सामग्री

• पाऊल टाकण्यासाठी
• 3 पैकी भाग 1: आपले एसओपी सेट करत आहे
• 3 पैकी भाग 2: आपले एसओपी लिहित आहे
• भाग 3 चे 3: यश आणि सुस्पष्टता सुनिश्चित करणे
• टिपा

एका मानक ऑपरेशनल प्रक्रियेमध्ये (एसओपी) चरण-दर-चरण कार्य कसे करावे याबद्दल माहिती असते. विद्यमान एसओपीमध्ये केवळ सुधारित आणि अद्यतनित करणे आवश्यक आहे, परंतु आपण स्वतःस अशा परिस्थितीत देखील शोधू शकता जिथे आपल्याला एक पूर्णपणे सेट करावे लागेल.

पाऊल टाकण्यासाठी

3 पैकी भाग 1: आपले एसओपी सेट करत आहे

1. स्वरूप निवडा. एसओपी लिहिण्याचा कोणताही योग्य आणि चुकीचा मार्ग नाही. परंतु आपल्या कंपनीकडे आधीपासूनच असंख्य एसओपी आहेत ज्या आपण इच्छित सेट अपची कल्पना मिळविण्यासाठी पाहू शकता. विद्यमान एसओपी वापरा - उदाहरणार्थ असल्यास - उदाहरणार्थ. जर तेथे काही नसेल तर आपल्याकडे काही पर्याय आहेतः
   • सोप्या चरणांसह सेटअप. हे रुटीन प्रक्रियेसाठी चांगले आहे, जे लहान आहेत, काही संभाव्य परिणाम देतात आणि वाजवी आहेत. खरं तर, आवश्यक कागदपत्रे आणि सुरक्षा खबरदारीच्या पलीकडे, हे पॉईंट्सच्या यादीशिवाय काहीच नाही, वाचकांना काय करावे हे सोप्या वाक्यात सांगत आहे.
   • श्रेणीबद्ध चरणांसह सेटअप. हे दीर्घ प्रक्रियेसाठी चांगले कार्य करते - दहापेक्षा जास्त चरणांसह, निर्णय घेण्याची आवश्यकता असते, स्पष्टीकरण दिले जाऊ शकते आणि शब्दावली स्पष्ट केली गेली. ही सामान्यत: विशिष्ट क्रमाने मुख्य चरणांची आणि त्यांच्या उप-चरणांची यादी असते.
   • फ्लो चार्टसह सेटअप. प्रक्रिया वेगवेगळ्या संभाव्य निकालांसह नकाशाप्रमाणे असल्यास, फ्लोचार्ट हा एक चांगला उपाय आहे. जेव्हा परीणामांचा योग्य अंदाज येऊ शकत नाही तेव्हा आपण हा सेटअप निवडावा.
2. आपल्या प्रेक्षकांबद्दल विचार करा. एसओपी लिहिण्यापूर्वी तीन महत्त्वाच्या गोष्टी विचारात घ्याव्यात:
   • आपल्या प्रेक्षकांना आधीच काय माहित आहे? आपली सार्वजनिक संस्था आणि त्याच्या कार्यपद्धतींशी परिचित आहेत काय? त्यांना संज्ञा माहित आहे का? आपण वापरत असलेली भाषा वाचकाच्या ज्ञान आणि योगदानाशी जुळली पाहिजे.
   • आपल्या प्रेक्षकांची भाषा क्षमता. तेथे असे लोक आहेत जे आपली एसओपी "" वाचत असतील तर ते आपली भाषा बोलत नाहीत? तसे असल्यास, मथळे आणि आकृत्या असलेल्या प्रतिमा समाविष्ट करणे चांगले आहे.
   • आपल्या प्रेक्षकांचा आकार. जर आपले एसओपी एकाच वेळी बर्‍याच लोकांनी (वेगवेगळ्या भूमिकांमध्ये) वाचले असेल तर आपल्याला नाटकातील संवाद म्हणून दस्तऐवज सेट करावा लागेलः वापरकर्ता 1 काहीतरी करतो, नंतर वापरकर्ता 2 आणि इतर. अशा प्रकारे सहजतेने चालणार्‍या मशीनमध्ये तो किंवा ती एक कॉग कसा आहे हे प्रत्येक वापरकर्ता पाहू शकतो.
