सामग्री

• पाऊल टाकण्यासाठी
• भाग 1 चा 1: मॅपिंग आणि आपले ब्रीफिंग सेट अप
• भाग 2 चा भाग: प्रकरण वर्णन
• भाग 3 चा 3: निष्कर्ष आणि शिफारसी करणे
• 4 चा भाग 4: ब्रीफिंग तपासत आहे
• टिपा

सामान्यत: सरकारी अधिकारी किंवा इतर धोरणकर्त्यासाठी विशिष्ट विषय आणि त्याची पार्श्वभूमी याबद्दलचे संक्षिप्त वर्णन होते. या निर्णय निर्मात्यांना दररोज बर्‍याच वेगवेगळ्या विषयांवर कठीण निवडी घ्याव्या लागतात आणि त्यांच्याकडे प्रत्येक प्रश्नाचे सखोल संशोधन करण्यासाठी वेळ नसतो. संक्षिप्त रूप एखाद्या व्यक्तीच्या लक्षात आणून देण्याकरिता एकच समस्या आणण्यास मदत करते आणि त्याला / तिला माहित असले पाहिजे अशा महत्त्वाच्या गोष्टींची रुपरेषा देते. त्यानंतर संक्षिप्तकरण निराकरणे प्रस्तावित करतात आणि सुधारण्यासाठी सूचना करतात. विद्यार्थ्यांना, व्यावसायिकांना, राजकारण्यांना आणि कार्यकर्त्यांसाठी एक संक्षिप्त लेखन लिहिणे उपयुक्त कौशल्य आहे. एक खात्री पटणारी संक्षिप्त संक्षिप्त, सुव्यवस्थित आणि सर्वात महत्वाची आणि संबंधित तथ्ये आणि निराकरणे समाविष्ट केली आहे.

पाऊल टाकण्यासाठी

भाग 1 चा 1: मॅपिंग आणि आपले ब्रीफिंग सेट अप

1. संक्षिप्त व्याप्ती निश्चित करा. व्याप्तीत संक्षिप्ततेची खोली आणि लांबी दोन्ही समाविष्ट आहेत. आपण कोणत्या विषयावर या विषयावर चर्चा करणार आहात? आपण किती भिन्न विषयांचा समावेश कराल? आपल्या दाव्यांचे समर्थन करण्यासाठी आपल्याला किती माहिती मिळू शकेल आणि आपल्याला किती माहिती प्रदान करावी लागेल यावर हे अवलंबून आहे.
   • संक्षिप्त व्याप्ती निश्चित करणे महत्वाचे आहे कारण यामुळे वाचकांना माहिती मिळते की कोणत्या माहितीवर चर्चा केली जात आहे आणि काय नाही.
2. आपल्या प्रेक्षकांना जाणून घ्या. आपण आपले ब्रीफिंग लिहिण्यास प्रारंभ करण्यापूर्वी, हे कोण वाचणार आहे हे जाणून घेणे महत्वाचे आहे. हे आपण दस्तऐवजात केलेल्या निवडी नियंत्रित करते. आपण प्रारंभ करण्यापूर्वी, खालील प्रश्नांविषयी विचार करा आणि आपल्याला उत्तरे आधीपासूनच माहित नसल्यास, खालील शोधण्याचा प्रयत्न करा:
   • हा दस्तऐवज कोण वाचेल? सरकारी अधिकारी? व्यवसाय नेते? पत्रकार? या संयोजन?
   • वाचकांना या समस्येबद्दल आधीच किती माहिती आहे? त्यांना त्याबद्दल काही माहिती आहे का? काय हे केलेच पाहिजे वाचकांना माहित आहे का?
   • या विषयावर वाचकाचा कोणता अधिकार आहे? तो / ती काय बदल करू शकते?
3. मुख्य मुद्द्यांची योजना करा. आपण आपले ब्रीफिंग लिहिण्यास प्रारंभ करण्यापूर्वी आपण मुख्य मुद्दे दर्शवू इच्छित (एकतर आपल्या मनात किंवा बाह्यरेखाने) नकाशा काढावा.
   • एक संक्षिप्त वर्णन सहसा एक किंवा दोन पृष्ठांपेक्षा जास्त नसते, तर ते संक्षिप्त असावे. पॉलिसी तयार करणारे खूप व्यस्त आहेत आणि त्यांचा मुद्दा फक्त त्यांच्या प्लेटवर नाही. अनावश्यक माहिती किंवा लांब-वारा स्पष्टीकरणासाठी जागा नाही. संक्षिप्त ब्रीफिंग तयार करण्यासाठी आपल्या मुख्य मुद्द्यांचा आगाऊ निर्णय घ्या.
4. टेम्पलेट वापरण्याचा विचार करा. संक्षिप्त स्वरुपाचे स्वरुप अत्यधिक जटिल नसले तरीही आपण एमएस वर्डमध्ये ब्रीफिंग दस्तऐवज तयार करण्यासाठी बरेच विनामूल्य ऑनलाइन टेम्पलेट्स डाउनलोड करुन आपला वेळ वाचवू शकता.
   • एखादा टेम्पलेट आपल्याला आपले विचार आयोजित करण्यात आणि वेगवान माहिती तयार करण्यास मदत करू शकेल.
5. एक नाव, तारीख आणि विषय रेखा घेऊन या. आपण एखादे टेम्पलेट वापरत नसल्यास आपल्याला नाव, तारीख आणि विषय रेखा लिहून प्रारंभ करावा लागेल.
   • हे नाव ज्या व्यक्तीला संबोधित केले आहे त्याच्याशी संबंधित आहे.
   • तारीख ब्रीफिंग सबमिट करण्याच्या तारखेशी संबंधित आहे.
   • विषयावरील ओळीने काही शब्दांत थोडक्यात वर्णित केले पाहिजे जसे की Ut re युट्रेक्ट प्रदेशात शाळेत होणारी गुंडगिरी समस्या आहे की उपचार केले जाईल.
6. सारांश समाविष्ट करण्याचा विचार करा. संक्षिप्त माहितीच्या सुरूवातीस काही गोष्टींमध्ये काही मजकूरांचा संपूर्ण सारांश देऊन काही माहिती दिली जाते. आपण हे करू इच्छिता काय ते ठरवा आणि तसे असल्यास या विभागासाठी जागा आरक्षित करा.
   • अत्यंत व्यस्त वाचकांसाठी, सारांश वेळेच्या आधी मुख्य मुद्दे प्रदान करतो, ज्यामुळे उर्वरित दस्तऐवजात स्किम करणे सुलभ होते.
   • हा विभाग निरर्थक बनविण्यासाठी एक सुसज्ज ब्रीफिंग बर्‍याचदा संक्षिप्त असते. तथापि, जर त्वरित कारवाईची आवश्यकता भासल्यास, सारांशातील टाइमफ्रेम स्पष्टपणे दर्शवून संक्षिप्त माहितीची निकड दर्शविण्याचा हा एक मार्ग असू शकतो.
   • सारांश तीन ते चार बिंदूंपेक्षा जास्त नसावा.

