लेखक:
Randy Alexander
निर्मितीची तारीख:
28 एप्रिल 2021
अद्यतन तारीख:
26 जून 2024
सामग्री
ईमेल, ऑनलाइन चॅट, वेब आणि सोशल मिडिया अधिकाधिक लोकप्रिय होत आहेत, परंतु फोन कामावर न बदलणारा संवादाचा पर्याय आहे. आपण कधीही एखाद्याशी फोनवर बोलला आहे आणि असा विचार केला आहे की तो / ती अव्यावसायिक आहे? खालील लेख तपासून इतरांनी आपल्याबद्दल असे वाटत नाही याची खात्री करा. हा विकी कॉल आपल्याला व्यावसायिकरित्या कॉल कसे हाताळावेत हे शिकवते.
पायर्‍या
3 पैकी भाग 1: फोनला उत्तर देणे
पेपर आणि पेन आवाक्यात ठेवा. कॉलरचे नाव रेकॉर्ड करून कॉल का आला ते केव्हा आणि का नोंदवितो. आदर्शपणे आपण कॉल माहिती एका नोटबुकमध्ये रेकॉर्ड केली पाहिजे. हे कॉल्स पद्धतशीरपणे एकाच ठिकाणी ठेवेल जेणेकरून आवश्यक असल्यास आपण माहिती योग्य प्राप्तकर्त्यास पाठवू शकता.
शक्य तितक्या वेगवान फोन मिळवा. कोणालाही थांबायचे नाही. कॉलला त्वरित उत्तर दिल्यास कॉलर (बहुतेक ग्राहक) आपली कंपनी उत्पादक असल्याचे दर्शवेल. हे देखील दर्शविते की आपण कॉलरचा आदर करता.
स्वत: चा आणि कंपनीचा परिचय करून द्या. उदाहरणार्थ, आपण असे म्हणू शकता: "न्हा शिन्ह रिअल इस्टेट कंपनीला कॉल केल्याबद्दल धन्यवाद. माझे नाव एनगन आहे - इमारतीचे पुढचे डेस्क".त्याचप्रमाणे, ते कोण आहेत या ओळखीच्या दुसर्‍या टोकाला किंवा कोणत्या संस्था / व्यक्तीला आपण सक्रियपणे ही माहिती आपल्याला देत नसल्यास विचारा, खासकरुन जर कंपनीकडे कठोर नियम आहेत अवांछित कॉलचे रक्षण करा.
योग्य प्रश्न विचारा. जास्तीत जास्त माहिती मिळवा. हे आपल्याला अवांछित कॉल ओळखण्यात मदत करेल. तथापि, प्रश्न विचारत असताना आपण तपासणीसारख्या घाई करणे टाळले पाहिजे, विशेषत: काही माहिती संकलित केली असल्यास. आपल्याला शहाणा विचारणे आवश्यक आहे, म्हणून शांत आणि मध्यम स्वरात हळू हळू कार्य करा.- कॉलर: "मला कु. डिएम यांना भेटू द्या"
- मित्र: "तुझे नाव काय आहे?"
- कॉलर: "खई"
- मित्र: "आपण कोठून आला होता?"
- कॉलर: "हनोई"
- मित्र: "खाई कोणत्या कंपनीचे प्रतिनिधित्व करते?"
- कॉलर: "नाही, हे वैयक्तिक आहे."
- मित्र: "तुमची डायम बरोबर भेट आहे का आणि कॉल कराल?"
- कॉलर: "बाळ नाही."
- मित्र: "हो, मी तुला डेमला कळविण्याची प्रतीक्षा करतो."
स्वत: ला गृहित धरा की कंपनीमधील कोणीतरी संभाषण ऐकत आहे. संस्था बर्‍याचदा रेकॉर्डिंगद्वारे कॉलचे परीक्षण करतात. जरी कंपनी हा दृष्टीकोन लागू करत नसला तरीही आपला बॉस कॉलवर आहे असे गृहित धरून आपल्याला सर्वात व्यावसायिक आवाजात बोलण्यास मदत करेल. जर कंपनीकडे कॉल रेकॉर्डिंगचे नियम आहेत तर आपल्याला पुन्हा ऐकण्याची आणि आपल्या बोलण्याची शैली आवश्यकतेनुसार सुधारण्याची संधी मिळेल. जाहिरात
3 पैकी भाग 2: कॉल वळवा
आपणास परवानगी मागण्याची आणि कॉलरला अडकवण्यापूर्वी त्यांच्या प्रतिसादाची प्रतीक्षा करण्याची आवश्यकता आहे. बर्‍याच कंपन्यांमधील मोठी समस्या म्हणजे कॉल करणार्‍यांना जास्त वेळ थांबू देणे. कुणालाही धैर्य किंवा प्रतीक्षा करण्याची वेळ नसते. लोक असे विचार करतात की ते खरोखर जितके लांब आहेत तितक्या दुप्पट प्रतीक्षा करीत आहेत. जेव्हा आपण परत येता तेव्हा निराशाजनक आवाज ऐकू न येण्याकरिता फोनला शक्य तितक्या वेगात स्विच करण्याचा प्रयत्न करा!
