सामग्री

• पावले
• 3 पैकी 1 भाग: स्मरणपत्राची शैली आणि भाषा निवडणे
• 3 पैकी 2 भाग: मेमो लिहिण्याची तयारी
• 3 पैकी 3 भाग: मेमो लिहिणे

मेमो हा कंपनीमध्ये माहिती संप्रेषण करण्याचा जगभरात स्वीकारलेला मार्ग आहे. सेवा नोट्सचा वापर दोन कंपन्यांमधील पत्रव्यवहारातही केला जाऊ शकतो. मेमो व्यावसायिक असावा आणि स्पष्टपणे माहिती पोहचवा. आपण कधीही मेमो लिहिले नसल्यास काळजी करू नका - हा लेख आपल्याला ते कसे शिकवेल.

पावले

3 पैकी 1 भाग: स्मरणपत्राची शैली आणि भाषा निवडणे

1. 1 अनौपचारिक भाषा वापरू नका. मेमोची भाषा सोपी पण औपचारिक असली पाहिजे.
   • “हॅलो!” अशी चिठ्ठी लिहू नका. शेवटी शुक्रवार आहे! मला तुम्हाला एका महत्त्वाच्या विषयाबद्दल सांगायचे आहे. "
   • त्याऐवजी, हे लिहा: "ही टीप तुम्हाला प्रोजेक्ट 319 च्या प्रगतीबद्दल अपडेट ठेवेल."
2. 2 आपल्या मेमोमध्ये, तटस्थ स्वरावर रहा - जास्त भावनिक आणि व्यक्तिनिष्ठ होऊ नका. दावा करताना तथ्य आणि पुराव्यांवर अवलंबून राहण्याचा प्रयत्न करा.
   • उदाहरणार्थ, तुम्ही असे लिहू नये: "मला वाटते की शुक्रवारच्या दिवशी आम्हाला जे हवे असेल त्यामध्ये आम्ही कामावर आलो तर आपण सर्वांना जास्त आनंद होईल."
   • त्याऐवजी, सर्व कर्मचाऱ्यांना शुक्रवारी कॅज्युअल कपडे घालायचे आहेत का आणि याचा कॉर्पोरेट नैतिकतेवर कसा परिणाम होतो यावर संशोधन करा.
3. 3 सिग्नल वाक्ये वापरा. जेव्हा तुम्ही पुरावा देणार असाल किंवा स्त्रोताचा हवाला देत असाल, तेव्हा योग्य वाक्ये वापरण्याचे सुनिश्चित करा.
   • उदाहरणार्थ: "आमच्या आकडेवारीनुसार, ..." किंवा "केलेल्या अभ्यासातून असे दिसून येते की ...".
4. 4 योग्य फॉन्ट आणि आकार निवडा. मेमो वाचायला सोपा असावा, म्हणून जास्त लहान प्रिंट वापरणे टाळा; 11 किंवा 12 मानक फॉन्ट आकार आहे.
   • आपण टाइम्स न्यू रोमन सारखी साधी फॉन्ट शैली देखील निवडावी. तुमची टीप कॉमिक सन्स सारख्या मजेदार किंवा फॅन्सी फॉन्टमध्ये लिहू नका (तुम्ही तसे केल्यास ते तुमच्यावर हसतील!).
5. 5 मानक फील्ड वापरा. 2.5 सेंटीमीटर मार्जिन हे मेमोसाठी मानक आहेत, जरी काही मजकूर संपादकांमध्ये मोठ्या मार्जिनसह मेमो टेम्प्लेट समाविष्ट असू शकतात (उदाहरणार्थ, 3 सेमी).
6. 6 सर्व्हिस नोट्स सिंगल लाइन स्पेसिंगसह लिहिल्या आहेत. परिच्छेद आणि विभाग यांच्या दरम्यान एक रिक्त ओळ सोडा.
   • परिच्छेद इंडेंट करू नका.

