सामग्री

• पाऊल टाकण्यासाठी
• 3 पैकी भाग 1: फोनला उत्तर देणे
• 3 पैकी भाग 2: कॉल हस्तांतरित करा
• भाग 3 पैकी 3: कठीण फोन कॉलसह व्यवहार करणे
• टिपा
• चेतावणी

ईमेल, लाइव्ह चॅट, ऑनलाइन चौकशी आणि सोशल मीडिया सर्व महत्त्वाचे आहेत, परंतु फोन अद्याप व्यवसायासाठी पसंतीचा पर्याय आहे. आपण फोनवर एखाद्याशी किती वेळा व्यावसायिकांशी संबंध नसल्याचे बोलले आहे? इतरांना आपल्याबद्दल असाच विचार करु देऊ नका. व्यावसायिकपणे फोन कॉल कसा करावा याबद्दल आपल्याला माहित असणे आवश्यक आहे हे येथे आहे.

पाऊल टाकण्यासाठी

3 पैकी भाग 1: फोनला उत्तर देणे

1. एक पेन आणि कागद तयार आहे. त्या व्यक्तीचे नाव, त्यांनी कॉल केल्याची वेळ आणि कारण लिहून आपल्या फोन कॉलचा मागोवा ठेवा. माहिती नोटबुकमध्ये लिहिणे चांगले. हे फोन कॉल एका ठिकाणी व्यवस्थितपणे व्यवस्थितपणे ठेवते आणि आपण ज्याची कॉल हा हेतू नव्हता, त्यास आपण एक प्रत देऊ शकता.
2. शक्य तितक्या लवकर फोनला उत्तर द्या. कोणालाही थांबायला आवडत नाही. फोनला त्वरित उत्तर दिल्यास कॉलर, जो बहुधा ग्राहक आहे, तो आपला कार्यक्षम व्यवसाय असल्याचे दर्शवितो. कॉलरला त्याचा किंवा तिचा कॉल महत्वाचा आहे हे देखील कळू देते.
3. स्वत: ला आणि आपली कंपनी ओळखा. उदाहरणार्थ, असे म्हणा: “आयजेजरहँडल डी ज़्वार्डला कॉल केल्याबद्दल धन्यवाद. तू ब्रॅमशी बोल. ” त्यांना माहिती न दिल्यास कोण कॉल करीत आहे आणि कोणाकडून कॉल करीत आहे ते विचारा, विशेषत: जर आपल्या कंपनीकडे अवांछित कॉल विरूद्ध कठोर धोरण असेल.
4. योग्य प्रश्न विचारा. जास्तीत जास्त माहिती गोळा करा. हे अवांछित फोन कॉल ओळखण्यास मदत करते. तथापि, जेव्हा आपण इतर लोकांकडे प्रश्न विचारत असता, विशेषत: जेव्हा आपण मालिका विचारत असता तेव्हा हे कार्यवाहीसाठी योग्य ठरू शकते. आपणास पुसट दिसू इच्छित नाही, म्हणून स्वत: ला शांत रहा आणि शांत आणि मध्यम स्वर वापरा.
   • कॉलर: "मी टिमशी बोलू शकतो?"
   • प्रतिसादकर्ता: "मी विचारू शकतो की कॉल कोण आहे?"
   • कॉलर: "टॉम."
   • प्रतिसादकर्ता: "आपण कोठून येत आहात?"
   • कॉलर: "इंग्लंड."
   • प्रतिसादकर्ता: "तुमच्या कंपनीचे नाव काय?"
   • कॉलर: "ते खाजगी आहे."
   • प्रतिसादकर्ता: "टिम आपल्या कॉलची अपेक्षा करत आहे?"
   • कॉलर: "नाही"
   • प्रतिसादकर्ता: "छान, मी तुला अग्रेषित करण्याचा प्रयत्न करीत आहे"
5. असे समजू की आपल्या संस्थेमधील कोणीतरी संभाषण ऐकत आहे. ज्या कंपन्या इनकमिंग कॉलचे निरीक्षण करतात त्यांना सहसा पूर्व-रेकॉर्ड केलेल्या संदेशाद्वारे आपल्याला कळवते. ते नसले तरीही, जेव्हा ते विचार करतात तेव्हा अधिक व्यावसायिकपणे बोला. जर ते तसे करत असतील तर आपणास फोनवर काय वाटते ते ऐकण्याची आणि आवश्यक असल्यास स्वत: ला सुधारण्याची संधी आहे.

