मीटिंगचे मिनिट कसे ठेवायचे

व्हिडिओ: केलेला अभ्यास लक्षात कसा ठेवायचा?

सामग्री

पावले
3 पैकी 1 पद्धत: सभेची तयारी
3 पैकी 2 पद्धत: मीटिंग दरम्यान
3 पैकी 3 पद्धत: मीटिंग नंतर
टिपा
चेतावणी
आपल्याला काय आवश्यक आहे

कॉर्पोरेट सेक्रेटरी किंवा बोर्ड सेक्रेटरी, किंवा कदाचित एक छोटासा व्यवसाय मालक म्हणून, अशी शक्यता आहे की तुम्हाला कॉर्पोरेट मीटिंग्जची मिनिटे ठेवण्याची गरज भासेल. हे कार्य खूप महत्वाचे आहे, कारण ही केवळ कायदेशीर आवश्यकता नाही, विशेषत: गैर-लाभकारी संस्थांसाठी: हे प्रोटोकॉल कंपनीच्या अधिकृत नोंदींचा भाग आहेत, त्याचा इतिहास. काही नियम आणि स्वरूप पाळल्यास प्रोटोकॉल अगदी सहज करता येतात.

पावले

3 पैकी 1 पद्धत: सभेची तयारी

1 सभेची तारीख, वेळ, स्थळ आणि सभेच्या उद्देशासह आगाऊ (कित्येक आठवडे अगोदर) उपस्थित राहण्याची अपेक्षा असलेल्या कोणालाही सूचना पाठवा.
2 मंडळाच्या प्रत्येक सदस्यासाठी एक विशेष पॅकेज तयार करा, ज्यात हे समाविष्ट आहे: बैठकीची सूचना, मागील बैठकीचे इतिवृत्त, दोन्ही संपर्क माहितीची यादी आणि बैठकीत काय सादर केले जाईल (उदा. विश्लेषण आणि बजेट अहवाल). जर माहिती गोपनीय असेल तर ती आली तरच ती हस्तांतरित करा, कर्मचारी (काही प्रकरणांमध्ये) आणि अतिथींनी परिसर सोडल्यानंतर.
3 आपल्याकडे रेकॉर्डिंग उपकरणे आहेत जे आपण वापरण्यास सर्वात सोयीस्कर आहात याची खात्री करा, जसे की: नोटपॅड, फोल्डर, लॅपटॉप किंवा व्हॉइस रेकॉर्डर.
4 बैठकीच्या दिवशी, सर्व सहभागींना लेखन साहित्य, बॅज (आवश्यक असल्यास) आणि रिफ्रेशमेंट असल्याची खात्री करा.

3 पैकी 2 पद्धत: मीटिंग दरम्यान

1 खालील माहितीची नोंद घ्या:
- संस्थेचे नाव आणि बैठकीचे प्रकार.
- मीटिंगची अधिसूचना पाठवली होती, आणि असल्यास, केव्हा.
- सभेची तारीख आणि ती ज्या ठिकाणी झाली.
- ज्या वेळी बैठक सुरू झाली.
2 बैठकीचे कारण लिहा, उदाहरणार्थ: तिमाही बोर्ड बैठक किंवा अधिकाऱ्यांची वार्षिक निवडणूक.
3 सूचीबद्ध केले पाहिजे:
- मंडळाचे सदस्य, अधिकारी आणि कर्मचारी बैठकीला उपस्थित असतात आणि त्यांची जबाबदारी.
- जे अनुपस्थित आहेत.
- उपस्थित असलेले पाहुणे, ज्यांच्याकडून त्यांना आमंत्रित करण्यात आले होते आणि त्यांनी कार्यक्रमाला उपस्थित राहण्याचे कारण.
- सभेच्या अध्यक्षांचे नाव आणि शीर्षक.
- बैठकीचे इतिवृत्त घेणारी व्यक्ती.
4 कोरमसाठी आवश्यक असलेल्या सदस्यांची संख्या आणि ही संख्या गाठली गेली आहे का ते सूचित करा.
5 शेवटच्या बैठकीच्या मिनिटांमधून स्वीकारणे, उजळणी करणे किंवा मागे घेण्यासाठी मतदानाचे निकाल नोंदवा.
6 आवश्यकतेनुसार मागील प्रोटोकॉल सुधारित करा.
7 मागील प्रोटोकॉलमधील वास्तविक प्रश्नांना आवाज द्या आणि त्यांच्या चर्चेचा कोर्स, मतदानाचा निकाल किंवा एकूण निकाल नोंदवा.
8 इतर कोणत्याही मतांची नोंद करा, उदाहरणार्थ अधिकाऱ्यांची निवडणूक, आणि मतांची संख्या, बाजूने किंवा विरोधात. ज्यांनी वर्ज्य केले ते वगळता, लोकांची नावे आणि त्यांनी कसे मतदान केले हे लिहून ठेवणे आवश्यक नाही. मत देण्यास नकार देण्याचे कारण आणि या मतदानादरम्यान कोणीही खोली सोडली का ते सांगा.
9 आपल्या अजेंडा आयटमची यादी करा आणि नोट्स लिहिण्यासाठी त्यांच्यामध्ये थोडी जागा सोडा.
10 अजेंडा आयटम आणि काय सांगितले गेले आणि कोणाद्वारे चर्चेच्या नोट्स बनवा.
11 मीटिंग दरम्यान चर्चा झालेल्या सर्व मुख्य मुद्द्यांची यादी करा, तसेच ज्या लोकांना पुढील बैठकीत बोलावे लागेल.
12 अजेंडा नसलेल्या बाबींवर आणि त्यांना कोणी विचारले, तसेच त्या चर्चेचा परिणाम लक्षात घ्या.
13 पुनर्विचार, अद्ययावत किंवा मतदानासाठी प्रस्तावित केलेल्या निर्णयांचे परिणाम सूचित करा. अधिकृत निर्णय स्वतः एक स्वतंत्र दस्तऐवज म्हणून सादर केला जाईल.
14 पुढील बैठकीची तारीख आणि वेळ सूचित करा.
15 लक्षात घ्या की बैठक बहुमताने किंवा एकमताने निर्णयाने बंद घोषित करण्यात आली. बैठकीची शेवटची वेळ सूचित करा.

