सामग्री

• पायर्‍या
• सल्ला

आपणास बँक, विमा कंपनी, राज्य एजन्सी, मालक किंवा शाळा यांच्यासह त्रास होत आहे? आपणास त्यांना काहीतरी करण्यास मनाई करुन किंवा एखाद्या समस्येस मदत करण्यासाठी त्यांची खात्री पटवून देणारे पत्र पाठविणे आवश्यक आहे परंतु ते कोठे सुरू करावे हे आपणास ठाऊक नाही? पुढील लेखात प्रभावी प्रेरणादायक पत्र कसे लिहावे याबद्दल मार्गदर्शन केले जाईल.

पायर्‍या

4 चा भाग 1: तयार करा

1. 

   कल्पना. आपण पत्र लिहायला सुरुवात करण्यापूर्वी, पत्राद्वारे आपल्याला काय सांगायचे आहे, आपण हे पत्र का लिहित आहात, तसेच प्राप्तकर्ता आपल्यानंतर देऊ शकेल अशा आक्षेपांबद्दल विचार करा. पत्र वाचा. प्रथम मनात विचार केल्याने आपण पत्राची मुख्य सामग्री स्पष्टपणे परिभाषित करू शकाल तसेच पत्र कोणत्या उद्देशाने उद्दीष्ट लावत आहे हे समजण्यास मदत करेल.
   • वाक्याच्या पॅटर्नसह पत्र उघडणे: मला "हेतू" च्या "वाचक" ला पटवायचे आहे. आपण ज्याला पत्र पाठवत आहात त्या व्यक्तीसह "वाचक" हा वाक्यांश आणि आपण ज्या गोष्टीची खात्री पटविण्याचा प्रयत्न करीत आहात त्यासह "हेतू" या जागी पुनर्स्थित करा.
   • एकदा आपण वरील चरण पूर्ण केले की, स्वतःला विचारा: का? आपण वाचकांना आपल्या इच्छेस का मान्य करावे अशी कारणे अधोरेखित करा.
   • एकदा आपण कारणे सूचीबद्ध केल्यावर त्यांना महत्त्वानुसार आयोजित करा. एका स्तंभात सर्व महत्वाची कारणे आणि दुसर्यापेक्षा कमी महत्त्वाची कारणे ठेवा. महत्वाची आणि संबद्ध माहिती हायलाइट करण्यासाठी ही पायरी माहिती सारांशित करण्यास मदत करते.

2. 

   
   
   आपला हेतू जाणून घ्या. आपली ध्येये कोणती आहेत हे आपल्याला ठाऊक आहे याची खात्री करा. आपल्यास कोणत्या गोष्टी पूर्ण करण्याची आवश्यकता आहे आणि आपल्या वाचकांनी आपल्याला काय पाहिजे आहे.
   • त्याच वेळी, आपण ज्या समस्यांचा विचार करीत आहात त्यांचे निराकरण करण्याच्या उपायांबद्दल स्वतःबद्दल विचार करा.

3. 

   
   
   लक्ष्य पत्र समजून घ्या. आपल्या विषयाचे विश्लेषण करणे आणि समजून घेणे आपल्याला आपल्या पत्राची रचना आकारण्यास मदत करेल. शक्य असल्यास, आपल्या वाचकांना तुमच्याशी सहमत किंवा असहमत असण्याची शक्यता आहे की नाही हे तटस्थ बाजूला असेल तर ते निश्चित करा. हे पाऊल आपल्याला आपले मन कुठे घ्यावे हे ठरविण्यात मदत करेल.
   • आपण ज्याला पत्र पाठवत आहात त्या व्यक्तीची खरी ओळख पटविण्याचा प्रयत्न करा. ते कोण आहेत आणि आपल्याला खरोखर मदत केली पाहिजे यावर आपला विश्वास कशामुळे आहे? आपल्या पत्राकडे दुर्लक्ष केले जाईल की ते हाताळले जाईल? प्राप्तकर्ता उच्च पदावर आहे की ही समस्या सोडवण्याची जबाबदारी व्यक्तीची आहे? प्राप्तकर्त्याच्या स्थितीनुसार वेगवेगळे शब्दलेखन केले जाईल.
   • ज्या विषयावर चर्चा केली जात आहे त्याबद्दल वाचकाचे मत आणि विचार करण्याचे मार्ग जाणून घेण्याचा प्रयत्न करा. आपण आणि आपल्या वाचकांमध्ये परस्पर विरोधी विचार उद्भवू शकतात? आपण अशी मते औपचारिक पद्धतीने कशी सादर करू शकता?
   • आपल्या विषयावर आपल्या वाचकाला काय स्वारस्य असू शकते ते शोधा. त्यांच्यात व्यवहार करण्याची क्षमता आहे का? त्यांचा थेट या विषयावर प्रभाव पडतो? त्यांचे पुनरावलोकन करण्यासाठी त्यांना किती वेळ लागतो?
   • वाचकांना मन वळविण्यासाठी आपण आपल्या निबंधात कोणत्या प्रकारचे पुरावे सादर करावा याचा विचार करा.