3 पैकी भाग 2: कॉल हस्तांतरित करा

1. एखाद्यास धरून ठेवण्यापूर्वी, विचारा आणि त्यांच्या उत्तराची वाट पहा. बर्‍याच कंपन्यांमधील एक मोठी समस्या ही आहे की ते कॉलरना जास्त काळ थांबतात. झेन मास्टर्स वगळता बहुतेक लोकांना जास्त वेळ थांबणे आवडत नाही. लोक नेहमी असे विचार करतात की त्यांनी प्रत्यक्षात केल्यापासून दुप्पट प्रतीक्षा केली. शक्य तितक्या लवकर त्यांना ताब्यात ठेवणे जेव्हा आपण पुन्हा ओळ घेता तेव्हा त्रासदायक कॉलरचा धोका कमी होतो!
2. ज्याच्यासाठी कॉल आहे त्या व्यक्तीने कॉलचे उत्तर दिले आहे याची खात्री करा. जेव्हा कॉलर एखाद्या विशिष्ट व्यक्तीला विचारेल तेव्हा त्यांना धरून ठेवण्यापूर्वी आपण "हस्तांतरित करण्याचा प्रयत्न करीत" आहात हे सांगा. मग प्राप्तकर्ता अ) उपलब्ध आहे आणि ब) त्या व्यक्तीशी बोलण्यास तयार असल्याचे तपासा. नसल्यास, सविस्तर संदेश घेण्याचे सुनिश्चित करा.
3. योग्य व्याकरण वापरा. नेहमी विषय म्हणून “जॉन आणि मी” आणि “जॉन आणि मी” हा अग्रगण्य ऑब्जेक्ट म्हणून वापरा (उदाहरणार्थ, “जॉन आणि मी स्टोअरला गेलो होतो” नव्हे “तो जॉन आणि मी बोलत होतो”).
4. आपल्या आवाजाकडे लक्ष द्या. कॉलर आपला हेतू आपल्या आवाज आणि सूरातून ऐकतो. टेलिफोनद्वारे किंवा वैयक्तिकरित्या; हे आपल्या तोंडातून निघालेल्या शब्दांपेक्षा अधिक सांगते. व्यावसायिक फोन कॉलमधील यशाची गुरुकिल्ली म्हणजे आतून हसणे!
   • हा मुद्दा कॉल सेंटरच्या वरिष्ठ व्यवस्थापनास समजला, ज्याने प्रत्येक कॉल सेंटरच्या कर्मचार्‍यांच्या कामाच्या ठिकाणी लहानसे आरसे टांगले, ज्यावर असे लिहिलेले होते, "जे आपण ऐकता ते ते ऐकतात!"
5. जेव्हा शक्य असेल तेव्हा कॉलरचे नाव वापरा. हे वैयक्तिक काहीतरी जोडते आणि आपण ऐकत असल्याचे दर्शवितो. क्षमस्व जॉन, परंतु मार्क याक्षणी उपलब्ध नाही. मी काहीतरी मदत करू किंवा संदेश स्वीकारू? "
6. जेव्हा आपण एखाद्याला कॉल करता तेव्हा प्रथम स्वत: ला ओळखा. उदाहरणार्थ, असे म्हणा: “माझे नाव मारिजे हंटर आहे आणि मी लोरा डी व्ह्रीज शोधत आहे”. बोलू नका, तरी. दुसर्‍या शब्दांत, अनावश्यक तपशीलांचा विस्तार न करता थेट व्हा.
7. संभाषण व्यावसायिकपणे समाप्त करा. विनम्र म्हणा, “कॉल केल्याबद्दल धन्यवाद. तुमचा दिवस चांगला जावो! "

