सामग्री

• पायर्‍या
• सल्ला
• आपल्याला काय पाहिजे

ऑफिस फाईल्सचे आयोजन करणे सोपे काम नाही, विशेषत: जेव्हा मोठ्या प्रमाणात फायली आणि कागदपत्रे आयोजित करण्याची वेळ येते तेव्हा. तथापि, आपण आधीपासूनच योजना बनवून आणि फाइलिंग सिस्टमचा निर्णय घेऊन या आव्हानावर विजय मिळवू शकता. हे आपल्याला आपले व्यवसाय प्रोफाइल व्यवस्थापित करण्यात मदत करते आणि हे सुनिश्चित करते की आपणास महत्त्वपूर्ण कागदपत्रे जलद सापडतील. आपण आपले मिशन सुरू करण्यासाठी आपल्या ऑफिस रेकॉर्ड्स कशा आयोजित करायच्या याबद्दल खालील लेख तपासू शकता.

पायर्‍या

3 पैकी भाग 1: योग्य वेळांची व्यवस्था करा

1. 

   मध्यभागी होणारे अडथळे टाळण्यासाठी आपला अनुप्रयोग संयोजित करण्यासाठी एक निश्चित वेळ सेट करा. आपण प्रारंभ करण्यापूर्वी नवीन प्रोफाइल तयार करण्यास कार्डबोर्ड आणि स्टिकर सज्ज ठेवा. जाहिरात

3 पैकी भाग 2: दस्तऐवज आणि नोंदी आयोजित करा

1. 

   
   
   दस्तऐवजांचे फाईल आणि फाईल्स लहान, अधिक व्यवस्थापित भागांमध्ये विभाजित करा.
   • प्रमाण कमी करण्यासाठी आणि अनावश्यकता कमी करण्यासाठी अनावश्यक कागदपत्रे एकावेळी स्टॅक हाताळा आणि अनावश्यक कागदपत्रे साफ करा किंवा नष्ट करा.
   • उर्वरित कागदपत्रे आणि फायली दोन स्वतंत्र भागांमध्ये विभागून घ्या, एक येत्या काही महिन्यांत प्रक्रिया करणे आवश्यक असलेल्या फायलींसाठी आणि दुसरे आर्काइव्ह फायली ज्यांना त्वरित प्रक्रियेची आवश्यकता नाही.

2. 

   
   
   आपल्याकडे क्लायंट प्रोफाइल असल्यास अक्षरांना वर्णक्रमाने संयोजित करा. उदाहरणार्थ, प्रत्येक बंधनकारक एखाद्या व्यक्तीचे किंवा कंपनीचे नाव असल्यास आपण त्या व्यक्तीच्या नावाने रेकॉर्ड सॉर्ट करू शकता. या प्रकरणात, आपण ग्राहकांचे पूर्ण नाव असलेले प्रत्येक प्रोफाइल कार्ड लेबल केले पाहिजे.आपले मुखपृष्ठ वर्णक्रमानुसार संयोजित करा, त्यानंतर कोणत्या ड्रॉवरचे नाव विशिष्ट अक्षराने सुरू होते हे पहाण्यासाठी आपल्या फाईलिंग ड्रॉवरला लेबल लावा.

3. 

   
   
   रेकॉर्ड व्यवसायातील अनेक भाग असल्यास श्रेणीनुसार क्रमवारी लावा. काही कागदपत्रे पावत्या, हमी किंवा करारांशी संबंधित असतात आणि आपल्याला त्यांना भिन्न श्रेणींमध्ये विभागणे आवश्यक आहे. प्रत्येक रेकॉर्ड योग्य म्हणून लेबल करा आणि सर्व संबंधित कागदपत्रे रेकॉर्डवर ठेवा. आपल्याला दुय्यम प्रोफाइल तयार करण्याची आवश्यकता असू शकते, म्हणून प्रत्येक श्रेणी चिन्हांकित करण्यासाठी हँगिंग कव्हर आणि कव्हर दुय्यम वापरा.
   • त्वरित कागदपत्रांचा एक पोर्टफोलिओ तयार करा जेणेकरुन आपल्याला महत्त्वपूर्ण कागदपत्रे द्रुतपणे सापडतील.
   • ड्रॉरच्या मागील बाजूस तात्पुरत्या फाइल्स आणि आर्काइव्ह फायली ठेवा जेणेकरून आपण प्रक्रिया आवश्यक असलेल्या फायलींमध्ये सहज प्रवेश करू शकाल.
   जाहिरात

भाग 3 चा 3: महिन्यांनुसार रेकॉर्डची क्रमवारी लावा

1. 

   उपरोक्त पद्धती वापरण्याव्यतिरिक्त, आपण महिना (आणि वर्ष-) पर्यंत आपल्या बाइंडर्सचे आयोजन करू शकता. आपल्याकडे त्वरित क्रमवारी लावण्याची वेळ नसल्यास आपण आपल्या कागदपत्रांवर तारीख प्रक्रियेसाठी मासिक रेकॉर्डमध्ये ठेवू शकता. हे चरण आपल्याला आपले दस्तऐवज अधिक वेगवान कोठे संचयित करावे हे निर्धारित करण्यात मदत करतात.
   • मासिक रेकॉर्ड इतर प्रकारच्या कागदपत्रे संग्रहित करण्यासाठी देखील योग्य आहे.

2. 

   वर्षाच्या शेवटी, मासिक रेकॉर्डमधील उर्वरित कागदपत्रे तपासा आणि आपण सिस्टममध्ये नवीन टेम्पलेट तसेच नवीन रेकॉर्ड गट (श्रेणी नाव) गहाळ असल्याचे शोधू शकता. नवीन वर्षात त्या कागदपत्रांसाठी प्रोफाइल तयार करा.

3. 

   उर्वरित कागदपत्रे महिन्यात क्लिप करा. “मिश्रित” गट (वर्ष-) अंतर्गत फाइलवर ठेवा. जाहिरात

सल्ला

• आपले रेकॉर्ड आयोजित केल्यानंतर, आपल्याला कार्यालयात सुव्यवस्थित राखणे आवश्यक आहे. रेकॉर्ड कीपिंग सिस्टम निश्चित करा आणि कागदपत्रे त्या जागी परत करा.
• नवीन रेकॉर्ड कीपिंग सिस्टममध्ये छेडछाड टाळण्यासाठी अनावश्यक कागदपत्रे फेकून द्या, रीसायकल करा किंवा नष्ट करा.

आपल्याला काय पाहिजे

• कॅबिनेट दाखल करणे
• हँगिंग कव्हर
• हार्डकव्हर
• स्टिकर्स
• मार्कर