कार्यक्रम संस्था - टिपा

व्हिडिओ: ◆ सर्वोत्तम सूत्रसंचालन- भाग ५ ★ बहारदार सूत्रसंचालन★ प्रत्येक कार्यक्रमासाठी उपयुक्त

सामग्री

पायर्‍या
सल्ला
चेतावणी

कार्यक्रम आयोजित करणे हे एक कठीण काम आहे असे दिसते आणि आपल्याकडे योजना आणि योजना नसल्यास गोष्टी अधिक क्लिष्ट होतात. म्हणून हे टाळण्याचा प्रयत्न करा - महिन्यांपूर्वी आगाऊ तयारी करून आणि कार्यक्रमादरम्यान शांतता बाळगा.

पायर्‍या

4 पैकी 1 पद्धत: कार्यक्रमापूर्वी महिने योजना करा

कार्यक्रमाचा उद्देश निश्चित करा. आपल्या संस्थेचा हेतू निश्चित केल्याने आपला कार्यक्रम ट्रॅकवर ठेवण्यात मदत होईल. आपण समुदायाला शिक्षित करण्यासाठी एखाद्या कार्यक्रमाची आखणी करत आहात का? संभाव्य प्रायोजकांना मान्यता द्या? एखाद्या विशिष्ट व्यक्तीची किंवा गटाची स्तुती करायची? शक्य तितक्या हा उद्देश तपशीलवार सांगा. आपण काय करीत आहात हे महत्त्वाचे नाही (शिक्षण, मन वळवणे, स्तुती इ.), का तू पुन्हा ते करशील का?
- त्यास आपले मिशनचे विधान किंवा आपल्या यशाचा आधार म्हणून विचार करा. एकदा आपल्याला निश्चितपणे काय हवे आहे हे कळल्यानंतर आपल्याला ते बरेच सोपे होईल!
लक्ष्य ठेवा.नक्की आपण काय साध्य करू इच्छिता? कार्यक्रमात उपस्थित असलेल्यांची संख्या नाही, घडलेल्या वस्तुस्थितीचीही नव्हे - कार्यक्रम कसा असावा अशी आपली इच्छा आहे? आपल्या संस्थेत 5 नवीन सदस्य? 20 दशलक्ष डोंग वाढविले? इतरांची मानसिकता बदलायची? प्रत्येकजण उत्साहित करायचा?
- आपल्याला इव्हेंटमधून सर्वाधिक पाहिजे असलेल्या 3 निकालांबद्दल विचार करा आणि त्या घडवून आणण्यावर लक्ष केंद्रित करा. आपण एक आर्थिक ध्येय, एक सामाजिक ध्येय आणि एक वैयक्तिक लक्ष्य वजन करू शकता - हे आपल्यावर अवलंबून आहे!
स्वयंसेवक एकत्र करा. आयोजक समितीच्या बर्‍याच वेगवेगळ्या क्षेत्रात तुम्हाला चांगल्या आणि चांगल्या सदस्यांची गरज आहे. वेळापत्रक तयार करणे, आमंत्रणे पाठविणे, पोस्टर डिझाइन करणे, पाहुण्यांचे स्वागत करणे आणि कार्यक्रमानंतर साफसफाई करणे या सर्व गोष्टींमध्ये ते आपली मदत करू शकतात. दुस words्या शब्दांत, ते आपल्याला कार्य करण्यास मदत करतील. शक्य असल्यास, आपण विश्वास करू शकता असे स्वयंसेवक शोधा!
- आपण योजनेत ठरवलेल्या वेळापत्रकानुसार आयोजक तसेच कार्यक्रम व्यवस्थापकांनी कार्य केले असल्याचे सुनिश्चित करा. पक्षांमधील सहकार्य आपले कार्य सुकर करेल. एखाद्याला मदतीसाठी विचारत असतांना, त्यांच्याकडून आपल्या अपेक्षा आणि इव्हेंटमध्ये त्यांचा सहभाग किती होता याबद्दल स्पष्ट व्हा.
- आपल्याला एखादे स्वयंसेवक सापडत नसेल तर कार्यक्रमाची टीम घ्या! हे आपण होस्ट करीत असलेल्या कार्यक्रमाच्या प्रकारावर अवलंबून असते. आपण कार्यक्रम कार्यसंघासह ठिकाण भाड्याने घेऊ शकता किंवा तृतीय पक्षाकडून भाड्याने घेऊ शकता.
अंदाजे अंदाजपत्रक. सर्व खर्च, उत्पन्न, अनुदान आणि इतर विलक्षण खर्चाचा अर्थसंकल्पात समावेश करणे आवश्यक आहे. आपण बजेट केले नाही तर आपण नुकताच काय खर्च केला हे न समजता आपण जाड बिले आणि रिक्त वॉलेटसह कार्यक्रम समाप्त कराल. पहिल्या दिवसापासून वास्तववादी बना, म्हणून तुम्हाला नंतर आश्चर्य वाटणार नाही!
- खर्च कमी ठेवण्याचे मार्ग शोधा. आपण विनामूल्य काम करण्यासाठी स्वयंसेवक नियुक्त करू शकता? भाड्याने स्वस्त असलेल्या स्थानांचा विचार करा (उदाहरणार्थ एखाद्याचे घर)? लक्षात ठेवा एक अयशस्वी लक्झरी पार्टीपेक्षा एक छोटी, सोपी पण यशस्वी बैठक जास्त चांगली आहे.
