लेखक:
Monica Porter
निर्मितीची तारीख:
13 मार्च 2021
अद्यतन तारीख:
1 जुलै 2024
सामग्री
व्यवसाय अहवाल आज व्यवसायातील संप्रेषणाचे सर्वात प्रभावी माध्यम आहे. त्यांची व्यापक उद्दिष्टे असूनही, जेव्हा सामान्यपणे जेव्हा एखाद्या व्यवसायाने किंवा एखाद्या व्यक्तीस महत्त्वपूर्ण निर्णय घेण्याची आवश्यकता असते तेव्हा त्यांचा वापर केला जातो. प्रभावी व्यवसाय अहवाल लिहिण्यासाठी, आपण प्रथम ते काय आहेत आणि ते कसे वापरले जाऊ शकतात हे समजून घेणे आवश्यक आहे.
पायर्‍या
भाग २ पैकी 2: अहवाल लिहायचा प्रकार ठरवा
कल्पना सादर करा. हा प्रकार आहे स्पष्टीकरणात्मक अहवाल / प्रस्ताव. या अहवालांचा वापर कंपनीतील मुख्य व्यवस्थापन किंवा निर्णय घेणार्‍यांना शिफारसी करण्यासाठी केला जाऊ शकतो, सहसा दोन भाग असतात: सारांश आणि सामग्री. सारांश आपली सूचना ठळक करते. सामग्री (मुख्य भाग) पुढील फायदे, खर्च, जोखीम इत्यादींचे विश्लेषण करते. सोबत या.
- समजा आपण आपल्या विभागासाठी 3 डी प्रिंटर देऊ इच्छित आहात. या डिव्हाइसच्या खरेदीस मंजूर करण्यासाठी आपल्या व्यवस्थापकास राजी करण्यासाठी, आपल्याला व्यवस्थापनास औपचारिकपणे याचिका करण्यासाठी स्पष्टीकरण / शिफारस अहवाल लिहावा लागेल.
एखाद्या विशिष्ट संधीशी संबंधित जोखमीचे वर्णन करा.तपास अहवाल एखाद्या विशिष्ट क्रियेशी संबंधित जोखीमची डिग्री निश्चित करण्यात मदत करणे. अशा प्रकारच्या अहवालात एखाद्या कंपनीला संभाव्य परिणामाचा अंदाज लावण्यास मदत करण्यास अत्यंत मदत होते. यात एक प्रस्तावना, शोध सामग्री आणि निष्कर्षांचा समावेश आहे. प्रस्तावना विचाराधीन असलेल्या मुद्यावर प्रकाश टाकते. सर्वेक्षण सामग्रीचा उपयोग तथ्ये आणि तपासणीच्या निकालांवर चर्चा करण्यासाठी केला जातो. निष्कर्ष समस्येचा सारांश देण्यासाठी वापरला जातो.- समजा फार्मास्युटिकल कंपनी एक्सला फार्मास्युटिकल कंपनी वाय बरोबर काम करायचे आहे परंतु अद्याप त्याबद्दल चिंता आहे. कंपनी एक्सला सध्याच्या किंवा पूर्वीच्या आर्थिक समस्यांसह कंपनीला सहकार्य करायचे नाही. ही कंपनी एक तपासणी करेल आणि कंपनी वाय आणि त्याच्या संचालकांच्या आर्थिक माहितीबद्दल सखोल चर्चा करण्यासाठी तपासणी अहवालाचा उपयोग करेल.