भाग 2 चा भाग: प्रकरण वर्णन

1. प्रकरण सारांशित करणारा एक परिचय तयार करा. ब्रीफिंगच्या पुढील भागामध्ये समस्येचे किंवा समस्येचे तपशीलवार वर्णन केले पाहिजे. एक लहान ओपनिंगसह प्रारंभ करा, सामान्यत: "समस्या" किंवा "गोल" म्हणून संबोधले जाणारे, एक किंवा दोन वाक्यांमध्ये संक्षिप्त माहिती मुख्य मुद्दयावर आणि / किंवा आपण हे ब्रीफिंग का तयार केले यावर मुख्य वर्णन करते.
   • उदाहरणार्थ, आपण असे काहीतरी लिहू शकाल: "उत्तरीट प्रदेशातील शाळांमध्ये हिंसक गुंडगिरीच्या घटनांमध्ये वाढ झाली आहे." सध्याची शिस्तबद्ध धोरणे या समस्येवर लक्ष देण्यासाठी पुरेसे नाहीत. "
2. सर्वात महत्त्वाच्या तथ्ये / पार्श्वभूमींचे विहंगावलोकन प्रदान करा. पुढील विभाग, "विचार" किंवा "पार्श्वभूमी" मध्ये अलीकडील विकास आणि / किंवा सद्य परिस्थितीवर लक्ष केंद्रित करून समस्या किंवा समस्येच्या स्थितीबद्दल तपशीलवार माहिती प्रदान केली पाहिजे.
   • या विषयावर निर्णय घेण्यासाठी वाचकांना आवश्यक असलेल्या माहितीचा या विभागात समावेश करावा. या हेतूसाठी आवश्यक नसलेली माहिती, जरी ती कदाचित स्वारस्यपूर्ण असेल तर वगळली जाऊ शकते.
   • आपण आधीपासून हे केले नसल्यास हा विभाग लिहिण्यापूर्वी काही संशोधन करा. या विभागातील माहिती शक्य तितकी अचूक, विशिष्ट आणि अद्ययावत असावी.
   • आवश्यक असल्यास, हा विभाग स्पष्ट आणि सोपा करण्यासाठी आपल्या प्रेक्षकांसाठी माहितीचे भाषांतर करा. कलंक, तांत्रिक भाषा किंवा थेट लोकांच्या आवडीची नसलेली माहिती टाळा.
   • जेथे योग्य असेल तेथे आकडेवारी आणि डेटा वापरा परंतु अशा गोष्टी स्पष्ट करा ज्यामुळे तुमचा प्रेक्षक द्रुत आणि सहजपणे समजेल.
3. आपले स्वतःचे मत सोडा. या परिस्थितीबद्दल आणि / किंवा त्याबद्दल काय केले पाहिजे याबद्दल आपले मत या विभागातील नाही. तथ्यांकडे रहा.
   • तथापि, आपण प्रत्येकाची सामर्थ्य व कमकुवतपणा ओळखून विविध प्रस्तावित किंवा वर्तमान क्रियांच्या साधक आणि बाधकांवर चर्चा करणे निवडू शकता.