कार्यक्रमाची वेळ आणि ठिकाण निश्चित करा. हा घटक आहे सर्वात महत्वाचे कार्यक्रमाची. "हो, मी तिथेच असतो!" असे म्हणण्यासाठी आपल्या कार्यक्रमाची वेळ आणि ठिकाण काय असावे? जेव्हा प्रत्येकजण विनामूल्य असेल आणि आपल्याकडे पुरेसे भाडे असेल अशा एका सोयीस्कर ठिकाणी आपण या कार्यक्रमास होस्ट करू इच्छित आहात!
- आपण ज्या समुदायामध्ये राहता त्या समुहाचे वेळापत्रक तपासा आणि कार्यक्रमात कोण भाग घेतो याचा विचार करा. आपण गृहिणींना लक्ष्य करीत असल्यास दिवस आणि शेजारच्या कार्यक्रमांचे आयोजन करणे हा एक उत्तम पर्याय आहे (आपण अतिरिक्त बेबीसिटींग सेवा देऊ शकता). विद्यार्थी सहभागीच्या बाबतीत, कार्यक्रम मध्यभागी आठवड्याच्या दरम्यान आयोजित करा. शक्य असल्यास आपण त्यांच्या जागी जावे असेंब्ली.
- नक्कीच असे बरेच कार्यक्रम स्थळ असतील जे आपल्याला अगोदर आरक्षित करणे आवश्यक आहे. ही ठिकाणे शक्य तितक्या लवकर भाड्याने घेण्यासाठी संपर्क साधा. आपल्या विचारांपेक्षा ती कदाचित अधिक महाग असू शकेल!
रसद विचारात घ्या. आपल्याला प्रत्येक बाबतीत लॉजिस्टिकबद्दल विचार करण्याची आवश्यकता आहे. पार्किंग कसे होईल? अपंग लोक सहभागी होण्याची क्षमता? इव्हेंट स्पेससह आपण काय करू शकता? आपल्याला कोणत्या उपकरणांची आवश्यकता आहे? शुल्कासाठी आपल्याला अतिरिक्त काही पाहिजे आहे (उदा. स्पीकर ड्रिंक्स, बॅज, प्रकाशने)? कार्यक्रम सहजतेने जाण्यासाठी किती लोक घेतील?
- कार्यक्रमाच्या सर्व बाबींचा विचार करण्यासाठी आयोजकांच्या सदस्यांशी चर्चा करणे आणि चर्चा करणे फार महत्वाचे आहे. आपण पहात असलेले आणि टाळू शकणारे काही अडथळे आहेत का? अतिथींना राहण्यासाठी जागेची आवश्यकता आहे का? कोणते अपवाद आवश्यक आहेत?
विपणन आणि जाहिरातींचा विचार करा. कार्यक्रमाची तयारी करत असताना पोस्टरचा मसुदा तयार करा. या पोस्टरमध्ये तारीख, वेळ, ठिकाण, मुख्य पाहुणे, कार्यक्रमाचे नाव आणि इव्हेंटची थीम किंवा टॅगलाइन याविषयी माहिती असणे आवश्यक आहे. तयारीची वेळ खूप लवकर असल्याने आपण या गोष्टींबद्दल काळजीपूर्वक विचार करण्यात बराच वेळ घालवू शकता - परंतु विभाग सर्व एकत्र काय आहेत हे पाहण्यासाठी आपण प्रारंभिक मसुदा तयार केला पाहिजे!
- कार्यक्रमास प्रोत्साहन देण्यासाठी इतर मार्गांवर विचार करा. ईमेल पाठवायचे? मेल मेल? फेसबुक, ट्विटर किंवा ऑनलाइन इव्हेंट साइटच्या मालिकेविषयी माहिती प्रदान करीत आहे (या नंतर अधिक)? आपल्याला काय पाहिजे आधी लोकांना गुंतवून ठेवण्यासाठी आणि आपल्याला आवश्यक असलेल्या गोष्टी मध्ये कार्यक्रम त्यांना रोखण्यासाठी?
काम पुन्हा व्यवस्थित करा. कदाचित आपण आत्ता खूप गोंधळात पडत आहात. दीर्घ श्वास घ्या आणि एक्सेल सॉफ्टवेअर उघडा. कार्यक्रमातील क्रियांचे ड्राफ्ट वेळापत्रक तयार करा. आपले विचार आयोजित करण्यासाठी काही एक्सेल स्प्रेडशीट वापरा. या टप्प्यावर हे अनावश्यक कागदासाठी वाटू शकते परंतु पुढील दोन महिन्यांत आपण स्वतःची काळजी घेतल्याबद्दल आपण त्याचे आभारी असाल.
- प्रत्येक क्रियेसाठी कामाचे वेळापत्रक (अंतिम मुदतीसह) विकसित करा. आयोजकांच्या सर्व सदस्यांना लिहा, जेव्हा आपल्याला त्यांची आणि कोठे आवश्यकता असेल. अशा प्रकारे, आपण आपल्या कामाचे वेळापत्रक तयार करू शकता आणि नंतर प्रश्न टाळू शकता.
जाहिरात