3 पैकी 3 पद्धत: मीटिंग नंतर

1 प्रोटोकॉल शक्य तितक्या पूर्ण करा आणि शक्य तितक्या लवकर करा.
2 कोणतेही मतदान परिणाम, अजेंडा आयटम आणि घेतलेले निर्णय ठळकपणे हायलाइट करा.
3 संमेलनाच्या सर्व सहभागींना त्यांच्या सामग्रीवरील अभिप्राय प्राप्त करण्यासाठी शक्य तितक्या लवकर मिनिटांच्या प्रती वितरित करा. कोणतेही बदल प्रस्तावित नसल्यास, मिनिटांची औपचारिकता करा आणि नंतर कॉर्पोरेट मीटिंगसाठी त्यांना एका विशेष फोल्डरमध्ये ठेवा. मीटिंगमधील सर्व सहभागींना आणि जे अनुपस्थित होते त्यांना मिनिटांच्या अंतिम आवृत्तीच्या प्रती वितरित करा.

टिपा

जर तुम्हाला काही समजत नसेल तर लगेच योग्य प्रश्न विचारा जेणेकरून चर्चा योग्यरित्या रेकॉर्ड होईल. कोणतेही स्पष्टीकरण विचारण्यासाठी, आपण प्रोटोकॉल पूर्णपणे तयार केल्याशिवाय थांबावे लागणार नाही.
घेतलेले निर्णय आणि मतदानाचे निकाल काही मिनिटांत सूचित करणे आवश्यक आहे, परंतु त्यांच्या प्रती आग, पाणी आणि इतर घटकांपासून संरक्षित ठिकाणी वेगळ्या फोल्डरमध्ये ठेवल्या पाहिजेत. या फोल्डरसह इलेक्ट्रॉनिक प्रती देखील ठेवल्या पाहिजेत.
मीटिंग दरम्यान प्रत्येक शब्द लिहायचा प्रयत्न करू नका: जे सांगितले गेले त्याबद्दल सामान्य शब्दात लिहा. तुम्ही मिनिट भरणे पूर्ण केल्यानंतर तुम्ही चर्चेचा मार्ग अधिक पूर्णपणे उघड करू शकता.
तुमच्या कंपनीची धोरणे इलेक्ट्रॉनिक संप्रेषणाचा वापर प्रतिबंधित करू शकतात. आता हे अगदी दुर्मिळ आहे - हे सर्व नियम कधी लिहिले गेले यावर अवलंबून आहे आणि ते वर्षानुवर्षे सुधारित केले गेले आहेत का. म्हणूनच, मीटिंगमध्ये सहभागींशी अशा प्रकारे संवाद साधण्यापूर्वी, आपण काहीही तोडत नाही याची खात्री करा. आपण या प्रकारच्या नियमांमध्ये सुधारणा सुचवू शकता जर ते हताशपणे जुने असतील.

चेतावणी

पुनरावलोकनासाठी आणि पुनरावृत्तीसाठी उपस्थितांना भेटण्यासाठी मिनिटांचा मसुदा सबमिट करताना सावधगिरी बाळगा, कारण यामुळे त्यांना त्यांच्या बोलण्यात बदल करण्याची संधी मिळते. प्रोटोकॉल पूर्ण झाल्यावर, त्यात केलेल्या बदलांची सर्वांना जाणीव आहे याची खात्री करा: अशा प्रकारे माहितीचा योग्य अर्थ लावला जाईल आणि कोणालाही दिशाभूल केली जाणार नाही.