3 पैकी 2 भाग: मेमो लिहिण्याची तयारी

1. 1 जर तुम्हाला अनेक लोकांना काही महत्त्वाच्या (कामाच्या ठिकाणी) माहिती देण्याची गरज असेल तर त्यांना एक मेमो पाठवा. आपण प्रसारित केलेली माहिती दस्तऐवजीकरण करणे आवश्यक असल्यास आपण ते एका व्यक्तीला देखील पाठवू शकता.
   • तथापि, काही प्रकरणांमध्ये फक्त आपल्याला हव्या असलेल्या लोकांशी बोलणे चांगले.
   • याव्यतिरिक्त, काही माहिती लिखित स्वरूपात प्रसारित केली जाऊ शकत नाही.
2. 2 प्रसारित केलेल्या माहितीवर अवलंबून, नोटची सामग्री आणि स्वरूप भिन्न असू शकते. बहुतेक मेमोमध्ये खालील माहिती असते:
   • समस्येवर नवीन कल्पना किंवा उपाय.उदाहरणार्थ, ओव्हरटाइम खर्चाचे नियोजन करताना समस्या कशी सोडवायची हे तुम्हाला माहीत असल्यास, त्याबद्दल मेमोमध्ये लिहा आणि तुमच्या बॉसला पाठवा.
   • आदेश. उदाहरणार्थ, मेमो पाठवणे हा तुमच्या विभागाद्वारे होस्ट होणाऱ्या आगामी परिषदेत जबाबदाऱ्या वितरित करण्याचा एक प्रभावी मार्ग आहे.
   • अहवाल. अलीकडील कार्यक्रमाची माहिती सहकाऱ्यांना देण्यासाठी, किंवा प्रकल्पाबद्दल नवीन माहिती त्यांना कळवण्यासाठी किंवा अभ्यासाच्या निकालांवर अहवाल सादर करण्यासाठी तुम्ही एक नोट देखील पाठवू शकता.
3. 3 कदाचित तुम्ही अनेक प्रकल्पांवर काम करत असाल आणि त्यांना मेमोमध्ये सामायिक करायचे आहे. असे करू नये. सेवा नोट्समध्ये एका विशिष्ट समस्येची माहिती असते (विषय, प्रकल्प वगैरे).
   • मेमो लहान, माहितीपूर्ण आणि वाचण्यास सुलभ असावा. अशाप्रकारे, फक्त एका विषयावर लक्ष केंद्रित करून, आपण खात्री करता की माहिती वाचली आहे आणि खात्यात घेतली आहे.
4. 4 तुमच्या नोटची सामग्री आणि शैली लक्ष्यित प्रेक्षकांवर अवलंबून असते, त्यामुळे तुमची टीप कोण वाचेल याचा विचार करा.
   • उदाहरणार्थ, तुमच्या सहकाऱ्यांसाठी महत्त्वाच्या तारखेच्या नियोजनाबद्दल मेमोची शैली आणि प्रगती अहवालासह तुमच्या बॉससाठी नोटची शैली खूप वेगळी असेल.