4 पैकी 2 पद्धत: कार्यक्रमाच्या 2 आठवड्यांपूर्वी कामाचे वेळापत्रक

सर्वकाही तयार आहे याची खात्री करा. वेळ, स्थान, मुख्य अतिथी, कार्यक्रम संयोजक, कार्यक्रमाचे नाव आणि टॅगलाइन ओळखा. तेथे असेल काहीही आपण दिशाभूल करू शकतो? शेवटच्या क्षणी बदल होऊ शकतात? या टप्प्यावर, सर्व काही काळा आणि पांढ on्या कागदावर असले पाहिजे तसे स्पष्ट असले पाहिजे.
आयोजकांच्या सदस्यांसमवेत भेट. अर्थसंकल्प, वेळापत्रक इत्यादींच्या मंजुरीची विनंती करा. आयोजक तसेच कार्यक्रम व्यवस्थापकांकडून. प्रश्नांचा सामना करण्याची योग्य वेळ आहे. प्रत्येकास अद्याप त्यांचे जबाबदार्‍या समजले आहेत? ते सर्वकाही सोयीस्कर आहेत?
- पुन्हा एकदा, संभाव्य समस्यांविषयी विचार करण्यासाठी आयोजक तसेच स्वयंसेवकांशी भेट करा. आपल्या कृतीची योजना आखण्यासाठी ही देखील योग्य वेळ आहे.
- आयोजकांकडे अंतर्गत समस्या नसल्याची खात्री करा. सर्व विभाग प्रमुख, संयोजक तसेच स्वयंसेवक यांच्याशी संपर्कात रहा.
कार्यास वेगवेगळ्या लोकांमध्ये विभागून द्या आणि अनुभवी व्यक्तीस सर्व क्रियाकलापांचे समन्वय साधू द्या. जर हा विशेषतः मोठ्या प्रमाणात कार्यक्रम असेल तर एका व्यक्तीच्या देखरेखीखाली विविध क्रियाकलापांचे समन्वय करण्यासाठी एकाधिक लोकांना नियुक्त करा. आयोजकांच्या सदस्याने या नेत्यावर विश्वास ठेवला पाहिजे.
- आपण पाहुण्यांचे स्वागत करण्यासाठी आणि कार्यक्रमापूर्वी गप्पा मारण्यात वेळ घालवण्यासाठी एक ते दोन सदस्यांना नियुक्त केले पाहिजे.मूलभूतपणे, ते रिसेप्शनिस्ट आहेत, सर्व पाहुण्यांना उत्तेजन देण्यासाठी आणि त्यांची काळजी घेत आहेत हे त्यांना पाहण्यास जबाबदार आहेत.
इव्हेंटशी संबंधित सर्व ऑनलाइन पृष्ठे अद्ययावत असल्याची खात्री करा. आपल्याला कदाचित आधीच फेसबुक आणि ट्विटर माहित आहे, परंतु इव्हेंटब्राईट, इव्हिट आणि मीटअप सारख्या इतर बर्‍याच ऑनलाईन साइट्स आपण जाहिरात करण्यासाठी वापरू शकता. आपण या पृष्ठांबद्दल कधीही ऐकले नसल्यास, आता शोधा! जर तुमचा कार्यक्रम परदेशात असेल आणि तुम्हाला ऑनलाईन तिकिट विकायचे असतील तर तिकिटबुड उपयुक्त आहे.
- आणि निश्चितच इव्हेंटचे ऑनलाइन पृष्ठ, ब्लॉग किंवा फेसबुक पृष्ठ उपलब्ध असल्यास अद्यतनित करा. आपण इव्हेंट स्मरणपत्रे पाठवू शकता, फोटो पोस्ट करू शकता आणि कार्यक्रम प्रतिसाद व्यवस्थापित करू शकता. आपण ऑनलाइन जितके सक्रिय असाल तितके हे कार्यक्रम जितके व्यापक होईल तितकेच. आपण बागकाम, घर सजावट किंवा इतर सर्जनशील क्षेत्रांशी संबंधित एखादे कार्यक्रम होस्ट करीत असल्यास आपण पिनटेरेस्ट देखील वापरू शकता.
प्रायोजक आणि अतिथींकडील पैशाचे इतर स्त्रोत मिळवा. असे अनेक प्रकार आहेत जे येणा weeks्या आठवड्यात उद्भवू शकतात आणि आपण स्वत: सर्व ते देय इच्छित नाही! प्रारंभ होणार्‍या खर्चासाठी थोडेसे स्क्रॅम करा - इव्हेंटचे भाड्याचे भाडे, उपकरणे किंवा मेजवानीची पार्टी असो? आपण कार्यक्रमाची तयारी सुरू करण्यापूर्वी आपल्याला वरीलपैकी काही रक्कम देखील द्यावी लागेल.
- आपण कागदपत्रे, प्रमाणपत्रे, पावत्या आणि इतर कागदपत्रे हाताळण्यासाठी सिस्टम तयार केली असल्याचे सुनिश्चित करा. आपल्याला भविष्यातील संदर्भासाठी सर्व कागदपत्रे ठेवणे आवश्यक आहे, जेणेकरून आपण जितक्या लवकर आयोजित केले जात आहात तेवढे भविष्य अधिक सोयीचे असेल, खासकरुन जेव्हा आपला जोडीदार अव्यावसायिकपणे कार्य करेल.