3. "आपल्या" ज्ञानाबद्दल विचार करा. मुख्य ओळ अशीः आपण हे लिहून घेण्यास योग्य व्यक्ती आहात काय? तुम्हाला हे समजत आहे काय? हे कसे चूक होईल? ते सुरक्षित कसे असावे? तसे नसेल तर तुम्ही नोकरी दुसर्‍याकडे सोपवा. असमाधानकारकपणे लिहिलेले - किंवा वाईट, चुकीचे लिहिलेले - एसओपी केवळ उत्पादकता आणि संघटनात्मक अपयशालाच कारणीभूत ठरत नाही तर असुरक्षित देखील असू शकते आणि आपल्या कार्यसंघापासून वातावरणापर्यंत सर्व काही प्रभावित करते. थोडक्यात, आपण घेऊ इच्छित जोखीम नाही.
   • जर एखादा प्रकल्प आपणास पूर्ण करण्यास बांधील वाटत असेल तर दररोज प्रक्रियेचा सामना करणार्‍यांना मदतीसाठी विचारण्यास घाबरू नका. मुलाखती आयोजित करणे एसओपी निर्मिती प्रक्रियेचा एक सामान्य भाग आहे.
4. एक लहान किंवा लांब एसओपी दरम्यान निवडा. आपण प्रोटोकॉल, शब्दावली वगैरे परिचित लोकांच्या गटासाठी एसओपी लिहित किंवा अद्यतनित करत असल्यास आणि चेकलिस्ट सारख्या एक लहान आणि संक्षिप्त एसओपी इच्छित असल्यास आपण ते लहान ठेवू शकता.
   • सामान्य उद्दीष्ट आणि इतर संबंधित माहिती (तारीख, लेखक, आयडी नंबर इ.) याशिवाय यामध्ये केवळ चरणांची यादी आहे. पुढील तपशील किंवा स्पष्टीकरण आवश्यक नसल्यास, हे पुरेसे आहे.
5. एसओपीचा उद्देश लक्षात ठेवा. हे स्पष्ट आहे की आपण आपल्या संस्थेमध्ये वारंवार पुनरावृत्ती होणार्‍या प्रक्रियेस सामोरे जात आहात. परंतु ही एसओपी इतकी मौल्यवान आहे असे कोणतेही विशिष्ट कारण आहे? त्यामध्ये सुरक्षेवर भर दिला पाहिजे का? अनुपालन उपाय? याचा उपयोग प्रशिक्षणासाठी किंवा दररोज केला जातो? आपल्या कार्यसंघाच्या यशासाठी आपली एसओपी का आवश्यक आहे याची काही कारणे येथे आहेतः
   • अनुपालन मानके पूर्ण केली आहेत याची खात्री करण्यासाठी
   • उत्पादन आवश्यकता जास्तीत जास्त करण्यासाठी
   • प्रक्रियेचा पर्यावरणावर विपरीत परिणाम होणार नाही हे सुनिश्चित करण्यासाठी
   • सुरक्षा सुनिश्चित करण्यासाठी
   • सर्वकाही वेळापत्रकानुसार आहे याची खात्री करण्यासाठी
   • उत्पादन दोष टाळण्यासाठी
   • प्रशिक्षण दस्तऐवज म्हणून वापरण्यासाठी
     • आपल्या एसओपीमध्ये कोणत्या गोष्टीवर जोर द्यावा लागेल हे जाणून घेतल्यास त्या बिंदूंच्या आसपास दस्तऐवजांची रचना करणे सुलभ होईल. आपले एसओपी किती महत्वाचे आहे हे पाहणे देखील सोपे आहे.

