ग्राहक सेवेला ईमेल कसे करावे (फोटोसह) - टिपा

व्हिडिओ: सेवाभावी संस्था ( Trust/ Ngo ) ऑनलाईन कशी स्थापन करावी ? संपूर्ण मराठीत

सामग्री

पायर्‍या
चेतावणी

जेव्हा ग्राहक सेवा विभागाला ईमेल पाठविण्याची आवश्यकता असते तेव्हा काही लोकांना अडचण होते. कागदावर नेहमी पत्र लिहित असताना आपण ईमेलद्वारे अक्षरे कशी लिहावी? ग्राहक सेवा विनंतीसाठी कोणती अधिवेशने किंवा प्रोटोकॉल आहेत? जरी प्रत्येक व्यवसाय, प्रदेश आणि संस्कृतीचे वेगवेगळे नियम आहेत, तरीही ग्राहक सेवेला ईमेल पाठविताना आपण आपल्या ध्येय गाठावे अशी खात्री करण्यासाठी सामान्य मार्गदर्शक तत्त्वे आहेत.

पायर्‍या

3 पैकी भाग 1: वेबसाइट शोध

उत्तर शोधत आहे. कंपनीच्या ग्राहक सेवा विभागाला ईमेल लिहिण्यापूर्वी आपण हे सुनिश्चित केले पाहिजे की कंपनीच्या वेबसाइटवर आपल्या प्रश्नाचे उत्तर नाही. अनेक कंपन्यांनी FAQ आणि समर्थन पृष्ठांवर सामान्य प्रश्नांची उत्तरे दिली आहेत.
- आपण पृष्ठाच्या तळाशी फिरत आणि "संपर्क", "मदत" किंवा "ग्राहक सेवा" दुव्यांवर क्लिक करून कंपनी समर्थन वेबसाइटवरील या समर्थन विभागात सहज प्रवेश करू शकता.
कस्टमर केअर पृष्ठ शोधा. वेब पृष्ठाच्या तळाशी आपल्याला कस्टमर केअर दुवा सापडत नसेल तर आपण शोध बॉक्स वापरू शकता. हे डेटा प्रविष्टीसाठी मजकूर फील्ड किंवा मुख्यपृष्ठाच्या शीर्षस्थानी उजव्या कोपर्‍यात भिंगाचे चिन्ह असू शकते. "ग्राहक सेवा" किंवा "संपर्क" यासारखे शोध शब्द टाइप करा आणि एंटर बटणावर दाबा.
- सहसा, "आमच्याशी संपर्क साधा" पृष्ठावरील कंपन्या ग्राहकांना टिप्पणी करण्यास किंवा तक्रार करण्यासाठी ईमेल माहिती फॉर्म प्रदान करतात.
  - आपल्याला एक प्रत मिळेल याची खात्री करण्यासाठी हे पृष्ठ तपासा; अन्यथा, ईमेल पत्ता शोधा जो आपणास मेल पाठविण्यासाठी आपले वैयक्तिक ईमेल खाते वापरेल, जे आपल्याला संदेश संग्रहित करण्यात मदत करते.
शोध बार वापरा. आपण ग्राहक सेवा ईमेल पत्ते शोधण्यासाठी वापरलेल्या समान शोध बारवर आपल्याला विचारण्यास आवश्यक असलेला विषय शोधा. अशाप्रकारे विषय किंवा प्रश्न शोधणे आपल्याला ईमेल न करता उत्तरे मिळविण्यात मदत करेल.
- आपल्याला खरोखर ईमेल पाठविण्याची आवश्यकता असल्यास काळजीपूर्वक शोध आपल्याला कौतुक करण्यास मदत करते. वेबसाइटवर आधीपासूनच समस्येबद्दल ईमेल लिहित असल्यास, ग्राहक सेवा कार्यसंघ कदाचित आपण एक अवघड आणि निष्क्रीय पाहुणे आहात आणि म्हणून संभाव्य ग्राहक विचार करेल.
- वारंवार विचारले जाणारे प्रश्न पहा. बर्‍याच प्रकरणांमध्ये, आपला आधीच विचारलेला प्रश्न सामान्य प्रश्न विभागात आहे. ग्राहक सेवेला पाठविलेल्या ईमेलची संख्या कमी करण्यासाठी बर्‍याच वेबसाइट या विभागाचे समर्थन करतात.
कंपनी धोरण संशोधन. आपल्याला आपल्या समस्येचे उत्तर शोध बार किंवा सामान्य प्रश्न विचारले गेले नाही तर आपल्याला "आमच्याबद्दल" विभागात किंवा रिटर्न पॉलिसी पृष्ठावर अधिक सापडेल. वेब पृष्ठाच्या तळाशी आपला माउस फिरवा आणि दुवे शोधा. आपल्या प्रश्नाचे उत्तर असलेला कोणताही दुवा शोधा ज्यासह: आमच्याविषयी सामग्री, सारणी, क्रेडिट कार्ड, उपलब्ध उत्पादने, रिटर्न पॉलिसी, प्रायव्हसी पॉलिसी, वापराच्या अटी इ.
- जरी या दुव्यांमध्ये उत्तर सापडले नाही तरीही, माहिती वाचल्याने आपल्याला ईमेलद्वारे आपल्याला पाहिजे असलेला आधार मिळविण्यासाठी आपली अतिरिक्त कंपनी ज्ञान वापरण्यास मदत होईल.
जाहिरात