कार्यक्रमाची जाहिरात. प्रकाशने तयार करा, जाहिराती लाँच करा, प्रेसवर प्रकाशित करा, आमंत्रणे, फोन कॉल, ईमेल संपर्क गट पाठवा, संभाव्य उपस्थित किंवा प्रायोजकांना भेटा. आपल्या इव्हेंटमध्ये लोकांना कसे कळेल आणि भाग घेईल? आपण देत असलेली माहिती पूर्ण असल्याची खात्री करा, काही शंकास्पद घटकांव्यतिरिक्त - अतिथीची उत्सुकता देखील उत्तेजित करणे आवश्यक आहे!
- आपल्या लक्ष्यित प्रेक्षकांबद्दल विचार करा. जर आपल्याला वडीलधा invite्यांना आमंत्रित करायचे असेल तर आपण स्नॅपचॅट सॉफ्टवेअरद्वारे संदेश पाठविण्यात वेळ घालवणार नाही. जिथे ते जातात तेथे जा किंवा आपले प्रेक्षक वापरत असलेली साधने वापरा.
कार्यक्रमासाठी आवश्यक वस्तू गोळा करा. या वस्तूंमध्ये पदक, खेळ, स्मरणिका, बक्षीस किंवा प्रमाणपत्र असू शकते. अशा बर्‍याच लहान आणि क्षुल्लक गोष्टी आहेत ज्यात अननुभवी लोक लक्ष देऊ शकत नाहीत, परंतु आपल्याला सर्व लहान गोष्टी माहित असणे आवश्यक आहे. फर्निचर, ध्वनी उपकरणे, टेबल, टेबलक्लोथ आणि इतर मोठ्या, महत्वाच्या वस्तू विसरू नका!
- ही आणखी एक गोष्ट आहे ज्यावर आपण प्रतिबिंबित करण्यासाठी वेळ काढला पाहिजे. जोपर्यंत आपण तयार करण्यास विसरलात त्या 5 आयटम सापडल्याशिवाय थांबू नका - बॉलपॉईंट पेन आणि प्रथमोपचार किट ते बॅटरी, बर्फाचे तुकडे आणि विस्तार कॉर्डपर्यंत सर्वकाही. आपणास कोणत्याही परिस्थितीत सज्ज राहण्याची इच्छा असेल.
क्रमवारी लावा सर्वकाही. व्हिडिओ रेकॉर्डिंगची व्यवस्था करा. पाहुण्यांसाठी वाहतुकीची व्यवस्था. सफाई कार्यसंघासाठी जेवणाची व्यवस्था करा. यादी कायमच पुढे जाऊ शकते, परंतु क्रमवारी लावल्याशिवाय आपण कार्यक्रम आयोजित करण्यास सक्षम राहणार नाही!
- अन्न आणि पेय तयार करा. अपंग लोकांच्या निवासस्थानासारख्या विशेष सुविधांची व्यवस्था करण्यासाठी ही चांगली वेळ आहे. कोणतेही अतिथी शाकाहारी आहेत की इतर खाण्याची गरज आहे का ते तपासा. बर्‍याच ऑनलाइन इव्हेंट तिकिटिंग साइट्समध्ये "सेल्फ-विचारा प्रश्न" विभाग असतो, जो आपल्या अतिथींच्या विशेष विनंत्यांचे मूल्यांकन करण्यात मदत करेल.
- सारणी, खुर्च्या, बॅकड्रॉप्स, मायक्रोफोन, स्पीकर्स, संगणक, प्रोजेक्टर, पोडियम तयार करा - इव्हेंटच्या ठिकाणी जे शोधणे आवश्यक आहे.
आपली संपर्क यादी तयार करा. आपल्याकडे आयोजकांचे फोन नंबर, पत्ते आणि ईमेल पत्ते असणे आवश्यक आहे. व्हीआयपी (विशेषत: महत्वाचे अतिथी) आणि वस्तू किंवा सेवा प्रदात्यांसह समान यादी तयार करा. जेव्हा एखादी व्यक्ती दर्शवित नाही किंवा उशीर करते तेव्हा ही आपण वापरू शकता अशी यादी आहे.
- समजा, मेजवानी संघ उशीर झाला आहे. आपण काय कराल? त्वरित त्यांची संपर्क यादी मिळवा आणि त्यांना कॉल करा. अरे त्यांना वाटते की आपण कराल ते मिळविण्यासाठी ठिकाणी Red ० पौंड काचलेल्या डुकराचे मांस? जे काही. आपण श्री. एला यादी द्या, तो ट्रक घेऊन कागदावरील मांस संकलनाच्या पत्त्यावर जाईल. आपण आपत्ती टाळली आहे. आता आपणास माहित आहे की आपण ही सेवा कार्यसंघ भाड्याने घेऊ नये किंवा स्पष्ट दिशा देऊ नये!
आयोजकांसह कार्यक्रमाच्या ठिकाणी जा. पार्किंग लॉट, शौचालय, खोल्या आणि दारे सभोवताली पहा आणि रेट करा. जवळपासची ठिकाणे पहा जिथे आपण फोटोकॉपी बनवू शकता, फोन कॉल करू शकता आणि आवश्यक वस्तू खरेदी करू शकता. सर्वसाधारणपणे, कार्यक्रमाचा कार्यक्रम हातात घ्या.
- ठिकाण भाड्याने देण्यासाठी आपण ज्या व्यक्तीशी संपर्क साधला त्याच्याशी बोला. त्यांच्याकडे कार्यक्रमाची जाणीव इतर कोणापेक्षा चांगली असावी. आपल्याला माहित असले पाहिजे अशी एक समस्या आहे? मर्यादित वेळ? दरवाजा ठराविक वेळी बंद आहे का? आशा आहे की तसे होणार नाही - परंतु आपल्याला फायर अलार्म तपासणीच्या वेळापत्रकांबद्दल देखील माहिती मिळाली पाहिजे.
जाहिरात

