वर्णक्रमानुसार कागदपत्रांची क्रमवारी कशी लावायची

व्हिडिओ: एक्सेलमध्ये वर्णक्रमानुसार क्रमवारी कशी लावायची

सामग्री

पावले
2 पैकी 1 पद्धत: वर्णक्रमानुसार क्रमवारी लावा
2 पैकी 2 पद्धत: दस्तऐवजांची अनुक्रमणिका
टिपा
चेतावणी

तुमची छापील कागदपत्रे - दोन्ही कामासाठी आणि वैयक्तिक हेतूंसाठी - त्यांना वर्णक्रमानुसार क्रमवारी लावून कोणत्याही अडचणीशिवाय करता येते. दस्तऐवजांची ही संस्था आपल्याला आणि इतर कोणत्याही व्यक्तीला आवश्यक माहिती पटकन शोधू देईल, तसेच कागदपत्रांचे संरक्षण सुनिश्चित करेल. तथापि, सर्व काही इतके सोपे नाही आणि वर्णमालानुसार दस्तऐवजांची क्रमवारी लावण्यात अनेक सूक्ष्मता आहेत, ज्याबद्दल आम्ही आता तुम्हाला सांगू.

पावले

2 पैकी 1 पद्धत: वर्णक्रमानुसार क्रमवारी लावा

1 त्यांच्या शीर्षकावर आधारित वर्णक्रमानुसार दस्तऐवज आयोजित करा. यासाठी तथाकथित वर्णमाला निर्देशांक वापरा.
2 दस्तऐवज एका किंवा दुसर्या अक्षराच्या फोल्डरमध्ये ठेवा, ते कोणत्या अक्षरापासून सुरू होतात. एकाच अक्षरापासून सुरू होणारी कागदपत्रांची क्रमवारी नावाच्या दुसऱ्या अक्षरावर आधारित असावी. जर दुसरे अक्षर समान असेल तर तिसरे अक्षर. किंवा चौथा. किंवा पाचवा. येथे या अल्गोरिदममध्ये कोणतेही विचलन नाही आणि असू शकत नाही, परंतु ते आपल्याला शंभरपट बक्षीस देईल - या क्रमवारीमुळे दस्तऐवजीकरणातील सर्व पांढरे डाग मिटतील.
3 आपण कागदपत्रांची क्रमवारी कशी लावली याचे वर्णन करा. आपण ऑर्डर केलेल्या कागदपत्रांमध्ये प्रवेश असलेल्या प्रत्येकाला ते कसे व्यवस्थित आहेत हे जाणून घ्यायचे आहे.
4 दस्तऐवज ड्रॉवरमध्ये ठेवा किंवा ते कुठे व्यवस्थित ठेवावेत. कागदपत्रांमध्ये काहीतरी नवीन जोडताना, वर्णमाला विसरू नका!