आपल्याला हे सुनिश्चित करण्याची आवश्यकता आहे की प्राप्तकर्त्यास कॉलला उत्तर द्यायचे आहे. जर कॉलर विशिष्ट एखाद्यास भेटू इच्छित असेल तर आपण असे म्हणू शकता की ओळीच्या दुसर्‍या टोकाला अडकण्यापूर्वी आपण "त्या व्यक्तीस सूचित कराल". मग प्राप्तकर्ता व्यस्त आहे की नाही आणि फोन घेण्यासाठी तयार आहे का ते तपासा. नसल्यास आपणास सविस्तर संदेश रेकॉर्ड करण्याची आवश्यकता आहे.
योग्य कॉल करत आहे. कॉलर नर किंवा मादी, तरूण किंवा म्हातारा असो, आपण नेहमी योग्यरित्या बोलले पाहिजे. व्हिएतनाममध्ये, दुसर्‍या व्यक्तीला "भाऊ / बहीण" कॉल करणे आणि "आपल्याला" कॉल करणे सर्वात बरोबर आहे. जर ओळीचा दुसरा टोक पुरुष असेल तर आपण त्याला "अन" म्हणू शकता, नंतर आपल्याकडे माहिती असेल तेव्हा नाव जोडा. त्याचप्रमाणे मादीला कॉल करणार्‍यासाठी, आपणास त्या नावाने "बहिण" म्हणावे लागेल. विशेष प्रकरणात, जर क्लायंटने सक्रियपणे "आंटी __" असल्याचा दावा केला असेल तर आपण लगेच "मूल" असे बोलून देखील प्रतिसाद देणे आणि प्रतिसाद देणे आवश्यक आहे. तसेच, "होय / होय" हे सहानुभूतीशील शब्द आहेत ज्यांना आपले लक्ष आवश्यक आहे.
आवाजाकडे लक्ष द्या. आवाजाच्या टोनद्वारे, ओळीच्या दुसर्‍या टोकाला आपले हेतू माहित असू शकतात. फोनवर बोलताना, आवाज आपण म्हणत असलेल्या वास्तविक शब्दांपेक्षा अधिक अर्थ दर्शवितो. फोनवर व्यावसायिक बोलण्याचे रहस्य म्हणजे हसणे!
- या दृश्यामुळे ग्राहक सेवा केंद्राच्या वरिष्ठ व्यवस्थापकावर तीव्र परिणाम झाला आणि त्याने त्याची आठवण करून देण्यासाठी प्रत्येक ऑपरेटर डेस्कवर एक छोटासा आरसा ठेवला: "आपण जे पहात आहात ते आहे ग्राहक काय ऐकतात! "
जेव्हा शक्य असेल तेव्हा कॉलरच्या नावावर कॉल करा. हे आत्मीयता निर्माण करते आणि आपण ऐकत असल्याचे दर्शवितो. "माफ करा. श्री. खाई, कु. डायम मीटिंगमध्ये आहेत, म्हणून मी फोनला उत्तर देऊ शकत नाही. मि. खाई संदेश देऊ शकतात, मी बैठक संपताच डायमंडला कळवतो."
इतरांना कॉल करण्यापूर्वी स्वत: चा परिचय करून द्या. उदाहरणार्थ, आपण असे म्हणू शकता: "हॅलो, बहीण डायम, येथे आपण नॅगन आहात". तथापि, बरेच काही बोलू नका, परंतु सरळ मुद्द्यावर जा आणि अनावश्यक तपशीलांकडे दुर्लक्ष करा.
व्यावसायिकपणे कॉल समाप्त करा. प्रामाणिक आवाजात म्हणा: “कॉल केल्याबद्दल धन्यवाद. आपला दिवस चांगला जावो! " जाहिरात
भाग 3 चे 3: कठीण कॉल हाताळणे
सक्रिय ऐकण्याच्या कौशल्यांचा सराव करा. ग्राहकांचा गैरसमज झाला की वाद घालू नका किंवा अडथळा आणू नका किंवा कॉलर पुढे काय म्हणत आहे हे आपणास माहित आहे. त्यांना सर्व त्रासदायक गोष्टी सांगू द्या. ऐकण्यामुळे नातेसंबंध निर्माण होण्यास बराच हातभार लागतो आणि रक्तदात्यांना राग थांबविण्यात मदत होते.