4 पैकी 4 पद्धत: कार्यक्रमाच्या 24 तासांत तयार करा

शांत रहा. आपण हे करू शकता. आपण शांत रहाणे आणि गोंधळ किंवा चिंताग्रस्त होऊ नये हे विशेषतः महत्वाचे आहे. आपण महिन्यांपासून तयारी करीत आहात! सर्वकाही ठिक होईल. आपण जितके शांत आहात, शांततेने आपले सहकारी बनतील, कार्यक्रम तितका सहज होईल. याव्यतिरिक्त, सर्व काही लवकरच संपेल!
- गंभीरपणे, आपण हे करू शकता. आपण शक्य तितक्या सर्व गोष्टी केल्या आहेत, सर्व संभाव्य समस्यांचा विचार करुन - जर काही चूक झाली तर आपल्याला समस्येचे निराकरण कसे करावे हे माहित आहे. आणि लक्षात ठेवा: कोणीही आपल्याला दोष देऊ शकत नाही. गोंगाट करणारा अतिथी, जेवण चांगले नाही - लोकांना समजेल की आपण हे सर्व नियंत्रित करू शकत नाही. आराम. तू ठीक होशील.
आयोजकांच्या सदस्यांसह अंतिम तपासणी. आपण इव्हेंटच्या ठिकाणी जाण्यासाठी आणि केव्हा पोहोचायचे याबद्दल प्रत्येकाशी चर्चा केल्याचे सुनिश्चित करा. जेव्हा आपल्याला कार्यक्रमाच्या दिवशी संपूर्ण आयोजक आपल्याला कॉल करतात तेव्हा सर्वात जास्त आपल्याला काय नको पाहिजे असते कारण मागील प्रवेशद्वार कोठे आहे हे आपल्याला माहित नसते.
- जरी कोणी काही बोलले नाही किंवा आपल्याला काही प्रश्न विचारत नसेल तरीही, इतरांच्या मनोवृत्तीचे आकलन करण्यासाठी सर्वतोपरी प्रयत्न करा. ते सर्व त्यांच्या कामावर समाधानी आहेत? ते एकमेकांशी एकत्र येतात का? नसल्यास, सर्वांशी बोला आणि गाठ काढण्याचा प्रयत्न करा. कदाचित कोणीतरी दुसर्‍या विभागात फिट असेल किंवा इतरांसह काम करेल.
सर्व आमंत्रणे आणि प्रतिसाद तपासा. एक्सेल स्प्रेडशीटमध्ये अतिथींची यादी करा आणि लोकांची संख्या जोडा. बहुसंख्य कार्यक्रमांसाठी, पुष्टी झालेल्या सहभागींची संख्या असेल नाही कार्यक्रमात प्रत्यक्षात सहभागी होणार्‍या लोकांची संख्या दर्शविते. आपल्याकडे 50 व्हॅलिडेटर्स असू शकतात, परंतु शेवटी केवळ 5 आहेत किंवा सुमारे 500 लोक यात भाग घेतात. आपल्याला व्हॅलिडेटर्सची संख्या माहित असणे आवश्यक आहे, परंतु तेथे बरेच कमी किंवा बरेच उपस्थित असल्यास परिस्थिती हाताळण्यास तयार रहा!
- कार्यक्रमाबद्दल व्हीआयपी अतिथींना स्मरण करून द्या. "अरे, ठीक आहे. उद्या नाही का?" असं म्हणणार्‍या लोकांच्या संख्येने आपण आश्चर्यचकित व्हाल. साध्या कॉल किंवा मजकूर संदेशासह आपण हे टाळू शकता.
कार्यक्रमाच्या ठिकाणी जा आणि सर्व तयार आहे का ते तपासा. खोली स्वच्छ आणि तयार आहे का? इलेक्ट्रॉनिक डिव्हाइस स्थापित आणि कार्यरत आहेत? आवश्यक असल्यास आपण कोणतेही डिव्हाइस पूर्व-स्थापित करू शकता? कर्मचार्‍यांनी कार्यक्रमासाठी पूर्णपणे तयारी केली आहे का?
- कार्यक्रमास पुरेसे समर्थक आहेत की नाही हे तपासा. स्वाभाविकच, आपल्याकडे आपल्या गरजेपेक्षा जास्त समर्थक असल्यास ते चांगले आहे. आपणास एखाद्याला आपत्कालीन परिस्थितीसाठी विचारण्याची गरज आहे, एखाद्याला एखाद्या पाहुण्याची दखल घ्यावी लागेल, किंवा आपण ज्याची अपेक्षा करू शकत नाही अशा समस्येचे निराकरण करावे लागेल. किंवा, आपल्याला माहिती आहे की कदाचित आपल्याला एखाद्याला अधिक कॉफी घालावी लागेल.
कार्यक्रमातील सहभागींसाठी किट तयार करा. या किटमध्ये पाण्याची बाटली, एक कँडी बार, एक चिकट नोट, एक बॉलपॉईंट पेन, एक माहितीपत्रक आणि त्यांना आवश्यक असलेली इतर माहिती समाविष्ट असू शकते. आपण लहान स्मरणिका जोडू इच्छित असल्यास देखील एक चांगली कल्पना.हा कार्यक्रम उत्तम प्रकारे आयोजित केला गेला आहे हे दर्शविणारा हा एक उत्कृष्ट आकर्षण आहे आणि त्याच वेळी पाहुण्यांना मौल्यवान वाटते.
- हे किट अतिथी किंवा संयोजक किंवा दोन्हीसाठी असू शकते! ग्रॅनोला बार आणि बॉलपॉईंट पेन कोणाला आवडत नाही?
कार्यक्रम माहिती वेळापत्रक (चालू पत्रक किंवा धाव पत्रक). वेळ आणि / किंवा विभागाद्वारे विभागलेल्या सर्व आवश्यक माहितीची यादी येथे आहे. महत्त्वपूर्ण क्रियाकलापांसह काही मिनिटांत एखादे कार्य कार्यक्रम तयार करा. चालू असलेल्या पत्रकाचे टेम्पलेट संपूर्णपणे आपल्यावर अवलंबून आहे. सुलभ वाचनासाठी फक्त माहिती कमीतकमी ठेवण्याचा प्रयत्न करा.
- आपण खरोखर कठीण असल्यास, हे तयार करा प्रजाती एक वेगळी रनिंग शीट उपयुक्त ठरू शकते. स्पीकर्स इतर अतिथींची यादी जाणून घेण्याची इच्छा बाळगतात जे कोठे व कधी असतील. आयोजकांना उपकरणे, टाइमलाइन आणि साफसफाईची योजनांची यादी हवी आहे. जेव्हा आपल्याकडे चालू असलेली पत्रक तयार करण्यासाठी पुरेसा वेळ असेल तेव्हा आपल्याला हे खूप उपयुक्त वाटेल.
कार्यक्रमाच्या ठिकाणी आणण्यासाठी आयटमची एक सूची बनवा. जेव्हा आपण इव्हेंटमध्ये जाता तेव्हा किती वाईट होईल, सर्व काही तयार आहे, प्रत्येकजण तुम्ही सर्व तिथे आहात काय आणि तुम्हाला खात्री आहे की तुम्ही घरी 12,000 कप विसरलात? हे वाईट आहे. आपण हे सर्व नष्ट केले आहे. तर एक यादी तयार करा, पुन्हा एकदा तपासा आणि तयार करण्यासाठी सर्व साहित्य घेऊन या!
- जर वस्तू वेगवेगळ्या ठिकाणी विखुरल्या असतील तर प्रत्येक व्यक्तीला विशिष्ट कार्य सोपवा. असे केल्याने, आपल्याला घाबरुन या गोष्टी गोळा करण्यासाठी 8 तास खर्च करण्याची गरज नाही. "एक झाड एक तरुण बनवित नाही, तीन झाडे एकत्र क्लस्टर करतात म्हणून डोंगर उंच आहे" - प्राचीन लोक म्हणाले.
जाहिरात