3 पैकी भाग 2: आपले एसओपी लिहित आहे

1. आवश्यक सामग्रीचे वर्णन करा. तांत्रिक एसओपीमध्ये सामान्यत: प्रक्रिया व्यतिरिक्त "व्यतिरिक्त" मध्ये चार घटक असतात:
   • शीर्षक पृष्ठ. यात १) प्रक्रियेचे शीर्षक, २) एसओपीची ओळख क्रमांक,)) जारी करणे किंवा सुधारणेची तारीख,)) एसओपीशी संबंधित कंपनी, विभाग किंवा विभागाचे नाव आणि)) स्वाक्षर्‍या ज्यांनी एसओपी तयार आणि मंजूर केले त्यांच्यापैकी. आपण इच्छुक हे पृष्ठ सेट करू शकता, जोपर्यंत ती माहिती स्पष्ट आहे.
   • अनुक्रमणिका. आपले एसओपी लांब असल्यास हे केवळ आवश्यक आहे, जेणेकरून आपण त्यास सहज शोधू शकाल. आपल्याला येथे आवश्यक असलेले एक साधा मानक सेटअप आहे.
   • गुणवत्ता आणि गुणवत्ता नियंत्रण. प्रक्रिया तपासली जाऊ शकत नाही तर ती चांगली नाही. आपल्याकडे आवश्यक सामग्री आणि तपशील उपलब्ध असल्याची खात्री करा जेणेकरून वाचक इच्छित परिणाम प्राप्त झाला की नाही हे सत्यापित करू शकतील. हे इतर दस्तऐवजांच्या स्वरूपात असू शकते, उदाहरणार्थ, मूल्यमापन उदाहरणे.
   • संदर्भ. आपल्याकडे सर्व उद्धृत किंवा उद्धृत संदर्भ पुस्तकांची यादी आहे याची खात्री करा. इतर एसओपींचा संदर्भ देताना, आवश्यक माहिती परिशिष्टात समाविष्ट केली असल्याचे सुनिश्चित करा.
     • असे असू शकते की आपली संस्था या व्यतिरिक्त इतर प्रोटोकॉल वापरते. आपण आधीपासून अस्तित्त्वात असलेल्या एसओपींचा संदर्भ घेऊ शकत असल्यास, या संरचनेवर जाऊ द्या आणि आधीपासूनच असलेल्या गोष्टीवर चिकटून रहा.
2. प्रक्रियेतच, खालील गोष्टींचे पालन करणे सुनिश्चित करा:
   • व्याप्ती आणि लागू. दुस words्या शब्दांत, प्रक्रियेचा हेतू, तिचे सीमा, परंतु ते कसे वापरावे हे देखील वर्णन करा. मानक, नियम, भूमिका आणि जबाबदा ,्या आणि इनपुट आणि आउटपुट जोडा.
   • कार्यपद्धती आणि कार्यपद्धती. हाडांवर हा देह आहे - आवश्यक तपशिलासह आणि सर्व आवश्यक उपकरणांसह सर्व चरणांची यादी करा. त्यानंतरच्या कार्यपद्धती आणि निर्णय घटक समाविष्ट करा."काय ... तर" बिंदू आणि कोणतीही संभाव्य उल्लंघन किंवा सुरक्षितता संबंधी समस्या ओळखा.
   • टर्मिनोलॉजी स्पष्टीकरण. सामान्य भाषेमध्ये नसलेली संक्षेप आणि वाक्ये ओळखा.
   • आरोग्य आणि सुरक्षा चेतावणी. यास एका स्वतंत्र अध्यायात सूचीबद्ध करा आणि ते ज्या चरणात ते संबंधित आहेत त्या चरणांच्या पुढे त्यांची यादी करा. या गोष्टींना क्षुल्लक करू नका.
   • उपकरणे आणि पुरवठा काय आवश्यक आहे आणि कोणती उपकरणे किंवा उपकरणे मानक आपल्याला कधी आणि कोठे सापडतील याची यादी करा.
   • चेतावणी व समस्या. तर समस्या विभाग. जे काही चूक होऊ शकते त्याबद्दल बोला, काय पहावे आणि अंतिम, परिपूर्ण उत्पादनासाठी काय समस्या असू शकते.
     • आपल्या एसओपीला अधिक भाषिक आणि गोंधळात टाकण्यापासून वाचण्यासाठी आणि गोष्टी प्रवेश करण्यायोग्य ठेवण्यासाठी प्रत्येक विषयाचे स्वतःचे अध्याय (सहसा क्रमांकित) द्या.
