सामग्री

• पावले
• 3 पैकी 1 भाग: आपल्या इव्हेंट अहवालाची रचना करा
• 3 पैकी 2 भाग: आपल्या अहवालासाठी योग्य साहित्य शोधा
• 3 पैकी 3 भाग: इव्हेंट रिपोर्ट लिहिण्यासाठी अंतिम स्पर्श
• टिपा
• आपल्याला काय आवश्यक आहे

कदाचित तुम्हाला इव्हेंटवर अहवाल लिहावा लागेल आणि तो किती यशस्वी झाला हे ठरवावे लागेल आणि परिणामांची ध्येयांशी तुलना करा. हे महत्वाचे आहे जेणेकरून इव्हेंट होस्ट करणारे लोक किंवा कंपन्या समजून घेऊ शकतील की त्यांनी काहीतरी बदलले पाहिजे. आपण आपला इव्हेंट अहवाल अधिक यशस्वी बनवण्याचे मार्ग आहेत. आपण इतर कोणताही कार्यक्रम आयोजित करणार असाल तर हे महत्वाचे आहे!

पावले

3 पैकी 1 भाग: आपल्या इव्हेंट अहवालाची रचना करा

1. 1 विशिष्ट प्रेक्षकांसाठी आपल्या सादरीकरणाची शैली आणि स्वरूप निश्चित करा. इव्हेंट अहवाल शिलाई, स्टेपल, पीडीएफ स्वरूपात ईमेल, पॉवरपॉईंट प्रेझेंटेशन वापरून कार्यान्वित केले जाऊ शकतात आणि बरेच काही.
   • आपला इव्हेंट अहवाल विभागानुसार तयार करण्याचे सुनिश्चित करा. तुम्ही ठरवलेल्या ध्येयांशी इव्हेंटच्या परिणामांची तुलना केली पाहिजे. कार्यक्रमाचे मुख्य परिणाम सारांशित करा.
   • प्रत्येक प्रायोजक आणि प्रेक्षकांच्या गरजा आणि आवडीनुसार कार्यक्रमाचा अहवाल तयार करा. प्रायोजकांच्या ध्येयांचा विचार करा. काही प्रमाणात, प्रायोजक आपल्या कार्यक्रमाच्या अहवालासाठी मुख्य प्रेक्षक असतात. त्यांना हे जाणून घ्यायचे आहे की तुमच्या कार्यक्रमाला प्रायोजित करणे योग्य आहे का. म्हणून त्यांना काय जाणून घ्यायचे आहे आणि त्यांच्यासाठी कोणते पैलू खरोखर महत्वाचे आहेत याचा विचार करायला विसरू नका.
   • इव्हेंटची विशिष्ट आवश्यकता पूर्ण करण्यासाठी आणि विशिष्टतेचे प्रायोजक होण्यासाठी इव्हेंट अहवाल तयार करा. आपण एक मानक, सामान्य अहवाल लिहू नये.हे लक्षात घेण्यासारखे आहे की आपला अहवाल कंपनीच्या व्यवस्थापन आणि आर्थिक व्यवस्थापकांच्या लक्षात आणून दिला जाईल.
2. 2 प्रक्रिया आयोजित करा जेणेकरून आपण संपूर्ण इव्हेंटमध्ये आवश्यक माहिती रेकॉर्ड करा. फक्त आपल्या स्मृतीवर अवलंबून राहू नका.
   • इव्हेंटच्या आधी, दरम्यान आणि नंतर माहिती लिहिणे आपल्याला अधिक तपशीलवार आणि म्हणून अधिक प्रभावी अहवाल तयार करण्यास अनुमती देईल. हे आपल्याला कालक्रमानुसार माहिती सादर करण्यास देखील मदत करेल.
   • सतत डेटा संकलनाची खात्री करा, आवश्यक असल्यास अधिक लोकांची (संभाव्य इंटर्नसह) भरती करा. सर्वात महत्त्वाचे म्हणजे, अहवाल तयार करण्यासाठी तुम्हाला इव्हेंट संपेपर्यंत थांबावे लागणार नाही.
3. 3 अहवाल मुख्य मुद्द्यांवर कमी करा. काही इव्हेंट अहवालांमध्ये समस्या अशी आहे की ते फक्त कार्यक्रमाच्या क्रमवारीची यादी करतात किंवा प्रचारात्मक ऑफरवर लक्ष केंद्रित करतात. ते करू नको. त्याऐवजी, मुख्य मुद्द्यांवर स्पष्ट आणि विश्लेषणात्मकपणे जोर द्या.
   • तपशीलवार ब्रेकडाउनसाठी इव्हेंटचे काही कार्यक्रम निवडा. कोणत्या तीन घटना सर्वोत्तम झाल्या आणि कोणत्या तीन सर्वात अनपेक्षित होत्या याचा विचार करा.
   • लंच मेनू किंवा मुख्य स्पीकरचे तपशीलवार सादरीकरण यासारख्या अनावश्यक तपशीलांसह आपला अहवाल ओव्हरलोड करू नका. आपण खरोखर काय महत्त्वाचे आहे ते हायलाइट केले पाहिजे.

