभीरता दर्शवते. "आपला विनम्र" किंवा "विनम्र" सहसा सुरक्षित निवड आहे; आपण "सौहार्दपूर्ण", "आदरपूर्वक" (शुभेच्छा), "विनम्र" आणि "आपला खरोखर" (विनम्र) यासारख्या इतर पर्यायांवर विचार करू शकता. आपण "ऑल द बेस्ट", "शुभेच्छा" सारख्या थोडा कमी औपचारिक अद्याप व्यावसायिक समाप्ती देखील निवडू शकता. , "हार्दिक विनम्र" आणि "धन्यवाद" आणि "धन्यवाद". वाक्यानंतर स्वल्पविराम वापरा.

2. 

   सही. सुमारे चार ओळी रिक्त सोडा, मग त्यावर स्वाक्षरी करा. पत्र छापल्यानंतर आपल्या स्वाक्षर्‍यावर स्वाक्षरी करा किंवा आपण ते ईमेल केल्यास आपली स्वाक्षरी प्रतिमा स्कॅन करा आणि संदेशाच्या या भागात पेस्ट करा. स्वाक्षरीसाठी आपण निळा किंवा काळा शाई निवडावी.
   • आपण एखाद्याच्या वतीने पत्रावर सही करत असल्यास आपल्या स्वाक्षर्‍यासमोर “pp:” लिहा. "पीपी" म्हणजे "प्रति प्राप्तिकरण" (जसे की "एजन्सीद्वारे" किंवा "च्या वतीने").

3. 

   आपले नाव आणि संपर्क माहिती टाइप करा. आपल्या स्वाक्षरी खाली आपले पूर्ण नाव, शीर्षक, फोन नंबर, ईमेल पत्ता आणि कोणत्याही संभाव्य संपर्क पद्धती टाइप करा. प्रत्येक माहिती वेगळ्या ओळीवर लिहिलेली असते.

4. 

   टायपिस्टचा संक्षेप जोडा. आपण पत्र सोडून इतर कोणी लिहिले तर आपण स्वाक्षरीखाली या व्यक्तीची आद्याक्षरे जोडा. कधीकधी, ज्याने पत्र लिहिले त्या व्यक्तीचे आद्याक्षरे समाविष्ट केली गेली. म्हणूनच, ज्याने पत्र लिहिले आहे आणि ज्याने पत्र टाइप केले त्यामध्ये फरक करणे महत्त्वाचे आहे.
   • उदाहरणार्थ, आपण आत्ताच टायपिस्टची आद्याक्षरे जोडली असल्यास, त्यांना लोअर केसच्या अक्षरे लिहा: एमजे
   • जर आपण लेखकाचे संक्षेप जोडले तर ते मोठ्या अक्षरावर आणि टायपिस्टचे संक्षिप्त शब्द लहान अक्षरात लिहा: आरडब्ल्यू: एमजे. आपण दोन संक्षेपांमध्ये स्लॅश देखील वापरू शकता: आरडब्ल्यू / एमजे.

5. 

   नोट केलेले कागदपत्र. आपण प्राप्तकर्त्यास पाहण्यासाठी कागदजत्र जोडत असल्यास दस्तऐवजाची संख्या आणि प्रकार लक्षात घेऊन आपल्या संपर्क माहितीच्या खाली काही ओळी भाष्य करा. उदाहरणार्थ, आपण असे लिहू शकता: "संलग्नक (2): रेझ्युमे, ब्रोशर" ("संलग्नक (2): रेझ्युमे, ब्रोशर").
   • आपण "संलग्नक" संक्षेप देखील "संलग्नक" म्हणून करू शकता. किंवा "एन्को."

6. 

   प्राप्तकर्ते जोडा. जर आपण त्या पत्राची प्रत दुसर्‍या व्यक्तीला पाठविली तर आपण या व्यक्तीचे नाव पत्रात समाविष्ट केले पाहिजे. आपण "संलग्नक" या ओळीखाली "सीसी:" टाइप करून भाष्य करू शकता, "सीसी" म्हणजे त्या व्यक्तीचे नाव आणि शीर्षक ("सीसी" कार्बन पेपरवर पत्र टाईप केल्यावर "कार्बन कॉपी" (कार्बन कॉपी).
   • उदाहरणार्थ, लिहा: "सीसी: मेरी स्मिथ, विपणन उपाध्यक्ष" ("प्रिय: मेरी स्मिथ, उप विपणन व्यवस्थापक").
   • आपण दुसरा प्राप्तकर्ता जोडू इच्छित असल्यास, पहिल्या व्यक्तीच्या नावाखाली दुसर्‍या व्यक्तीचे नाव थेट टाइप करा आणि "सीसी:" ची आवश्यकता नाही.
   जाहिरात

4 चा भाग 4: पूर्ण झाले

1. 