     • ही संपूर्ण यादी नाही; प्रक्रियात्मक हिमशैलची ही केवळ एक टीप आहे. आपली संघटना सूचित करू शकते की कोणत्या इतर बाबींकडे लक्ष देणे आवश्यक आहे.
3. आपले लेख संक्षिप्त आणि वाचण्यास सुलभ ठेवा. शक्यता अशी आहे की आपले प्रेक्षक त्यांना मनोरंजनासाठी वाचत नाहीत. ते लहान आणि गोड ठेवा - अन्यथा आपले लक्ष कमी होईल किंवा त्यांना दस्तऐवज प्राप्त करणे कठीण आणि समजणे कठीण होईल. आपली वाक्य शक्य तितक्या लहान ठेवा.
   • येथे एक आहे वाईट उदाहरण: एअर इनलेट्स वापरण्यापूर्वी सर्व धूळ काढून टाकण्याचे सुनिश्चित करा.
   • येथे एक आहे चांगले उदाहरण ": वापरण्यापूर्वी, हवाई इनलेटमधून सर्व धूळ व्हॅक्यूम करा.
   • सर्वसाधारणपणे, "आपण" बद्दल बोलू नका. ते स्वतः बोलते. सक्रियपणे बोला आणि आवश्यकतेसह आपली वाक्य सुरू करा.
4. आवश्यक असल्यास, प्रक्रियेत सामील असलेल्या कर्मचार्‍यांची मुलाखत घ्या की ते काम कसे करतात. आपल्याला पाहिजे असलेली शेवटची गोष्ट म्हणजे एसओपी लिहिणे ज्याचा अर्थ नाही. आपण आपल्या कार्यसंघाची सुरक्षा, परिणामकारकता आणि वेळ धोक्यात आणता आणि आपण आधीपासून वापरात असलेल्या प्रक्रियेत विचारात घेत नाही - असे काही आपले सहकारी आपले आभार मानणार नाहीत. आवश्यक असल्यास प्रश्न विचारा! हे योग्य केलेच पाहिजे!
   • जर गोष्टी अस्पष्ट असतील तर वेगवेगळ्या लोकांना सर्व भूमिका आणि जबाबदा bring्या आणण्यास सांगा. एक कार्यसंघ सदस्य एसओपीचे पालन करीत नाही आणि दुसरा केवळ काही कृतींमध्ये सामील होऊ शकतो.
5. आकृती आणि फ्लो चार्टसह मोठ्या प्रमाणात मजकूरांचे तुकडे करा. आपण विशेषत: अवघड असलेल्या एक किंवा दोन चरणांसह व्यवहार करीत असल्यास आपण आपल्या वाचकांसाठी चार्ट किंवा चार्टसह हे सुलभ करू शकता. हे वाचणे सोपे होते आणि मनाला प्रत्येक गोष्ट समजून घेण्याच्या सर्व प्रयत्नांमधून ब्रेक मिळतो. आणि आपल्यासाठी ते अधिक पूर्ण आणि चांगले लिहिलेले दिसते.
   • फक्त त्यांचा मसाला वापरण्यासाठी किंवा आपल्या एसओपीला अधिक प्रभावी दिसण्यासाठी वापरू नका; केवळ त्यास अर्थ प्राप्त झाला असल्यास किंवा आपण एखाद्या भाषेतील अडथळा दूर करण्याचा प्रयत्न करीत असाल तरच करा.
6. प्रत्येक पृष्ठाकडे योग्य कोडिंग असल्याचे सुनिश्चित करा. आपला एसओपी निःसंशयपणे बर्‍याच एसओपींपैकी एक आहे. त्या कारणास्तव, आपल्या संस्थेने एक प्रकारचा डेटाबेस ठेवला पाहिजे ज्यात प्रत्येक गोष्ट विशिष्ट अनुक्रमणिका प्रणालीवर आधारित ठेवली जाते. आपला एसओपी त्या अनुक्रमणिकेचा भाग आहे आणि म्हणून पुनर्प्राप्त करण्यासाठी कोडीचे काही प्रकार आवश्यक आहेत. म्हणूनच ते स्पष्टपणे सांगितले पाहिजे.
   • प्रत्येक पृष्ठास एक लहान शीर्षक किंवा आयडी क्रमांक, तारीख आणि पृष्ठ क्रमांक असावा. आपल्याला तळटीपांची आवश्यकता असू शकते; हे या मुद्द्यावर आपल्या संस्थेच्या धोरणावर अवलंबून आहे.