3 पैकी 2 भाग: आपल्या अहवालासाठी योग्य साहित्य शोधा

1. 1 प्रकल्पाचा सारांश लिहा. क्रियाकलाप अहवालात प्रकल्पाचा सारांश असावा, जो अधिक तपशीलवार पूर्ण अहवालाची संक्षिप्त आवृत्ती आहे. हा रेझ्युमे परिचय म्हणून घ्या.
   • तुम्ही दोन अहवाल तयार करू शकता - एखाद्या इव्हेंटच्या निकालांमध्ये स्वारस्य असलेल्या लोकांसाठी डिझाइन केलेले प्रोजेक्ट सारांश आणि ज्यांना इव्हेंट प्रायोजित किंवा आयोजित करायचे आहे त्यांच्यासाठी अधिक तपशीलवार संपूर्ण अहवाल.
   • प्रोजेक्ट सारांश मध्ये, आपण मुख्य मुद्दे आणि परिणामांवर लक्ष केंद्रित केले पाहिजे. प्रकल्पाचा सारांश लहान असावा - एक किंवा दोन पृष्ठे. त्यात इव्हेंटचे मुख्य तपशील सारांशित केले पाहिजेत आणि डेटाचे संक्षिप्त स्पष्टीकरण समाविष्ट केले पाहिजे.
2. 2 आपल्या इव्हेंट अहवालामध्ये स्पष्टीकरणात्मक साहित्य समाविष्ट करा. प्रेक्षकांना असंख्य संख्या आणि तारखांसह कंटाळण्याऐवजी प्रेक्षकांना सांख्यिकीय माहिती प्रतिबिंबित करणारा चार्ट सादर करणे अधिक प्रभावी आहे.
   • इव्हेंटमध्ये नवीन उत्पादन सामील असल्यास, आपण त्याचा फोटो संलग्न करू शकता. कार्यक्रमाचे फोटो इव्हेंटचा अहवाल स्पष्ट करण्यास मदत करतील. आपल्या अहवालाचे समर्थन करण्यासाठी आपल्या साइटवर प्रायोजक जाहिराती पोस्ट करण्याचा प्रयत्न करा. पुन्हा, यापैकी काहीही इव्हेंट संपेपर्यंत थांबू शकत नाही.
   • साइटसाठी नमुने, पुनरुत्पादन आणि इतर उदाहरणे समाविष्ट करणे चांगले होईल. प्रायोजकांकडून कुपन मिळालेल्या लोकांची संख्या वगैरे कळवा. प्रेक्षकांसाठी, प्रायोजकांसाठी, इव्हेंटचे ऑन-साइट आणि ऑफ-साइट दोन्ही प्रेसमध्ये ऑफर करा.
3. 3 कोणतेही प्रेस किंवा प्रसिद्धी कव्हरेज दस्तऐवजीकरण करा. आपण निर्धारित केलेल्या ध्येयांच्या विरोधात प्रेसमध्ये काय समाविष्ट केले गेले आहे याचे आपण मूल्यांकन केले पाहिजे.
   • संख्या आणि जाहिरात क्रमवारी गोळा करण्याव्यतिरिक्त, प्रायोजक नावे आणि जाहिराती दर्शविणाऱ्या प्रिंट जाहिराती आणि लेखांवर लक्ष केंद्रित करा.
   • दस्तऐवज टीव्ही जाहिराती, सार्वजनिक घोषणा, रेटिंग, आणि बातम्या उल्लेख.
   • रेडिओवरील माहिती, किंमत याद्यांची घोषणा, जाहिरात आणि जाहिरातीचे मूल्य, लेखापरीक्षण अहवाल आणि बरेच काही याकडे लक्ष द्यायला विसरू नका.
4. 4 आपल्या अहवालात कार्यक्रमाच्या उद्देशाचा उल्लेख समाविष्ट करण्याचे सुनिश्चित करा. इव्हेंटची उद्दिष्टे परिणामांशी सहसंबंधित करणे फार महत्वाचे आहे, म्हणून प्रकल्पाचे ध्येय आणि उद्दिष्टे काय होती हे नमूद करण्यास विसरू नका.
   • आपण कार्यक्रमाचा कार्यक्रम देखील समाविष्ट करू शकता. आपण कार्यक्रमातील प्रमुख सहभागींचाही उल्लेख करावा. संक्षिप्ततेबद्दल विसरू नका.