आपला आवाज कमी करा आणि हळू बोला. जर आपला क्लायंट मोठ्याने बोलू लागला तर शांत स्वरात सावकाश बोला. शांत वागणूक असणे (एखाद्याला चिडवण्याचा किंवा अत्याचार करण्याच्या विरूद्ध म्हणून) एखाद्याला शांत करण्यासाठी खूप प्रभावी आहे. ओळीच्या दुसर्‍या टोकाला किती राग आला असेल किंवा कितीही अस्वस्थ असले तरी, सौम्य वृत्ती ठेवा आणि ते हळूहळू शांत होतील.
सहानुभूतीवर आधारित संबंध निर्माण करा. स्वत: ला ग्राहकाच्या शूजमध्ये ठेवा आणि आपण त्यांच्या तक्रारी किंवा निराशा ऐकत आहात हे दर्शवा. एका बाजूने हे करा आणि रेषाचा दुसरा किनारा शांत होईल. याला "तोंडी शोक" असे म्हणतात आणि कॉल करणार्‍याला सहानुभूती वाटण्यास मदत होते.
रागावू नका किंवा रागावू नका. जर क्लायंटने अपमान केला किंवा तोंडी गैरवर्तन केले तर, एक लांब श्वास घ्या आणि आपण ऐकला नसल्यासारखेच बोलणे सुरू ठेवा. अशाच प्रकारे प्रतिसाद देणे केवळ समस्येचे निराकरण होत नाही तर तणाव वाढवते. त्याऐवजी, आपण क्लायंटला याची आठवण करून देऊ शकता की आपण समर्थनासाठी येथे आहात आणि जो त्यांच्या समस्येचे निराकरण करण्यात मदत करेल. बर्‍याचदा या शिक्षेमुळे परिस्थिती शांत होईल.
वैयक्तिकरित्या घेणे टाळा. आपण समस्येवर लक्ष ठेवणे आवश्यक आहे आणि क्लायंटने जरी ते सोडले नाही तर. लक्षात घ्या की क्लायंट आपल्याला ओळखत नाही, त्यांनी आपला राग केवळ प्रतिनिधीवर (तो आपण आहात) बाहेर काढला. संभाषणास हळू हळू समस्येकडे व ज्या पद्धतीने आपण समस्येचा सामना करण्याचा निर्णय घ्याल त्याच वेळी, वैयक्तिक टिप्पण्यांकडे दुर्लक्ष करण्याचा प्रयत्न करा.
लक्षात ठेवा आपण मानवांशी संवाद साधत आहात. आपल्या सर्वांचे वाईट दिवस आहेत. कदाचित कॉलरचा नुकताच त्यांच्या जोडीदाराशी वाद झाला असेल, वाहतूक पोलिसांनी तिकीट मिळवले असेल किंवा दुर्दैवी असेल. हे किंवा ते, आम्ही त्याचा सामना केला आहे. शांत आणि शांत राहून त्यांच्याशी चांगले वागण्याचा प्रयत्न करा आणि आपल्याला अधिक सकारात्मक वाटेल. जाहिरात
सल्ला
- फोनवर बोलताना गम चघळवू नका, खाऊ पिऊ नका.
- वाक्यात "आह", "अं", "बहुधा" आणि "अतिरिक्त" शब्द निरर्थक असे म्हणणे टाळा.
- नि: शब्द बटण दाबू नका; जेव्हा आपल्याला आपल्या पर्यवेक्षक किंवा प्रशिक्षकाच्या अतिरिक्त सहाय्याची आवश्यकता असेल तेव्हाच आपण ते वापरावे.
- फोनवर पूर्णपणे अपवित्र / शपथ शब्द बोलू नका.
चेतावणी
- टीपः प्रत्येकजण व्यावसायिक संप्रेषण प्रक्रिया समजत नाही. दुसरा पक्ष नसला तरीही आपण सभ्य असले पाहिजे.
- आपण परिस्थितीशी सामना केल्यानंतर, लक्षात ठेवा की पुढील कॉल पूर्णपणे भिन्न व्यक्ती आहे. आपल्याला प्रथम कॉलरच्या जबरदस्त भावना सोडून द्याव्यात आणि काहीही झाले नाही म्हणून फोन उचलला पाहिजे.
- कठिण कॉल हाताळल्यानंतर ग्राहक सेवा एजंटला 5-10 मिनिटांची विश्रांती आवश्यक आहे.