भाग 3 पैकी 3: कठीण फोन कॉलसह व्यवहार करणे

1. सक्रिय ऐकण्याच्या कौशल्यांचा सराव करा. वाद घालू नका किंवा ग्राहकाला तोडून टाकू नका. जरी ती व्यक्ती चुकत असेल किंवा तो किंवा ती काय बोलत आहे हे आपल्याला माहिती असेल. त्या व्यक्तीला काय म्हणायचे आहे ते सांगावे. चांगले ऐकणे आत्मविश्वास वाढवते आणि रागावलेल्या कॉलरला शांत करण्यास मदत करते.
2. कमी आवाज वापरा आणि सम स्वरात बोला. जर ग्राहक मोठ्याने बोलू लागला तर अधिक हळू आणि शांत आवाजात स्वत: ला बोला. शांत वागणे (चिडचिड किंवा उत्साहित विरूद्ध) हादरून गेलेल्या व्यक्तीला शांत करण्याचा एक चांगला मार्ग आहे. ग्राहकाच्या आवाजाने किंवा टोनवर बसून न बसल्याने चिडलेल्या व्यक्तीला स्वतःवर पकड मिळू शकते.
3. सहानुभूतीद्वारे विश्वास निर्माण करा. स्वत: ला ग्राहकांच्या शूजमध्ये ठेवा. कॉलरला कळू द्या की आपण त्यांची निराशा आणि तक्रार समजली आहे. एखाद्याला शांत करण्यास ही एकट्या प्रचंड मदत आहे. याला "तोंडी शोक" असे म्हणतात आणि कॉलरला ते समजून घेण्यास मदत करते.
4. राग किंवा अस्वस्थ होण्यापासून टाळा. जर क्लायंट तोंडी आक्रमक असेल किंवा चिडला असेल तर, दीर्घ श्वास घ्या आणि जणू काही ऐकू आले नाही म्हणूनच पुढे जा. त्याच प्रकारे प्रतिसाद देणे काहीही निराकरण करत नाही आणि यामुळे परिस्थिती हाताबाहेर जाऊ शकते. त्याऐवजी, क्लायंटला याची आठवण करून द्या की आपल्याला मदत करायची आहे आणि समस्येचे निराकरण करण्यासाठी आपणच त्याचा सर्वात चांगला शॉट आहात - बहुतेकदा हे विधान परिस्थितीला शांत करते.
5. गोष्टी वैयक्तिकरित्या घेणे टाळा. समस्येस चिकटून रहा आणि ग्राहक असले तरीही वैयक्तिक होऊ नका. लक्षात ठेवा, ग्राहक आपल्याला ओळखत नाही आणि तो किंवा ती विक्री प्रतिनिधी म्हणून आपल्याला निराश करीत आहे. शांततेने संभाषणास या प्रकरणात परत आणा आणि वैयक्तिक टिप्पण्यांकडे दुर्लक्ष करून आपण त्याचे निराकरण कसे करीत आहात.
6. आपण माणसाशी बोलत आहात हे विसरू नका. आपल्या सर्वांचे वाईट दिवस आहेत. कदाचित त्या व्यक्तीने तिच्या किंवा तिच्या नव husband्याशी भांडण केले असेल, दंड ठोठावला गेला असेल किंवा नुकतीच तिची दुर्दैवी घटना घडली असेल. आम्ही सर्व काही प्रमाणात तेथे आहोत. शांत आणि अबाधित राहून त्यांचा दिवस चांगला बनविण्याचा प्रयत्न करा - यामुळे आपणासही चांगले वाटते!

टिपा

• तोंडात डिंक लावू नका, किंवा फोनवर खाताना किंवा पिऊ नका.
• "आह", "एह" आणि अन्य अर्थहीन "फिलर शब्द" किंवा ध्वनी वापरणे टाळा.
• नि: शब्द बटण वापरू नका: पर्यवेक्षक किंवा प्रशिक्षण प्रशिक्षकाकडून अतिरिक्त सहाय्य आवश्यक असेल तेव्हाच हे वापरावे.

चेतावणी

• लक्षात ठेवा व्यावसायिक कसे असावेत हे प्रत्येकाला माहित नाही. परस्पर नसतानाही नम्र रहा.
• आपण समस्येचा सामना केल्यानंतर, हे विसरू नका की पुढील कॉलर एक नवीन व्यक्ती आहे. मागील कॉलरमधून समोर आलेल्या कोणत्याही भावना सोडा.
• ग्राहक सेवा प्रतिनिधींनी कठीण फोन कॉलनंतर 5 किंवा 10 मिनिटांचा ब्रेक घ्यावा.