4 पैकी 4 पद्धत: कार्यक्रमाची तारीख नियंत्रित करा

आयोजक आणि स्वयंसेवकांसह कार्यक्रमाच्या ठिकाणी लवकर पोहोचा. प्रत्येकजण विद्यमान आहे आणि इलेक्ट्रॉनिक्स योग्यरित्या कार्य करत आहेत याची खात्री करा. शेवटच्या क्षणाचे काही प्रश्न? जर वेळ असेल तर आपण सॉफ्ट ड्रिंक्स पिऊ, सामायिक करू, सर्वांना प्रोत्साहित करू आणि विश्रांती घेऊया! आपण हे करू शकता. तू तयार आहेस.
- आयोजक विशेष बॅज घातला आहे किंवा काही ओळखण्यायोग्य वस्तू हातांनी घेऊन आहे याची खात्री करा, जेणेकरून कार्यक्रमातील सहभागी आवश्यक असल्यास मदतीसाठी विचारू शकतात. कधीकधी खाकी दावे पुरेसे नसतात.
आत सर्व प्रकारच्या गोष्टी आणि बाहेर. मेलबॉक्सवर तुम्हाला बलूनची गरज आहे का? खोलीच्या कोप in्यात पोस्टर्स? दरवाजाचे आणि हॉलवेच्या बाजूचे काय? जर आपल्या अतिथींना कार्यक्रमस्थळी जाण्यासाठी गोंधळलेल्या चक्रव्यूहातून जावे लागले असेल तर आपल्याला मार्गदर्शन करण्यासाठी बरेच चिन्हे घातली पाहिजेत.
- इमारतीसमोरील स्वागत बॅनर आणि इतर माहिती फलक विशेषतः उपयुक्त ठरतील. रस्त्यावरुनच लोकांनी कार्यक्रम स्थळ ओळखण्यास सक्षम व्हावे अशी आपली इच्छा आहे. याबद्दल आश्चर्य वाटण्यासारखे काही नाही!
- कार्यक्रमात एक फ्रंट डेस्क आणि नोंदणीकृत अतिथी आहेत. जेव्हा अतिथी दारात प्रवेश करतात तेव्हा त्यांना नेमके काय करावे लागेल ते पहावे. अन्यथा, ते अनिश्चितता आणि अस्वस्थतेच्या स्थितीत फिरतील. तुम्हाला वर नमूद केलेला रिसेप्शन विभाग आठवतोय का? कृपया अतिथीच्या सर्व प्रश्नांचे स्वागत आणि उत्तर देण्यासाठी दारात उभे राहून एखाद्यास नियुक्त करा.
- फ्लोटिंग संगीत! कार्यक्रमामुळे संगीतामुळे लज्जास्पद वातावरण पुसले जाईल.
कार्यक्रम सहभागींना काय चालले आहे हे माहित आहे याची खात्री करा. जर स्पीकर उशीर होत असेल तर आपल्याला कार्यक्रमास विलंब सूचना देणे आवश्यक आहे. जर जेवण अपेक्षेपेक्षा जास्त वेळ घेत असेल तर कार्यक्रमातील अतिथींना वेळापत्रकात होणा any्या बदलांविषयी माहिती असणे आवश्यक आहे. कार्यक्रमांचे नियोजनानुसार जाणे अत्यंत दुर्मिळ आहे - जेणेकरून वेळापत्रकांचे बारकाईने पालन केले जात नाही, तेव्हा पक्षांनी बोलणे सुरू ठेवावे याची खात्री करा.
फोटो काढ! आपणास याची नोंद घ्यावी लागेल. त्याचवेळी, कार्यक्रमाचे क्षण हस्तगत करण्यासाठी एखाद्याने कॅमेरा धरलेला पाहून लोक उत्साहित होतील. आपल्या प्रायोजकांचे बॅनर, आपले बॅनर, स्वागत गेट, रिसेप्शन क्षेत्र इत्यादींचे फोटो घ्या. आपण पुढील वर्षासाठी हे फोटो देखील वापरू शकता!
- शक्य असल्यास, एखाद्या मित्राला किंवा व्यावसायिक छायाचित्रकारांना ते काम करू द्या. आपल्याकडे पुरेसे काम आहे! आपल्याला पाहुण्यांबरोबर गप्पा मारणे आणि खाणे आवश्यक आहे, म्हणूनच दुसर्‍या एखाद्याने फोटो शूटची काळजी घेतली पाहिजे.