   आपला संदेश संपादित करा. एखाद्या व्यावसायिक लेटररायटरसाठी दिसणे ही मुख्य गोष्ट असते. पत्रातील छोट्या छोट्या चुका दुरुस्त करून आपण सक्षम आणि जबाबदार आहात हे वाचक सहजपणे पाहतील. शब्दावरील शब्दलेखन तपासण्यासाठी आपण शब्दलेखन आज्ञा चालवू शकता परंतु पत्र पाठविण्यापूर्वी काळजीपूर्वक वाचून देखील तपासू शकता.
   • पत्र स्पष्ट आणि संक्षिप्त होते का याबद्दल आश्चर्यचकित आहात. लांबीचे तीन किंवा चार वाक्यांपेक्षा अधिक परिच्छेद आहेत का? तसे असल्यास, आपण अनावश्यक परिच्छेद हटवू शकता.
   • जर पत्र खरोखर महत्वाचे असेल तर आपण एखाद्या मित्राला किंवा त्याच्या सहकार्यास ते पटकन तपासण्यास सांगू शकता. कधीकधी वाचण्यासाठी फक्त काही सेकंद घेतल्याने आपल्याला चुका न आढळल्यास किंवा कदाचित आपण न पाहिलेले अनाड़ी शब्द वापर मदत करू शकता.

2. 

   मेल मुख्य नाही. संदेशास बर्‍याच पृष्ठे असल्यास, संदेश मुख्यपणे टाळा. आपण पृष्ठे योग्य प्रकारे रांगेत आहेत हे सुनिश्चित करू इच्छित असल्यास, वरच्या डाव्या बाजूला पेपरक्लिप वापरा.

3. 

   मेलिंग आपण मेल केल्यास, व्यवसाय लिफाफा वापरा. कंपनीचा लोगो छापलेला लिफाफा उपलब्ध असल्यास, लिफाफा वापरा. परतावा आणि प्राप्तकर्ता पत्ता स्पष्टपणे मुद्रित करा. पत्र तीन भागात फोल्ड करा, जेणेकरून जेव्हा प्राप्तकर्ता संदेश उघडेल तेव्हा संदेशाचा पहिला भाग शीर्षस्थानी दुमडेल आणि नंतर तळाशी पट उघडेल. आपल्याकडे पुरेशी तिकिटे आहेत हे सुनिश्चित करा नंतर ते पाठवा.
   • आपल्यास हस्तलिखित पत्त्यावर धक्का बसलेला वाटत असेल आणि आपल्या व्यावसायिक शैलीनुसार नसेल तर पत्ता शब्दात टाइप करा, लिफाफा प्रिंटरमध्ये ठेवा आणि लिफाफ्यावर पत्ता मुद्रित करा.
   • जर पत्र अत्यंत महत्वाचे आणि / किंवा अत्यावश्यक असेल तर आपण ते कुरिअरद्वारे पाठवावे.
   • आपण ईमेलद्वारे संदेश पाठवू इच्छित असल्यास ते HTML स्वरूपात रूपांतरित करा किंवा स्वरूप ठेवण्यासाठी संदेश पीडीएफ म्हणून जतन करा. पेपर मेलिंग चांगले आहे.
   जाहिरात

सल्ला

• अक्षरे सही करण्यासाठी चांगली पेन वापरा.
• वेगवान जर आपण आठवड्याभरात प्रेषकाच्या विनंतीस प्रतिसाद देऊ शकत नाही तर त्यास तिला किंवा तिला त्याबद्दल सांगा आणि त्यांना तुमच्याकडून उत्तर कधी मिळेल हे त्यांना कळवा.
• सकारात्मक गोष्टींवर लक्ष केंद्रित करा. आपण करू शकत असलेल्या गोष्टींबद्दल बोला, ज्या गोष्टी आपण करू शकत नाही त्याबद्दल नाही. उदाहरणार्थ, आपल्याकडे एखादी वस्तू स्टॉकमध्ये नसल्यास, ग्राहकांना सांगू नका की आपण त्यांची ऑर्डर पूर्ण करू शकत नाही, त्याऐवजी असे म्हणा की उत्पादन लोकप्रिय आहे जेणेकरून आपली बाजू साठा बाहेर नाही. . मग आपण त्यांना उत्पादन कधी ऑफर करू शकता हे सांगा.
• आपण बर्‍याच सामग्रीसह पत्र लिहिले तर प्रथम आपण त्या गोष्टी सूचीबद्ध केले पाहिजेत.
  • आपण कव्हर करू इच्छित असलेल्या सर्व गोष्टींची यादी करा. ऑर्डरची चिंता करू नका.
  • प्रत्येक सामग्रीसाठी, मुख्य शब्द, उदाहरणे, वितर्क आणि तथ्ये सूचीबद्ध करा.
  • आपल्या बाह्यरेखामधील सामग्रीचे पुनरावलोकन करा जेणेकरून ते आपल्या हेतूसाठी आणि आपल्या प्रेक्षकांसाठी योग्य असतील.
  • कोणतीही असंबंधित समस्या दूर करा.
  • वाचकांसाठी योग्य असलेल्या माहितीची क्रमाने क्रमवारी लावा.

चेतावणी

• खुसखुशीत वाक्ये घेऊन अक्षरे लिहा एक वास्तविक प्रशंसा स्वीकार्य आहे, परंतु जर आपण ते जास्त केले तर वाचक आपल्याला आपल्या क्षमतेने नव्हे तर चापलूस करून काम करतात असे वाटेल.
• खूप कठोर आणि प्रभाव पाडणारा टोन वापरू नका. लक्षात ठेवा आपण व्यवसाय पत्रासह व्यावसायिक संबंध मजबूत करण्याचा किंवा आरंभ करण्याचा प्रयत्न करीत आहात.