3 पैकी भाग 2: ईमेल लिहिणे

ही तक्रार किंवा प्रशंसा ईमेल म्हणून ओळखा. ग्राहक सेवेकडे पाठविलेल्या सर्व ईमेल तक्रारी किंवा प्रश्न नसतात. कदाचित आपण त्यांच्या समर्थनाबद्दल त्यांचे आभार मानू इच्छित असाल. बर्‍याच कंपन्या या सकारात्मक ईमेल तसेच प्रश्न विचारणार्‍या ईमेलचे स्वागत करण्यात आनंदित आहेत.
- खरं तर, कधीकधी तक्रारी ईमेलपेक्षा वेगवान आणि अधिक थेट असतात. जेव्हा आपण आभार मानता किंवा त्वरित उत्तर न देता प्रश्न विचारता तेव्हाच ईमेल योग्य आहे, परंतु आपल्याला त्वरित समस्या सोडवायची असल्यास कॉल करणे चांगले आहे.
आपले शीर्षक स्पष्टपणे लिहा. अर्थपूर्ण शीर्षक लिहा आणि मुद्द्यावर जा. हे ग्राहक सेवा कर्मचार्‍यांना आपले ईमेल प्रथम इनबॉक्समध्ये पाहण्यास मदत करेल, जेणेकरून वेगवान प्रतिसाद द्या. संक्षिप्त मथळे लिहा, ईमेल सारांश समाविष्ट करा आणि विजयी प्रतिसाद सांगा.
- उदाहरणः "आजीवन वॉरंटिटीसह माझे चाकोस कुत्र्याने चावले होते - देवाणघेवाण करणे आवश्यक आहे"
शुभेच्छा देऊन प्रारंभ करा. एकदा आपण स्पष्ट शीर्षक लिहिला की पुढील चरण म्हणजे ग्राहक सेवा कर्मचार्‍यांना शुभेच्छा देणे. घाईघाईने मुद्दा उपस्थित करू नका. आपण स्वत: ला कॉल करताना किंवा भेटताना अभिवादन चुकवणार नाही, बरोबर? आपण फक्त "प्रिय ग्राहक सेवा" लिहू शकता.
- हॅलो म्हणायला एक नाव शोधा. काही लहान आणि मध्यम आकाराच्या कंपन्या त्यांच्या ग्राहक सेवा एजंटांची नावे सूचीबद्ध करतात आणि एखाद्या कर्मचार्‍याचे नाव लिहिले तर ते तुमच्यासारख्या प्रेमळ व दयाळू व्यक्तीचे समर्थन करण्यास आनंदित होतील.
- आपण स्वल्पविराम किंवा कोलोनसह ग्रीटिंग समाप्त करू शकता. उदाहरणार्थ, ग्राहक सेवेकडे किंवा ग्राहक सेवेकडे:
प्रमाणित शब्दलेखन वापरा. मानके लिहून प्राप्तकर्त्यांचा आदर दर्शवा. सर्व कॅपिटल अक्षरे, गोंधळलेले अप्पर आणि लोअर केस कॉम्बिनेशन किंवा हस्तलेखनासारखे दिसण्यासाठी डिझाइन केलेले फॉन्ट वापरू नका. आपल्याला फक्त मानक विरामचिन्हे, शब्दलेखन आणि मोठ्या प्रमाणावर टाइप करणे आवश्यक आहे. हे आपल्या ईमेलचे कौतुक करण्यास मदत करेल.
सभ्य स्वर राखणे. आपण तक्रार ईमेल लिहित असाल किंवा संताप व्यक्त करत असाल तर नम्र व्हा. आपण एक मौल्यवान पाहुणे व्हाल आणि त्या बदल्यात अधिक सभ्य उपचार करा.
स्वतःची ओळख करून दे. अभिवादनानंतर, आपण स्वत: चा परिचय करून दिला पाहिजे. आपले नाव सादर करा आणि आपण प्रथमच ग्राहक आहात किंवा बर्‍याच वेळा खरेदी केल्याचे दर्शवा. दोन्ही प्रकरणांमध्ये, कर्मचारी आपल्याला संतुष्ट करू इच्छित आहेत. आवश्यक असल्यास, आपल्या भौगोलिक स्थानाचा उल्लेख करा (मैदानी उत्पादने किंवा सेवांसाठी).
विशिष्ट रहा. ईमेलमध्ये विशिष्ट शब्द वापरा. "माझी उत्पादने" सारख्या सामान्य शब्दांचा वापर करणे टाळा; त्याऐवजी आपण उत्पादन किंवा सेवेचे तपशीलवार वर्णन द्यावे आणि आपल्याला ईमेल लिहिण्याची आवश्यकता का आहे. कोणत्याही उत्पादना / सेवेशी संबंधित घटनेचे वर्णन करा जेणेकरुन कर्मचारी समस्येस अचूकपणे ओळखू शकतील. पहिल्या ईमेलमध्ये ही आवश्यक माहिती समाविष्ट केल्याने लांब ईमेल जोडणे टाळण्यास मदत होईल.