कार्यक्रमानंतर कागदपत्रे ठेवत आहे. आपण पाहुण्यांच्या समजूतदारपणामध्ये थोडीशी कल्पना लावली असेल आणि आपण विशिष्ट विचार, प्रतिबिंब किंवा कृती करण्याचा दृढनिश्चय घेऊन कार्यक्रम सोडून द्यावा अशी आपली इच्छा आहे. म्हणून त्यांच्याकडे लहान पुस्तिका किंवा कोणतीही वस्तू तयार करा नंतर कार्यक्रम.
- आपण या विभागासाठी अलीकडील कार्यक्रमाच्या मतदानाचा विचार करू शकता. त्यांच्या मनाचे बोलणे, पुढच्या कार्यक्रमात त्यांना काय सुधारित करावे आणि काय हवे आहे हे सांगण्यासाठी एक साधन प्रदान करा. आणि नक्कीच, ते कसे सामील होऊ शकतात!
कार्यक्रमाची ठिकाणे साफ करा! आपला पॉवर काउंटर तपासा, बॅनर काढा, स्वच्छ फर्निचर आणि बरेच काही. आपणास साइटला मूळ स्थितीत परत पाहिजे पाहिजे - विशेषतः जेव्हा आपण भाडे दिले आणि परत जायचे असेल. आपण आपल्या ठिकाण प्रदात्याने लागू केलेले अतिरिक्त शुल्क देखील टाळू शकता. काम समान रीतीने विभाजित करा जेणेकरून साफसफाईची प्रक्रिया शक्य तितक्या द्रुत आणि सभ्य असेल.
- कोणतीही मौल्यवान वस्तू मागे राहिली नसल्याचे सुनिश्चित करण्यासाठी परत तपासा. तसे असल्यास, हरवलेल्या वस्तूंचा दावा फॉर्म तयार करा.
- आपण एखाद्यास नुकसान केले असल्यास, कृपया आपण भाड्याने दिलेल्या व्यक्तीस ती जागा भाड्याने देण्यासाठी सूचित करा. प्रामाणिकपणा आणि स्पष्टपणा ही नेहमीच चांगली वृत्ती असते.
- शक्य तितके कचरा काढा. त्यानंतर देखभाल विभाग पदभार स्वीकारेल.
कार्यक्रमानंतरच्या सर्व मोहिमेची काळजी घ्या. आपण आयोजित केलेल्या कार्यक्रमाच्या प्रकारानुसार आपल्यास या कार्यक्रमानंतर काही करायचे नाही किंवा धन्यवाद देण्यासाठी लोकांची लांबलचक यादी तसेच प्रलंबित पावती असतील. आपल्यास प्रारंभ करण्यासाठी येथे काही कल्पना आहेतः
- आयोजन समितीच्या सर्व सदस्यांचे आभार, विशेषतः प्रायोजक आणि स्वयंसेवक. त्यांच्याशिवाय आपण कार्यक्रम आयोजित करू शकत नाही!
- पैशाच्या गोष्टी पूर्ण आणि हाताळा. हे शक्य तितक्या लवकर केले पाहिजे, कमी दोष चांगले.
- ज्यांनी आपल्याला मदत केली त्यांच्याबद्दल कृतज्ञतेची पार्टी होस्ट करा. आपण आपल्या सहका team्यांना कृतज्ञ वाटू इच्छित आहात आणि त्याच वेळी आपल्या प्रायोजकांनी ते बदल घडवून आणले आहेत आणि एक चांगले ध्येय आहे हे पहावे अशी आपली इच्छा आहे.
- इच्छुक पक्षांना स्मृती चिन्ह किंवा इतर प्रकाशने वितरित करा.
- बीजक प्रायोजक आणि इतरांकडे हस्तांतरित करा.
- कार्यक्रमाच्या ऑनलाइन पृष्ठावर फोटो पोस्ट करा.
अनुभवांमधून शिकण्यासाठी बैठक आयोजित करा आणि पुढच्या वेळी चांगले करा. सर्व काही संपल्यानंतर आपण वेगळ्या प्रकारे काय करावे अशी तुमची इच्छा आहे? काय कार्य करते आणि काय नाही? आपण असे कार्यक्रम आयोजित करू इच्छिता? तू काय शिकलास?
- आपणास प्रत्येकाकडून प्रतिसाद मिळाल्यास त्या सर्वा वाचा. जरी आपल्याला अतिथींकडून कोणताही प्रतिसाद मिळाला नाही तरीही, कार्यक्रम संयोजकांना विचारा! त्यांना कसे वाटते? त्यांनी त्या वेळेचा आनंद घेतला? कदाचित फक्त ग्रॅनोला बार आणि पेन विनामूल्य असल्यामुळे, बरोबर?
जाहिरात