4. 

   
   
   विषयावर संशोधन करा. अत्यंत खात्रीपूर्वक भाषेमध्ये वास्तविक पुरावे आणि संबंधित माहितीचा समावेश असावा. आपण भिन्न दृष्टीकोनातून पाहत आहात हे सुनिश्चित करा. केवळ आपल्या दृष्टिकोनातून समस्येचा अभ्यास करू नका तर विरोधी मते आणि त्यांच्या तथ्यांचा उल्लेख करा.
   • आपल्या दाव्याचे समर्थन करण्यासाठी तथ्यात्मक तथ्ये, तार्किक युक्तिवाद, आकडेवारी आणि संबंधित पुरावे वापरा.
   • केवळ विरोधी पक्षाची स्थिती चुकीची आहे यावर आग्रह करण्याऐवजी तुमची स्थिती योग्य का आहे आणि विचारात घेण्यास पात्र का आहे ते समजावून सांगा.
   जाहिरात

4 चा भाग 2: एक पत्र स्वरूपित करणे

1. 

   ब्लॉक स्वरूपन वापरा. व्यवसाय अक्षरे एक अद्वितीय स्वरूप आहे. योग्य स्वरुपात लिहिलेले पत्र वाचताना वाचकाचे लक्ष एका प्रकारे किंवा दुसर्या प्रकारे कमी होणार नाही. याउलट, जर आपण योग्यरित्या व्यवस्था न केल्यास पत्र वाचकांच्या नजरेत आपली एक वाईट छाप पाडेल आणि ते आपले पत्र बाजूला ठेवतील.
   • लाइन ब्रेक आणि वेगळे परिच्छेद वापरुन प्रारंभ करा.
   • प्रत्येक परिच्छेद संरेखित करा. दुसर्‍या शब्दांत, गद्य किंवा निबंध लेखनात जसे परिच्छेद प्रविष्ट करू नका.
   • परिच्छेद दरम्यान एक ओळ.
   • एक मानक फॉन्ट वापरा, सहसा टाइम्स न्यू रोमन किंवा एरियलचा फॉन्ट आकार 12.

2. 

   पत्राच्या सुरूवातीस पत्ता स्वतंत्रपणे ठेवला जातो. पत्राच्या डाव्या कोपर्यात आपला पत्ता टाइप करुन प्रारंभ करा. आपले नाव समाविष्ट करू नका, परंतु केवळ रस्ता पत्ता, शहर, प्रांत (यूएस सारख्या राज्यांसह देश "राज्य" वापरुन) आणि क्षेत्र कोड समाविष्ट करा. आपण खाली स्वतंत्र लाइनवर आपला फोन नंबर आणि ईमेल देखील टाइप करू शकता. आपण यूके मध्ये रहात असल्यास, पत्ता उजव्या बाजूला असावा. मग एक ओळ दूर.
   • तारीख प्रविष्ट करा. महिने पत्राच्या स्वरुपात लिहिले जातात आणि त्यानंतर अनुक्रमे तारीख आणि वर्ष. टीपः ही पद्धत इंग्रजी भाषिक देशांमध्ये वापरली जाते. व्हिएतनाममध्ये, "दिवस ... महिना ... वर्ष ...") ऑर्डर वापरुन. एक ओळ.
   • 4 जून, 2013
   • प्राप्तकर्त्याचे नाव आणि पत्ता टाइप करा. प्राप्तकर्त्याची ओळख निर्दिष्ट करण्याचा प्रयत्न करा. एक ओळ.