विशिष्ट नियामक एजन्सीचे पालन करण्याबद्दल माहिती सादर करते. हे आहे अनुपालन अहवाल, कंपनीची जबाबदारी दर्शविण्यास मदत करण्यासाठी वापरली जाते. नियमन मंडळासमोर (शहर, प्रांतिक, सरकार इ.) कायदे / नियम आणि कंपनीच्या वाजवी खर्चाचे अनुपालन हे दर्शवते. या अहवालात प्रस्तावना, अहवालाची सामग्री आणि निष्कर्ष यांचा समावेश आहे. परिचयात सहसा अहवालातील मुख्य सामग्रीचे विहंगावलोकन असते. सामग्री विभाग डेटा, कार्यक्रम इत्यादींचे प्रतिनिधित्व करतो. कार्यकारी संस्थांना हे माहित असणे आवश्यक आहे. निष्कर्ष सारांश करण्यासाठी वापरले जातात.- उदाहरणार्थ, नेस्लेला त्यांचे प्रशासक मंडळ दर्शविण्याची आवश्यकता आहे की ते वर्षानुवर्षे होस्ट देशाचे धोरण आणि कायदा मार्गदर्शक तत्त्वांचे अनुसरण करीत आहेत. परिणामी, त्यांनी त्यांच्या वार्षिक अनुपालन अहवालाचा उपयोग त्यांच्या वर्षाच्या क्रियाकलापांबद्दल पारदर्शक होण्यासाठी केला आहे.
प्रस्तावित कल्पना किंवा प्रकल्पाच्या व्यवहार्यतेचे वर्णन करा. एखादी कल्पना व्यावहारिक आहे की नाही हे निर्धारित करण्यासाठी एक्सप्लोरर रिपोर्ट वापरतात संभाव्य अहवाल. हा अहवाल दोन भागांमध्ये संरचित केला पाहिजे: सारांश आणि अहवालातील सामग्री. सामग्रीमध्ये फायदे, संभाव्य समस्या, गुंतवणूकीचे खर्च इत्यादी दर्शविते. प्रस्तावित कल्पना. पुढील प्रश्नांची अन्वेषण करण्यासाठी एखादी व्यवहार्यता अहवाल कंपनी वापरु शकते:- हा प्रकल्प बजेटमध्ये पूर्ण करता येईल का?
- हा प्रकल्प फायदेशीर ठरेल का?
- हा प्रकल्प निर्धारित वेळेत पूर्ण केला जाऊ शकतो?
शोध संशोधनाच्या निकालांचे सादरीकरण.अन्वेषणात्मक संशोधन अहवाल एखाद्या समस्येवर किंवा समस्येवर संशोधन सादर करणे. हे सामान्यत: एखाद्या विशिष्ट विषयाचे सखोल स्वरूप असते आणि त्यात विभाग समाविष्ट असावेत: सारांश, परिचय, संशोधन कार्यपद्धती, प्राप्त परिणाम, निष्कर्ष आणि शिफारसी. या अहवालात संबंधित संशोधनाचाही समावेश केला पाहिजे.- उदाहरणार्थ, एखादी कंपनी कर्मचारी लॉबीमध्ये धूम्रपान करण्यास बंदी घालू शकते की नाही याबद्दल कंपनी-व्यापी संशोधन करू शकते. ऑपरेटर एक शोध संशोधन अहवाल तयार करेल.
सतत देखरेखीद्वारे आपल्या कंपनीचे धोरण, उत्पादन किंवा व्यवसाय प्रक्रिया सुधारण्यात मदत करा. निश्चित अंतराने जसे की आठवडे, महिने, तिमाही इत्यादींवर तयार, नियतकालिक अहवाल कार्यक्षमता, नफा आणि तोटा किंवा कोणत्याही अन्य निकषांचा विशिष्ट कालावधीत तपशीलवार पुनरावलोकन केला जाऊ शकतो.- उदाहरणार्थ, दरमहा, एक फार्मास्युटिकल विक्री प्रतिनिधी कदाचित त्यांच्या विक्री कॉलची संख्या सारांशित सारणी तयार करेल.
