ग्राहक सेवेला ईमेल पाठवा

व्हिडिओ: ग्राहक सेवा व्यवस्थापन | ईमेल प्रक्रिया आणि क्लायंट सुधारणा

सामग्री

पाऊल टाकण्यासाठी
3 पैकी भाग 1: वेबसाइट पहात आहे
3 पैकी भाग 2: ईमेल लिहा
3 चे भाग 3: सभ्य रहा
चेतावणी

काही लोकांना कंपनीच्या ग्राहक सेवा विभागात ईमेल पाठविणे अवघड आहे. पूर्वी अशा कागदावर कागदावर ठेवल्या गेलेल्या पत्राला तुम्ही ईमेलच्या रूपात कसे लिहिता? आपण ग्राहक सेवेला प्रश्न विचारता तेव्हा कोणते प्रकार किंवा प्रोटोकॉल लागू होतात? हे उद्योग, प्रदेश आणि संस्कृतीनुसार बदलत असले तरी ग्राहक सेवेद्वारे आपला ईमेल योग्य प्रकारे प्राप्त होईल याची खात्री करण्यासाठी काही सामान्य मार्गदर्शक तत्त्वे आहेत.

पाऊल टाकण्यासाठी

3 पैकी भाग 1: वेबसाइट पहात आहे

उत्तर शोधा. कंपनीच्या ग्राहक सेवा कार्यसंघाला ईमेल लिहिण्यापूर्वी उत्तर फक्त वेबसाइटवर नाही याची खात्री करुन घ्या. बर्‍याच कंपन्या त्यांच्या वेबसाइटच्या एका खास पृष्ठावर वारंवार विचारल्या जाणा answers्या प्रश्नांची उत्तरे सहसा “एफएक्यू” किंवा “वारंवार विचारण्यात येणारे प्रश्न” या शीर्षकाखाली पोस्ट करतात.
- आपण सामान्यत: पृष्ठाच्या तळाशी सर्व बाजूंनी स्क्रोल करून आणि नंतर "संपर्क" किंवा "ग्राहक सेवा" वर क्लिक करून ही पृष्ठे शोधू शकता.
"ग्राहक सेवा" पृष्ठ शोधा. आपल्याला वेबसाइटच्या खाली दुवा न दिसल्यास, कधीकधी शोध बॉक्समध्ये शब्द टाइप करुन पृष्ठ शोधू शकता. मुख्यपृष्ठाच्या शीर्षस्थानी उजव्या कोप usually्यात आपणास भव्य ग्लास चिन्हासह फील्ड दिसेल. "ग्राहक सेवा" किंवा "संपर्क" यासारख्या अटी टाइप करा आणि नंतर एंटर दाबा.
- "संपर्क" पृष्ठामध्ये सामान्यत: ईमेल फॉर्म असतो जेथे ग्राहक तक्रारी किंवा टिप्पण्या लिहू शकतात.
  - आपणास पाठविलेल्या संदेशाची प्रत मिळेल की नाही हे पहाण्यासाठी हे पृष्ठ तपासा; तसे नसल्यास, आपल्या वैयक्तिक ईमेल खात्यावरून आपण पोहोचू शकणार्‍या ईमेल पत्त्यासाठी वेबसाइट शोधा म्हणजे आपल्याकडे पत्रव्यवहाराचा पुरावा असेल.
शोध बॉक्स वापरा. आपण ग्राहक सेवेचा ईमेल पत्ता शोधण्यासाठी वापरलेल्या त्याच विंडोमध्ये आपण ज्या विषयावर प्रश्न विचारू इच्छित आहात त्या विषयाचा शोध घ्या. आपण या विषयावर शोध घेत असल्यास किंवा या मार्गाने प्रश्न विचारल्यास उत्तर ईमेल पाठविल्याशिवाय सापडेल.
- आपण ईमेल पाठविताना आपल्याला हुशार दिसू इच्छित असल्यास हे देखील महत्वाचे आहे. जर वेबसाइटवर उत्तर आधीच स्पष्टपणे सांगितले गेले आहे असे आपण काही विचारत असाल तर आपण ज्या मागणीची आणि आळशी आहात त्या ग्राहक सेवेचा त्यांना विचार करता येईल आणि म्हणूनच ते फायद्याचे नाहीत.
- वारंवार विचारण्यात येणारे प्रश्न (एफएक्यू) देखील पहा. आपल्याला वारंवार विचारण्यात येणारा प्रश्न वारंवार विचारण्यात येणा questions्या प्रश्नांमध्ये आधीपासूनच समाविष्ट केलेला असतो. म्हणूनच बहुतेक वेबसाइट्समध्ये असेही एक पृष्ठ असते जेणेकरून ग्राहक सेवेतील ई-मेल किमान ठेवता येतील.
कंपनी धोरणांचे पुनरावलोकन करा. आपल्यास आपल्या प्रश्नाचे उत्तर शोध बॉक्स किंवा एफएक्यू द्वारे सापडत नसेल तर आपण अद्याप आमच्याबद्दल पृष्ठावर किंवा रिटर्न पॉलिसीमध्ये शोधू शकता. वेबसाइटच्या तळाशी पुन्हा स्क्रोल करा आणि तेथे कोणते दुवे आहेत ते पहा. आपल्या प्रश्नाचे उत्तर असू शकेल असा दुवा पहा: आमच्याबद्दल ऑर्डर आणि वितरण, परतावा, हमी आणि दुरुस्ती इत्यादी.
- आपल्याला या दुव्यांवरील उत्तर सापडत नसले तरीही तरीही पृष्ठे पाहणे उपयुक्त ठरेल जेणेकरून आपल्याला आपल्या ईमेलमध्ये वापरण्यासाठी कंपनीबद्दल अतिरिक्त माहिती मिळेल.