   • आपला बहुतेक वेळ सूचीमध्ये खर्च करा आणि कार्यक्रमाच्या मुख्य परिणामांवर चर्चा करा आणि सूचीबद्ध केलेल्या लक्ष्यांशी त्यांची तुलना करा.वास्तववादी व्हा आणि अशा पैलूंवर चमकणे टाळा जे फारसे यशस्वी झाले नाहीत.
5. 5 तुमच्या इव्हेंट रिपोर्टमध्ये निधीची माहिती समाविष्ट करा. इव्हेंटसाठी बजेट आणि प्रत्यक्षात किती खर्च झाला (किंवा संभाव्य गुंतवणूक केली गेली) याबद्दल तपशीलवार चर्चा करणे महत्वाचे आहे. संभाव्य खर्चाची वास्तविक खर्चाशी तुलना करण्याचे सुनिश्चित करा आणि काय चांगले झाले आणि पुढील कामाची आवश्यकता आहे ते दर्शवा.
   • आपण विपणन आणि जाहिरात उपक्रम, कर्मचारी भरपाई आणि प्रायोजकत्व खर्च यासह सर्व खर्च भरला पाहिजे. सविस्तर बजेट विकसित करणे महत्वाचे आहे. फायनान्स मॅनेजर आणि सीनियर मॅनेजमेंटला निकालांचे समर्थन करणारे तथ्य पाहायचे आहेत.
   • निव्वळ उत्पन्नाची गणना जसे कमिशन, प्रायोजक आणि नमुने समाविष्ट करा. परंतु हे विसरू नका की तुम्ही कमाईची तुलना अंदाजित कमाईशी करत आहात. कशाच्या तुलनेत? चांगला प्रश्न.
6. 6 वाचकांसाठी अर्थपूर्ण अशी आकडेवारी समाविष्ट करा. असा अहवाल तयार करू नका जो केवळ माहितीची यादी करेल ज्यामुळे तुम्हाला बरे वाटेल. अभ्यागतांची संख्या देखील दर्शविली पाहिजे. मोजण्यायोग्य डेटा प्रदान करणे ही चांगली कल्पना आहे.
   • इतर संबंधित आकडेवारी एकूण विक्री आणि अभ्यागत आहेत. या प्रकारचा डेटा तुमच्या इव्हेंट अहवालामध्ये विश्वासार्हता जोडतो. आपली अभ्यागत माहिती प्रविष्ट करा. लोकसंख्याशास्त्र, भेट संख्या आणि सार्वजनिक संशोधन (जसे खरेदीची सवय) समाविष्ट करा.
   • धर्मादाय संस्थांना प्रायोजक मोहिमा आणि देणग्यांना प्रतिसाद दिलेल्या लोकांच्या संख्येचा अहवाल द्या. आर्थिक प्रभाव आणि कर्मचारी सहभागाचे दस्तऐवजीकरण करा.
7. 7 दर्जेदार घटकासह डेटाचे समर्थन करा. आपल्या अहवालात सांख्यिकीय माहितीचा समावेश असावा, परंतु दर्जेदार अभिप्राय देण्यासाठी आपल्याला लोकांच्या इनपुटची देखील आवश्यकता आहे.
   • उपस्थितांसह आणि कार्यसंघ सदस्यांकडून अभिप्राय गोळा करा जेणेकरून इव्हेंटचे यश आणि अपयशाचा डेटा केवळ अहवालाच्या लेखकाकडून येणार नाही. अशा प्रकारे, आपला अहवाल अधिक विश्वासार्ह दिसेल.
   • स्वतंत्र संशोधनाचा विचार करा. प्रेस कव्हरेज मूल्यांकन हे एक स्वतंत्र उदाहरण आहे जेथे स्वतंत्र संशोधन केले जाऊ शकते.
   • स्थळ आणि सेटिंगचे मूल्यांकन करा. आपण इतरांच्या दृष्टीकोनातून स्थळ आणि सेटिंगचे मूल्यांकन करण्यासाठी थोडा वेळ काढला पाहिजे. कॉन्फरन्स, इव्हेंट इत्यादी ठिकाणी जागा किती चांगली वापरली गेली यावर चर्चा करा.