3 पैकी 3 भाग: मेमो लिहिणे

1. 1 नोटला शीर्षक द्या. शीर्षक दस्तऐवजांशी व्यवसाय पत्रव्यवहारामध्ये ही सामान्य प्रथा आहे.
   • उदाहरणार्थ, पृष्ठाच्या शीर्षस्थानी, "मेमो" किंवा "मेमो" लिहा.
   • आपण शीर्षक मध्यभागी ठेवू शकता किंवा पृष्ठाच्या डावीकडे दाबा. आपण आधी प्राप्त केलेले मेमो पाहणे आणि त्यांचे स्वरूप कॉपी करणे चांगले.
2. 2 आपल्या टीपासाठी शीर्षक लिहा. त्यात खालील माहितीचा समावेश असावा:
   • TO: तुम्ही ज्यांना नोट पाठवत आहात त्यांची नावे आणि शीर्षके लिहा.
   • OT: तुमचे नाव आणि शीर्षक लिहा.
   • DATE: वर्षासह अचूक तारीख लिहा.
   • विषय: टीप कशाबद्दल असेल याचे थोडक्यात पण अचूक वर्णन द्या.
   • कृपया लक्षात घ्या की "विषय" ऐवजी आपण "संदर्भ" लिहू शकता.
3. 3 चिठ्ठी प्राप्तकर्त्यांच्या यादीमध्ये, आपण ज्यांना ती पाठवणार आहात अशा सर्व लोकांना समाविष्ट करण्याचे सुनिश्चित करा. नोट मिळवणार्‍यांना त्यातील माहितीवर परिणाम झालेल्या लोकांपर्यंत मर्यादित ठेवा.
   • आपल्या विभागातील किंवा कंपनीतील प्रत्येकाला नोट पाठवू नका जर त्यातील समस्या फक्त काही लोकांशी संबंधित असेल.
   • जर तुम्ही कंपनीच्या सर्व कर्मचाऱ्यांना एकाच वेळी नोट्स पाठवल्या तर त्यांच्यावर नोटांचा भडिमार होईल आणि एकतर ते काळजीपूर्वक वाचणार नाहीत, किंवा ते अजिबात वाचणार नाहीत.
4. 4 नोट प्राप्तकर्त्यांच्या यादीमध्ये, पूर्ण नावे आणि शीर्षके समाविष्ट करा. जरी आपण आपल्या बॉससह शॉर्ट लेगवर असाल तरीही, व्यावसायिक पत्रव्यवहारामध्ये औपचारिक स्वरात टिकून राहणे चांगले. उदाहरणार्थ, जेव्हा तुम्ही त्याच्या कार्यालयात जाता तेव्हा तुम्ही त्याला "व्लादिमीर" म्हणू शकता, परंतु तुमच्या मेमोमध्ये त्याला "मिस्टर दिमित्रीव" किंवा "व्लादिमीर निकोलायविच" असे संबोधा.
   • टीप प्राप्तकर्त्यांची यादी करताना हे लक्षात ठेवा - पूर्ण नाव आणि शीर्षक समाविष्ट करा.
5. 5 जर तुम्ही दुसऱ्या कंपनीकडून एखाद्याला चिठ्ठी पाठवत असाल तर त्यांच्याशी संपर्क साधण्याचे योग्य स्वरूप निश्चित करणे फार महत्वाचे आहे. या व्यक्तीबद्दल माहिती शोधण्यासाठी वेळ काढा; बहुधा, हे त्याच्या कंपनीच्या वेबसाइटवर केले जाऊ शकते.
   • उदाहरणार्थ, जर त्या व्यक्तीकडे डॉक्टरेट आहे, तर ती समाविष्ट करण्याचे सुनिश्चित करा.
   • तसेच, या व्यक्तीचे स्थान काय आहे ते शोधण्याचे सुनिश्चित करा आणि ते आपल्या नोटमध्ये समाविष्ट करा.
6. 6 आपल्या नोटच्या विषयावर विचार करा. ते संक्षिप्त आणि सरळ असावे.
   • उदाहरणार्थ, "नवीन ग्राहक" हा एक ऐवजी अस्पष्ट विषय आहे आणि जर कोणाला काही दिवस किंवा आठवड्यांत तुमची टीप शोधायची असेल तर त्याला ते करायला कठीण जाईल.
   • सर्वोत्तम विषय आहे: "ग्राहक विस्तार अहवाल".
7. 7 नियमानुसार, सेवा मेमोमध्ये शुभेच्छा लिहिल्या जात नाहीत. परंतु, आपण इच्छित असल्यास, आपण नोटचा मजकूर "प्रिय श्री दिमित्रीव" किंवा "प्रिय सहकारी" सह सुरू करू शकता.
   • चिठ्ठी लहान आणि माहितीपूर्ण असावी, म्हणून अभिवादन वगळले जाऊ शकते.
8. 8 चिठ्ठीचा प्रास्ताविक विभाग लिहा. त्यात, मेमो लिहिण्याचा आणि पाठवण्याचा हेतू स्पष्टपणे सांगा.
   • उदाहरणार्थ, "मी लिहित आहे ...". नोटच्या प्रास्ताविक भागामध्ये त्यात सादर केलेल्या माहितीचा संक्षिप्त आढावा असावा.
9. 9 प्रास्ताविक विभाग लहान असावा. त्यात तपशील आणि इतर तपशील देण्याची गरज नाही.
   • अनेक लहान वाक्यांचा (लहान परिच्छेद) प्रास्ताविक विभाग बनवा.
10. 10 मुख्य माहितीच्या सादरीकरणाची शैली ठरवा. ते 2-4 परिच्छेदांमध्ये बंद केले पाहिजे. सादरीकरणाची शैली माहितीवरच अवलंबून असेल.
    • उदाहरणार्थ, तुम्ही महत्त्वाच्या क्रमाने किंवा तुमच्या प्रोजेक्टमध्ये मोडलेल्या प्रक्रियेनुसार माहिती सादर करू शकता.