3. 

   शुभेच्छा देऊन पत्र उघडा. प्राप्तकर्त्याच्या नावाचा "प्रिय" हा परिचयातील स्विकृत फॉर्म आहे. प्राप्तकर्त्याचे नाव योग्य प्रकारे टाइप केले आहे हे सुनिश्चित करा जेणेकरुन ग्रीटिंगमधील नाव संदेश शीर्षलेखातील प्राप्तकर्त्याच्या नावाशी जुळेल.
   • आडनावाचा संदर्भ घेताना प्राप्तकर्त्याच्या प्रथम नावाच्या संयोगाने श्री. (श्री.), कु. (कु.), प्राध्यापक (डॉ) सारख्या पदव्या वापरा. एखाद्या महिलेला कोणत्या नावाने कॉल करावे याची आपल्याला खात्री नसल्यास "सुश्री (कु.)" वापरा
   • नेहमी शीर्षकानंतर कोलन वापरा.
   • ग्रीटिंग्ज आणि पहिल्या परिच्छेदाच्या दरम्यान एक ओळ द्या
   • प्रिय प्राध्यापक तपकिरी:

4. 

   
   
   एक निष्कर्ष घेऊन पत्र बंद करा. आपले शेवटचे वाक्य लिहिण्यापूर्वी पत्राच्या टोनबद्दल विचार करा. "धन्यवाद," हे बंद होणा sentences्या वाक्यांपैकी एक मूलभूत प्रकार आहे, तर "बेस्ट विनम्र," सारखी वाक्ये अधिक अनुकूल आहेत. आपले पत्र एखाद्या सन्माननीय किंवा मैत्रीपूर्ण समाप्तीशी जुळते की नाही याचा विचार करा. आपण कोणत्या प्रकारचे निष्कर्ष निवडता हे महत्त्वाचे नाही, आपल्याला प्रथम शब्द भांडवल केला पाहिजे आणि पुढील शब्द लोअरकेस असा नियम पाळणे आवश्यक आहे. शेवटच्या वाक्याचे अनुसरण करणे स्वल्पविराम आहे.
   • औपचारिक मेल स्वरूपनासाठी “शुभेच्छा, (आदरपूर्वक तुमचे)” निवडा. "विनम्र," "विनम्र," "धन्यवाद, (धन्यवाद,") किंवा "आपला खरोखर," बंद फॉर्म आहेत. व्यवसाय ईमेलसाठी मानक. "बेस्ट विनम्र, (बेस्ट,)", "बेस्ट विनम्र," किंवा "आपला दिवस चांगला जावो" ही ​​जिव्हाळ्याची अभिव्यक्ती आहेत. आणि कमी दूरची भावना.
   • आपल्या नावावर टाइप करण्यापूर्वी आपल्या स्वाक्षर्‍यासाठी चार ओळी बनवा.
   • धन्यवाद,
   जाहिरात

भाग 3 चा: पत्रे लिहिणे

1. 

   
   