विशिष्ट परिस्थितीचा अहवाल द्या. ठराविक मुदतीच्या विरूद्ध म्हणून, विशिष्ट परिस्थिती आवश्यक आहे परिस्थितीचा अहवाल द्या. येथे परिस्थिती सेमिनारमधून मिळालेल्या माहितीइतकीच किंवा नैसर्गिक आपत्तीच्या प्रतिसादाबद्दल जितकी गुंतागुंत होते तितकीच सोपी असू शकते. या अहवालात विभाग समाविष्ट आहेत: परिचय, सामग्री आणि निष्कर्ष. इव्हेंट ओळखण्यासाठी परिचय वापरा आणि अहवालातील माहिती काय आहे हे जाणून घ्या. या निष्कर्षाचा उपयोग या परिस्थितीत आवश्यक वचनबद्धता किंवा कृती दर्शविण्यासाठी केला जातो.- उदाहरणार्थ, मोठ्या वादळानंतर, प्रशासक मंडळाला परिस्थिती अहवालाची आवश्यकता असेल.
समस्येचे किंवा परिस्थितीचे निराकरण सादर करा.तुलना अहवाल दिलेल्या परिस्थितीत अनेक संभाव्य उपायांवर विचार करा. परिणामांच्या आधारे, लेखक विशिष्ट क्रियेचा प्रस्ताव देईल. यात सहसा तीन भाग असतात: परिचय, सामग्री आणि निष्कर्ष. प्रस्तावनेत अहवालाचे उद्दीष्ट बाह्यरेखा आहेत. मध्यम विभाग परिस्थिती किंवा समस्या आणि संभाव्य निराकरणे / पर्याय यांचे वर्णन करतो. निष्कर्ष सर्वोत्तम समाधान किंवा पर्यायी प्रकट करतो.
- कार निर्मात्याचा विचार करा एबीसीला आशियात एक कारखाना सुरू करायचा आहे. कंपनीला आवश्यक असलेल्या आधारावर हा अहवाल निवड तीन देशांपर्यंत मर्यादित करू शकेल. त्यानंतर तीन देशांपैकी सर्वोत्तम कारखाना साइट कोणता असा निष्कर्ष काढला जाईल.
भाग २ चा 2: व्यवसाय अहवाल लिहिणे
आपले अहवाल लक्ष्ये आणि स्वरूप परिभाषित करा. अहवालाद्वारे आपण काय साध्य करू इच्छिता ते स्वतःला विचारा. आपल्या इच्छित ध्येयावर आधारित, वरील सूचीमधून योग्य अहवाल प्रकार निवडा.
- उत्तराकडे दुर्लक्ष करून, आपल्याला आपल्या ध्येयाची उंची निश्चित करणे आवश्यक आहे. ध्येय स्पष्ट नसल्यास, अहवाल केवळ वाचकांना गोंधळात टाकेल आणि शक्यतो त्याच्या विश्वासार्हतेशी तडजोड करेल.
- उदाहरणार्थ, आपण आपल्या विभागासाठी मोठे जाहिरात बजेट घेऊ इच्छित असल्यास. अहवालात मग आपले वर्तमान बजेट आणि आपण आपले मोठे बजेट कसे प्रभावीपणे वापरू शकता यावर लक्ष केंद्रित केले पाहिजे.
प्रेक्षकांना ओळखा. वाचकांमध्ये बाह्य लोक (आपल्या कंपनीत काम न करणारे लोक) किंवा इंटर्नल्स समाविष्ट होऊ शकतात. त्यांच्या लक्ष्यित विषयासह त्यांचे विद्यमान ज्ञान किंवा ओळखीचा विचार करा आणि ते अहवालात सादर केलेल्या माहितीचा कसा वापर करतील याचा विचार करा.
- लक्षात ठेवा की आपले प्रेक्षक कोण आहेत हे महत्त्वाचे नाही, परंतु आपण आपल्या कंपनीला किंवा ग्राहकांना जितके पैसे आणू शकता त्यापेक्षा अधिक खात्री पटणारा कोणताही निष्कर्ष नाही.
