सामग्री

• पाऊल टाकण्यासाठी
• भाग 1 चा 1: एक व्यवसाय पत्र रेखाटणे
• भाग २ चा 2: व्यवसायाचे पत्र लिहिणे
• टिपा

आपण एखादा व्यवसाय चालविता तेव्हा आपल्या ग्राहकांना कदाचित पत्रे लिहाव्या लागतात. आपल्याला त्यांना नवीन इव्हेंट किंवा विशेष ऑफरबद्दल सांगण्याची आवश्यकता असू शकते किंवा आपल्याला आपल्या व्यवसायाच्या वतीने तक्रार असलेल्या ग्राहकाला प्रतिसाद देण्याची आवश्यकता असू शकेल. आपल्या पत्राचे कोणतेही कारण असू द्या, नेहमीच एक व्यावसायिक टोन वापरा.

पाऊल टाकण्यासाठी

भाग 1 चा 1: एक व्यवसाय पत्र रेखाटणे

1. व्यावसायिक लेटरहेड वापरा. व्यवसाय पत्र आपल्या कंपनीचे प्रतिनिधित्व करते. म्हणून ते विशिष्ट दिसले पाहिजे आणि उच्च प्रतीचे असले पाहिजे. कंपनीचा लोगो किंवा ब्रँड देखील त्यावर असणे आवश्यक आहे.
   • मायक्रोसॉफ्ट वर्डमधील लेआउटसह आपण लेटरहेड बनवू शकता. लेटरहेडमध्ये आपला विद्यमान लोगो किंवा ब्रँड वापरण्याची खात्री करा.
2. वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम उघडा. आपण नेहमी संगणकावर व्यवसाय पत्र तयार केले पाहिजे.
   • नवीन कागदजत्र तयार करा आणि दस्तऐवजाची फरकाने 1 इंच सेट करा.
   • टाईम्स न्यू रोमन, जॉर्जिया किंवा elरियल सारखे सेरिफ फॉन्ट वापरा. हे निश्चित करा की फॉन्ट आकार 12 पेक्षा मोठा नाही, परंतु 10 पेक्षा लहान नाही. चुकीच्या फॉन्ट किंवा आकारामुळे पत्र वाचणे कठीण नाही.
   • एकच अंतर वापरण्याचे सुनिश्चित करा.
3. ब्लॉक आकार वापरा. व्यवसाय पत्रांसाठी ब्लॉक फॉर्म सर्वात सामान्य स्वरूप आहे. हे कार्य करणे सर्वात सोपा देखील आहे. प्रत्येक शीर्षक डाव्या समास विरुद्ध असले पाहिजे आणि प्रत्येक मथळा नंतर एक जागा असेल. शीर्षस्थानापासून खालपर्यंत सुरू होते, आपल्या व्यवसाय पत्रामध्ये खालील शीर्षके असावीत:
   • वर्तमान तारीख किंवा आपण पत्र पाठविता त्या तारखेची तारीख. तारीख महत्वाची आहे कारण ती आपल्या रेकॉर्डसाठी आणि पत्त्याच्या रेकॉर्डसाठी वापरली जाऊ शकते. त्यानंतर तो कायदेशीररित्या देखील वापरला जाऊ शकतो. तर तारीख बरोबर असल्याची खात्री करुन घ्या.
   • प्रेषकाचा पत्ता. हा आपला पत्ता आहे जो मानक पत्त्याच्या स्वरूपात स्वरूपित आहे. जर तुमचा पत्ता आधीपासून लेटरहेड वर असेल तर आपण ही पायरी वगळू शकता.
   • पत्त्याचा पत्ता. यामध्ये आपण ज्याला पत्र लिहित आहात त्या व्यक्तीचे नाव आणि पत्ता असतो. श्री / श्रीमती वापरणे पर्यायी आहे. म्हणूनच आपण निना डी व्ह्रिजला लिहिल्यास, उदाहरणार्थ, आपण मेव्ह्रू भाग वगळू शकता.
   • प्रस्तावना. हे "प्रिय श्रीमती डी व्ह्रिज" किंवा "प्रिय निना डी व्ह्रिज" असू शकते. हे पत्र कोण वाचेल याची आपल्याला खात्री नसल्यास, "प्रिय सर किंवा मॅडम" वापरा. आपण "एल.एस.," देखील वापरू शकता परंतु आपले पत्र कोण वाचत असेल याची आपल्याला कल्पना नसल्यास केवळ शेवटचा उपाय म्हणून.
   • पत्राचा मुख्य भाग. आम्ही या लेखात या नंतर अधिक लक्ष केंद्रित करू.
   • पत्र स्वाक्षरीसह बंद. हे "विनम्र" किंवा "विनम्र" असू शकते.