   संक्षिप्त आणि संक्षिप्त मन वळवणारी अक्षरे छोटी आणि सभ्य असावीत. उद्योजक क्वचितच हे पृष्ठ वाचण्यासारखे पत्र किंवा त्रासदायक टोन असलेले पत्र वाचतात. गर्दी करू नका, पसरवा. स्पष्ट, सुसंगत वाक्य वापरण्याचा प्रयत्न करा. विषय सोडून द्या आणि अनावश्यक, सीमांत किंवा जास्त माहिती द्या.
   • अती शब्दशः वाक्य वापरणे टाळा. अत्यंत खात्रीशीर स्पष्टीकरणात्मक वाक्य वापरण्याची आवश्यकता आहे. वाक्य लहान, समजणे सोपे आणि वाचण्यास सुलभ असावे.
   • बरेच परिच्छेद लिहू नका. प्रत्येक परिच्छेदात जास्त माहिती समाविष्ट करू नका कारण ते पत्र वाचताना वाचकांना उदास वाटेल, विषय सोडून जाऊ नका किंवा प्रकरण अधिक गोंधळात टाकण्याचा प्रयत्न करू नका. प्रत्येक परिच्छेदात जवळपास संबंधित असलेल्या माहितीवर टिकून राहा आणि आपण नवीन कल्पना विकसित करण्यास प्रारंभ करता तेव्हा दुसर्‍याकडे जा.

2. 

   
   
   पहिल्या दोन वाक्यांमध्ये मुख्य कल्पना सांगा. हलके आणि सरळ उघडण्याच्या वाक्याने प्रारंभ करा. पहिल्या दोन वाक्यांमध्ये आपली इच्छा (म्हणजेच मुख्य कल्पना) सांगा.
   • पहिल्या परिच्छेदामध्ये फक्त दोन ते चार वाक्ये असावीत.

3. 

   दुसर्‍या परिच्छेदामध्ये पत्राच्या हेतूवर भर दिला पाहिजे. या परिच्छेदात आपले विचार, आवश्यकता किंवा ध्येयांची रूपरेषा द्या. विशिष्ट कारणे, माहिती किंवा सामग्री देण्याऐवजी आपली स्थिती, आपले मुद्दे, स्वारस्ये किंवा गरजा आणि त्या समस्येचे महत्त्व स्पष्टपणे स्पष्ट करा. हे आपल्यावर किती प्रभावी आहे जे आपल्याला कारवाई करण्यास भाग पाडते.
   • आपल्या सामग्रीस वास्तववादी वाक्यांसह वाजवी, सभ्य मार्गाने व्यवस्था करणे लक्षात ठेवा. अती भावनिक भाषा वापरणे टाळा, जबरदस्तीने शब्द वापरू नका, वाचकांसोबत खोटे वाक्य वापरू नका (येथे वाचक व्यक्ती किंवा संस्था असू शकतात) तसेच विरोधी पक्षाला असभ्यपणा दाखवत नाही.

4. 

   पुढील परिच्छेदात सहायक बिंदू बनवा. पुढील काही परिच्छेद आपल्या बाजूची माहिती आणि अतिरिक्त तपशील प्रदान करुन आपल्या मुद्द्याचे औचित्य सिद्ध करतील. तार्किक, तथ्यात्मक, वाजवी, व्यावहारिक आणि कायदेशीर तपशील प्रदान करण्याचे सुनिश्चित करा. फक्त भावनिक, विश्वास किंवा फक्त वैयक्तिक इच्छेची मते देऊ नका. वाचकांना एक दीर्घ कथा वाचू देऊ नका; बिंदू द्रुत आणि अचूक केले जाणे आवश्यक आहे. हे साध्य करण्यासाठी आपल्याला मदत करण्यासाठी येथे काही छोट्या युक्त्या आहेतः
   • वाचकांना गुंतवून ठेवण्यासाठी वास्तविक आकडेवारी आणि कार्यक्रमांचे उद्धरण. हे निश्चित करा की सादर केलेली आकडेवारी आणि तथ्य विश्वसनीय, कायदेशीर स्त्रोतांकडून आहेत आणि आकडेवारी आणि तथ्ये आपल्या मूळ संदर्भात प्रामाणिकपणे लागू केल्या जात आहेत. .
   • या विषयावर आपलेही तेच मत आहे हे दर्शविण्यासाठी संशोधन तज्ञांना सांगा आणि विरोधी बाजूच्या विचारांना विरोध करा. या तज्ञांनी संशोधन करत असलेल्या क्षेत्रात विश्वासार्ह स्थान असणे आवश्यक आहे आणि प्रश्नातील मुद्द्यावर एक मुद्दा मांडण्यास सक्षम असणे आवश्यक आहे.
   • आपली विनंती का मंजूर केली पाहिजे याची कारणे द्या. आपण काहीतरी का केले असावे यावर विश्वास ठेवून एखाद्याला समजावून सांगण्याची पद्धत म्हणजे जेणेकरून त्यांना काहीतरी करण्यास सांगण्यापेक्षा त्यांचे विचार अधिक प्रभावीपणे बदलू शकतील. . सद्य परिस्थिती समजावून सांगा आणि ती बदलण्याची आवश्यकता का आहे.
   • आवश्यकतेबद्दल बोलत असलेल्या समस्येचे तपशील, तपशील आणि समज द्या. समस्या सोडविण्यासाठी मागील प्रयत्नांचा उल्लेख करा किंवा कोणतीही कृती नसणे.
   • प्रश्नातील अडचणीशी संबंधित पुरावे उदाहरणासह असले पाहिजेत. वाचकास अडचणीचे महत्त्व समजेल असा पुरावा सादर करा.
   • आपल्या परिच्छेदामध्ये आपल्याला ज्या गोष्टी नमूद करण्याची आवश्यकता आहे त्या मर्यादित ठेवण्याचे लक्षात ठेवा. कृपया आपले प्रकरण आणि परिस्थिती सोप्या मार्गाने सांगा. तपशीलात फार खोलवर नाही, परंतु पुरेशी की सामग्री देणे आवश्यक आहे. केवळ सर्वात संबंधित आकडेवारी, तज्ञ आणि प्रशस्तिपत्रे निवडा.