2 पैकी 2 पद्धत: दस्तऐवजांची अनुक्रमणिका

1 वर्णमाला अक्षरे असलेली लेबल वापरा. अनुक्रमणिका (दुसऱ्या शब्दांत, स्वाक्षरी) दस्तऐवज आयोजित करण्यात मूलभूत गोष्टींचा आधार आहे. हे या टप्प्यावर आहे की कागदपत्रे आपल्या कॅटलॉगच्या योग्य विभाग आणि विभागात हस्तांतरित केली जातील. वास्तविक, विभागांची नावे त्यांच्या सामग्रीचे वर्णन करण्यासाठी वापरली जातात आणि नंतर विभागाचे नाव दस्तऐवजाचे नाव देखील बनते. खालील टिपा वापरून विभागांची वर्णक्रमानुसार व्यवस्था करा.
2 योग्य नावे खालील क्रमाने अनुक्रमित केली जाऊ शकतात: आडनाव, नंतर पहिले नाव, नंतर संरक्षक किंवा मधले नाव. विरामचिन्हे दुर्लक्षित केली जाऊ शकतात.
- जर उपसर्ग वापरला गेला असेल, तर उपसर्ग आधीच्या नावाच्या भागासह जोडा आणि प्रथम ठेवा. विरामचिन्हे आवश्यक नाहीत.
- हायफन्सकडे दुर्लक्ष केले जाऊ शकते आणि हायफनच्या आधी आणि नंतर नावाचे काही भाग प्रथम ठेवले पाहिजेत.
- संक्षेप आणि एक अक्षरी शब्द जसे आहेत तसे अनुक्रमित केले आहेत. आद्याक्षरे स्वतंत्र भागांमध्ये विभागली गेली आहेत.
- पोझिशन्स आणि नाममात्र प्रत्यय शेवटच्या सूचीबद्ध आहेत, प्रथम दर्शविलेल्या स्थितीसह, नंतर प्रत्यय.
3 संस्थांशी संबंधित दस्तऐवज या उपक्रमांच्या नावाने वर्गीकृत केले जाऊ शकतात. या प्रकरणात, संस्थेच्या नावाचा प्रत्येक शब्द स्वतंत्र घटक मानला जातो. लेखा त्याच क्रमाने आहे ज्यामध्ये शीर्षक शीर्षकात शब्द सादर केले जातात.
- संक्षेप आणि एक अक्षरी शब्द जसे आहेत तसे अनुक्रमित केले आहेत. या प्रकरणात, अक्षरे रिक्त स्थानांद्वारे विभक्त केली पाहिजेत आणि एकमेकांपासून स्वतंत्र घटक म्हणून विचारात घेतली पाहिजेत.
- या प्रकरणात विरामचिन्हे वगळली आहेत, विरामचिन्हे आधी आणि नंतरचे शब्द पहिल्या घटकामध्ये सूचित केले आहेत.
- संख्या आणि संख्या अक्षराच्या स्वरूपात लिहिल्या जातात आणि जर ते मूळ शब्द असतील तर ते अनुक्रमित केले जातात. विरामचिन्हे पुन्हा वगळली आहेत. दस्तऐवज, ज्याचे नाव रोमन अंकांपासून सुरू होते, ते तत्सम लोकांपेक्षा आधी स्थित आहेत, ज्यांचे नाव अरबी अंकांपासून सुरू होते, तर संख्या लहान पासून मोठ्या पर्यंत दर्शविली जाते. तरच आपण शब्दांपासून दस्तऐवज ठेवू शकता.
- सर्व वर्ण शब्दात लिहिलेले आहेत, थेट एका पात्राशी संबंधित सर्व संख्या पहिल्या घटकामध्ये निर्दिष्ट केल्या पाहिजेत.
4 सरकारी संस्थांची नावे पहिल्या स्थानावर एखाद्या विशिष्ट संस्थेच्या अधिकारक्षेत्राच्या देश आणि क्षेत्रासह अनुक्रमित केली जातात. संस्थेचे नाव पुढील घटकामध्ये सूचित केले आहे आणि "व्यवस्थापन", "ब्युरो", "प्रतिनिधी" आणि तत्सम शब्द अगदी शेवटी सूचित केले आहेत.
5 नावे समान असल्यास, दस्तऐवजांच्या कॅटलॉगिंगसाठी पत्ता वापरा. खालील क्रम वापरा: नाव> प्रदेश> शहर> रस्त्याचे नाव> घर क्रमांक.

टिपा

तुम्ही तुमची कागदपत्रे जिथून घेतली ते नेहमी परत ठेवा.
अनुक्रमणिका करताना, सर्वप्रथम मानक नियमांचे पालन करणे महत्वाचे आहे आणि त्यानंतरच - कॉर्पोरेट नियमांसाठी.
दस्तऐवज कधी आणि कोणाकडून प्राप्त झाला हे सूचित करण्यासाठी एक प्रणाली विकसित करा.