3 पैकी भाग 2: ईमेल लिहा

ती तक्रार किंवा प्रशंसा आहे की नाही ते ठरवा. ग्राहक सेवेतील सर्व संदेश तक्रारी किंवा प्रश्न असू शकत नाहीत. कदाचित आपण चांगल्या सेवेबद्दल त्यांचे आभार मानू इच्छित असाल. प्रश्नांसह ईमेल देखील सकारात्मक ईमेलचे स्वागत आहे.
- हे खरं आहे की टेलिफोनद्वारे तक्रार नोंदविणे कधीकधी वेगवान आणि अधिक थेट होते. आपले कृतज्ञता व्यक्त करण्यासाठी किंवा त्वरित उत्तरांची आवश्यकता नसलेला प्रश्न विचारण्यासाठी ईमेल चांगले कार्य करते, परंतु आपण त्वरित या समस्येचे निराकरण करू इच्छित असल्यास कॉल करा.
स्पष्ट विषय लिहा. ईमेलचा विषय स्पष्ट आणि अर्थपूर्ण असल्याचे सुनिश्चित करा. आपल्याला ग्राहक सेवा प्रतिनिधीने प्रथम आपले ईमेल पहावे अशी आपली इच्छा आहे, जेणेकरून आपल्याला जलद प्रतिसाद मिळेल. विषय कमी ठेवा, आपल्या ई-मेलचा थोडक्यात सारांश मिळाला आणि कर्मचा्याला ई-मेल लवकर उघडण्यास भाग पाडले पाहिजे याची खात्री करुन घ्या.
- उदाहरणार्थ: "कुत्र्याने वॉरंटी कार्ड खाल्ले - पुनर्स्थापनाची आवश्यकता आहे"
शुभेच्छा देऊन प्रारंभ करा. एकदा आपण एखाद्या चांगल्या विषयावर आला की पुढील चरण म्हणजे ग्राहक सेवा प्रतिनिधीस अभिवादन करणे. आपल्या समस्येस त्वरित प्रारंभ करू नका. आपण फोनवर एखाद्यास शुभेच्छा देता, नाही का? हे "सर्वोत्कृष्ट ग्राहक सेवा" इतके सोपे असू शकते.
- आपल्या अभिवादनामध्ये जोडण्यासाठी नाव शोधण्याचा प्रयत्न करा. छोट्या कंपन्यांमध्ये ग्राहक सेवा प्रतिनिधींची नावे कधीकधी वेबसाइटवर सूचीबद्ध केली जातात, म्हणून त्यांचा वापर केल्याने आपला संदेश अधिक वैयक्तिक होईल आणि यामुळे कार्य करणे अधिक आनंददायक होईल.
- आपण स्वल्पविराम किंवा कोलोनसह ग्रीटिंग समाप्त करू शकता. प्रिय ग्राहक सेवा, किंवा सर्वोत्कृष्ट ग्राहक सेवा:
प्रमाणित लेखन पद्धतींवर चिकटून रहा. प्रमाणित लेखन पद्धती वापरुन कर्मचा's्याचा आदर मिळवा. सर्व काही भांडवल अक्षरे टाइप करू नका आणि अतिरिक्त मोठे किंवा जाड फॉन्ट वापरू नका. सामान्य विरामचिन्हे, शब्दलेखन आणि मोठ्या अक्षरे वापरा. मग आपला ई-मेल गांभीर्याने घेतला जाईल.
सभ्य स्वरात लिहा. आपण तक्रार केल्यास किंवा आपली निराशा व्यक्त करू इच्छित असाल तरीही सभ्यतेने लिहा. त्यानंतर आपण एक ग्राहक म्हणून अधिक मूल्यवान आहात आणि कदाचित अधिक सभ्यपणे देखील वागले जाईल.
आपण कोण आहात ते सांगा. अभिवादनानंतर स्वत: चा परिचय करून द्या. आपले नाव लिहा आणि आपण कोणत्या प्रकारचे ग्राहक आहात हे स्पष्ट करा आणि आपण प्रथमच काही मागितले आहे की परत येत असलेले ग्राहक आहेत. दोन्ही प्रकरणांमध्ये, कर्मचारी आपल्याला ग्राहक म्हणून ठेवण्यास प्राधान्य देईल. संबंधित असल्यास आपले भौगोलिक स्थान समाविष्ट करा.
विशिष्ट रहा. आपल्या ईमेलमध्ये विशिष्ट भाषा वापरा. "माझे उत्पादन" सारखे सामान्य शब्द टाळा. त्याऐवजी, कोणते उत्पादन किंवा सेवा गुंतलेली आहे आणि आपण त्यास ईमेल का देत आहात याबद्दल तपशीलवार वर्णन करा. सर्व संबंधित घटनांचे वर्णन करा जेणेकरून कर्मचार्‍यांना नक्की काय समस्या आहे ते समजू शकेल. जर तुम्ही ही माहिती त्वरित पहिल्या ई-मेलमध्ये टाकली तर तुम्ही लांब ई-मेल एक्सचेंज टाळता.