भाग 3 चा 3: निष्कर्ष आणि शिफारसी करणे

1. ते संबंधित बनवा. आपले संक्षिप्त वर्णन "निष्कर्ष" आणि / किंवा "शिफारसी" किंवा "पुढील चरण" सारख्या विभागांसह समाप्त केले जावे. अशा प्रकारच्या बंदीमुळे हे स्पष्ट केले पाहिजे की हे प्रकरण आपल्या वाचकांनी का महत्त्वाचे मानले पाहिजे.
   • आपले संक्षिप्त वर्णन अधिक आकर्षक बनविण्यासाठी, प्रकरण थेट वाचकाच्या स्वार्थाशी जोडण्याचा प्रयत्न करा.
   • उदाहरणार्थ, आपण असे काही म्हणू शकता की "गुंडगिरीच्या घटना पालकांना खाजगी शाळेचा विचार करण्यास उद्युक्त करतात. ते कमी चाचणी गुण आणि उत्तीर्ण दराशी जोडलेले आहेत ज्यामुळे आमच्या शाळा समाजाच्या दृष्टीने कमी प्रभावी दिसतात. ते सरकारी अनुदान आणि खाजगी निधीतून वित्तपुरवठा करण्याची प्रदेशातील शक्यता कमी करतात. "
2. उपाय सुचवा. परिस्थिती सुधारण्यासाठी धोरणात बदल केल्याने या समस्येची जोडणी करून बरीच माहितीपत्रके वर्णन केलेल्या समस्येचे प्रस्तावित निराकरण देतात.
   • काही संक्षिप्त माहिती "शिफारसी" नावाच्या विभागात प्रस्तावित निराकरण (र्स) चे रूपरेषा देते परंतु काही लेखक "पुढील चरण" पसंत करतात कारण त्यांना वाटते की त्यास मऊपणा वाटतो आणि कमी गर्व किंवा आक्रमक नाही. लक्षात ठेवा, आपण नसून, या विषयावर अंतिम निर्णय घेणारा आणि निर्णय घेणारा वाचक आहे.
   • हा विभाग पार्श्वभूमी / विचार विभागाप्रमाणे "संतुलित" असणे आवश्यक नाही. काय केले पाहिजे यावर आपले मत व्यक्त करण्याची ही जागा असू शकते.
   • तथापि, हे लक्षात घ्यावे की आपल्याला कोणतेही विशिष्ट समाधान प्रदान करण्याची आवश्यकता नाही. वैकल्पिकरित्या, आपण त्यांच्या साधक आणि बाधकांसह सहजपणे काही पर्यायांची यादी करू शकता आणि वाचकांना या निवडींचा विचार करण्यास उद्युक्त करू शकता आणि या समस्येच्या निराकरणासाठी काही प्रमाणात कार्यवाही करू शकता. कोणती कृती सर्वात योग्य असेल हे आपण निर्दिष्ट करणे आवश्यक नाही.
3. आपल्या युक्तिवादाला समर्थन देण्यासाठी तथ्य वापरा. या शेवटच्या विभागातील आपले प्रस्ताव मागील विभागांमधील माहितीवरून तार्किकपणे वाहिले जावेत. आपण ज्या गोष्टींचा प्रस्ताव देत आहात तो चांगला उपाय का आहे हे दर्शविण्यासाठी आपण सादर केलेल्या तथ्यांचा वापर करा.
   • आपण प्रस्तावित केलेले कोणतेही निराकरण आपल्या समस्येचे बाह्यरेखाप्रमाणे स्पष्ट व थेट या समस्येशी संबंधित असल्याची खात्री करा. उदाहरणार्थ, समजा आपण मागील विभागात धमकावणी प्रतिबंध कार्यक्रमांचा अभाव उल्लेख केला आहे. या विभागात, असा उपक्रम प्रस्तावित करणे आणि कदाचित इतर शाळांकडे त्यांची प्रभावीता दर्शविणे अर्थपूर्ण आहे. आपण अद्याप कोणत्याही प्रतिबंधात्मक कार्यक्रमाचा उल्लेख केलेला नसल्यास, यासारखे निराकरण निळ्या रंगासारखे दिसते.