- आपण आपल्या विभागात जॉब शेअरींग प्रोग्राम चालवू इच्छित आहात हे समजावून सांगा आणि प्रेक्षक हे मुख्य मनुष्यबळ अधिकारी, मुख्य कार्यकारी अधिकारी आणि सरव्यवस्थापक असल्याचे परिभाषित करतात. या कार्यक्रमात त्यांच्या विद्यमान स्वारस्याच्या पातळीवर विचार करा. उत्तर अहवालाचा स्वर आकार देईल. जर कंपनीने कधीही अशा कार्यक्रमाचा विचार केला नसेल तर हा अहवाल धोरणात्मक आणि माहितीपूर्ण असेल. उलट प्रकरणात, अहवाल कमी माहितीपूर्ण आणि अधिक खात्री पटणारा असावा.
काय शिकायचे ते ठरवा. सर्वात कठीण भाग लेखन भागामध्ये नाही, परंतु निष्कर्ष काढण्यात आणि त्यास समर्थन देण्यासाठी आवश्यक डेटा गोळा करण्यात आहे. हे डेटा संकलन आणि बाजार विश्लेषणासह बरीच कौशल्ये घेते. कोणत्या विषयावर दिली जात आहे याबद्दल माहितीपूर्वक निर्णय घेण्यासाठी आपल्याला आणि त्यानंतर व्यवस्थापनास काय माहित असणे आवश्यक आहे?
अहवालासाठी योग्य डेटा मिळवा. आपल्या डेटाचे चांगले संशोधन केले पाहिजे. अन्यथा, अहवालात विश्वासार्हतेचा अभाव असू शकतो. डेटा संग्रहण आपण स्वतः लिहिता त्या अहवालाच्या प्रकारावर अवलंबून असतो. निवडलेल्या डेटा पॅरामीटर्स संक्षिप्त आणि अहवालाच्या बिंदूशी सुसंगत असल्याची खात्री करा.
- डेटा अंतर्गत माहिती असू शकतो - याचा अर्थ आपण ते द्रुतपणे संग्रहित करू शकता. उदाहरणार्थ, आपण केवळ एका कॉलद्वारे विक्री विभागाकडून विक्रीचे आकडेवारी मिळवू शकता. दुसर्‍या शब्दांत, आपण डेटा मिळवू शकता आणि त्यास पटकन अहवालात आणू शकता.
- बाह्य डेटा अंतर्गत देखील संग्रहित केला जाऊ शकतो. विशिष्ट विभागांनी ग्राहक विश्लेषक डेटा गोळा केला असल्यास कृपया त्यांच्याकडून विचारा. आपल्याला ती तपासणी स्वतः करण्याची गरज नाही. जरी हे वेगवेगळ्या व्यवसायिक प्रकारांमध्ये विसंगत आहे, परंतु बर्‍याचदा व्यवसाय रिपोर्टरला थेट चौकशी करण्याची आवश्यकता नसते.
- समजा आपण स्पष्टीकरण / प्रस्ताव अहवाल लिहित आहात. त्यानंतर आपल्याला आपल्या सूचनांमधून प्राप्त होणा all्या सर्व फायद्यांचा अभ्यास करावा लागेल आणि त्या अभ्यासास आपल्या अहवालात समाविष्ट करावे लागेल.
अहवाल संयोजित करा आणि लिहा. एक लेआउट कसा निवडायचा आणि अहवाल कसा लिहायचा हे आपल्या लक्ष्यांवर अवलंबून आहे. उदाहरणार्थ, अनुपालन अहवालाचे लेआउट व्यवहार्यतेच्या अहवालाच्या लेआउटपेक्षा वेगळे असेल. एकदा आपल्याला अहवाल कसा व्यवस्थित करावा याची कल्पना आली की आपण आपल्या सामग्रीसह प्रारंभ करू शकता.
- संबंधित डेटा स्वतंत्र भागांमध्ये खंडित करा. डेटा आणि माहितीच्या ब with्याच गोष्टींनी व्यवसाय अहवाल गोंधळ केला जाऊ शकत नाही. यशस्वी व्यवसाय अहवालासाठी वेगळ्या तुकड्यांमध्ये डेटा आयोजित करणे ही गुरुकिल्ली आहे. उदाहरणार्थ, आपण ग्राहक विश्लेषण डेटामधून विक्री डेटा विभक्त करू शकता आणि त्यांच्यासाठी स्वतंत्र शीर्षक सेट करू शकता.