- उपलब्ध असल्यास उत्पादनाचा दुवा वापरा, जेणेकरुन आपण आपल्या वर्णनाच्या आधारे कर्मचारी त्वरित त्यास संदर्भित करू शकेल.
- ईमेलमध्ये ऑर्डर क्रमांक लिहा, कारण बहुतेक कर्मचारी त्या माहितीसाठी विचारतील. ऑर्डरचा मागोवा घेण्यासाठी आणि सिस्टममध्ये संचयित करण्यासाठी ही संख्या वापरली जाते.
स्पष्ट प्रश्न विचारा. ईमेलमधील बिंदूवर सरळ जा. आजूबाजूला वाजवू नका. एकदा आपण आपल्या कर्मचार्‍यांना अभिवादन करून स्वत: ची ओळख करून दिली की, एक नवीन परिच्छेद लिहायला सुरुवात करा जी विशिष्ट शब्दरचना वापरुन नक्की काय चालले आहे ते दर्शविते.
- इच्छित असल्यास थेट प्रोत्साहन विनंती. तथापि, आपण सूट मागण्याबद्दल लाजाळू असाल, ईमेलमध्ये सोडून द्या. आपण सदोष उत्पादनांच्या बदल्यात काहीतरी प्राप्त करू इच्छित असाल तर थेट विचारा.
लहान परिच्छेद लिहा. संक्षिप्त परिच्छेद लिहा. सहज वाचनासाठी परिच्छेदामध्ये 1, 2 किंवा 3 वाक्यांपर्यंत लिहा. हे कर्मचार्‍यांना प्राधान्य कसे द्यायचे ते जाणून घेण्यासाठी ईमेल जलद स्किम करण्यास मदत करते. ईमेलमध्ये बर्‍याच शब्द असतील तर ते बर्‍याचदा कमी रँक होतील कारण आपल्याला काय हवे आहे ते वाचण्यास आणि समजून घेण्यासाठी त्यांच्याकडे वेळ नाही.
साध्या स्वाक्षर्‍यासह समाप्त करा. विनंती किंवा प्रशंसा सारांशित करण्यासाठी एखाद्या निष्कर्षासह ईमेल समाप्त करा आणि शेवटी निरोप घ्या. "विनम्र" समाप्ती कार्य करेल, परंतु आपण निरोप देखील वगळू आणि आपल्या ईमेल स्वाक्षरी समाविष्ट करू शकता. "मी आपल्या प्रतिसादाची वाट पहात आहे" असे सांगून आपण निकड देखील दर्शवू शकता.
- ईमेल स्वाक्षरीमध्ये आपले नाव, व्यवसाय आणि संपर्क माहिती समाविष्ट आहे. आपण ईमेल स्वाक्षर्‍या ईमेल सेटिंग्जमध्ये स्वरूपित करू शकता आणि नवीन ईमेल लिहिताना स्वयंचलितपणे दिसण्यासाठी सेट करू शकता.
फायली संलग्न करू नका. आपण प्रथम एखाद्यास ईमेलमध्ये काहीही संलग्न करू नये. बर्‍याच वेबसाइट्सवर स्पॅम फिल्टर्स असतात ज्या फाइल्स असलेल्या ईमेलला लक्ष्य करते, ज्यामुळे ईमेल वाचण्यापूर्वी स्पॅम बॉक्सवर ईमेल पाठविल्या जातात.
- आपण एखादी नोकरी अनुप्रयोग ईमेल करत असल्यास आणि अर्थातच वर्ड फॉरमॅटमध्ये आपला सारांश जोडण्यास सांगितले असल्यास आपण फाइल संलग्न केली पाहिजे.
- आपले वापरकर्तानाव, संकेतशब्द किंवा क्रेडिट खाते / बिलिंग माहिती प्रदान करू नका.
पाठवण्यापूर्वी काळजीपूर्वक वाचा. ईमेल लिहिल्यानंतर, पाठवा बटणावर दाबा धावू नका. आपल्या निवडक शब्दांमध्ये व्यत्यय आणणार्‍या अशा कोणत्याही उतार त्रुटी नसल्याचे सुनिश्चित करून आपल्याला ईमेल काळजीपूर्वक वाचण्याची आवश्यकता आहे. फोनवर ईमेल लिहीले असले तरी, स्वयंचलितपणे "माझ्या आयफोनवरून पाठविलेले" व्याकरणातील त्रुटी आणि विराम चिन्हे म्हणून निमित्त असू शकत नाहीत, यामुळे आपली व्यावसायिकता कमी होते.
विचारा जर आपल्याला काही दिवसांनंतर प्रतिसाद ईमेल प्राप्त झाला नसेल तर आपले ईमेल स्पॅम फिल्टरिंगद्वारे अवरोधित केले गेले असेल किंवा तळाच्या ईमेल पृष्ठावर पाठविले असेल. मागील ईमेलचे स्मरणपत्र पाठवा आणि त्यांना आपला प्रथम ईमेल प्राप्त झाला का ते विचारा. जाहिरात