5. 

   विरोधी बाजूच्या मताचा खंडन करा. एखाद्यास प्रभावीपणे मनापासून पटवून देण्याची क्षमता म्हणजे विरोधी मते आव्हान करणे. आपणास वाचकांच्या आक्षेपार्ह युक्तिवादाचा किंवा प्रश्नांचा अंदाज लावायचा असेल तर आपण त्या पत्रात नमूद करू शकता. विरोधी बाजूने सामान्य मैदान शोधा किंवा आपल्या मताचे समर्थन करण्यासाठी खात्री पटवून घ्या.
   • आपण आपला दृष्टिकोन आणि दुसर्‍या बाजूच्या फरक स्पष्टपणे मान्य करता याची खात्री करा. त्यांना लपविण्याचा प्रयत्न केल्यास आपला युक्तिवाद कमकुवत होईल. त्याऐवजी, विरोधी बाजूने आपल्यात साम्य असलेली मूल्ये, अनुभव आणि मुद्द्यांवर जोर द्या.
   • निर्णयाची भाषा वापरणे टाळा. जास्त भावना शब्दांत ठेवल्यामुळे आपल्या युक्तिवादाची निष्पक्षता कमी होते. खूप नकारात्मकता आणि निर्णयासह असलेले पत्र आपल्या वाचकांच्या आपल्या मतास संमती देण्यास अडथळा आणू शकते.

6. 

   आपली विनंती पुन्हा करून पत्र बंद करा. संदेशाच्या शेवटी आपली विनंती किंवा मत पुन्हा करा. या परिच्छेदात, आपण निराकरण सुचवू शकता किंवा समस्येचे निराकरण करण्यासाठी कारवाई करू शकता. पत्रात नमूद करा की आपण या पत्राचा फोन, ईमेलद्वारे किंवा स्वत: च्या तपासणीद्वारे पाठपुरावा कराल.
   • प्रस्थापित वाक्याने संपविल्यामुळे वाचकास आपल्याकडे झुकण्यास प्रवृत्त करण्यात मदत होईल किंवा आपल्या दृष्टिकोनातून समस्या अधिक स्पष्टपणे समजण्यास मदत होईल.
   • आपले स्वतःचे निराकरण किंवा पद्धती आणा. तडजोड करण्यास सहमती द्या किंवा दोन्ही बाजूंनी एक पाऊल मागे घ्या. आपण काय केले आणि परिस्थितीकडे लक्ष देण्याची तयारी आपण वाचकांना दर्शवा.
   जाहिरात

4 चा भाग 4: अंतिम चरण

1. 