भाग २ चा 2: व्यवसायाचे पत्र लिहिणे

1. आपले लक्ष्यित प्रेक्षक कोण आहेत ते ठरवा. आपल्या लक्षित प्रेक्षकांची पर्वा न करता पत्राचा स्वर नेहमी व्यावसायिक असावा. परंतु आपल्याला आपली भाषा किंवा प्राप्तकर्त्यावर अवलंबून असलेल्या शब्दांची निवड बदलावी लागेल. आपण दुसर्‍या कंपनीच्या मानव संसाधन विभागास लिहित असल्यास आपण आपल्या भाषेत अधिक औपचारिक असले पाहिजे. परंतु आपण एखाद्या विशिष्ट क्लायंटला लिहित असल्यास आपण थोडी अधिक प्रासंगिक किंवा प्रासंगिक भाषा वापरू शकता.
   • आपला लक्ष्य गट निश्चित करण्याचा अर्थ असा आहे की आपण आपल्या लक्ष्य गटासाठी स्पष्ट होऊ शकता. आपल्या वाचकास समजत नाही अशा शब्दांचा वापर करणे टाळा. उदाहरणार्थ, एखाद्या ग्राहकास आपल्या कंपनीच्या स्पेस प्रोग्रामसाठी वापरले जाणारे संक्षेप बहुदा माहित नसते, म्हणून पत्रात असलेले ते वापरू नका.
   • एक चांगला व्यवसाय पत्र लिहिण्याचा सुवर्ण नियम स्पष्ट, संक्षिप्त आणि सभ्य असावा.
2. पहिल्या वाक्यात पत्राचा हेतू दर्शवा. पत्राचा हेतू लक्षात घ्या. आपल्या ग्राहकांना आपल्या नवीन स्थानाबद्दल माहिती देणार आहे का? ग्राहकांना न भरलेल्या बिलाबद्दल किंवा थकबाकीबद्दल स्मरण करून द्यायचे काय? किंवा ग्राहकांच्या तक्रारीला उत्तर देण्यासाठी? हे लक्ष्य लक्षात घेऊन, पहिल्या वाक्यासाठी एक मसुदा तयार करा ज्यामुळे आपल्या वाचकास पत्र काय आहे ते त्वरित कळू शकेल. आपल्या पत्राच्या हेतूबद्दल अस्पष्ट होऊ नका. सरळ व्हा.
   • आपण व्यवसाय मालक म्हणून आपल्या मतावर आवाज इच्छित असल्यास "मी" सह प्रारंभ करा. कंपनी किंवा संस्थेच्या वतीने लिहिताना "आम्ही" वापरा.
   • थेट या विधानावर लक्ष द्या जसे की: "या पत्रासह आम्ही आपल्याला सूचित करू इच्छितो" किंवा "या पत्रासह आम्ही आपल्याला विनंती करू इच्छितो". आपण व्यवसाय मालक म्हणून पत्र लिहित असल्यास आपण "मी" विधान देखील वापरू शकता. जसे की: "मी तुझ्याशी संपर्क साधत आहे" म्हणून किंवा "मी नुकतेच ऐकले आहे ... आणि याबद्दल अधिक जाणून घेऊ इच्छितो ..."
   • उदाहरणार्थ, जर आपण (व्यवसाय मालक म्हणून) गेल्या महिन्यापासून न भरलेल्या खात्याबद्दल निना डी व्ह्रिजला पत्र लिहिले तर आपण प्रारंभ करू शकताः "मार्च २०१ from पासून आपल्या खात्यावर थकबाकी आल्यामुळे मी या पत्राद्वारे आपल्याशी संपर्क साधत आहे. "