3 चे भाग 3: सभ्य रहा

योग्य व्याकरण आणि शब्दलेखन लिहा. आपल्याला कदाचित हे माहित नसेल परंतु विनम्र टोन राखण्याचा एक भाग म्हणजे योग्य व्याकरण आणि शब्दलेखन वापरणे. आपला संदेश सुसंगतपणे पोचवण्याकडे लक्ष देणे हे दर्शविते की आपण प्राप्तकर्त्याचा आदर केला आहे आणि आपण एक सभ्य व्यक्ती आहात.
पात्रता आणि ज्ञान दर्शवा. अभिमान बाळगू नका, परंतु शब्दांच्या योग्य वापराद्वारे आपली प्रवीणता दर्शवा. याव्यतिरिक्त, आपण कंपनी वेबसाइटवर संशोधन केले असल्यास आणि त्यांच्या धोरणांबद्दल थोडी माहिती असल्यास, म्हणा की आपण वाचले आहे परंतु आपल्या समस्येचे उत्तर सापडत नाही.
विनोद वाजवणे टाळा. विचित्र टिप्पण्या आणि विनोद योग्य ठिकाणी वापरण्याची आवश्यकता आहे, जेणेकरून त्या गंभीर ईमेलमध्ये कमीतकमी पहिल्यांदा पाठविल्या गेल्या नाहीत. विचित्र भाषा अयोग्य मानली जाते आणि व्यवसायात टाळली पाहिजे.
- एकदा आपण काही ईमेलद्वारे एखाद्या कर्मचार्याशी संबंध स्थापित केल्यास, विनोद स्वीकारला जाईल आणि समजण्यास सुलभ होईल.
प्राणघातक हल्ला न करता स्वत: ला व्यक्त करा. आपण खराब उत्पादनाबद्दल किंवा सेवेबद्दल रागावले असले तरीही ईमेलमध्ये भावना व्यक्त केल्याने इच्छित परिणाम मिळणार नाहीत. त्रास देणे किंवा आक्रमक ईमेलपेक्षा समस्या आणि आदरपूर्वक समस्या मांडणे अधिक प्रभावी आहे.
- लक्षात ठेवा आपण शब्दांद्वारे आपल्या भावना योग्यरित्या व्यक्त करण्यास सक्षम नसाल. आपण त्वरित निराकरणाची आवश्यकता असलेल्या समस्येबद्दल अस्वस्थ असल्यास, फोन कॉल अधिक प्रभावी होतील.
आपली वचनबद्धता आणि कौतुकाचा उल्लेख करा. शेवटी, कंपनीबद्दलची आपली वचनबद्धता आणि त्यांच्या सेवांबद्दल वर्षानुवर्षे तुमची प्रशंसा केल्याने कर्मचार्‍यांना तुमचे ईमेल वाचण्यात आणि प्रतिसाद देण्यासाठी अधिक आरामदायक वाटेल. वेगवान जाहिरात