11. 11 सेवा नोट विभागांमध्ये (परिच्छेद) विभागली गेली पाहिजे जेणेकरून त्याचे वाचक सहजपणे माहिती आत्मसात करू शकतील; याव्यतिरिक्त, विभाग त्यांना नोटमधील महत्त्वाचे मुद्दे ओळखण्यास मदत करतील.
12. 12 प्रत्येक विभागाचे शीर्षक; परिच्छेदाचे शीर्षक त्यात असलेली माहिती स्पष्टपणे दर्शवावी.
    • उदाहरणार्थ, तुम्ही तुमची आगामी ऑफिस मूव्ह नोट खालील विभागांमध्ये विभागू शकता: नवीन कार्यालय स्थान, उपकरणे आणि दस्तऐवज पॅकिंगसाठी सूचना आणि पुनर्वसन वेळापत्रक.
13. 13 प्रत्येक परिच्छेदाचे पहिले वाक्य वाचकांना सांगावे की हा परिच्छेद कशाबद्दल आहे.
    • वैयक्तिक परिच्छेद किंवा तुमच्या नोटचे विभाग विचाराधीन विषयावरील एका विशिष्ट मुद्द्यावर केंद्रित असले पाहिजेत.
14. 14 महत्वाचे मुद्दे ठळक करण्यासाठी, सूची किंवा सूची तयार करा. हे वाचकांना मुख्य मुद्द्यांवर लक्ष केंद्रित करण्यास आणि माहिती वाचण्यास आणि जलद गतीने शोषण्यास मदत करेल.
15. 15 मेमोचा आकार 1-2 पानांपेक्षा जास्त नसावा.
    • सिंगल लाईन स्पेसिंग आणि परिच्छेदांमधील रिक्त रेषा असलेला हा एक मानक मेमो आकार आहे.
16. 16 सादर केलेल्या माहितीचा सारांश देणारा परिच्छेद समाविष्ट करण्याचा विचार करा. बहुतेक प्रकरणांमध्ये, हे आवश्यक नाही, विशेषत: जर आपण एक लहान टीप लिहिली असेल.
    • परंतु जर सादर केलेली माहिती खूप गुंतागुंतीची असेल किंवा जर मेमोचा आकार मानकांपेक्षा जास्त असेल तर सादर केलेल्या माहितीचा सारांश देणारा एक छोटा परिच्छेद समाविष्ट करणे चांगले (म्हणजे मुख्य मुद्दे).
17. 17 आपल्याला आवश्यक नसल्याचे वाटत नसले तरीही, समाप्ती परिच्छेद समाविष्ट करण्याचे सुनिश्चित करा. खालील गोष्टींचा विचार करा:
    • मेमोचे ध्येय काय आहे? वाचकांना काहीतरी करण्यास प्रोत्साहित करा? कर्मचाऱ्यांना वेळेवर अहवाल द्यावा लागतो का? तसे असल्यास, अंतिम परिच्छेदात हे स्पष्टपणे सांगा.
    • पुढील कारवाईची आवश्यकता नसल्यास, खालील निष्कर्ष लिहा: "मला या विषयावर चर्चा करण्यात आनंद होईल" किंवा "या विषयावर तुमचे काही प्रश्न किंवा टिप्पण्या असल्यास, मला त्यांची उत्तरे देण्यात आनंद होईल."
18. 18 आपण इच्छित असल्यास, आपले नाव किंवा स्वाक्षरी नोटच्या शेवटी ठेवा (परंतु हे आवश्यक नाही). जर असे असेल तर, तुम्हाला इतर कर्मचाऱ्यांकडून मिळालेले मेमो पाहा.
    • जर त्यांनी नोट्सवर स्वाक्षरी केली (उदाहरणार्थ, “विनम्र, इवानोव एए), तसे करा.
    • जर तुम्हाला नोटवर सही करायची नसेल, तर तुम्ही दस्तऐवजाच्या शेवटी तुमचे आद्याक्षर ठेवू शकता.
19. 19 टेबल्स, आलेख किंवा अहवाल नोटशी संलग्न असल्यास कोणत्याही संलग्नकांबद्दल स्मरणपत्र बनवा. हे करण्यासाठी, दस्तऐवजाच्या शेवटी लिहा, उदाहरणार्थ, "परिशिष्ट: सारणी 1".
    • नोट्सच्या मुख्य मजकुरामध्ये संलग्नकांचा उल्लेख असणे आवश्यक आहे.
    • उदाहरणार्थ, जर तुम्ही नवीन कार्यालयाच्या आगामी वाटचालीबद्दल लिहित असाल, तर तुम्ही असे काहीतरी लिहू शकता, “तिमाहीच्या अखेरीस ही वाटचाल पूर्ण करण्याचा आमचा हेतू आहे. तपशीलवार हलवण्याच्या वेळापत्रकासाठी संलग्न टेबल 1 पहा. "
20. 20 आपली नोट सबमिट करण्यापूर्वी ती जरूर तपासा. वाक्ये व्याकरणदृष्ट्या बरोबर असल्याची खात्री करा, नोटमध्ये कोणतेही शब्दलेखन किंवा वाक्यरचना त्रुटी नाहीत आणि माहिती अर्थपूर्ण आहे याची खात्री करा.
    • ती पहिली तपासल्यानंतर नोट पाठवू नका (अर्थात, ती तातडीची नोट असल्याशिवाय). दस्तऐवज बाजूला ठेवा आणि एका तासात पुन्हा तपासा. कदाचित तुम्हाला नवीन चुका आणि चुकीच्या गोष्टी सापडतील ज्या तुम्ही आधी चुकवल्या होत्या.
    • नोटमध्ये गोपनीय माहिती असल्यास, तुमच्या कंपनीचे गोपनीयता धोरण तपासा आणि त्या व्यक्तीचे नाव शोधा जे तुमच्या नोटचे पुनरावलोकन करेल आणि प्रस्थापित नियमांच्या अनुपालनाबद्दल आपले मत देईल.