   • किंवा, एखाद्या कंपनीचा कर्मचारी म्हणून, आपण कंपनीच्या अंतराळ कार्यक्रमाबद्दल ग्राहकांच्या तक्रारीला प्रतिसाद दिल्यास आपण "मंगळावर आमच्या अंतराळ कार्यक्रमाबद्दल आपली तक्रार प्राप्त केली आहे." असे पत्र देऊन आपण प्रारंभ करू शकता.
   • कदाचित आपण एखाद्या ग्राहकांना प्रशिक्षण स्पर्धा किंवा स्पर्धा जिंकली आहे हे कळवण्यासाठी हे पत्र लिहू शकता. अशा वाक्यांसह प्रारंभ कराः "आपल्याला कळविण्यात मला आनंद झाला ..." किंवा "आम्ही आपल्याला त्यास सूचित करू इच्छितो ..."
   • आपणास वाईट बातमी पोहोचवायची असेल तर, "आपल्याला कळवल्याबद्दल दिलगीर आहोत ..." किंवा "काळजीपूर्वक विचार केल्यावर, मी न करण्याचा निर्णय घेतला ..." अशा वाक्याने सुरुवात करा.
3. निष्क्रीय आवाजाऐवजी सक्रिय आवाज वापरा. सामान्य भाषेत आम्ही बर्‍याचदा निष्क्रिय फॉर्म वापरतो. पण निष्क्रीय फॉर्म जे आपण लिहित आहात ते कंटाळवाणे आणि गोंधळात टाकणारे आहे. व्यवसायातील पत्रामध्ये सक्रिय फॉर्म अधिक प्रभावी असतो कारण तो अधिक ठाम स्वर सेट करतो.
   • निष्क्रीय स्वरूपाचे उदाहरण आहेः उदाहरणार्थ: `you मी तुमच्यासाठी कोणती विशिष्ट तक्रारी सोडवू शकतो? '' शिक्षेचा विषय, ग्राहक ('आपण') वाक्याच्या शेवटी असतो ऐवजी वाक्य
   • सक्रिय स्वरूपाचे एक उदाहरण आहे, उदाहरणार्थ, "आपल्या तक्रारींचे निराकरण करण्यासाठी मी काय करू शकतो?" वाक्यातील ही आवृत्ती, सक्रिय स्वरूपात वाचकास समजणे सोपे आणि सुलभ आहे.
   • चुकीचा किंवा शंकास्पद मुद्द्याकडे लक्ष न देता आपला संदेश पोहोचण्याचा निष्क्रिय फॉर्म वापरणे हा एक चांगला मार्ग असू शकतो. पण फक्त तेव्हाच वापरा. सर्वसाधारणपणे, सक्रिय फॉर्म व्यवसाय पत्रांमध्ये अधिक प्रभावी आहे.
4. लागू असल्यास मागील कार्यक्रम किंवा वाचकाशी संभाषण दर्शवा. आपण या महिन्याच्या सुरूवातीस निना डी व्ह्रिजशी तिच्या न भरलेल्या बिलाबद्दल चेतावणी देऊन संपर्क साधला असेल. किंवा कदाचित एखाद्या ग्राहकाने मागील महिन्यात झालेल्या परिषदेत अंतराळ कार्यक्रमाबद्दल निराशा व्यक्त केली होती. आपण आधीच वाचकांशी संवाद साधला असल्यास, हे कबूल करा. हे आपल्या मागील संपर्काच्या वाचकाची आठवण करुन देते आणि व्यवसाय पत्र अधिक त्वरित आणि महत्वाचे दिसते.
   • "आपल्या देय देय बिलबद्दल माझ्या पत्रापासून सुरू ठेवणे" किंवा "मार्चमध्ये आपल्या देय दिल्याबद्दल धन्यवाद" अशा वाक्यांशाचा वापर करा. किंवा "मे परिषदेत अंतराळ कार्यक्रमावरील आपल्या स्थानाबद्दल ऐकून खूप मदत झाली."
5. विनंती करा किंवा मदत द्या. नम्र विनंती करुन किंवा त्यांना सहयोगी नातेसंबंधात मदत म्हणून वाचकांसह सकारात्मक स्वर सेट करा.