   त्रुटी तपासा. शब्दलेखन चुका आणि व्याकरणांची कमकुवत रचना ही पहिली गोष्ट आहे जी वाचकांना आपल्याबद्दल वाईट समजते. जेव्हा लेखात कोणतीही त्रुटी नसते तेव्हाच वाचक सामग्रीवर आणि लेखाने व्यक्त करू इच्छित असलेल्या कल्पनेवर लक्ष केंद्रित करू शकते. पाठवा बटण दाबण्यापूर्वी अनेक वेळा पत्र पुन्हा वाचा. पत्र चांगले आहे की नाही हे ऐकण्यासाठी मोठ्याने वाचा.
   • गरज भासल्यास, एखाद्याने आपल्या पत्रात शब्दलेखन त्रुटी तपासा (किंवा आपण शब्दलेखन तपासणी सॉफ्टवेअर वापरू शकता).

2. 

   आपल्या वास्तविक स्वाक्षर्‍यासह सही करा. आपण ईमेलऐवजी पत्र पाठविल्यास थेट स्वाक्षरी करा. हे पत्र वैयक्तिकृत करण्यात आणि पत्र आपणच लिहिले आहे हे सत्यापित करण्यात मदत करते.

3. 

   इतर महत्वाच्या लोकांना कॉपी करा. जर कंपनीतील किंवा इतर संस्थेतील इतर लोकांना आपले पत्र वाचण्याची आवश्यकता असेल तर त्यांना एक प्रत पाठवा. म्हणजे पाठविण्याइतकीच लोकांची संख्या छापणे, वास्तविक प्रतींवर स्वाक्षरी करणे आणि पाठविणे.

4. 

   प्रेषकांनी एक प्रत ठेवावी. आपल्या रेकॉर्डची नोंद केव्हा पाठविली गेली आणि प्राप्तकर्त्याची माहिती ठेवा. समस्येचे निराकरण होईपर्यंत समस्येचे निराकरण करण्यासाठी पुढे काय करण्याची आवश्यकता आहे याची नोंद घ्या. जाहिरात

सल्ला

• औपचारिक स्वरूपात लिहावे. आपण प्रासंगिक किंवा अनौपचारिक संभाषण भाषा वापरल्यास पत्राचा प्राप्तकर्ता आपल्यावर विश्वास ठेवणार नाही.औपचारिक भाषा वापरल्याने अर्थहीन अपशब्द वापरण्यापेक्षा पत्र अधिक सभ्य करण्यास मदत होते!
• सभ्य भाषा वापरा. लोक त्यांच्याशी दयाळूपणे मदत करतात.
• विषय बंद नाही. आपण ज्या विषयावर बोलत आहात त्याशी संबंधित नाही अशी अतिरिक्त माहिती न जोडण्याची खबरदारी घ्या. त्याऐवजी, संबंधित सामग्रीवर चिकटून रहा आणि प्रकरणांमध्ये गुंतागुंत करू नका. वास्तविक तथ्ये वापरण्यासाठी त्यांना स्पष्टपणे सांगा.
• मधल्या परिच्छेदामध्ये फक्त काही बुलेट वापरा जर काही चरण, क्रिया किंवा सूचना स्पष्टपणे दर्शविल्या गेल्या असतील.
• अक्षरे लिहिण्यासाठी मानक इंग्रजी वापरा (इंग्रजी भाषिक देशांसाठी). हा मजकूर किंवा सोशल मीडिया नाही; हे औपचारिक पत्र आहे. संक्षेप, अपशब्द आणि इमोजी आपला संदेश प्राप्त करू शकतात.
• कंपन्या किंवा एजंटच्या समजानुसार फोकस पॉइंट्स समायोजित करा. एक नानफा आणि मोठा कॉर्पोरेशन वेगळा विचार करू शकेल.
• आपल्या वाचकांवर असे काही वागू नका की त्यांनी आपल्यावर काही देणे आहे आणि आपल्याकडून काहीतरी मागितले आहे. त्याऐवजी, त्यांना मैत्रीपूर्ण आणि व्यावसायिक भाषेत पटवा.