सामग्री

• पावले
• टिपा
• चेतावणी

कार्यालयात कामाच्या योग्य संस्थेसाठी, लेखा आणि दस्तऐवज साठवण्याची प्रभावी प्रणाली असणे अत्यंत महत्वाचे आहे. दस्तऐवजांमध्ये प्रवेश असणा -या लोकांची संख्या कितीही असली तरी, प्रत्येकजण आवश्यक दस्तऐवज शोधू शकेल अशा पद्धतीने ही व्यवस्था आयोजित केली पाहिजे. जर कागदपत्रे रेकॉर्ड करणे आणि साठवणे ही प्रणाली वापरणे अवघड असेल, तर तुम्ही सर्व कागदपत्रे फाइलिंग कॅबिनेटमध्ये गमावण्याच्या भीतीने हातात सोडण्यास सुरुवात कराल, परिणामी तुमचे डेस्क कागदाच्या ढिगांनी भरून जाईल.

पावले

1. 1 फाइलिंग सिस्टम निवडा. जे काही आहे, सर्वप्रथम, ते तार्किक असले पाहिजे जेणेकरून आपल्याला प्रत्येक दस्तऐवजाचे अचूक स्थान माहित असेल. संभाव्य उपाय:
   • वर्णक्रमानुसार. जर तुमच्या बहुतेक कागदपत्रांमध्ये क्लायंट, रुग्ण किंवा ग्राहकांची नावे असतील तर ही प्रणाली उत्तम कार्य करते.
   • विषय किंवा वर्गवारी: बहुतेक प्रणाली विषय किंवा श्रेणीनुसार आयोजित केल्या जातात, योग्यरित्या आयोजित केल्यावर त्या उत्तम कार्य करतात, परंतु योग्यरित्या आयोजित केल्या जात नसताना खूप गोंधळात टाकतात.
   • क्रमांकित / कालक्रमानुसार. ही प्रणाली क्रमांकित किंवा दिनांकित दस्तऐवजांसाठी सर्वोत्तम कार्य करते जसे की खरेदी ऑर्डर किंवा प्रिस्क्रिप्शन.
2. 2 फाईलिंग कॅबिनेटमध्ये हँगिंग फोल्डर वापरा. हँगिंग फोल्डर न काढता येण्याजोगे आहेत, ते लिफाफ्यांसाठी धारक म्हणून काम करतात जे आपण बॉक्समधून बाहेर काढता.
3. 3 दस्तऐवजांना श्रेणींमध्ये श्रेणीबद्ध करा. जर स्टॅक 5 सेमीपेक्षा जास्त उंच असेल तर त्यास उपश्रेणींमध्ये विभाजित करा. जर स्टॅक खूपच कमी असेल तर ते दुसर्या स्टॅकसह एकत्र करा आणि नाव बदला. स्टॅकची नावे आपल्याला त्यापैकी कोणता विशिष्ट दस्तऐवज पाठवायचा आहे हे सहजपणे निर्धारित करण्याची परवानगी द्यावी.
4. 4 प्रत्येक स्टॅक कागदाच्या लिफाफ्यात ठेवा आणि स्पष्टपणे लेबल करा. आपल्या दस्तऐवजांना स्वच्छ स्वरूप देण्यासाठी स्तब्ध होण्याऐवजी केंद्रीत टॅब केलेले फोल्डर वापरणे चांगले.
5. 5 हँगिंग फोल्डरमध्ये लिफाफे ठेवा. बहुतेक दस्तऐवजांसाठी, नियमित हँगिंग फोल्डर कार्य करतील, परंतु जाड किंवा उपश्रेणीकृत दस्तऐवजांसाठी, सपाट तळाशी असलेले फोल्डर वापरा. आपण कोणत्याही क्रमाने फोल्डरची व्यवस्था करू शकता, परंतु सहसा यासाठी वर्णमाला प्रणाली वापरली जाते.
6. 6 हँगिंग फोल्डर्सना लिफाफे सारखीच नावे द्या. जर तुम्ही व्हर्टिकल फाइलिंग कॅबिनेट वापरत नसाल तर फोल्डरच्या डाव्या बाजूला सर्व प्लास्टिक टॅबची व्यवस्था करा. नंतरच्या बाबतीत, समोरून मागच्या ऐवजी खुल्या ड्रॉवरमध्ये डावीकडून उजवीकडे फोल्डरसह, टॅब उजवीकडे ठेवा.
7. 7 फाईलिंग कॅबिनेटजवळ सुटे फोल्डर आणि लिफाफे दुमडले पाहिजेत जेणेकरून आपल्या हातात एखादा दस्तऐवज असेल जो आपण विद्यमान फोल्डर्सशी संबंधित नसल्यास आपण नेहमीच एक फोल्डर जोडू शकता. खूप जाड किंवा पातळ असलेले फोल्डर वापरू नका. दस्तऐवजांची पुनर्रचना करताना फोल्डरची नावे बदलणे लक्षात ठेवा.
8. 8 वर्षाच्या अखेरीस, सर्व फोल्डर काढून टाका, नवीन पेपर फोल्डर समान श्रेणीच्या नावांसह लेबल करा आणि त्यांना फाइलिंग कॅबिनेटमध्ये ठेवा. आपल्याला आवश्यक असलेली काही कागदपत्रे सध्याच्या फोल्डरमध्ये हस्तांतरित करण्यासाठी जुन्या फोल्डरमधून जा आणि उर्वरित संग्रहणात पाठवा.

टिपा

• तुमची फाइल कॅबिनेट अधिक प्रभावी दिसण्यासाठी तुमच्या कॉम्प्युटरवर रंगीत टॅग प्रिंट करून तुम्ही रंगीत-कोडित फोल्डर करू शकता. परंतु जेव्हा आपल्याला बदल करण्याची आवश्यकता असते, उदाहरणार्थ, एक फोल्डर जोडा, जेव्हा आपण योग्य रंगाचे फोल्डर्स संपले आणि फोल्डरला मॅन्युअली साइन करावे लागेल हे लक्षात येईल तेव्हा आपण निराश होऊ शकता. साधेपणा ही सर्वात सुरक्षित गोष्ट आहे.

चेतावणी

• "विविध" नावाचा स्टॅक कधीही तयार करू नका, अन्यथा आपण या दस्तऐवजांचे कधीही वर्गीकरण करणार नाही.
• फाईलिंग सिस्टम आयोजित केल्यानंतर, फाइलिंग कॅबिनेटमध्ये ऑर्डर ठेवा. तुमच्या डेस्कवरून कागदपत्रांची क्रमवारी लावण्यासाठी आणि काढण्यासाठी दररोज वेळ काढा. तुमच्या फाईलिंग कॅबिनेटच्या वर एक खोल दस्तऐवज बास्केट ठेवण्याच्या प्रलोभनाचा प्रतिकार करा, अन्यथा तुम्ही ते भराल आणि गोंधळलेल्या गोदामाचा अंत कराल.