- संबंधित शीर्षकासह अहवाल व्यवस्थित करा, जो स्वतंत्र अभ्यासाच्या रूपात पटकन समोर येऊ शकतो परंतु त्याच वेळी अहवालाच्या मूलभूत हेतूस समर्थन देतो.
- काही विभाग विश्लेषणे किंवा इतरांच्या इनपुटवर अवलंबून असू शकतात म्हणूनच बहुतेक वेळा विश्लेषणाच्या निकालाची वाट पाहत प्रत्येक भागावर स्वतंत्रपणे काम करणे शक्य होते.
विशिष्ट प्रस्तावांसह निष्कर्ष काढा. केलेला निष्कर्ष स्पष्ट असावा आणि अहवालात सादर केलेल्या आकडेवारीची काळजीपूर्वक तपासणी केल्यास वाजवी परिणाम झाला पाहिजे. योग्य असल्यास त्या निष्कर्षांवर आधारित कृती करण्याचा सर्वोत्तम मार्ग स्पष्टपणे प्रस्तावित करा.
- प्रत्येक ध्येयात विशिष्ट आणि मोजण्यायोग्य क्रिया असाव्यात. नवीन योजना पूर्ण करण्यासाठी आवश्यक असलेल्या जॉबचे वर्णन, वेळापत्रक किंवा खर्चामध्ये कोणतेही बदल लिहा. प्रत्येक दाव्यामध्ये थेट नवीन दृष्टिकोन सादर केले पाहिजेत - जे अहवालात नमूद केलेले लक्ष्य / निराकरण पूर्ण करण्यात मदत करतात.
प्रोजेक्ट सारांश लिहा. प्रोजेक्ट सारांश आपल्या अहवालाचे पहिले पृष्ठ असावे परंतु आपण लिहिलेली शेवटची गोष्ट देखील असावी. हा सारांश संशोधनाचे निष्कर्ष आणि निष्कर्ष तसेच वाचकांनी संपूर्ण अहवाल वाचणे सुरू ठेवल्यास काय सादर केले जाईल याचा एक संक्षिप्त विहंगावलोकन सादर करते. हा एखाद्या चित्रपटाचा ट्रेलर किंवा विद्वान लेखाचा सारांश नसतो.
- कार्यकारी सारांश वर दिले गेले आहे कारण व्यस्त मंडळाचे सदस्य वाचणार ही एकमेव गोष्ट आहे. येथे आपल्या बॉससाठी सर्व काही महत्वाचे सांगा, जास्तीत जास्त 200-300 शब्द. उर्वरित अधिक जाणून घेऊ इच्छित असल्यास त्या अधिक बारकाईने तपासल्या जाऊ शकतात.
आवश्यक असल्यास डेटा वापरण्यासाठी इन्फोग्राफिक वापरा. काही प्रकरणांमध्ये, चार्ट किंवा आलेखद्वारे परिमाणात्मक डेटा सादर करणे उपयुक्त ठरेल. आपल्या सादरीकरणात रंग वापरा कारण ते अधिक लक्ष आकर्षित करतील आणि माहिती भिन्न करण्यास मदत करतील. जेव्हा शक्य असेल तेव्हा बुलेट पॉईंट्स वापरा, क्रमांक वापरा किंवा त्यांना वाचणे सुलभ करण्यासाठी फ्रेम डेटा वापरा. अशाप्रकारे, आपण उर्वरित अहवालातून डेटा विभक्त कराल आणि त्याचा अर्थ काय ते दर्शवाल.
- एकंदरीत, व्हिज्युअल इफेक्ट हा एक चांगला घटक आहे, ज्यामुळे व्यवसाय अहवाल अधिक मनोरंजक बनविला जातो कारण मजकूर आणि आकडे स्वतःच तुलनेने कोरडे असू शकतात. परंतु फार दूर जाऊ नका, जेव्हा योग्य आणि आवश्यक असेल तेव्हाच वापरा.