भाग 3 चे 3: यश आणि सुस्पष्टता सुनिश्चित करणे

1. प्रक्रियेची चाचणी घ्या. आपण आपल्या प्रक्रियेची चाचणी घेऊ इच्छित नसल्यास आपण कदाचित ते पुरेसे लिहिले नाही. प्रक्रियेच्या (किंवा सामान्य वाचकाचा प्रतिनिधी) मर्यादित समज असलेल्या एखाद्याला आपला एसओपी वापरण्यास सांगा आणि त्याद्वारे मार्गदर्शित व्हा. त्यांना कोणत्या अडचणी येतात? काही असल्यास, आपण त्यांना संबोधित करणे आवश्यक आहे आणि आवश्यक समायोजने करणे आवश्यक आहे.
   • आपल्या एसओपीची चाचणी काही लोकांकडून करणे चांगले. भिन्न लोक भिन्न गोष्टींमध्ये भाग घेतील, जे आपल्याला बर्‍याच (आशेने उपयुक्त) उत्तरे देतील.
   • याची खात्री करा की या प्रक्रियेची चाचणी एखाद्याने केली आहे ज्यांनी कधीही केली नाही. पूर्वज्ञानाची एखादी व्यक्ती आपल्या कामावरील प्रथम स्थानावर न राहता पुढे जाण्यासाठी यावर अवलंबून आहे, जेणेकरून ते चिन्ह गमावत नाही.
2. जे प्रत्यक्षात प्रक्रिया करतात त्यांच्याकडून एसओपीचे मूल्यांकन करा. शेवटी काही फरक पडत नाही वास्तविक एस.ओ.पी. बद्दल तुमचे मालक काय विचार करतात. हे तेथील लोकांबद्दल आहे प्रत्यक्षात सहकार्य करावे लागेल. म्हणून मालकांना वरच्या मजल्यावर पाठवण्यापूर्वी, आपल्या पेनचे फळ जे त्या कामात किंवा आधीपासून करीत आहेत त्यांना दर्शवा. काय शोधू ती त्याचा?
   • त्यांना सामील करून आणि प्रक्रियेचा भाग बनवून, त्यांनी हा एसओपी स्वीकारण्याची अधिक शक्यता असते. आणि त्यांच्याकडे निःसंशयपणे काही उत्कृष्ट कल्पना आहेत!
3. आपले सल्लागार आणि गुणवत्ता नियंत्रण विभागाद्वारे आपल्या एसओपीची तपासणी करा. एकदा टीम ठीक झाली की आपण आपल्या सल्लागारांकडे ती अग्रेषित करू शकता. त्यांच्याकडे त्या कामाबद्दल स्वतःहून सांगण्यासारखे कमी आहे, परंतु सेटअप ठीक आहे की नाही हे आपण आपल्याला कळवू शकाल, जर आपण काहीतरी विसरलात तर आणि आपल्याला सर्वकाही अधिकृत कसे करावे आणि सिस्टीमचा भाग कसा बनवायचा हे ते आपल्याला सांगतील.
   • कागदपत्रांची मंजूरी मिळविण्यासाठी अधिकृत राउटिंग सिस्टमचा वापर करा, जेणेकरुन आपल्याला खात्री मिळेल की मंजुरी देण्याची प्रक्रिया योग्यरित्या साइन इन झाली आहे. हे संघटनेपेक्षा संघटनेत भिन्न आहे. आपल्याला फक्त हे निश्चित करायचे आहे की प्रत्येकाने त्यांचे म्हणणे ऐकले आहे आणि सर्व नियमांचे पालन केले गेले आहे.
   • खाली स्वाक्षर्‍या असणे आवश्यक आहे. बर्‍याच कंपन्यांना यापुढे इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षर्‍याचा त्रास होत नाही.
4. तो मंजूर होताच आपला एसओपी वापरणे सुरू करा. आपल्याला प्रथम सहभागी कर्मचार्‍यांसाठी प्रशिक्षण आयोजित करण्याची आवश्यकता असू शकते, परंतु याचा अर्थ असा होऊ शकतो की आपला कागद शौचालयात लटकला आहे. जशास तसे असू द्या, आपले कार्य वापरलेले असल्याची खात्री करा! आपण ते केले. थोडा ओळखण्यासाठी वेळ!
   • आपली एसओपी अद्ययावत असल्याचे सुनिश्चित करा. जर यापुढे अशी स्थिती नसेल तर त्वरित अद्यतनाची व्यवस्था करा, अद्यतने मंजूर झाल्याची खात्री करुन घ्या आणि दस्तऐवजीकरण करा आणि पुन्हा एसओपी पाठवा. आपल्या कार्यसंघाची सुरक्षा, उत्पादकता आणि यश यावर अवलंबून आहे.

टिपा

• पाय explain्या स्पष्ट करण्यासाठी फक्त डच वापरा.
• शक्य असल्यास हितधारकांना सामील करून घ्या जेणेकरून लेखी प्रक्रिया वास्तविक प्रक्रियेशी सुसंगत असेल.
• एसओपीची जुनी आवृत्ती विद्यमान आहे का ते तपासा. कदाचित आपण स्वत: ला काही द्रुत ट्वीक्सवर मर्यादित करू शकता. आपण देखील त्या व्यवस्थित दस्तऐवजीकरण केल्याचे सुनिश्चित करा!
• प्रत्येक नवीन आवृत्तीसह दस्तऐवज इतिहास आहे.
• फ्लो चार्ट आणि प्रतिमा वापरा जेणेकरून वाचक प्रक्रियेचे योग्य प्रकारे अनुसरण करू शकतील.
• स्पष्टतेकडे लक्ष द्या. एकाधिक अर्थ लावणे शक्य नाही याची खात्री करा. याची अपरिचित एखाद्यास प्रक्रिया दर्शवा आणि त्यांना काय वाटते ते त्यांना विचारा: आपण अद्याप आश्चर्यचकित होऊ शकता.
• आपला कागदजत्र मंजूर होण्यापूर्वी याची तपासणी करा.