4 चा भाग 4: ब्रीफिंग तपासत आहे

1. संक्षिप्त अधिक संक्षिप्त करा. एक संक्षिप्त वर्णन दोन पृष्ठांपेक्षा जास्त नसावे. जर ब्रीफिंग यापेक्षा जास्त लांब असेल तर आपण प्रथम नियंत्रण टप्प्यातील तुकडे शोधणे आवश्यक आहे जे वगळता येऊ शकतात.
   • विषयाशी संबंधित नसलेली किंवा त्याहून कमी महत्वाची माहिती पहा आणि ती सामग्री काढा, विशेषत: जर ती आपण ऑफर करीत असलेल्या सोल्यूशनशी संबंधित नसेल तर.
   • त्याच प्रकाशात, आपला युक्तिवाद स्पष्ट आणि खात्री पटविण्यासाठी आवश्यक माहितीचे कोणतेही महत्त्वपूर्ण गहाळ नसावे. आपल्याला दुसर्‍यासाठी माहितीच्या काही तुकड्यांची देवाणघेवाण करण्याची आवश्यकता असू शकते.
   • आपला मजकूर संपादित करताना स्वत: ला राजकारणी किंवा नोकरशाहीच्या चप्पलमध्ये ठेवण्याचा प्रयत्न करा. या लोकांना दररोज किती माहिती मिळते याचा विचार करा. समस्येस हातभार लावू नका. निर्णय घेण्यासाठी आवश्यक माहिती प्रदान करुन समाधानाचा भाग व्हा - आणखी नाही, कमी नाही.
2. तांत्रिक भाषा काढा. संपादन अवस्थेदरम्यान, तांत्रिक भाषा किंवा कलंकांकडे लक्ष द्या जे आपले संक्षिप्त वर्णन कमी प्रवेशयोग्य बनवेल. जरी आपण ब्रीफिंग लिहिताना हे टाळण्याचा प्रयत्न केला असला तरी, शक्य आहे की काही जटिल अटींनी कागदपत्रात त्यांचा मार्ग सापडला असेल.
   • विशेषत: जर आपण ज्या विषयावर लिहित आहात त्या विषयात तज्ञ असाल तर आपल्यासाठी दररोजची भाषा इतरांना समजणे कठीण असू शकते हे क्षणभर विसरणे सोपे आहे.
   • हे लक्षात घ्या की जे लोक एखाद्या विषयाशी फार परिचित नाहीत त्यांच्यासाठी काहीतरी महत्वाचे का आहे हे त्वरित स्पष्ट होत नाही. धोरण निर्माता सामान्यत: त्या विषयी निर्णय घेण्याची आवश्यकता असलेल्या प्रत्येक विषयाचे तज्ञ असू शकत नाहीत.
3. रचना अर्थपूर्ण आहे याची खात्री करा. आपण नोंदवलेली मुख्य तथ्य आपण सारांशित केल्यामुळे तार्किकरित्या उद्भवली आहे हे सुनिश्चित करा. तसेच दोनदा हे तपासा की आपण प्रस्तावित केलेल्या सर्व निराकरणा खरोखर त्या सर्वात महत्वाच्या बाबींवर लक्ष देतात.
4. त्रुटींसाठी आपले कार्य काळजीपूर्वक तपासा. ब्रीफिंगची लांबी व प्रवाह तपासल्यानंतर मजकूरात काही चूक झाली नसल्याचे सुनिश्चित करण्यासाठी पुन्हा एकदा काळजीपूर्वक पुनरावलोकन करा.
   • शब्दलेखन, शैली किंवा व्याकरणातील त्रुटींबद्दलचे संक्षिप्त वर्णन वाचकांनी कमी गंभीर केले आहे. आपण असा संक्षिप्त सबमिट करुन हानी करण्यापेक्षा अधिक चांगले कार्य करत आहात कारण यामुळे आपला दृष्टीकोन बदनाम होऊ शकेल.

टिपा

• प्रख्यात नेते आणि प्राध्यापकांनी त्यांची मन वळवण्याची शैली जाणून घेण्यासाठी लिहिलेले ब्रीफिंग पहा.
• लक्षात ठेवा की आपले संक्षिप्त वर्णन एखाद्या विशिष्ट व्यक्तीकडे केले जाऊ शकते, इतर - कर्मचारी, सहकारी आणि अगदी मीडिया - हे वाचू शकतात. अभिप्रेत वाचकास विषयाचे काही ज्ञान असले तरीही आपली भाषा शक्य तितक्या प्रवेशयोग्य ठेवण्याचे हे एक चांगले कारण आहे.