- आपल्याकडे असल्यास उत्पादनाची URL वापरा, जेणेकरुन कर्मचारी त्याबद्दल काय ते त्वरित पाहू शकेल.
- आपला ऑर्डर क्रमांकही ईमेलमध्ये ठेवा, कारण बहुतेक कर्मचारी तुम्हाला विचारालच. ही ऑर्डर त्यांच्या सिस्टममध्ये ऑर्डर कशी आहे याचा संदर्भ देते.
प्रश्न स्पष्टपणे विचारा. आपल्या ईमेलमध्ये स्पष्ट व्हा. बुशभोवती मारू नका. जेव्हा आपण कर्मचार्‍यांना अभिवादन केले आणि स्वतःची ओळख करून दिली, तेव्हा मागील चरणात नमूद केलेल्या त्याच विशिष्ट भाषेत काय चालले आहे हे सांगून नवीन विभाग प्रारंभ करा.
- आपणास हव्या त्या भरपाईची तत्काळ मागणी करा. आपण विचारण्याची हिंमत करू शकत नाही, परंतु आपल्या ईमेलमध्ये आपली लाज बाजूला ठेवा. एखादी सदोष उत्पादनाच्या बदल्यात तुम्हाला काही हवे असेल तर तसे सांगा.
लहान परिच्छेद लिहा. आपले परिच्छेद कमी असल्याचे सुनिश्चित करा. एक, दोन किंवा जास्तीत जास्त तीन वाक्यांचा परिच्छेद वाचणे सोपे आहे. म्हणूनच कर्मचा he्याने ई-मेलला प्राधान्य आहे की नाही हे पाहण्यासाठी ते जलद स्कॅन करू शकते आणि आपण मजकूराचा एक मोठा ब्लॉक लिहिला असेल तर आपला संदेश स्टॅकच्या तळाशी ठेवला जाऊ शकतो कारण त्याला काय म्हणायचे आहे ते तिला / तिला त्वरित समजत नाही. .
साध्या स्वाक्षर्‍यासह समाप्त करा. आपली विनंती किंवा प्रशंसा सारांशित शुभेच्छा आणि त्यानंतर अभिवादन या समाप्तीच्या वाक्याने ईमेल समाप्त करा. आपण "दयाळू विनंत्या" सह समाप्त करू शकता परंतु आपण आत्ताच आपले नाव किंवा ई-मेल स्वाक्षरी देखील ठेवू शकता. आपण आपल्या उत्तराची प्रतीक्षा करीत आहात असे म्हणायला किंवा त्यासंदर्भात काहीतरी सांगून द्रुत प्रतिसाद हवा आहे हे देखील आपण दर्शवू शकता.
- ईमेल स्वाक्षरी हा मजकूरचा छोटा ब्लॉक आहे ज्यामध्ये आपले नाव, व्यवसाय आणि संपर्क माहिती असते. आपण आपल्या ई-मेल खात्याच्या सेटिंग्जमध्ये एक ई-मेल स्वाक्षरी तयार करू शकता जेणेकरून ते नेहमीच नवीन संदेशा अंतर्गत आपोआप दिसून येईल.
अद्याप कोणतेही संलग्नक पाठवू नका. अद्याप पहिल्या संदेशासह संलग्नक पाठवू नका. बर्‍याच वेबसाइट्सवर स्पॅम फिल्टर्स असतात ज्यात आपला संदेश वाचण्यापूर्वी कचर्‍यामध्ये कचर्‍यात टाकणार्‍या अ‍ॅटॅचमेंटसह ईमेल फिश करतात.
- जेव्हा तुम्हाला वर्ड डॉक्युमेंट म्हणून तुमचा रेझ्युमे जोडायचा म्हटला जाईल तेव्हा तुम्ही नक्कीच कव्हर लेटरमध्ये संलग्नक जोडले पाहिजे.
- कधीही वापरकर्तानाव, संकेतशब्द किंवा क्रेडिट कार्ड माहिती समाविष्ट करू नका.
आपला संदेश पाठविण्यापूर्वी पुन्हा वाचा. जेव्हा आपला ईमेल तयार होईल, तेव्हा खूप उत्साहाने "पाठवा" दाबा. टाईपिंग्ज किंवा शब्दलेखन त्रुटी आपल्या संदेशापासून दूर होणार नाहीत हे सुनिश्चित करण्यासाठी आपण प्रथम ईमेल पुन्हा वाचले पाहिजे. जरी आपण आपल्या स्मार्टफोनवर ईमेल लिहिले असले तरीही, "माझ्या आयफोनवरून पाठविलेले" स्वयंचलित संदेश शब्दलेखन चुका किंवा व्याकरणाच्या चुकांसाठी माफ नाही.
एक स्मरणपत्र पाठवा. जर आपल्याला काही दिवसांनंतर आपल्या ईमेलला प्रत्युत्तर मिळाला नसेल तर, आपला संदेश स्पॅम बॉक्समध्ये किंवा स्टॅकच्या तळाशी संपला असावा. ईमेल लिहा ज्यात आपण मागील ईमेलचा उल्लेख केला आहे आणि तो योग्यरित्या प्राप्त झाला आहे की नाही ते विचारू.