सल्ला

तयार करण्यासाठी कागदपत्रांची यादीः
- तात्पुरते बजेट
- कार्यक्रमांचे वेळापत्रक (कार्यक्रमातील प्रत्येक कार्यक्रमाची वेळ)
- आमंत्रण
- पाहुण्यांची यादी
- कृती योजना
- कामाचे वेळापत्रक (पूर्ण वेळापत्रक)
- प्रेस प्रकाशनांसाठी दस्तऐवजीकरण
- भाषण
- उपस्थितांची यादी
- पक्षांची भाषणे (स्पीकरचा सारांश जोडा)
- कार्य कार्यक्रम
- वेळापत्रक काही मिनिटांत विभागले जाते
- संपर्क नेटवर्क यादी (आयोजकांचा फोन नंबर)
- आणण्यासाठी आयटमची यादी
- पूर्ण होणा tasks्या कामांची यादी
- कार्यक्रम अहवाल (दाबा आणि इतर)
कार्यक्रमाच्या अगोदर, खालील क्षेत्रांसाठी जबाबदार म्हणून व्यक्ती / विभाग नियुक्त करा:
- देणगीदार
- उपस्थिती
- महत्वाचे अतिथी, वक्ता
- त्या उत्पादनांचे डिझाइन, मुद्रण, संग्रह गोळा आणि मूल्यांकन करा
- पुरस्कार, स्मृतिचिन्हे, भेटवस्तू, बॅनर, प्रमाणपत्रे
- वाहने, केटरिंग, कार्यक्रम कार्यक्रमाची व्यवस्था, सजावट, बॅकड्रॉप्स, पार्किंग
- मीडिया, पीआर (बाह्य संबंध), विपणन
एखादे ठिकाण निवडताना आणि किंमतींच्या वाटाघाटी करताना विचारात घेणारे घटकः
- साइटची क्षमता (सहभागी झालेल्यांची संख्या, अधिकृतपणे उपस्थित नसलेल्यांना वगळता)
- अन्नाची उपलब्धता (जेवण त्या ठिकाणी उपलब्ध असेल तर)
- वेळ (कार्यक्रमाची सुरूवात आणि समाप्ती वेळ)
- प्रकाश (घटना रात्रीच्या वेळी घडल्यास)
- तेथे वातानुकूलन आहे की नाही
- आवश्यक उपकरणे दिली आहेत (मायक्रोफोन, स्पीकर्स इ.)
- फर्निचर (फर्निचर, टेबल टॉवेल्स इ.)
- कार्यक्रमस्थळ (कमी औपचारिक कार्यक्रमांसह) संगीत आणि करमणूक कार्यक्रम आयोजित केले जाऊ शकतात?
- जनरेटर
- कार्यक्रमाच्या ठिकाणी सहज प्रवेश - ते शहराच्या मध्यभागी असो किंवा नसो (प्रतिनिधी कोणत्याही अडचणीशिवाय येऊ शकतात की नाही)
- आयोजकांसाठी विशेष खोली, चेंजिंग रूम इ.
- एकूण किंमत
कार्यक्रमाच्या दिवशी, त्या व्यक्तीस / विभागास पुढील जबाबदार असण्याची जबाबदारी द्या:
- सामान्य समन्वय
- शौचालय
- अन्न
- शेतात कार्य करते
- होस्ट (एमसी)
- संगणक, प्रोजेक्टर
- छायाचित्रकार
- रिसेप्शनिस्ट
- गर्दीसह गर्दी नियंत्रण आणि जनसंपर्क
- पार्किंग क्षेत्र
- रक्षण करा
- दस्तऐवज आणि पुरवठा वितरित करा (विशिष्ट व्यक्ती तसेच सर्व कार्यक्रम सहभागींना भेटवस्तू आणि प्रमाणपत्रे)
कार्यक्रमाच्या तारखेचा निर्णय घेताना विचारात घेणारे घटकः
- दिवसासाठी मुख्य अतिथी आणि अन्य व्हीआयपी अतिथी उपलब्ध असतील काय?
- आपल्या लक्षित प्रेक्षकांसाठी कोणता दिवस सर्वोत्तम आहे?
नेहमीच, आपण आपले कार्य आणि जबाबदा another्या दुसर्‍या व्यक्तीकडे सोपवू शकत नाही.
काम जबाबदार आहे.
वेळे वर. आपणास उशीर झाल्यास, ज्या व्यक्तीस आपण तक्रार करणे आवश्यक आहे त्यास संपूर्ण आणि त्वरित त्या कामाचा अहवाल द्या.
जेव्हा समस्या उद्भवतात, तेव्हा इतरांना दोष देऊ नका, जास्त विचार करू नका आणि जास्त तणाव निर्माण करा, समस्या सोडवण्याचे मार्ग शोधा.
आपत्कालीन परिस्थितीसाठी आपणास स्थलांतर करण्याची योजना आहे हे सुनिश्चित करा. आपला कार्यक्रम मोठ्या प्रमाणात असल्यास पोलिस आणि डॉक्टर कर्तव्य बजावत असल्याचे सुनिश्चित करा.

चेतावणी

घाबरू नका किंवा ताण देऊ नका. शांत पवित्रा चांगला परिणाम होईल.
कोणत्याही परिस्थितीसाठी तयार रहा. कधीकधी आपल्या नियंत्रणाबाहेरच्या गोष्टीही येतील. जर आपण आयोजकांचे सदस्य असाल तर, जेव्हा कोणी तुमच्यावर ओरडेल तेव्हा रागावू नका, कदाचित ती व्यक्ती चिंताग्रस्त असेल. आपण संयोजक असल्यास, ताण किंवा घाबरू नका. कृपया शांतपणे सर्वकाही करा. संभाव्य परिस्थिती आणि त्या परिस्थितीत आपण काय करता यावर विचार करण्याचा प्रयत्न करा.