लेखक:
Christy White
निर्मितीची तारीख:
10 मे 2021
अद्यतन तारीख:
1 जुलै 2024
सामग्री
एखादा स्थिती अहवाल कामकाजासारखा वाटू शकतो, परंतु व्यवस्थापनाशी संवाद साधण्याची ही खरोखर चांगली संधी असू शकते. आपण ज्या प्रकल्पावर काम करीत आहात त्याकडे दुर्लक्ष करून, आपण विशिष्ट तपशील प्रदान करण्यावर लक्ष केंद्रित केले पाहिजे जे या प्रकल्पाचे बजेट आणि प्रगती वर्णन करते. सुरुवातीला सारांशात सर्वात महत्वाची माहिती ठेवा. नंतर परिणाम आणि आव्हानांच्या बाबतीत प्रकल्पाचे वर्णन करणार्‍या मुख्य तपशीलांसह सुरू ठेवा. गोष्टी लहान परंतु माहितीपूर्ण ठेवा आणि व्यवस्थापन आनंदी आहे.
पाऊल टाकण्यासाठी
भाग 1 चा 1: आपला अहवाल सेट अप करत आहे
खर्च आणि वेळापत्रकांवर लक्ष द्या. आपण ज्या प्रकल्पावर काम करीत आहात याची पर्वा न करता, व्यवस्थापकांना बजेट आणि प्रगतीच्या बाबतीत गोष्टी कशा चालतात हे जाणून घ्यायचे आहे. प्रकल्प आर्थिकदृष्ट्या कसे कार्य करीत आहे याबद्दल आपला अहवाल एकत्रित करण्यासाठी माहिती सेट करा. याव्यतिरिक्त, प्रकल्प वेळेत मार्गावर आहे की नाही याबद्दल काही टिप्पण्या द्या. 
समस्यांविषयी प्रामाणिक रहा. आपल्याला माहित असल्यास प्रकल्प खर्च आणि प्रगती समस्या आहेत, त्या लपवू नका. त्या नंतर नंतर फक्त मोठ्या समस्या निर्माण करेल. त्याऐवजी चांगल्या समस्या असलेल्या गोष्टींशी या समस्या कशा संबंधित आहेत याचा विचार करा. - उदाहरणार्थ, आपल्या प्रोजेक्टमध्ये $ 1000 साठी 1,000 टी-शर्ट तयार करणे आणि पाठविणे असल्यास, आपण फक्त 300 केले, परंतु आधीच 500 डॉलर्स खर्च केले असेल तर आपणास काळजी वाटेल.
- आपण शेड्यूल करण्यापूर्वी दोन दिवस आधी आणि त्यावर टिप्पणी करण्यापूर्वी स्वत: ला देखील शोधू शकाल.
समस्यांचे निराकरण ऑफर. स्थिती अहवालाच्या उद्देशाचा भाग म्हणजे व्यवस्थापकाला पुढील चरणांमध्ये निर्णय घेण्यात मदत करणे. आपल्या लक्षात येणार्‍या काही अडचणींवर उपाय सुचवून आपण मदत करू शकता. आपण अहवाल तयार करताच, आपले समाधान खर्च आणि प्रगतीशी कसे संबंधित आहेत यावरील नोट्स घ्या. - उदाहरणार्थ, आपला टी-शर्ट व्यवसाय शेड्यूलच्या आधी आणि बजेटच्या मागे असेल तर आपण उत्पादनास उडी मारण्याचे कारण आणि वस्तू संतुलित ठेवण्याचे कारण म्हणून पाहू शकता.
भाग २ चा भाग: हे सर्व एकत्र ठेवणे
अहवालाला शीर्षक द्या. आपला लिखित अहवाल संक्षिप्त सारांश, शीर्षक आणि तारखेसह प्रारंभ करा. स्थिती अहवाल लहान असले पाहिजेत, म्हणून ते स्वतंत्र शीर्षक पृष्ठावर नसावेत. आपण ई-मेलद्वारे अहवाल सादर करीत असल्यास, एक स्पष्ट विषय असणे पुरेसे आहे जेणेकरून आपल्या व्यवस्थापकाला ई-मेल काय आहे हे माहित असेल. - “पार्कर ट्रान्सपोर्ट ऑगस्ट २०१ Report चा अहवाल” असे काहीतरी ठीक आहे.
- नेहमी डेटा प्रदान करा जेणेकरून आपण कोणत्या कालावधीचा अहवाल देत आहात हे स्पष्ट होईल.
- आपली कंपनी विशिष्ट अहवाल स्वरूप वापरत असल्यास, आपण ते देखील वापरत असल्याचे सुनिश्चित करा.
सारांश प्रारंभ करा. व्यवस्थापक व्यस्त आहेत आणि सर्वात महत्वाची माहिती त्वरित पाहण्याची आवश्यकता आहे. अहवालाच्या सुरूवातीच्या काही ओळी या प्रकरणात अगदी लक्ष केंद्रित करतात आणि अर्थसंकल्प आणि प्रगतीच्या बाबतीत हा प्रकल्प कसा चालला आहे हे थोडक्यात सांगते. - अहवाल वाचण्याच्या पहिल्या मिनिटात आपल्या व्यवस्थापकाने सर्व माहिती पाहिली हे सुनिश्चित करण्याचा प्रयत्न करा.