3 पैकी 3 भाग: इव्हेंट रिपोर्ट लिहिण्यासाठी अंतिम स्पर्श

1. 1 आपला अहवाल वेळेवर तयार करा. इव्हेंटनंतर लगेच अहवाल तयार करण्याचा आणि प्रकाशित करण्याचा प्रयत्न करा. हा कार्यक्रम तुमच्या कॅलेंडरवर चिन्हांकित करायला विसरू नका. काही लोकांना असे वाटते की हा अहवाल इव्हेंटनंतर एका महिन्याच्या आत प्रकाशित केला जावा, परंतु इतरांचा असा युक्तिवाद आहे की ते काही दिवसांत करणे चांगले.
   • जेव्हाही अंतिम मुदत असते, तेव्हा आपण आपला अहवाल वेळेवर तयार करावा. कदाचित तुम्ही काही एजन्सीसाठी अहवाल लिहित असाल ज्याला क्लायंटने ऑर्डर दिली आहे. सर्व आवश्यकतांकडे लक्ष द्या.
   • महत्त्वाचे म्हणजे तुमचे प्रेक्षक सखोल आणि वेळेवर अहवालाची अपेक्षा करतील. म्हणून ते योग्य होण्यासाठी वेळ घ्या, परंतु प्रक्रियेस विलंब करू नका.
2. 2 आपला अहवाल दुरुस्त करा. तुमचा इव्हेंट अहवाल चांगला लिहिलेला आहे आणि शुद्धलेखन किंवा विरामचिन्हे त्रुटींपासून मुक्त असल्याची खात्री करा.
   • तुमचा अहवाल पुरेसा खोल असल्याची खात्री करा. चांगल्या नियमाची नोंद घ्या - "दाखवा, बोलू नका." याचा अर्थ अहवालात नमूद केलेल्या अधिक सामान्य मुद्द्यांचे समर्थन करण्यासाठी विशिष्ट उदाहरणे प्रदान करणे ही एक चांगली कल्पना आहे.
   • आपल्या प्रेक्षकांना विसरू नका आणि आपण जे लिहितो ते औपचारिक आणि व्यावसायिक आहे याची खात्री करा. इव्हेंट रिपोर्ट हा नित्याचा दस्तऐवज नाही; क्रियाकलाप त्यावर खर्च केलेल्या संसाधनांसाठी योग्य आहे की नाही हे निर्धारित करण्यासाठी हा एक महत्त्वाचा दस्तऐवज आहे, म्हणून अहवाल खात्रीलायक वाटला पाहिजे.

टिपा

• आवश्यक वाटेल त्यापेक्षा जास्त फोटो घ्या.आपण आपला अहवाल लिहित असताना, आपण या सल्ल्याच्या उपयुक्ततेचे कौतुक कराल.
• होस्ट आणि कार्यक्रमाचे नियोजन करणाऱ्या लोकांकडून अभिप्राय गोळा करताना, तुम्ही ते लगेच करू नये. कार्यक्रम संपल्यानंतरही ते कायम राहतील, तुम्ही आधी गर्दीतून लोकांना विचारावे; ते कार्यक्रम सोडणारे पहिले असतील. तसेच, सादरकर्त्याला दुसर्या कशामध्ये व्यस्त असल्यास त्याला त्रास देऊ नका, आपण त्याला नंतर शोधू शकाल आणि प्रत्येक गोष्टीबद्दल विचारू शकता.
• अभिप्राय गोळा करताना, संभाषण आयोजित करा आणि स्वाभाविकपणे प्रश्न विचारा, मग तुमचा संवादकार त्या कार्यक्रमाबद्दल काय विचार करतो हे मनापासून सांगेल.
• आपल्याला आवश्यकतेपेक्षा अधिक पुनरावलोकने गोळा करा. याबद्दल तुम्हाला नंतर आनंद होईल.
• चांगले फोटो इव्हेंटमध्ये काय घडत होते तसेच लोकांच्या प्रतिक्रिया दर्शवतात.
• कार्यक्रम किती मोठा होता हे वाचकांपर्यंत पोहोचवण्यासाठी लोकांसह आणि प्रस्तुतकर्त्यासह संपूर्ण चित्राचे फोटो काढण्याचा प्रयत्न करा.

आपल्याला काय आवश्यक आहे

• डिजिटल कॅमेरा
• नोटबुक