3 चे भाग 3: सभ्य रहा

आपल्याकडे चांगले व्याकरण आणि शब्दलेखन आहे याची खात्री करा. आपल्याला कदाचित हे माहित नसेल परंतु चांगले व्याकरण आणि शब्दलेखन हा सभ्य स्वरांचा एक भाग आहे. जर आपण स्पष्टपणे संवाद साधण्याचा प्रयत्न केला तर आपण इतर पक्षाबद्दल आदर दर्शविला आणि आपण सामान्यपणे सभ्य व्यक्ती असल्याचे दर्शविता.
आपण हुशार आहात हे दर्शवा. ढोंग करू नका, परंतु विस्तृत शब्दसंग्रह प्रदर्शित करून आपण हुशार असल्याचे दर्शवा. जर आपण कंपनीच्या वेबसाइटवर एक नजर टाकली असेल आणि त्यांच्या धोरणांबद्दल जाणून घेतल्यास आपण हे दर्शवू शकता की आपण सर्व काही बरोबर वाचले आहे परंतु अद्याप आपल्या प्रश्नाचे उत्तर सापडलेले नाही.
विनोद करू नका. निहाय टीका आणि विनोदांना त्यांचे स्थान असते आणि ते ईमेलमध्ये नाही जे पहिल्यांदा पत्रव्यवहार करूनही गंभीरपणे घेतले पाहिजे. अशा प्रकारच्या भाषेस अयोग्य मानले जाऊ शकते आणि एखाद्या कंपनीशी व्यवहार करताना आपल्याला ते टाळायचे आहे.
- एकदा आपण ग्राहक सेवा प्रतिनिधीसह बर्‍याच ईमेल पाठविल्यानंतर, विनोद स्वीकारले जाण्याची आणि समजण्याची शक्यता जास्त असते.
स्वत: ला आक्रमकपणे व्यक्त करू नका. एखादे उत्पादन किंवा सेवा कशी हाताळली गेली याबद्दल आपण निराश होऊ शकता, परंतु रागावलेल्या ईमेलमध्ये टाकल्यास आपल्याला कोठेही मिळणार नाही. आपण आपल्या समस्येचा आदर आणि सौजन्याने चर्चा केल्यास आपल्यास जे पाहिजे आहे ते आपल्याला लवकर मिळेल.
- लक्षात ठेवा आपल्या भावनांना शब्दात ठेवणे कठीण आहे. जर आपण एखाद्या समस्येबद्दल अस्वस्थ असाल आणि आपल्याला त्वरित तोडगा हवा असेल तर आपण कॉल करा.
आपल्या निष्ठा आणि कृतज्ञतेचा उल्लेख करा. आपण आपल्या कंपनीमध्ये नेहमी निष्ठावान आहात हे आपल्या ईमेलमध्ये लिहिले तर कर्मचारी आपल्या संदेशाबद्दल प्रशंसा करेल आणि अधिक द्रुत प्रतिसाद देईल.