- उदाहरणार्थ, आपण आपला अहवाल त्वरित अशा थेट काहीतरी ने सुरू करू शकता, “पार्कर परिवहन सध्या नियोजित वेळेच्या पुढे आहे. आम्ही बजेटचा 50% खर्च केला आणि 30% उत्पादन तयार केले. आम्ही उत्पादन वाढवून खर्च कमी करू शकतो. "
- जर व्यवस्थापक सुरुवातीस जे काही पाहतात त्याबद्दल आनंदी असतील तर त्यांना कदाचित त्यांना आधीच पुरेसे माहिती असेल. सारांशमध्ये काही अडचण दर्शवते असे काही असेल तर ते तेथून त्वरित संबंधित माहितीकडे अहवालाच्या खाली पुढे जाऊ शकतात.
कृपया सर्वात संबंधित तपशील प्रदान करा. टप्पे आणि की डेटावर लक्ष केंद्रित करून आतापर्यंतचे सर्वात महत्वाचे निकाल सूचीबद्ध करा. क्रियाकलापांऐवजी परिणामांच्या बाबतीत आपल्या व्यवस्थापकास सूचित करा. - उदाहरणार्थ, “आमच्या प्रॉडक्शन लीडर फ्रँक आणि सँड्रा यांनी चांगले काम केले आहे असे काहीतरी लिहू नका. फ्रॅंक नेहमीच तिथे असतो आणि सँड्रा नेहमीच शेवटची असते जिथे आपल्याकडे सर्व काही वेळेवर तयार होते हे सुनिश्चित करण्यासाठी. "
- त्याऐवजी मुख्य आकडेवारीवर जोर द्या: "आम्ही शेड्यूल करण्यापेक्षा 20% पुढे आहोत कारण प्रोडक्शन लीडर (फ्रँक आणि सॅन्ड्रा) यांनी उत्पादन वेळ दिवसात दोन तास वाढविला आहे."
तथ्ये संयोजित करा. येथे आपण आपल्या व्यवस्थापकाच्या शैलीनुसार अहवाल तयार करू शकता. आपल्याला आपल्या व्यवस्थापकाचे कार्य करण्याचा मार्ग माहित असल्यास आपण त्यानुसार अहवाल अनुकूल करू शकता. आपल्याला खात्री नसल्यास, आपल्याला चांगल्या प्रकारे माहित असलेल्या शैलीतील एका लहान, थेट सारणावर लक्ष द्या. - जर आपल्या मॅनेजरला मोठी कथा बघायची असेल तर आपण एक धडा "परिणाम", दुसरे "आव्हाने" आणि तिसरे "निराकरण" असे नाव देऊ शकता.
- कालक्रमानुसार गोष्टी पहायला आवडणार्‍या व्यवस्थापकासाठी, "पुढील आठवड्यात" त्यानंतर "प्रगती या आठवड्यात" धडा करून पहा.
बुलेट वापरा. व्यवस्थापकांना त्यांना आवश्यक माहिती द्रुत आणि सुलभ रीतीने प्रदान केली पाहिजे. महत्त्वाची माहिती वाचण्यासाठी आणि छुपी करण्यासाठी परिच्छेद बरेच लांब आहेत. परंतु याद्यांसह अहवालाद्वारे स्कॅन करणे सोपे आहे. - जर आपला व्यवस्थापक किंवा कंपनी विशेषत: संपूर्ण लेखी अहवाल विचारत असेल तर आपण नक्कीच ती इच्छा पूर्ण केली पाहिजे.
आवश्यकतेनुसार व्हिज्युअल घटक जोडा. काही व्यवस्थापकांना प्रकल्प कसा चालू आहे हे स्पष्ट करण्यासाठी व्हिज्युअल संकेत जोडणे उपयुक्त वाटले. उदाहरणार्थ, किंमतीबद्दलच्या बुलेटच्या पुढे आपण हिरवा दिवा लावू शकतो, जर तो चांगला झाला तर, परंतु प्रगतीबद्दल एका केशरी प्रकाश, जर आपण थोडेसे मागे असाल. 
आपल्या व्यवस्थापकाला सबमिट करण्यापूर्वी आपल्या अहवालाचे पुनरावलोकन करणे आणि त्यानुसार सुधारणा करणे आवश्यक आहे. स्पेलिंग चुका आणि न चालणारी वाक्य कधीच वैध नसतात, अगदी अगदी तुलनेने अनौपचारिक स्थिती अहवालातही नसतात. पूर्णपणे इलेक्ट्रॉनिक शब्दलेखन आणि व्याकरण तपासणी करणार्‍यांवर अवलंबून राहू नका. अहवाल छोटा आणि थेट ठेवण्यासाठी, काय काढले जाऊ शकते याचा विचार करा (जसे की अनावश्यक क्रियाविशेषण आणि विशेषण) - उदाहरणार्थ, मेरी आणि सॅमच्या खरोखरच उत्कृष्ट प्रयत्नांमुळे "ऑगस्टची विक्री चांगली चालली आहे, हा सर्वोत्कृष्ट महिना आहे."
- आपण हेच अधिक संक्षिप्तपणे सांगू शकता: "मेरी आणि सॅमच्या परिश्रमांमुळे ऑगस्टची विक्री अद्याप सर्वोत्तम आहे."
आपल्याकडे इतर सूचना नसल्यास महिन्यातून एकदा तरी अहवाल द्या. आपली कंपनी आपल्याला विशिष्ट टाईमफ्रेमनुसार स्थिती अहवाल प्रदान करण्यास सांगेल, जसे की साप्ताहिक किंवा दुटप्पीपणाने. महिन्यातून एकदा तरी अहवाल देणे आपल्या व्यवस्थापकास माहिती ठेवण्यासाठी चांगले असते. स्थिती अहवाल कधी असावा याची आपल्याला खात्री नसल्यास त्याच्याशी संपर्क साधा. - आपल्या मॅनेजरला वारंवार अहवाल मिळवायचा असेल तर आपण नक्कीच आपल्यास सांगितले तसे करा.