   • म्हणा की आपण व्यवसाय मालक ग्राहकांना बिल देण्यास सांगत आहात. "जर आपण आपले देय बिल लवकरात लवकर निकालात काढले तर मी त्याचे कौतुक करतो" अशा वाक्यांशाचा वापर करा.
   • म्हणा की आपण आपल्या कंपनीच्या वतीने लिहित आहात. जसे वाक्य वापरा: "आपण आणि आमचे मानव संसाधन अधिकारी यांच्यात समोरासमोर बैठक आयोजित करण्यात आम्हाला आनंद होईल."
   • आपल्या वाचकांना असलेल्या कोणत्याही प्रश्नांची किंवा चिंतेची उत्तरे देण्याची ऑफर देखील देऊ शकता. जसे की: "आपल्या खात्याबद्दल आपल्याकडे असलेल्या कोणत्याही प्रश्नांची किंवा आपल्या प्रश्नांची उत्तरे देण्यात मला आनंद होईल." किंवा "आपण प्रोग्रामबद्दल अधिक तपशील प्रदान करू इच्छित आहात का?"
6. पत्र बंद करा. स्वतःसाठी आणि वाचकांसाठी क्रियेसाठी कॉल जोडा. एखाद्या विशिष्ट तारखेच्या आधी देय देण्याची विनंती किंवा वाचकासह औपचारिक भेटीची नोंद असू शकते.
   • भविष्यात आपण अ‍ॅड्रेसशी संबोधित करता तिथे एक वाक्य जोडा. "पुढच्या आठवड्यात होणा budget्या अर्थसंकल्पीय बैठकीत मी आपणास भेटण्यास उत्सुक आहे." किंवा "आम्ही मुख्यालयाच्या भेटीदरम्यान आपल्याशी याबद्दल आणखी चर्चा करण्यास उत्सुक आहे."
   • आपण आपल्या पत्रात जोडू इच्छित असलेल्या कोणत्याही दस्तऐवजांकडे लक्ष द्या. एखादे वाक्य जोडा जसे की "संलग्नकांमध्ये आपल्याला थकबाकीदार बीजक सापडेल" किंवा "संलग्न केलेल्या आमच्या आमच्या प्रोग्राम प्रोग्रामची एक प्रत आपल्याला सापडेल."
   • शेवटच्या वाक्याने पत्र संपवा. ग्राहक किंवा ग्राहकांसाठी “विनम्र” वापरा.
   • आपल्या ओळखीच्या नसलेल्या लोकांना औपचारिक पत्रांमध्ये "विनम्र" वापरा.
   • आपल्या चांगल्या ओळखीच्या किंवा कार्य करत असलेल्या एखाद्यास लिहित असताना केवळ "बेस्ट विनम्र" किंवा "बेस्ट विनम्रता" वापरा.
7. पुन्हा पत्र वाचा. जर अक्षरलेखन चुकांनी भरलेले असेल तर आपले सर्व अचूक स्वरूपन आणि शब्द व्यर्थ ठरतील!
   • निष्क्रिय फॉर्मच्या कोणत्याही वापराची नोंद घ्या आणि वाक्य सक्रिय फॉर्ममध्ये बदलण्याचा प्रयत्न करा.
   • कोणत्याही दीर्घ, अस्पष्ट आणि गुंतागुंतीच्या वाक्यांकडे लक्ष द्या. व्यवसायाच्या पत्रामध्ये, सहसा कमी असते, म्हणून शक्य असल्यास आपल्या वाक्यांची लांबी लहान करा.

टिपा

• आपण पत्र मुद्रित करता तेव्हा, रिक्त ए 4 वापरा. जेव्हा आपण पत्र पाठविता तेव्हा ते तिस third्या भागामध्ये फोल्ड करा आणि मानक लिफाफामध्ये पाठवा.