- एक मजकूर भरलेले असे पृष्ठ आणि त्यात कोणतेही सारण्या किंवा आकडे नसलेले कंटाळवाणे असू शकते. कृपया तेथे सामग्री फ्रेम करा. माहिती बॉक्स आपल्या सादरीकरणाचा प्रभावीपणे सारांश देखील देऊ शकतो.
गरजेनुसार स्त्रोत सांगा. कोणत्या प्रकारचे संशोधन केले जात आहे यावर अवलंबून आपल्याला आपल्या माहितीचा स्त्रोत समजावून सांगावे लागेल. व्यवसाय अहवालातील दस्तऐवज पृष्ठ किंवा संदर्भ स्त्रोताचा उद्देश माहितीचा स्त्रोत प्रदान करणे आहे जेणेकरून इतर अधिक जाणून घेऊ किंवा इच्छित असल्यास डेटा शोधू शकतील.
- आपल्या उद्योगावर अवलंबून उद्धरण अहवाल देण्यासाठी योग्य स्वरूप वापरा.
पुन्हा एकदा वाचा. शब्दलेखन किंवा व्याकरणाच्या त्रुटी वाचकांना असे वाटते की आपण अहवालात पुरेसे प्रयत्न करीत नाही आणि संशोधन परिणामांच्या विश्वासार्हतेवर प्रश्नचिन्ह लावत आहात. याव्यतिरिक्त, माहिती स्पष्ट, संक्षिप्त पद्धतीने सादर करणे सुनिश्चित करा.
- उदाहरणार्थ, काल्पनिक शब्दांचा प्रमाणा बाहेर किंवा खूप लांब वाक्ये वापरू नका.
- अपशब्द वापरणे टाळा.
- जर अहवाल आणि वाचक दोघेही एखाद्या विशिष्ट उद्योगाशी जवळचे संबंध ठेवत असतील तर आपण तांत्रिक शब्दजाल किंवा संज्ञा वापरू शकता. परंतु सावधगिरी बाळगा, त्यांना जास्त करु नका.
- सर्वसाधारणपणे, व्यवसाय अहवाल निष्क्रीय स्वरूपात लिहिलेले असतात आणि अशा काही प्रकरणांपैकी एक आहे ज्यात अधिक निष्क्रीय असणे चांगले आहे.
- आपण लिहिलेल्या क्षणापासून परिचित वाटून आपले कार्य पुन्हा वाचताना आपण बर्‍याचदा चुका चुकवू शकता. खोलीत कोणीतरी असण्याचा विचार करा, ज्याला यशाचा अहवाल देखील द्यायचा आहे, वाचा. प्राप्त अभिप्रायासाठी मोकळे रहा. वरिष्ठांऐवजी सहका-यांनी त्रुटी दर्शविल्यास चांगले होईल. प्रत्येक टिप्पणीचे पुनरावलोकन करा आणि अहवाल पुन्हा लिहा.
सामग्री सारणी तयार करा. सुलभ पाठपुरावा आणि द्रुत वाचनासाठी सामग्रीचे सारणी तयार करणे शक्य तितक्या औपचारिक व्यवसायाचे अहवाल स्वरूपित करा. सर्व महत्वाचे विभाग समाविष्ट करा, विशेषत: कारभाराचा सारांश आणि निष्कर्ष.
आपल्या व्यवसाय अहवालाचे मुखपृष्ठ बनवा. चांगला, योग्य तपास केलेला अहवाल पूर्ण करण्याचा उत्तम मार्ग म्हणजे त्यास योग्य आवरण देणे. आपण बाईंडर, कफ किंवा चांगले पेपर वापरू शकता. येथे सर्वात महत्त्वाची ओळ म्हणजे व्यवसायाचा अहवाल लक्षवेधी असावा, डोळ्यांवर सहज असावा आणि वाचकांच्या रूची जागृत करण्यासाठी पुरेसे आहे.
- हे अहवालात समाविष्ट केलेल्या सर्व सारण्या आणि आलेखांवर देखील लागू होते.
